Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel;
overwegende dat het in het kader van een goed personeelsbeleid vereist is een regeling voor het beschrijven, waarderen en indelen van functies vast te stellen;
gelet op de instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg van 12 november 2008;
gelet op artikel 107e en artikel 160 van de Gemeentewet;
gelet op artikel 3:1 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst voor de sector gemeenten;
b e s l u i t :
vast te stellen de navolgende
Procedureregeling functiebeschrijving, functiewaardering en functie-indeling gemeente Capelle aan den IJssel 2008
Artikel 1 Algemene bepalingen
Artikel 1.1 Begripsbepaling
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
college :het college van burgemeester en wethouders;
- b.
ambtenaar :de ambtenaar zoals bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/ Uitwerkingsovereenkomst, aangesteld of geplaatst in een functie;
- c.
functie :het geheel aan werkzaamheden dat door de ambtenaar duurzaam is te verrichten krachtens en overeenkomstig hetgeen hem is opgedragen door de werkgever;
- d.
functiefamilie :een generieke beschrijving, bestaande uit een algemeen gedeelte en specifieke bandbreedtes, van de werkzaamheden van een groep van functies, die naar aard en soort van werkzaamheden gelijksoortig zijn;
- e.
bandbreedte :een generieke beschrijving van de niveaubepalende bestanddelen van de subgroep van functies binnen een functiefamilie die gelijk van zwaarte zijn;
- f.
functiebeschrijving :een beschrijving van een functie, die door één of meer ambtenaren kan worden vervuld, bestaande uit de combinatie van het algemene gedeelte van een functiefamilie en één specifieke bandbreedte;
- g.
functie-indeling :de toekenning van een functie aan een bandbreedte binnen een functiefamilie, waardoor de voor deze functie geldende functiebeschrijving is bepaald;
- h.
functiewaardering :de bepaling van de zwaarte van een functie op basis van de voor die functie geldende functiebeschrijving;
- i.
grondslag :een document dat een juist, volledig en actueel beeld geeft van de feitelijke werkzaamheden die duurzaam in een functie zijn te verrichten;
- j.
functiewaarderingssysteem :Het binnen de gemeente gehanteerde systeem ODRP- functiewaarderingssysteem versie 2008 (OFS 2008)
- k.
conversietabel :een tabel die een koppeling legt tussen de resultaten van de functiewaardering en de functieschalen die door de gemeente Capelle aan den IJssel worden onderscheiden;
- l.
functiedeskundige :de met de uitvoering van deze procedureregeling belaste (externe) deskundige(n) op het gebied van functiebeschrijving, functiewaardering en functie-indeling;
- m.
toetsingscommissie :de externe commissie belast met het toetsen van de functiewaarderingen, de functie-indelingen en de bedenkingen tegen de functie-indeling waarvan de leden door het college worden benoemd;
- n.
bezwarencommissie :De commissie voor de bezwaarschriften zoals ingesteld in de Verordening op de commissie voor de bezwaarschriften 2005.
Artikel 1.2 Niveaubepaling en conversietabel
Het niveau van de functies zoals deze zijn beschreven in de functiebeschrijving wordt bepaald volgens de door het college vastgestelde methode van functiewaardering, het ODRP-functiewaarderingssysteem versie 2008. De conversietabel wordt vastgesteld door het college, met instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg.
Artikel 2 Functieboek, functiewaardering en functie-indeling
Artikel 2.1 Functiebeschrijvingen
- 1.
De functiedeskundige stelt de conceptfunctiebeschrijvingen op in samenspraak met het management van de organisatie.
- 2.
De conceptfunctiebeschrijvingen worden ter advies voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Daarna stelt het college de functiebeschrijvingen vast.
- 3.
De functiebeschrijvingen worden alleen gewijzigd voor nieuwe of gewijzigde functies welke duurzaam moeten worden vervuld en welke niet op basis van het dan geldende functieboek kunnen worden ingedeeld.
- 4.
Het college is verantwoordelijk voor het actueel houden van de functiebeschrijvingen.
Artikel 2.2 Functiewaardering
- 1.
De functiedeskundige vervaardigt aan de hand van de functiebeschrijvingen een concept-waarderingsadvies ten behoeve van de toetsingscommissie.
- 2.
Het concept-waarderingsadvies wordt getoetst door de toetsingscommissie.
- 3.
De functiedeskundige stelt de concept-conversietabel op.
- 4.
Het college stelt de functiewaarderingen en de conversietabel vast.
Artikel 2.3 Functie-indeling
- 1.
De functiedeskundige stelt een gemotiveerd conceptfunctie-indelingsadvies op tot indeling van een functie in een bandbreedte binnen een functiefamilie op basis van de grondslag.
- 2.
De conceptfunctie-indelingen zoals bedoeld onder lid 1 worden getoetst door de toetsingscommissie.
- 3.
Het college stelt de conceptfunctie-indelingen voorlopig vast.
- 4.
