Artikel 1. Begripsbepaling
In deze gedragscode wordt verstaan onder:
- a.
Bureau Screening en Bewakingsaanpak (SBA): op 23 februari 2006 door Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland ingesteld bureau, dat belast is met screening en bewakingsaanpak met als portefeuillehouder de Commissaris van de Koningin;
- b.
screening: onderzoek door het Bureau SBA naar de integriteit en financieel-economische stabiliteit van een betrokkene;
- c.
bewakingsaanpak: het adviseren van maatregelen om eventuele risico's op het gebied van integriteit en/of financieel-economische stabiliteit te beperken en/of beheersbaar te maken.
- d.
advies: advies van Bureau SBA ten aanzien van een betrokkene, waarin de resultaten van de screening zijn opgenomen;
- e.
verantwoordelijke: Commissaris van de Koningin als lid van Gedeputeerde Staten;
- f.
bewerker: het hoofd van Bureau SBA of een door het hoofd van Bureau SBA gevolmachtigde medewerker, aan wie door de verantwoordelijke de dagelijkse zorg voor de registratie is opgedragen;
- g.
betrokkene: de aanvrager van een beschikking, de vergunninghouder, de gegadigde, de partij aan wie een overheidsopdracht is gegund of de onderaannemer;
- h.
derde: ieder niet zijnde betrokkene, opdrachtgever, medewerkers Bureau SBA, de verantwoordelijke en andere leden van Gedeputeerde Staten;
- i.
persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- j.
gegevensleverancier: een persoon, bedrijf, organisatie of instantie die al dan niet op verzoek van Bureau SBA gegevens levert of verstrekt ter opname in de registratie;
- k.
opdrachtgever: de directeur van het organisatie-onderdeel die de opdracht tot screening verstrekt;
- l.
wet: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302), houdende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in relatie tot de registratie van persoonsgegevens.
- m.
College Bescherming Persoonsgegevens: een bij wet ingesteld zelfstandig bevoegd orgaan belast met de controle op en toetsing van de verwerking van persoonsgegevens.
- n.
registratie: het gestructureerde geheel van gegevens aan Bureau SBA verstrekt of door Bureau SBA verzameld dat betrekking heeft op personen en bedrijven.
- o.
ontvanger: degene aan wie volgens artikel 6 van deze gedragscode persoonsgegevens worden verstrekt;
- p.
Wet BIBOB: wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Stb. 2002, nr. 347) zoals nadien gewijzigd;
- q.
Bureau BIBOB: Bureau ressorterend onder het Ministerie van Justitie, belast met de uitvoering van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur.
Artikel 2. Doel van de registratie
De registratie heeft uitsluitend ten doel de uitvoering van integriteitsbeoordelingen als bedoeld in artikel 2, lid 1 van het Instellingsbesluit Bureau Screening en Bewakingsaanpak.
Artikel 3. Verantwoordelijkheid en beheer
- 1.
De bewerker is namens de verantwoordelijke belast met de dagelijkse leiding over de registratie. De bewerker draagt zorg voor naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Gedragscode Registratie Screening en Bewakingsaanpak.
- 2.
De bewerker treft daartoe de nodige organisatorische en technische voorzieningen ter beveiliging van het register tegen verlies, beschadiging of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van de geregistreerde gegevens.
- 3.
De bewerker treft maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de geregistreerde gegevens.
Artikel 4. Categorieën van gegevens in de registratie
In het register worden gegevens van de volgende categorieën van gegevens opgenomen:
- a.
gegevensleverancier met bijbehorende gegevens;
- b.
gegevens van natuurlijke personen die in aanmerking wensen te komen voor een vergunning of gunning van een opdracht bij de provincie Gelderland;
- c.
gegevens van natuurlijke personen die deel uitmaken van een rechtsvorm of rechtspersoon welke in aanmerking wenst te komen voor een vergunning of gunning van een opdracht bij de provincie Gelderland, zoals directieleden, bestuursleden, commissarissen en functionarissen die de facto directie voeren of direct leiding geven;
- d.
Artikel 5. Soorten van gegevens
Omtrent de in artikel 4 genoemde categorieën worden de volgende soorten van gegevens opgenomen:
- 1.
Voor de categorie "gegevensleverancier":
- a.
naam organisatie, persoon of dienst, vestigingsadres dan wel woonadres en plaats, telefoonnummer, contactpersoon, datum van levering, nummer van het dossier ten behoeve waarvan geleverd is;
- b.
datum waarop de screeningsactiviteiten zijn uitgevoerd;
- c.
alle gegevens van de betrokken gegevensleverancier die ten behoeve van de screening aangewend zijn.
