Organisatie | Peel en Maas |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling producthouderschap |
Citeertitel | Regeling producthouderschap |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2010 | 01-01-2012 | Nieuwe regeling | 27-04-2010 Op den Baum, Heldens Nieuws en Weekblad voor Meijel | onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas
vast te stellen de navolgende "Regeling producthouderschap"
Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 april 2010,
Het College van burgemeester en wethouders voornoemd,
drs. H. Mensink ing. M.J.H. Vestjens
Gemeente Peel & Maas kent een resultaatgerichte, zakelijke bedrijfsvoering. Dit vergt duidelijkheid in het aansturen van effecten, producten, processen en middelen, en komt tot uitdrukking in de volgende beleidsstructuur:
· Programma: Hierin wordt beknopt de overkoepelende programmadoelstelling van het programma beschreven.
· Programmaonderdeel: Omdat de programma’s uit meerdere beleidsvelden bestaan zijn ze opgeknipt in programmaonderdelen per beleidsveld. Op dit niveau komen de drie W-vragen aan de orde: Wat willen we bereiken, Wat doen we ervoor en Wat mag het kosten.
· Product: De vertaling van beleid naar producten met concrete output en input (productsturing door het college).
Hierbij is sprake van een beleidssturing van boven naar beneden. De informatievoorziening rond de planning en realisatie van dit beleid vindt plaats van beneden naar boven. De ambtelijke verantwoordelijkheid hiervoor ligt:
- voor het programma bij de afdelingshoofden
- voor het programmaonderdeel bij de teammanager
- voor het product bij de teammanager, of indien het productbeheerderschap is overdragen aan een medewerker: bij betreffende medewerker.
Dit brengt tevens tot uidrukking de gewenste decentralisatie, alsmede duidelijkheid en eenduidigheid in de verantwoordelijkheidsstructuur. Wil met name deze laatste organisatievoorwaarde in de praktijk betekenis krijgen dan zal dit ook expliciet geregeld moeten worden. Hiertoe dient bijgevoegde regeling producthouderschap. Door middel van deze regeling wordt de mogelijkheid geboden verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de productie en de inzet van beschikbaar gestelde middelen, over te dragen binnen de hiërarchische lijn.
productenraming: een raming van te leveren producten ter uitvoering van de begroting, voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft en drie daarop volgende jaren vast te stellen door het college van burgemeester en wethouders. Het is tevens het document waarmee bevoegdheden worden overgedragen van het college van burgemeester en wethouders aan de masterproducthouders voor realisering van de productie binnen de periode van één kalenderjaar binnen de bijbehorende financiële kaders.
Artikel 7 Regels rond de budgetbevoegdheid
Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De producthouders en productbeheerders zijn niet automatisch op grond van hun (master)producthouderschap of productbeheerderschap bevoegd om de nodige bijbehorende handelingen te verrichten, maar hebben hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Hiervoor moet dus een apart besluit genomen worden conform de mandaatregeling.
De (master)producthouder, producthouder en de productbeheerder zijn verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hen aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken betreffende de administratieve organisatie.
De (master)producthouder en -beheerder draagt zorg voor de productiemiddelen en een adequate organisatie van de processen nodig voor het realiseren van het product en de toeleveringen op basis van de voorcalculaties. Zij zijn binnen de hier genoemde randvoorwaarde verantwoordelijk voor het leveren van de productie, onverlet de verantwoordelijkheid die iedere medewerker uit hoofde van zijn functie heeft voor zijn aandeel in het productieproces.
De (master)producthouders en -beheerders leggen de op het product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling c.q. het project kan worden aangegeven. Dit geldt eveneens voor de toeleveraar.
De (master)producthouders en –beheerders verstrekken de teammanager van het team Advies en Control, de teammanager van het team Beheer en Uitvoering en de concerncontroller alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente, de budget-, en kredietbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn. De concerncontroller stelt in overleg met de teammanagers van Advies en Control en Beheer en Uitvoering zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting kan worden voldaan.
Alle bepalingen die in deze “regeling producthouderschap” betrekking hebben op producten zijn eveneens van toepassing op (investerings)projecten. Een (master)producthouder en productbeheerder van een project hoeft niet elk jaar opnieuw aangewezen te worden, aangezien een (investerings)project meestal jaaroverschrijdend is.
Artikel 9 Condities en beperkingen
De producthouder, productbeheerder en de toeleveraar kunnen bepaalde bevoegdheden ten aanzien van het aangaan van specifieke verplichtingen, het vastleggen van deze verplichtingen in de administratie en het voor akkoord paraferen van de betaling van facturen laten uitvoeren door een medewerker binnen hetzelfde team. Hiervoor is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van de producthouder. Voor zover hiervoor mandaten, volmachten of machtigingen nodig zijn moet dit apart geregeld worden conform de mandaatregeling.
Artikel 11 Betalingsfiattering
Fiattering voor betalingsverplichtingen is eerst mogelijk nadat de verantwoordelijke producthouder, productbeheerder, de toeleveraar of de bevoegde medewerker als bedoeld in artikel 10 lid 2 voor akkoord heeft geparafeerd