De vastgestelde functiebeschrijvingen en de functiewaarderingen en de voorlopig vastgestelde conceptfunctie-indeling worden aan de betrokken ambtenaar schriftelijk bekend gemaakt.
Artikel 2.4 Bedenkingen tegen de conceptfunctie-indeling
- 1.
Indien de ambtenaar het niet eens is met de voorlopig vastgestelde conceptfunctie- indeling kan hij binnen 4 weken na de dag van verzending van het voorgenomen besluit schriftelijk en met redenen omkleed zijn bedenkingen kenbaar maken bij het college.
- 2.
De bedenkingen tegen de conceptfunctie-indeling worden getoetst door de toetsingscommissie.
- 3.
De toetsingscommissie adviseert binnen 4 weken na het einde van de bedenkingentermijn, bedoeld in het eerste lid, over de bedenkingen aan het college. De ambtenaar krijgt het advies in kopie toegezonden.
Artikel 2.5 Toetsingscommissie
- 1.
De toetsingscommissie bestaat uit:
- a.
een extern lid, aan te wijzen op voordracht van het college;
- b.
een extern lid, aan te wijzen op voordracht van de commissie voor Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad;
- c.
een extern lid, aan te wijzen op voordracht van de onder a en b genoemde
leden, die tevens als voorzitter van de toetsingscommissie zal optreden.
Aan de toetsingscommissie wordt ter ondersteuning zonder stemrecht een
ambtelijk secretaris toegevoegd.
De functiedeskundige treedt op als adviseur van de toetsingscommissie.
- 2.
De taak van de toetsingscommissie bestaat uit het toetsen van en adviseren over:
- a.
het concept-waarderingsadvies;
- b.
de conceptfunctie-indelingen;
- c.
de bedenkingen tegen de conceptfunctie-indelingen.
- 3.
De toetsingscommissie legt haar werkwijze vast in een reglement.
- 4.
De vergaderingen van de toetsingscommissie zijn niet openbaar. De leden, de secretaris en de functiedeskundige zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of de beraadslagingen bekend is geworden.
- 5.
De toetsingscommissie toetst het concept-waarderingsadvies, de bedenkingen en de conceptfunctie-indelingen in een voltallige vergadering.
- 6.
De toetsingscommissie stelt een gemotiveerd advies op voor het college. Indien het advies niet unaniem is, worden in het verslag desgewenst ook de minderheidsstandpunten verwoord.
- 7.
De toetsingscommissie kan de algemeen directeur/gemeentesecretaris en andere leidinggevenden, respectievelijk (een vertegenwoordiging van) het college, uitnodigen voor het geven van een toelichting
- 8.
Het college stelt de de functiewaarderingen en de functie-indelingen vast met inachtneming van het advies van de toetsingscommissie. Het college kan gemotiveerd van het advies van de toetsingscommissie afwijken.
Artikel 2.6 Definitieve vaststelling functie-indelingen
- 1.
Het college stelt de functie-indelingen vast, wanneer de ambtenaar binnen de in artikel 2.4, eerste lid, bedoelde termijn van vier weken geen bedenkingen heeft ingebracht.
- 2.
Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de toetsingscommissie ten aanzien van de bedenkingen stelt het college de uitkomst van de functie-indeling al dan niet gewijzigd vast.
- 3.
Het besluit tot functie-indeling wordt aan de betrokken ambtenaar schriftelijk bekend gemaakt.
Artikel 2.7 Mogelijkheid tot het maken van bezwaar
- 1.
Indien de ambtenaar die de functie vervult het niet eens is met de vastgestelde functie- indeling, kan hij dat in een bezwaarschrift kenbaar maken bij het college binnen zes weken na schriftelijke bekendmaking van dit besluit.
- 2.
Het college legt het bezwaarschrift ter behandeling voor aan de bezwarencommissie
- 3.
De taak van de bezwarencommissie bestaat uit:
- a.
toetsen of de vastgestelde functie-indeling op een correcte wijze tot stand is gekomen conform procedures ingevolge de vastgestelde Procedureregeling functiebeschrijving, functiewaardering en functie-indeling gemeente Capelle aan den IJssel 2008;
- b.
toetsen van de vastgestelde functie-indeling.
Artikel 2.8 Vaststelling van de functie-indeling na bezwaar
- 1.
Vaststelling van de functie-indeling na bezwaar vindt plaats bij afzonderlijk besluit van het college binnen tien weken na ontvangst van een bezwaarschrift. Deze termijn kan na een daartoe strekkend verdagingsbesluit worden verlengd tot veertien weken.
- 2.
De beslissing als bedoeld in lid 1 wordt aan de indiener van het bezwaarschrift schriftelijk bekendgemaakt, met overlegging van het uitgebrachte advies van de bezwarencommissie.
Artikel 3 Slot en overgangsbepalingen
Artikel 3.1 Slot en overgangsbepalingen
- 1.
