| Overheidsorganisatie | Gemeente Peel en Maas |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement Audit Committee |
| Citeertitel | Reglement Audit Committee |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-05-2010 | 27-04-2011 | Nieuwe regeling | 23-03-2010 Op den Baum, Heldens Nieuws en Weekbericht voor Meijel d.d. 26-05-2010 | onbekend |
Reglement Audit Committee
DE RAAD VAN DE GEMEENTE PEEL EN MAAS
Gelet op het voorstel van het presidium van 10 maart 2010 nr. 2010-057
Gehoord de beraadslagingen
BESLUIT
vast te stellen het:
Reglement Audit Committee
Met het invoeren van de Wet Dualisering in 2002 is de Gemeentewet op enkele belangrijke onderdelen aangepast. Een van deze aanpassingen is dat de opdracht voor de jaarlijkse accountantscontrole wordt verstrekt door de raad en niet meer door het college. De raad heeft daarbij de mogelijkheid aanvullende eisen aan de controle te stellen (GW 213). De accountant rapporteert aan de raad als opdrachtgever.
Deze werkwijze roept de vraag op wie het directe aanspreekpunt voor de accountant zou moeten zijn. Daarom heeft de raad ervoor gekozen om het Audit Committee (Controleoverleg) in te stellen. Het Audit Committee heeft de taak om namens de gemeenteraad het contact met de accountant te onderhouden en toezicht te houden op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages. Daarnaast worden in het Audit Committee afspraken gemaakt over de inzet van verschillende controleinstrumenten door raad en college. Dit alles moet leiden tot een transparante en frequente communicatie rondom toezicht en controle in de gemeente.
1. Het Audit Committee bestaat uit vertegenwoordigers namens de raad en het college, te weten:
•Vijf leden van de gemeenteraad; •Raadsgriffier; •Portefeuillehouder financiën; •Gemeentesecretaris; •ConcerncontrollerVoor het overleg kan ook de accountant worden uitgenodigd.
2. De leden van het Audit Committee worden door de raad benoemd.
3. De voorzitter van het Audit Committee wordt uit het midden van de vijf leden van de gemeenteraad gekozen.
4. De raadsleden worden door de raad uit zijn midden benoemd voor een periode die gelijk is aan de zittingsduur van de zittende gemeenteraad.
5. Indien een lid van het Audit Committee niet in staat is deel te nemen aan de vergadering, kan hij/zij zich in overleg met de overige raadsleden van het Audit Committee laten vervangen door een ander raadslid.
6. De voorzitter van het Audit Committee laat zich vervangen door een van de overige raadsleden die lid is van het Audit Committee.
7. De concerncontroller is secretaris van het Audit Committee.
1. Het Audit Committee wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris. Deze functie wordt ingevuld door de griffie. De ambtelijk secretaris bereidt de agenda van de vergaderingen van het Audit Committee voor, samen met de concerncontroller en ondersteunt het Audit Committee.
2. De voorzitter van het Committee stelt de agenda vast.
3. De ambtelijk secretaris en de voorzitter bereiden de overlegvergadering van het Audit Committee voor.
4. Het Audit Committee komt naar behoefte bijeen, maar minimaal 2 keer per jaar.
1. Het Audit Committee bereidt de controleprotocol voor en formuleert de uitgangspunten voor de jaarlijks uit te voeren accountantscontroles. Ter waarborging van een goede communicatie en doelmatige uitvoering van de controlewerkzaamheden dient rekening te worden gehouden met de volgende elementen van de controlecyclus:
Jaarlijkse afstemming planning rechtmatigheidsonderzoeken rekenkamer en accountant;
Jaarlijkse afstemming planning doeltreffendheids- en doelmatigheidsonderzoeken rekenkamer en college van burgemeester en wethouders;
Uit te voeren tussentijdse accountantscontroles en de wijze waarop hierover wordt gerapporteerd. Op basis van risicoanalyse en verzoeken vanuit de organisatie dient te worden bepaald welke processen of programma’s onderwerp van controle dienen te zijn.
2. Het Audit Committee adviseert het college omtrent de in de controleprotocol op te nemen voorwaarden. Het college legt jaarlijks de controleprotocol ter besluitvorming aan de raad voor, voordat het te controleren rekeningsjaar is aangevangen.
3. Het Audit Committee bereidt de aanbestedingsprocedure voor het aantrekken van de accountant voor en vervolgens neemt de raad een besluit (GW 213).
4. De raadsgelding van het Audit Committee bespreekt voorafgaande aan de raadbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de accountant.(Controleverordening artikel 7 lid 4).
5. In het Audit Committee worden de verschillende controle-instrumenten op elkaar afgestemd. Deze afstemming is erop gericht overlap te voorkomen en hiaten tijdig op te sporen. De rapportages worden niet inhoudelijk besproken.
6. Het Audit Committee stemt de onderzoeken op elkaar af en waakt ervoor dat er geen sprake is van overlap of tegenstrijdige belangen.
7. Het Audit Committee rapporteert in de raad over de uitvoering van de taken genoemd onder artikel 3 lid 1 tot en met lid 6.
Het Audit Committee heeft een voorbereidende, coördinerende en toetsende rol met betrekking tot de uitvoering van taken die betrekking hebben op de accountantscontrole en is tevens een afstemmingsorgaan voor wat betreft de inzet van controle-instrumenten in de organisatie. Het Audit Committee heeft geen beslissingsbevoegdheid.
Raad en college worden geïnformeerd over de vergaderingen van het Audit Committee door middel van de verslagen en conform artikel 3 lid 7.
Deze regeling treedt in werking zodra vaststelling in de gemeenteraad heeft plaatsgehad.
Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 23 maart 2010
De raad van de gemeente Peel en Maas,
de griffier, de voorzitter,
drs. A.G. Joosten ing. M.J.H. Vestjens