Organisatie | Gelderland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Archiefverordening van de provincie Gelderland |
Citeertitel | Archiefverordening van de provincie Gelderland |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | toezicht, archief, bestuurlijke organisatie |
Geen.
Archiefwet.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-01-2014 | 30-03-2016 | Wijziging regeling | 26-06-2013 Provinciaal Blad, 2014/14 | PS2013-508 | |
01-07-1996 | 24-01-2014 | Onbekend | 26-06-1996 Provinciaal Blad 1996/166 | K-680 |
PROVINCIALE STATEN VAN GELDERLAND
Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 28 mei 2013 tot wijziging van de provinciale regelgeving in verband met de troonswisseling op 30 april 2013; Gelet op artikel 105 juncto artikel 143, eerste lid van de Provinciewet;
Vast te stellen de navolgende gewijzigde regeling: Archiefverordening van de provincie Gelderland:
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
de provinciale bestuursorganen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, onderdeel b van de wet, voor zover behorende tot de provincie en vallend onder de Provinciewet, met uitzondering van de Commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid van de wet zorgdraagt
beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door een of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is
Hoofdstuk II De zorg van Gedeputeerde Staten voor de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek.
Hoofdstuk IV Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Gedeputeerde Staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Hoofdstuk V Toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie
De zorgdragers verstrekken aan Gedeputeerde Staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de opzet, de werking, de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en de systemen waarin deze zijn opgenomen.
Wanneer Gedeputeerde Staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen vóór wel tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan Gedeputeerde Staten ter zake verslag uit. Indien daaruit blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, dan kunnen Gedeputeerde Staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid en 39, eerste lid van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid en artikel 39, tweede lid van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 en afdeling 3.6 van de Algemene wet bestuursrecht.
Gedeputeerde Staten doen aan Provinciale Staten eenmaal per jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag bedoeld in artikel 11 over.
De zorgdragers geven aan Gedeputeerde Staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeente-archivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 31 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek.
Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers meegedeelde verordeningen bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid van de wet.
Deze doet indien hij daartoe aanleiding ziet voorstellen aan Gedeputeerde Staten.
Hoofdstuk VI Culturele bepalingen
De inspecteur kan aan Gedeputeerde Staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid bedoeld in artikel 29 van de wet.
Hoofdstuk VII Overgangs- en slotbepalingen
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening van de provincie Gelderland.
VERKLARING VAN ENKELE BEGRIPPEN
Zorg Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer Gedeputeerde Staten hebben de zorg voor de provinciale archieven tot de overbrenging naar het rijksarchief. De archieven van de Commissaris van de Koning vallen daar ook onder, behalve die van zijn "rijkstaken".
Beheer Ambtelijke uitvoering van de zorg Geschiedt voor de overbrenging door registratoren, daarna door archivarissen.
Toezicht op de zorg Bestuurlijk toezicht door Gedeputeerde Staten op de zorg van lagere overheden De wet schrijft voor dat het toezicht door een provinciale inspecteur wordt uitgeoefend.
Toezicht op beheer hetAmbtelijke inspectiebevoegdheid van het beheer voor de overbrenging naar het rijksarchief Door de wet opgedragen aan de provinciale inspecteur.
Selectie Onderscheid maken tussen te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden in een zgn. selectielijst Bij de opstelling moet de provinciale inspecteur betrokken worden.
Vervanging van archiefbescheiden door reprodukties Oorspronkelijke archiefbescheiden (meestal papier) vervangen door andere media, die minder bewaarruimte vergen. Voor vervanging van te bewaren archiefbescheiden is machtiging van de minister of Gedeputeerde Staten nodig.
Vervreemding van archiefbescheiden Blijvend aan anderen afstaan van archiefbescheiden Bijv. bij herindelingen of overdracht van taken; tenzij het volgens wettelijk voorschrift geschiedt, is altijd machtiging van de minister en advies van de provinciale inspecteur nodig.