Deze regeling kan worden aangehaald als Procedureregeling functiebeschrijving, functiewaardering en functie-indeling gemeente Capelle aan den IJssel 2008.
- 2.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2009 onder intrekking van de Regeling Organieke Functiewaardering gemeente Capelle aan den IJssel 2005.
- 3.
De onder vigeur van de Regeling Organieke Functiewaardering gemeente Capelle aan den IJssel 2005 vastgestelde beschrijvingen en waarderingen blijven van kracht tot zij zijn vervangen door beschrijvingen en waarderingen op basis van deze regeling.
Capelle aan den IJssel,
het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris, de burgemeester,
G.Kruijt. J.J. van Doorne.
Toelichting op de Procedureregeling functiebeschrijving, functie-indeling, functiewaardering en functie-indeling gemeente Capelle aan den IJssel 2008
Met de Procedureregeling functiebeschrijving, functiewaardering en functie-indeling gemeente Capelle aan den IJssel 2008 is ingaande 1 januari 2009 de invoering van de functiefamilies in de gemeentelijke organisatie van Capelle aan den IJssel vastgelegd. Het bestaande aantal functies in de gemeentelijke organisatie is ondergebracht in een aantal functiefamilies. In elke functiefamilie is een aantal bandbreedtes opgenomen. Met de bandbreedtes is de zwaarte van de in de betreffende functiefemilie opgenomen functies tot uitdrukking gebracht.
De Procedureregeling functiebeschrijving, functiewaardering en functie-indeling gemeente Capelle aan den IJssel 2008 treedt in de plaats van de Regeling Organieke Functiewaardering gemeente Capelle aan den IJssel 2005. De invoering van de functiefamilies die met de Procedureregeling is vastgelegd, betekent een andere meer organieke wijze van beschrijven van functies. Een belangrijke rol wordt bij het opstellen van de functiebeschrijving vervuld door de functiedeskundige, de externe deskundige van Capgemini te Utrecht, de systeemhouder van het ODRP-functiewaarderingssysteem versie 2008 (OFS 2008). Hij treedt hierbij in nauw overleg met het management van de gemeentelijke organisatie, in casu de afdelingshoofden en de unithoofden.
De systematiek van het waarderen van functies heeft geen wijziging ondergaan om reden dat nog steeds toepassing wordt gegeven aan het reeds jaren door de gemeente gehanteerde functiewaarderingssysteem. Het opstellen van het concept-waarderingsadvies vindt eveneens plaats door de functiedeskundige.
Waar in artikel 2 en in artikel 3 wordt gesproken over het vaststellen door het college van de functiebe-schrijvingen, de functiewaarderingen en de conversietabel moet hiervoor worden gelezen de algemeen directeur/ gemeente-secretaris, die deze taken uitoefent op grond van het aan hem door het college gegeven mandaat.
Een belangrijke rol in de gehele procedure van beschrijven, waarderen en indelen in een functiefamilie is in de Procedureregeling weggelegd voor de toetsingscommissie. Deze geheel uit externen bestaande commissie, waarvan de samenstelling en werkwijze ein de Procedureregeling is opgenomen, toetst het concept-waarderingsadvies en het conceptfunctie-indelingsadvies. Nadat de algemeen directeur/ gemeentesecretaris de conceptfunctie-indeling voorlopig heeft vastgesteld en deze aan de betrokken medewerker schriftelijk is medegedeeld, heeft deze vier weken de tijd om zijn bedenkingen hiertegen in te dienen. Deze procedure is in het leven geroepen om de ambtenaar zoveel mogelijk en in een vroeg stadium de gelegenheid te geven om zijn visie dan wel bezwaren tegen de functie-indeling naar voren te brengen zonder dat daarvoor de formele bezwarenprocedure moet worden gevolgd. Na het toetsen van de bedenkingen door de toetsingscommissie en de daarop volgende besluitvorming door het college vindt de definitieve vaststelling van de functie-indeling plaats. Vaststelling van de functie-indeling vindt eveneens plaats indien geen bedenkingen door de ambtenaar zijn ingebracht. Het definitieve besluit van het college tot vaststelling van de functie-indeling is een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit waarbij de binnen de gemeente geldende procedures worden gevolgd. Daarbij moet worden vastgesteld dat, in tegenstelling tot de mogelijkheid van bezwaar tegen de functiebeschrijving en de waardering in het kader van de Regeling Organieke Functiewaardering gemeente Capelle aan den IJssel 2005, een bezwaar door de medewerker alléén kan worden ingediend tegen het besluit betreffende de functie-indeling en derhalve niet tegen de functiebeschrijving en de functiewaardering.
In de slot- en overgangsbepaling van de Procedureregeling is vastgelegd dat de beschrijvingen en waarderingen die zijn vastgesteld in het kader van de Regeling Organieke Functiewaardering gemeente Capelle aan den IJssel 2005 van kracht blijven totdat zij zijn vervangen door beschrijvingen en waarderingen op basis van de Procedureregeling.