- 2.
Voor de categorie "natuurlijke personen":
- a.
naam, geboortedatum, geboorteplaats, zakelijk adres, woonadres, telefoonnummer, faxnummer, elektronisch postadres.
- 3.
Voor de categorieën "natuurlijke personen die deel uitmaken van een rechtsvorm of rechtspersoon" en "bedrijfsgegevens":
- a.
naam en handelsna(a)m(en) van de betrokkene, handelsregisternummer;
- b.
naam, functie, adres, telefoonnummer, faxnummer en elektronisch postadres van de contactpersoon van de betrokkene;
- c.
rechtsvorm, vestigingsadres, statutaire zetel, telefoonnummer, faxnummer, elektronisch postadres van de betrokkene;
- d.
naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats van directieleden, bestuurders, commissarissen en sleutelfunctionarissen;
- e.
oprichtingsdatum, laatste wijziging van de statuten, maatschappelijk kapitaal, gestort kapitaal en geplaatst kapitaal van de betrokkene;
- f.
rechtspersonen, rechtsvormen en natuurlijke personen die direct of indirect zeggenschap hebben over de betrokkene;
- g.
rechtspersonen, rechtsvormen en natuurlijke personen waarover direct of indirect zeggenschap wordt uitgeoefend;
- h.
plaats van inspectie belastingen, nummer Belastingdienst (loonheffing, vennootschapsbelasting en naheffing);
- i.
vestigingsvergunning (of ontheffing hiervoor), aantal werknemers;
- j.
organogram van de groepsstructuur, namen van de gelieerde rechtspersonen/rechtsvormen, percentage van zeggenschap, vestigingsplaats van deze rechtspersonen/ rechtsvormen en diens hoofdactiviteiten;
- k.
vraagstelling SBA vragenformulier en antwoorden van de betrokkene met betrekking tot de uitsluitingsgronden van respectievelijk de Europese Richtlijn(en) voor overheidsopdrachten en de Wet BIBOB;
- l.
vraagstelling SBA vragenformulier en antwoorden van de betrokkene met betrekking tot de professionele integriteit van de betrokkene;
- m.
andere door de betrokkene verstrekte gegevens;
- n.
alle gegevens van gegevensleverancier(s) die door het Bureau SBA zijn aangewend ten behoeve van de screening van de betrokkene;
- o.
gegevens die verstrekt zijn aan het Bureau BIBOB door het Bureau SBA ten behoeve van een adviesaanvraag in het kader van de wet BIBOB;
- p.
gegevens die aan het Bureau SBA geleverd zijn door het Bureau BIBOB, als gevolg van een adviesaanvraag in het kader van de wet BIBOB.
Artikel 6. Ontvangers
Gegevens uit de registratie kunnen verstrekt worden aan:
- a.
betrokkene, ter mogelijke aanvulling of correctie;
- b.
betrokkene, naar aanleiding van diens verzoek;
- c.
de directeur van het organisatie-onderdeel die de opdracht tot screening verstrekt;
- d.
- e.
de verantwoordelijke portefeuillehouder van het organisatie-onderdeel die de opdracht tot screening verstrekt;
- f.
ambtenaren van het Bureau BIBOB, belast met de uitvoering van hun wettelijke taak in het kader van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur;
- g.
het Openbaar Ministerie indien er sprake is van aangifte van een strafbaar feit.
Artikel 7. Beveiliging
Verantwoordelijke ziet erop toe dat het niveau van beveiliging van de persoonsgegevens in de registratie SBA minimaal overeenkomt met de beveiligingseisen die van toepassing zijn op gegevensverwerkingen met een risicoklasse indeling II, conform het rapport Beveiliging van persoonsgegevens (23 april 2001) van het CBP.
