| Organisatie | Velsen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling budgethouders 2011 gemeente Velsen |
| Citeertitel | Regeling budgethouders 2011 gemeente Velsen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Met de inwerkingtreding van deze regeling is de de budgethoudersregeling 2009 komen te vervallen.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 27-01-2012 | nieuwe regeling | 14-12-2010 De Jutter/ Hofgeest, 23-12-2010 | B10.0683 |
De regeling budgethouders gemeente Velsen vindt zijn wettelijke grondslag in artikel 212 Gemeentewet en de artikelen 17 en 20 van de financiële verordening gemeente Velsen en dient in relatie te worden gezien met het geldende organisatiebesluit, de mandaatregeling en het bijbehorende mandaatregister.
Het budgethouderschap kan worden uitgeoefend door de directeuren, afdelingshoofden en teamleiders. De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheerste kosten.
De budgethouder is verplicht tussentijds te rapporteren aan het college van burgemeester en wethouders over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de tot de budgetten behorende middelen.
De budgethouder legt op de formele momenten in de planning & controlcyclus verantwoording af over het gebruik van het toegekende budget, zowel inhoudelijk als financieel.
De budgethouder laat aangegane financiële verplichtingen vastleggen in de (financiële) administratie teneinde een optimaal inzicht in de (onder)uitputting van budgetten te verkrijgen.
De budgethouder laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie, teneinde een optimaal inzicht te verkrijgen in het volume van de beschikbare middelen.
De afdeling financiën van de directie ID voorziet de budgethouders van financiële informatie met betrekking tot de uitputting van budgetten en zorgt ten behoeve van de budgethouders voor een goede budgetbewaking. Voor de budgetbewaking is de budgethouder zelf verantwoordelijk.
Uitsluitend de budgethouder kan voorstellen tot wijziging van de begroting, voor zover het zijn eigen budgetten betreft, (laten) voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders.
De budgethouder is, namens het college van burgemeester en wethouders, bevoegd tot het doen van uitgaven met inachtneming van de geldende mandaatregeling en het bijbehorende mandaatregister. Het eerste lid is ook van toepassing op functionarissen niet zijnde budgethouders die op grond van de mandaatregeling financiële verplichtingen mogen aangaan.
Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan of betalingen worden verricht. Burgemeester en wethouders kunnen alsnog toestemming geven voor zover en uitsluitend het interne en administratieve wijzigingen betreft en geen beleidswijzigingen.
Toelichting op de Regeling budgethouders gemeente Velsen
De ontwikkelingen op het gebied van planning en control en de bedrijfsvoering in de gemeente Velsen leiden tot een toenemende behoefte aan de inzet van moderne instrumenten ten behoeve van het management van de organisatie. De voorliggende ‘Regeling budgethouders’ beoogt de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen in de gemeentelijke organisatie.
De voorliggende Regeling budgethouders gemeente Velsen heeft niet als doel alles te regelen over het verschijnsel budgethouderschap. Het uitgangspunt is “op één A4-tje” de centrale regels weer te geven. Veel zaken die daarvan een afgeleide zijn, worden in de regeling niet geregeld. Zo wordt geregeld, dat de budgethouder moet rapporteren, maar hoe hij dat moet doen is niet in de regeling opgenomen.
Bij de samenstelling van de regeling budgethouders is uitgegaan van het volgende principe:
De gemeenteraad autoriseert op programmaniveau. Zij geven aan welke maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en maken afspraken met het college van burgemeester en wethouders over de inzet van middelen en met welke producten deze maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Het staat het college van burgemeester en wethouders vrij om binnen de programma’s budgettair neutraal budgetten over te hevelen van het ene naar het andere product.
De opzet van de Regeling budgethouderschap sluit aan bij de huidige organisatiestructuur en gaat uit van korte lijnen. Verder is de regeling zodanig ingericht dat er een ongedeeld budgethouderschap is. Voorts gaat de regeling er vanuit dat er slechts budgethouders en budgetbeheerders bestaan. Een budgethouder is dan een functionaris die verantwoordelijk is en ook bevoegd. De budgethouder kan budgetbeheerders aanwijzen.
