CVDR78257_4Financiële verordening van de gemeente Heiloo 2013nlregelingHeiloo2017-10-10HeilooOnbekendFinanciële verordening gemeente Heiloo 2013Gemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2013-03-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-03-052017-01-01wijziging13-4940Financiële verordeningGeen.Deze verordening treedt in werking per 5 maart 2013, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2013 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.Financiële verordening van de gemeente Heiloo 2013De raad der gemeente Heiloo; gelezen het raadsvoorstel van 29 januari 2013;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet besluit:
de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid,
alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de
financiële organisatie van de gemeente Heiloo te noemen de
“Financiële verordening van de gemeente Heiloo 2013” vast te
stellen;
de “Financiële verordening van de gemeente Heiloo 2011” vastgesteld
op 12 december 2011 gelijktijdig in te trekken;
te besluiten dat over het jaar 2012 al conform artikel 10 van de
“Financiële verordening gemeente Heiloo 2013” gehandeld wordt. De
toepassing van dit artikel heeft hierdoor ook betrekking op de
jaarrekening 2012.
1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
sector: Iedere organisatorische eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie die als zodanig is ingesteld;
administratie: Het systematisch verzamelen,
vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve
van het besturen, het functioneren en het beheersen van
(onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heiloo en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
financiële administratie: Het onderdeel van de
administratie dat omvat het systematisch verwerken van
financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de
gemeente Heiloo, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van de verantwoording daarover
administratieve organisatie: Het stelsel van
organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en
het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en
ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de
verantwoordelijke leiding;
financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en
toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten
van de gemeente Heiloo;
rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met
geldende wet- en regelgeving. Het in overeenstemming zijn met de
geldende interne regelgeving wordt in overleg met de accountant
bepaald;
doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties
met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde
maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk wordt
behaald.
1Begroten en verantwoorden2Programmabegroting1De raad stelt een programma-indeling vast.2De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
3Het college stelt, daar waar mogelijk, per programma indicatoren
voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de
te leveren goederen en diensten.4De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.5Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.3Producten1Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van
de toedeling van de producten uit de productraming aan de
programma’s.2De onderverdeling van de programma’s in de producten staat vast en
kan slechts bij raadsbesluit gewijzigd worden.4Kaders begroting1Het college biedt medio juni een brief aan over de kaders voor het
volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze brief
worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de
begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld
in artikel 8. Het college biedt met de programmabegroting een
meerjarenperspectief aan. 2De raad stelt de programmabegroting en het meerjarenperspectief vóór
15 november vast.5Uitvoering begroting1Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor
dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd
bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële
positie;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden
dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde
programma onder druk komt.
3Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.6Interne controle1Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het
college maatregelen tot herstel.2Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een
aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid
van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. De meest relevante bedrijfsonderdelen
en/of bedrijfsprocessen worden minimaal eens per 2 jaar
getoetst.3Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een
aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid
van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente
wordt minimaal eens in de vier jaar getoetst.4Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in
het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het
college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor
herstel van de tekortkomingen.5De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter
kennisgeving aan de raad aangeboden.7Tussentijdse rapportage en verantwoording1Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse
beleidsrapportage en begrotingswijzigingen over de realisatie van de
begroting van de gemeente.2De rapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende
tijdstippen:
de eerste begrotingswijzigingen vóór 15 juni van het lopende
begrotingsjaar;
de tweede begrotingswijzigingen vóór 15 november van het
lopende begrotingsjaar;
de beleidsrapportage vóór 15 september van het lopende
begrotingsjaar;
voor specifiek door de raad aan te wijzen programma’s en
projecten of paragrafen, wordt minimaal eenmaal per vier
maanden een rapportage aangeboden.
3De inrichting van de rapportages sluit aan bij de programma-indeling
van de begroting.4De begrotingswijzigingen gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft
de baten als de lasten.5Inde beleidsrapportage wordt indien hier aanleiding toe is aandacht
besteed aan afwijkingen van:
inkomsten uit de algemene uitkering gemeentefonds;
de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;
resultaten uit grondexploitaties;
realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
6Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas
een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen
en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het
betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke
verplichtingen, inzake:
investeringen groter dan € 250.000
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan €
100.000;
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter
dan € 100.000. Dit geldt niet voor grondtransacties waarvoor
een specifiek kader is vastgesteld;
de raad kan krachtens deze verordening verplichtingen aan
deze lijst toevoegen.
