Organisatie | Stadskanaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer van de gemeente Stadskanaal 1996 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer van de gemeente Stadskanaal 1996 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Dit besluit is bij inwerkingtreding van het Besluit informatiebeheer Stadskanaal 2014 ingetrokken
Archiefverordening van de gemeente Stadskanaal 1996, art.8
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-11-1997 | 29-05-2014 | nieuwe regeling | 18-11-1997 - | BW 18-11-1997, 3 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Stadskanaal;
gelet op het bepaalde in artikel 8 van de Archiefverordening van de gemeente Stadskanaal 1996;
vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voorzover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit informatiebeheer van de gemeente Stadskanaal 1996).
HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
de in de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad, d.d. 29 september 1997, nr. 16;
de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
HOOFDSTUK II. VERANTWOORDELIJKHEID
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit de bestuursdienst van de gemeente Stadskanaal aangemerkt.
HOOFDSTUK III. ARCHIEFVORMING EN -ORDENING
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voorzover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
HOOFDSTUK IV. BEHEER VAN DOCUMENTEN
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Selectie en vernietiging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.