Deze uitgangspunten leveren een zeer eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget is er dus altijd maar 1 persoon verantwoordelijk. Dit leidt tot korte lijnen in de organisatie en bevat geen mogelijkheden om zich te kunnen verschuilen als er eens problemen mochten zijn.
Ter verduidelijking is een aantal begrippen dat van belang is hier omschreven.
Voor de goede orde melden wij nog dat het begrip product ruim geïnterpreteerd wordt. Het kan zijn: een voorziening, een dienst, een goed of een activiteit. Een kern is dat er taakstellende afspraken aan verbonden kunnen worden. Een product omvat zoveel mogelijke kwantitatieve normen voor zowel financiële als niet-financiële prestatie-indicatoren. Een product is een zaak of dienst waar een externe klant of diens vertegenwoordiger afnemer van is en waarvoor deze bereid is een afgesproken prijs te betalen.
De Regeling budgethouders voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in de lijn van de organisatie, de leden van het management kunnen budgethouder worden en verder niemand. De reden hiervoor is de noodzaak tot een zo veel mogelijk ongedeelde verantwoordelijkheid in de organisatie; deze blijft waar deze thuishoort: bij de manager.
Het effect van het vaststellen van de lijst van budgethouders is eenvoudig en helder: wie op de lijst voorkomt, is budgethouder voor datgene dat op de lijst vermeld staat; wie niet op de lijst voorkomt, is geen budgethouder. Op deze lijst staan per budgethouder de desbetreffende collegeproducten vermeld. De aanwijzing van budgethouder naar budgetbeheerder geschiedt op door beiden geaccordeerde documenten. De afdeling financiën van de directie ID voert de administratie van de lijst van budgethouders en van de aangewezen budgetbeheerders. Aan de hand van de lijst van budgethouders en de getekende mandaatdocumenten vindt onder meer de controle van facturen plaats.
De integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt achteraf verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders.
Om een zuiver beeld te hebben en te houden van het beschikbare budget moeten de gegevens in het financiële systeem altijd up to date zijn. De budgethouder is daarbij de primair verantwoordelijke voor de input, het vastleggen van de bedrijfsgegevens. Daartoe zijn te rekenen gegevens over rechten en verplichtingen en gereed melding van prestaties en leveringen.
De bepaling dat de afdeling financiën voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat er voor de gehele organisatie slechts één integrale financiële administratie bestaat.
De budgethouder kan budgetbeheerders aanwijzen maar blijft zelf verantwoordelijk voor het budget. De budgetbeheerder verricht ondersteunende werkzaamheden ten aanzien van het voorbereiden en uitvoeren van beleid, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten.
Regelt dat het tot het taakgebied van de budgethouder behoort, te komen met voorstellen tot wijzigingen van de begroting via begrotingswijzigingen. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging/aanpassing van beleid ten grondslag. Deze bevoegdheid kan niet aan budgetbeheerders worden gemandateerd, mede omdat het voorstellen tot beleids- en begrotingswijzigingen vaak samenhangen met rapportages, die ook het afleggen van verantwoording als doel hebben. En dat laatste kan alleen de verantwoordelijke doen: de budgethouder.
Hier wordt aangegeven dat een budgethouder nooit de bevoegdheid heeft, meer te besteden dan maximaal in het budget zit. Tijdig rapporteren is daarom inherent aan deze bepaling.
De gemeenteraad kan bij raadsbesluit aangeven tot welk bedrag onttrekkingen mogen plaatsvinden met betrekking tot een voorziening. De raad kan maximaal het bedrag beschikbaar stellen dat de voorziening groot is.