8Jaarstukken1Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar
de programma verantwoording.2Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
wat was daarvoor nodig;
wat de kosten waren;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
3De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of
de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.2Financiële positie9Financiële positie1Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad
heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de
meerjarenramingen is opgenomen.2Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de
programmabegroting vermeld.3De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de
investeringskredieten.10Waardering en afschrijving van activa1Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar
afgeschreven.2Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste
van de exploitatie gebracht.3De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair
afgeschreven in maximaal:
40 jaar: nieuwbouw en grote renovaties woonruimten,
schoolgebouwen, kantoren en bedrijfsgebouwen;
45 jaar: rioleringen;
30 jaar: renovaties, restauraties en aankoop woonruimten,
kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen;
15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;
Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet
geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst
genoemden worden altijd geactiveerd.4Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten
laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit
wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de
verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan
te geven tijdsduur.5Het college draagt zorg voor en legt vast de verdere uitwerking van
bovengenoemde artikelen in een nota activabeleid.11Voorziening voor oninbare vorderingen1Voor openstaande vorderingen betreffende:
onroerende zaakbelasting gebruikers;
onroerende zaakbelasting eigenaren;
hondenbelasting;
rioolrechten;
afvalstoffen- en reinigingsheffingen;
leges en rechten
wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van
het historische percentage van oninbaarheid. 2Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens
oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van
de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.12Reserves en voorzieningen1Het college biedt jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 2
genoemde programmabegroting een overzicht of paragraaf aan van de
reserves en voorzieningen.2Daarin worden mutaties in reserves en voorzieningen
weergegeven.13Kostprijsberekening1Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de gemeente Heiloo wordt een systeem van kostentoerekening
gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten
alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen
met de door de gemeente verleende diensten.2Voor de doorbelasting van overheadkosten wordt een verdeelsleutel op
basis van toegerekende fte’s toegepast.3Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves
voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de
kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten,
reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.4De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt
bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij
begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen
inclusief de voorzieningen.14Financieringsfunctie1Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie
zorg voor
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te
kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en
kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen
en het bereiken van een voldoende rendement op de
uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële
posities.
2Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de
volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt
uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA
rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating
agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een
solvabiliteitseis geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen
vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de
hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact
is.
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van
financiële risico’s;
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1
jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende
financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten
van middelen of het verlenen van garanties luiden in
euro;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de
wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de
kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden
overschreden.
3Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële
participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden
uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het
uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan
van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt
het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in
zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van
middelen, verstrekkingen van garanties en financiële
participaties.4Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder
het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de
regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de
bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut.5Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving
aan de raad.15Registratie bezittingen, activa en vermogen1Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie
van bezittingen.2Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en
de (crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en
registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier
jaar.3Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college
maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de
controle en eventuele plannen van verbetering worden ter
kennisgeving aan de raad aangeboden.3Subsidies16Verstrekking subsidies1.Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan.2.De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke
subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke
subsidies.3.In het jaarlijks op te stellen subsidieboek worden de uitgangspunten
van de nota vertaald.4Financiële organisatie en administratie17AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet-
en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
18Financiële administratieHet college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante weten regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen
die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan
gemeenten.
19Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
diensten;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleid- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van
leveringen tussen de diensten van de gemeente;
de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde
beheer van de sectoren.
20Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen
en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming
met nationale en Europese wet- en regelgeving.21Subsidieverstrekking en steunverleningHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan
ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in
overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de
subsidieverordening van de gemeente Heiloo.5Slotbepalingen22Inwerkingtreding1Deze verordening treedt in werking per 5 maart 2013, met dien
verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2013 voldoen aan de bepalingen van
deze verordening.2Deze verordening treedt in plaats van de “Financiële verordening
gemeente Heiloo 2011” vastgesteld door de raad op 12 december
2011.23Citeertitel1Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële
verordening gemeente Heiloo 2013”.Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Heiloo in de openbare
vergadering van4 maart 2013.op de artikelen van de verordening artikel 212 Gemeentewet2.ProgrammabegrotingArtikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin
de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van
dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting
vast.In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de
begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt
nu zelf het aantal en de inhoud van de programma’s van de begroting en kan
daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen.
