CVDR79690_1ArchiefverordeningnlregelingBarneveld2009-10-30Barneveld-ArchiefverordeningArchiefwet 1995 gemeenteraadbestuur en recht2009-10-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2009-10-302017-05-01nieuwe regelingOnbekend.GeenDatum en bron bekendmaking onbekendArchiefverordeningDe raad van de gemeente Barneveld;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, nr:besluit:vast te stellen de verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).Hoofdstuk I Algemene bepalingenArtikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

het college; het college van burgemeester en wethouders

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheidenArtikel 2Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel 3Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.Artikel 4Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel 5

Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden tenminste in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel 7Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Artikel 8Het college doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij overlegt het college de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel 9De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel 10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel 11

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel 13De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht.Hoofdstuk IV SlotbepalingenArtikel 15

Deze verordening treedt in werking op 30 oktober 2009.

Op deze datum wordt de archiefverordening vastgesteld bij raadsbesluit van 17 december 1996 ingetrokken.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 oktober 2009.De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,