Ten aanzien van lid 3 geldt de volgende werkwijze. Het investeringkrediet wordt door de raad vastgesteld. Vervolgens besluit het college over de aanwending van het investeringskrediet. Bij het nemen van een collegebesluit in dit kader, is het van belang dat ook expliciet wordt aangegeven in het collegevoorstel wie als budgethouder verantwoordelijk is voor de besteding van dat (deel) van het investeringskrediet.
Het spreekt vanzelf dat budgetten niet mogen worden overschreden en dat er geen basis voor het doen van bestedingen is als er geen budget is. Hier is een basisprincipe van de beheersing van de geldstromen in de organisatie aan de orde. Bovendien is het ongeautoriseerd besteden van middelen in strijd met het budgetrecht van het bestuur; daarom ook moet het college van burgemeester en wethouders toestemming geven in de hier bedoelde gevallen.
Bij dit punt worden de overhevelingbevoegdheden van de budgethouder geregeld. Deze overhevelingbevoegdheden zijn onderworpen aan beperkingen die direct zijn af te leiden van het budgetrecht van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders. Budgettair neutraal overhevelen betekent niet anders dan dat door het overhevelen er niet meer (of minder) middelen worden ingezet. We onderscheiden 3 soorten wijzingen van de begroting: beleidswijzigingen, interne en administratieve wijzigingen.
Beleidswijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de gemeenteraad moeten worden geautoriseerd. De gemeenteraad bepaalt aan welke doelen het geld wordt besteed. In de programmabegroting worden per programma budgetten beschikbaar gesteld. Ieder programma bestaat uit een aantal producten. Deze producten dragen alle bij aan de door de gemeenteraad gewenste maatschappelijke effecten van het programma. Indien door welke oorzaak dan ook de baten of de lasten van een programma in volume wijzigen is goedkeuring van de gemeenteraad noodzakelijk.
Interne wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door het college van burgemeester en wethouders moeten worden geautoriseerd. Het college van burgemeester en wethouders bepaalt met welke producten de door de gemeenteraad gewenste maatschappelijke effecten van het programma moeten worden bereikt. Hierbij wordt uitgegaan van een bijdrage van ieder product aan het gewenste maatschappelijke effect. Kwaliteit, kwantiteit en in te zetten middelen worden door het college van burgemeester en wethouders geautoriseerd. Indien het noodzakelijk is dat geschoven moet worden met middelen tussen producten binnen een programma is hiervoor de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk.
Administratieve wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de budgethouder moeten worden geautoriseerd. Indien de inzet van middelen binnen een product wordt overgeheveld, is sprake van besteding binnen de met het college van burgemeester en wethouders gemaakte afspraken. De budgethouder kan een dergelijke overheveling zelf door middel van een administratieve wijziging laten verwerken.
Om de organisatie zo soepel mogelijk te laten werken, zijn ruime mogelijkheden tot overheveling van budgetten tussen kostenplaatsen gewenst. Uitgangspunt is immers dat de afgesproken productie wordt gehaald met de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde organisatorische middelen. Het is daarbij niet relevant of het ene of het andere organisatieonderdeel de middelen inzet en in welke vorm dit gebeurt. Alle lasten worden toegerekend aan de producten. Ook hier geldt dat van iedere mutatie een administratieve begrotingswijziging moet worden gemaakt, die door de budgethouders geaccordeerd moet worden.
In bepaalde gevallen komt de mogelijkheid voor dat een budgethouder inkomsten voor de gemeente kan genereren door het verrichten van werken door derden. Hiervoor is altijd vooraf toestemming van het college van burgemeester en wethouders nodig om vast te leggen dat deze werkzaamheden niet ten koste gaan van reguliere werkzaamheden. Daarnaast is het mogelijk in een aantal gevallen subsidies te verwerven.
Alle niet begrote inkomsten vloeien toe aan de algemene middelen; het behoort tot het budgetrecht van de raad hier een bestemming voor te bepalen. Het is de plicht van elke budgethouder de algemene middelen te vergroten waar dat maar mogelijk is.