Zo kan een gemeente programma's indelen naar doelgroepen of indelen volgens de
pijlers van het grote stedenbeleid. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten
grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling
vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor
een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling
wijzigen.Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan
we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen
zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren
kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de
gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten
en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel moet
de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het
college en/of de ambtelijke organisatie.3.ProductenDe raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt
het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording – een
productenraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling
daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel
van de begroting. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting
en verantwoording een overzicht wil hebben van welke producten er bij de
programma’s horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.4.Kaders begrotingDe artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel
4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste
gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven
het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad
expliciet een budgettair kader vaststelt. Als voorbereiding op het
meerjarenperspectief en de volgende programmabegroting wordt in juni een
kaderbrief aangeboden waarin minimaal de verwachte effecten van de meicirculaire
over de uitkering gemeentefonds worden vertaald om de verwachte financiële
bandbreedte voor de komende jaren aan te geven. Het meerjarenperspectief wordt
gelijk met de begroting voor de raad ter vaststelling geagendeerd.5.Uitvoering begrotingIn artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede
uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald
dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van
de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van
belang zijn voor de opstelling van de productenraming. Lid 3 doet hetzelfde voor
de uitvoering van de programma’s van de begroting. In het duale stelsel geeft de
raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze
uitvoeringsregels zijn aan het college.6.Interne controleDe raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle.
Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in
met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen. De verordening geeft in het
eerste en tweede lid aan het college de opdracht voor de inrichting van de
financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van
interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Voor een goede
interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In het tweede lid
van artikel 6 geeft de raad aan, welke onderzoeken hij nodig acht om de eisen
van controle te waarborgen en met welke frequentie deze onderzoeken moeten
worden uitgevoerd. Met de meest relevante bedrijfsonderdelen en/of
bedrijfsprocessen worden die onderdelen of processen bedoeld die
verantwoordelijk zijn voor de grootste geldstromen. Het derde en vierde lid
regelen dat het college op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij
tekortkomingen maatregelen tot herstel treft en dat de raad over de uitkomsten
van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt
gebracht. De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne
onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de
verordening artikel 213a Gemeentewet.7.Tussentijdse rapportage en informatieArtikel 7 formaliseert een belangrijk onderdeel van deplanning en control van de
raad. De raad geeft namelijk aan de aard van de informatie die het college
standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van
deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten
of bijsturing nodig is. Artikel 7, tweede lid, regelt wanneer de raad tussentijds
over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd.
In dit lid is gekozen voor twee begrotingswijzigingen en één beleidsrapportage.
Een andere mogelijkheid is een tussenrapportage per kwartaal, waarmee wordt
aangesloten op cyclus voor het aanleveren van financiële informatie aan derden,
o.a. het CBS en de Europese Unie. In Heiloo wordt alleen voor specifiek
aangewezen programma’s, projecten en of paragrafen minimaal per vier maanden
gerapporteerd. Door het vastleggen van de data in het artikel kan de raad een
maximale termijn vastleggen, waarbinnen de begrotingswijzigingen moeten worden
samengesteld en opgeleverd.In het derde en vierde lid van het artikel geeft de raad
kaders voor de inrichting van de begrotingswijzigingen. In het vijfde lid geeft de raad aan waarover hij in elk geval
in de beleidsrapportage wil worden geïnformeerd indien hier aanleiding toe is.
