| Overheidsorganisatie | Provincie Gelderland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van de provincie Gelderland |
| Citeertitel | Archiefverordening van de provincie Gelderland |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp | toezicht, archief, bestuurlijke organisatie |
Geen
Archiefwet
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-1996 | 24-01-2014 | Onbekend | 26-06-1996 Provinciaal Blad 1996/166 | K-680 |
Vastgesteld bij besluit der Staten van 26 juni 1996, nr. K - 680 (Provinciaal Blad nr. 166 van 9 juli 1996). In werking getreden op 1 juli 1996.
In deze verordening wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995
het besluit: het Archiefbesluit 1995
de provinciale bestuursorganen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, onderdeel b van de wet, voor zover behorende tot de provincie en vallend onder de Provinciewet, met uitzondering van de Commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid van de wet zorgdraagt
de inspecteur: de overeenkomstig artikel 28 van de wet benoemde provinciale inspecteur, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen
zorgdragers: degenen die ingevolge artikelen 30, 35 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet zorg dragen voor hun archiefbescheiden
beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door een of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is
beheerseenheid: een door Gedeputeerde Staten als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Gedeputeerde Staten stellen, nadat de inspecteur de gelegenheid is geboden zijn zienswijze ter zake naar voren te brengen, voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen.
Gedeputeerde Staten doen ten minste eenmaal per jaar aan Provinciale Staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen bedoeld in artikel 11.
De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek.
Gedeputeerde Staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur bij de beheerders en zorgdragers ten minste eenmaal de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert.
De inspecteur doet eenmaal per jaar aan Gedeputeerde Staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties.
De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale bestuursorganen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen inzage in de archiefbescheiden en toegang tot de ruimten waarin deze zich bevinden.
De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Gedeputeerde Staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerders doen aan de inspecteur tijdig mededeling van het voornemen tot en de uitvoering van:
opheffing, samenvoeging of splitsing van provinciale organen of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;
bouw, inrichting, verandering en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;
aanschaf van een digitaal informatiesysteem;
vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;
vervreemding van archiefbescheiden.
De zorgdragers verstrekken aan Gedeputeerde Staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de opzet, de werking, de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en de systemen waarin deze zijn opgenomen.
De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, inzage in de archiefbescheiden en toegang tot de ruimten waarin deze zich bevinden.
De inspecteur deelt aan Gedeputeerde Staten mede, welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Deze geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdragers.
De zorgdragers stellen Gedeputeerde Staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.
Wanneer Gedeputeerde Staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen vóór wel tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan Gedeputeerde Staten ter zake verslag uit. Indien daaruit blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, dan kunnen Gedeputeerde Staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid en 39, eerste lid van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid en artikel 39, tweede lid van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 en afdeling 3.6 van de Algemene wet bestuursrecht.
Gedeputeerde Staten doen aan Provinciale Staten eenmaal per jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag bedoeld in artikel 11 over.
De zorgdragers geven aan Gedeputeerde Staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeente-archivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 31 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek.
Gedeputeerde Staten dragen zorg, dat het ordenen en beschrijven geschiedt onder leiding van de inspecteur.
De zorgdragers doen aan Gedeputeerde Staten tijdig mededeling van het voornemen tot en de uitvoering van:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;
uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, lid 1 van de wet indien deze voor langer dan vier weken is voorzien;
het bouwen, inrichten, veranderen en in gebruik nemen van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers meegedeelde verordeningen bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid van de wet.
Deze doet indien hij daartoe aanleiding ziet voorstellen aan Gedeputeerde Staten.
Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn voorstellen hebben getroffen.
Gedeputeerde Staten bieden de inspecteur de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen inzake verzoeken door de zorgdragers tot:
machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;
machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar dan wel verlenging van deze machtiging;
machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, langer dan voor 75 jaar;
goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats.
De inspecteur kan aan Gedeputeerde Staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid bedoeld in artikel 29 van de wet.
De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek.
De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de datum van vaststelling.
Met ingang van de datum van inwerktreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening van 25 februari 1970.
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening van de provincie Gelderland.
VERKLARING VAN ENKELE BEGRIPPEN
Zorg Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer Gedeputeerde Staten hebben de zorg voor de provinciale archieven tot de overbrenging naar het rijksarchief. De archieven van de Commissaris van de Koningin vallen daar ook onder, behalve die van zijn "rijkstaken".
Beheer Ambtelijke uitvoering van de zorg Geschiedt voor de overbrenging door registratoren, daarna door archivarissen.
Toezicht op de zorg Bestuurlijk toezicht door Gedeputeerde Staten op de zorg van lagere overheden De wet schrijft voor dat het toezicht door een provinciale inspecteur wordt uitgeoefend.
Toezicht op beheer hetAmbtelijke inspectiebevoegdheid van het beheer voor de overbrenging naar het rijksarchief Door de wet opgedragen aan de provinciale inspecteur.
Selectie Onderscheid maken tussen te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden in een zgn. selectielijst Bij de opstelling moet de provinciale inspecteur betrokken worden.
Vervanging van archiefbescheiden door reprodukties Oorspronkelijke archiefbescheiden (meestal papier) vervangen door andere media, die minder bewaarruimte vergen. Voor vervanging van te bewaren archiefbescheiden is machtiging van de minister of Gedeputeerde Staten nodig.
Vervreemding van archiefbescheiden Blijvend aan anderen afstaan van archiefbescheiden Bijv. bij herindelingen of overdracht van taken; tenzij het volgens wettelijk voorschrift geschiedt, is altijd machtiging van de minister en advies van de provinciale inspecteur nodig.
Provinciale staten van Gelderland