Artikel 8. Doeleinden waarvoor de gegevens of categorieën van gegevens worden verzameld
Gegevens als bedoeld in artikel 5 worden uitsluitend in de registratie Screening en Bewakingsaanpak opgenomen:
- a.
in het geval van het verlenen van vergunningen door provincie Gelderland;
- b.
in het geval van een overheidsopdracht die volgens de Europese Richtlijnen aanbesteed wordt of aanbesteed is;
- c.
in het geval van een overheidsopdracht die volgens nationale richtlijnen aanbesteed wordt of aanbesteed is;
- d.
in het geval van een overheidsopdracht die (elementen van) de volgende criteria bevat:
- 1
◦ een grote mate van complexiteit;
- 2
◦ strategische of kwetsbare onderdelen;
- 3
◦ een kwetsbare bedrijfsvoering;
- 4
◦ een grote invloed van het project op informatiehuishouding en gegevensoverdracht;
- 5
◦ een hoog afbreukrisico met betrekking tot de realisatie van het project;
- 6
◦ een bestuurlijk risico.
Artikel 9. Verwijdering en vernietiging
- 1.
Gegevens worden uit het register verwijderd:
- a.
wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie;
- b.
uiterlijk 2 jaar na oplevering van het project waar de screening en bewakingsactiviteiten zijn toegepast.
- 2.
Afwijkingen ten aanzien van de verwerking worden vastgelegd en gedurende ten minste drie jaren bewaard. De vernietiging van gegevens uit de registratie geschiedt met inachtneming van de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde regels.
Artikel 10. Toegang
Toegang tot de registratie hebben naast verantwoordelijke en bewerker de medewerkers van het Bureau SBA voor zover deze op grond van hun benoeming daartoe bevoegd zijn.
Artikel 11. Rechten en plichten
- 1.
Het Bureau SBA verricht geen screening dan nadat de betrokkene hiervan conform artikel 33 en 34 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in kennis is gesteld.
- 2.
De betrokkene kan zich schriftelijk wenden tot de verantwoordelijke met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Het verzoek dient gericht te worden aan de verantwoordelijke. De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
- 3.
Indien gegevens van de betrokkene worden verwerkt, bevat de mededeling een omschrijving van het doel van de registratie, welke gegevens van de betrokkene zijn opgenomen, van welke gegevensleverancier de opgenomen gegevens zijn verkregen en wie de ontvangers zijn van deze gegevens.
- 4.
Wanneer bij een voorgenomen beslissing gegevens van derden opgenomen zijn waartegen deze redelijkerwijs bedenkingen zouden kunnen hebben, is verantwoordelijke conform artikel 4:8 AWB eveneens verplicht om deze derden naar hun zienswijze te vragen.
- 5.
De betrokkene aan wie mede is gedeeld dat zijn gegevens zijn verwerkt kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Dergelijk verzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de verantwoordelijke. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering gemotiveerd en voorzien van de nodige bewijsstukken aangegeven te worden.
- 6.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of hij daaraan voldoet. Een weigering wordt gemotiveerd.
- 7.
Bij weigering van een verzoek van de betrokkene kan de betrokkene conform artikel 45 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens gebruik maken van de procedures uit de Algemene Wet Bestuursrecht, dan wel het College Bescherming Persoonsgegevens verzoeken om bemiddeling of advies.
- 8.
Indien de verantwoordelijke op grond van het verzoek van betrokkene persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is de verantwoordelijke verplicht om aan derden aan wie de gegevens voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
Artikel 12. Inzage
- 1.
Betrokkene kan bij verantwoordelijke een verzoek doen tot inzage in de gegevens die op hem betrekking hebben. Verantwoordelijke zal betrokkene binnen vier weken meedelen of er aan het verzoek van de betrokkene kan worden voldaan.
- 2.
Indien aan het verzoek tot inzage voldaan wordt, zal betrokkene een afschrift danwel kopie ontvangen van louter op hem betrekking hebbende persoonsgegevens uit de registratie Screening en Bewakingsaanpak.
- 3.
Betrokkene krijgt geen inzage in persoonsgegevens waarvan de gegevensleverancier heeft aangegeven dat deze, gelet op het karakter van die gegevens (bijvoorbeeld politie- en belastinggegevens), niet aan desbetreffende persoon ter kennis mogen worden gebracht.
Artikel 13. Geheimhouding
Een ieder die beschikking krijgt over gegevens uit de registratie is verplicht tot geheimhouding daarvan. Bij schending van deze geheimhoudingsplicht kan op last van verantwoordelijke aangifte gedaan worden bij het Openbaar Ministerie.
Artikel 14. Inwerkingtreding
Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst. Met deze inwerktreding vervalt de Gedragscode Registratie Screening en Bewakingsaanpak 2006.
Artikel 15. Citeertitel
Deze gedragscode kan worden aangehaald als: Gedragscode Registratie Bureau Screening en Bewakingsaanpak 2008.