De stand van zaken van - en prognose voor het lopende begrotingsjaar kan
overigens naast de jaarstukken van het afgelopen jaar mede een belangrijke basis
zijn voor het inzicht voor en het opstellen van de volgende begroting.Het zesde lid gaat in op de informatieplicht van het college
voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten. De raad autoriseert
het college met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het
college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen
die in de programma’s besloten liggen in materiële zin en dus ook financieel
geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de
informatieplicht uit het vierde lid van artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan
van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met
ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen van de
raad inwinnen. De raad schrijft nu in dit lid voor welke privaatrechtelijke
rechtshandelingen in ieder geval vooraf aan de raad moeten worden gemeld. De
raad perkt hiermee de beoordelingsvrijheid in van het college door zelf te
bepalen wat belangrijk genoeg is om vooraf aan de raad mee te delen. De raad
schept op deze wijze echter ook zekerheid voor het college. Het college weet
welke informatie hij in elk geval vooraf aan de raad moet mededelen. Het
voorkomt mogelijke misverstanden. Voor verschillende privaatrechtelijke
rechtshandelingen zijn in de verordening limietbedragen ingevuld. Bij de
rechtshandelingen boven deze limieten wordt het college verplicht vooraf het
gevoelen van de raad in te winnen. Beneden deze bedragen blijft overigens de
informatieplicht voor het college gelden, zoals neergelegd in artikel 169,
vierde lid, Gemeentewet, dat wil zeggen dat het college gehouden is de raad te
informeren over het gebruik van collegebevoegdheden indien er om welke reden dan
ook ingrijpende gevolgen zijn te verwachten. De raad oefent zijn budgetrecht uit
door bij de begrotingswijzigingen het financiële effect vast te stellen. Een
andere mogelijkheid voor de vormgeving van dit artikel zou zijn het uitdrukken
van de limieten in percentages van het begrotingstotaal. Het is wel zaak dat de
limietbedragen voldoende hoog zijn vastgesteld, zodat het college niet voor elke
gelegenheid eerst de raad moet raadplegen. Hierdoor zou tijd van de raad en het
college verloren gaan en de handelingsvrijheid van het college onnodig worden
beperkt. Voor het vast stellen van de limieten moet vanzelfsprekend rekening
worden gehouden met de specifieke kenmerken van de gemeente. De raad en het
college zullen steeds de kosten (het offer) moeten afwegen die (dat) aan de
informatievoorziening is verbonden versus het nut, dus de toegevoegde waarde
ervan.8.JaarrekeningArtikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de
begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop. Basis
daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een
kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.9.De financiële positieDe raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het
college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen
moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het
vaststellen van de financiële positie in de programmabegroting, de
investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders
als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de
boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en
drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s
verantwoorde lasten.10.Waardering en afschrijving vaste activaDe verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de
“regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 10 stelt de regels voor
de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden
verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en
financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de
kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten
verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De
materiële vaste activa worden onderverdeeld in materiële vaste activa met
economisch nut en materiële vaste activa met alleen maatschappelijk nut.In het derde lid zijn de maximale afschrijvingstermijnen als
kader opgenomen. Hiervan kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is
dat de afschrijvingstermijn van een actief overeen moet stemmen met verwachte
economische levensduur.In het vijfde lid is aangegeven dat het college zorg dient te
dragen voor een nota activabeleid. In deze nota dient o.a. nader ingegaan te
worden op de te hanteren afschrijvingstermijnen en het moment van activeren en
afschrijven.11.Waardering oninbare vorderingenArtikel 11 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening
voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is
in dit artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en
de overige facturen. Voor de bulkfacturen van gemeenten wordt een voorziening
getroffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat
individuele beoordeling ondoenlijk is. In gemeenten betreft het hier veelal
vorderingen facturen lokale heffingen en rechten.12.Reserves en voorzieningenEen belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van
een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene
reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om
risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door
belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel
beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad. Artikel 11 bepaalt, dat het
college een overzicht of paragraaf over de reserves en voorzieningen aanbiedt.
In deze paragraaf kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de
reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat
voorzieningen een verplichtend karakter kennen.13.KostprijsberekeningIn artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven
neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2b Gemeentewet wordt geëist. De
grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke
besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde
kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel
worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen
kosten ook de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de vervaardiging
van het product, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. De salariskosten
van de burgemeester hoeven dus niet te worden meegenomen voor de
kostprijsberekening van de rioolrechten. Het toe te rekenen deel van de overhead
moet dus wel worden meegenomen in de kostprijsberekening. Artikel 229b, lid 2,
Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor
noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de geraamde
kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing mogen worden
meegenomen. Veel gemeenten hanteren daarnaast het mechanisme van
rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde
kapitaalgoederen. Artikel 13, lid 2 van de verordening bepaalt, dat deze beide
kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde
kostprijs. Indien is gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde
rente (is in Heiloo het geval) dan is het verplicht deze rente als lasten mee te
nemen in de kostprijs. Op grond van lid 3 moeten ook worden
meegenomen de kosten compensabele BTW voor rioolrechten, reinigingsrechten en
afvalstoffenheffing. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele
BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen
mogen worden in de kostprijsberekening, omdat de gemeente deze kosten wel heeft,
ook al wordt de BTW gecompenseerd. Het rentepercentage van de toerekening van
kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de
kostprijs. Dit wordt in de gemeentelijke boekhouding bereikt door de zogenaamde
rente omslagmethode. Het rentepercentage dat wordt gehanteerd bij de
omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het rentepercentage valt zodoende
onder het budgetrecht van de raad. Daarnaast is bij de renteomslag van de
kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over het eigen vermogen
toegestaan en in Heiloo toegepast. Artikel 13, lid 4 legt het
te hanteren rentepercentage voor de omslagrente van de kapitaallasten vast.14.FinancieringsfunctieDe financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat
artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de
financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid
onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de
financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde
in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het
Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stelt de
raad doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het college gelden. Het
vierde lid van het artikel draagt het college op een financieringsstatuut
(treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de
dagelijkse uitvoering Onderwerpen die in zo’n besluit aan de orde komen zullen
met name betreffen het derivatenbeheer (indien van toepassing), het kasbeheer,
het risicobeheer, de financiering en de administratieve organisatie. Onder het
risicobeheer vallen het renterisicobeheer, het kredietrisicobeheer, het
koersrisicobeheer, het interne liquiditeitsbeheer en het valutarisicobeheer
(indien van toepassing).In het tweede lid onder a wordt gesproken van een vereiste
rating die een financiële instelling moet hebben. De regelgeving schrijft voor
dat het minimaal om een A-rating moet gaan. Gemeenten kunnen zelf een zwaardere
rating vaststelling, bijvoorbeeld AA zoals in Heiloo het geval is op verzoek van
de provincie. In onderdeel b wordt verder gesproken over een hoofdsomgarantie
voor uitzettingen. Dit is de minimumeis die volgens de regeling geldt. De
nominale waarde van de uitzetting blijft dan in ieder geval intact. Gemeenten
kunnen een nog lager risicoprofiel kiezen voor uitzettingen indien op de
hoofdsom een inflatiepercentage gezet wordt van bijvoorbeeld 2%. Dat is niet
gebruikelijk en wordt dan ook niet voorgesteld in Heiloo. De kasgeldlimiet en de
renterisiconorm zijn wettelijk geregeld (Wet financiering decentrale overheden,
artikel 3 en 4, respectievelijk 5 en 6). Overschrijding is niet toegestaan.
Gedeputeerde staten van de provincie moeten in hun hoedanigheid van
toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een
tijdelijke overschrijding tolereren. Bij overschrijding kan de gemeente worden
geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende
(kasgeldlimiet) of langlopende(renterisiconorm) leningen. De raad dient daarom
wanneer overschrijding dreigt terstond geïnformeerd te worden.15.Registratie bezittingen en activaVoor een goed beeld van de financiële positie is een registratie van de
gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie
actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de
registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te
treffen.16.Verstrekking subsidiesEen belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het
budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke
subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken
opgenomen. Artikel 4.16 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie
slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk
voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies
kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten
hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Gemeenteraden hebben in
de regel op grond van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening
vastgesteld. Artikel 16 regelt, dat de raad periodiek een nota ontvangt waarin
het college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van subsidies
en een overzicht van de toegekende subsidies. De nota wordt in de praktijk
eenmaal per raadsperiode aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds
agenderen.17.AdministratieIn artikel 17 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van
de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden
vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze
verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten
die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze
zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de
ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 18, 19 en 20.18.Financiële administratieEen belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie.
Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de
verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en
verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en
verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële
administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële
verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun
rol als toezichthouder, het rijk, CBS, de Europese Unie etc.19.Financiële organisatieIn dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële
organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de
ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders
voor het college, waaraan hij zich moet houden. In de onderdelen 1 en 2 worden
eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de
gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen 3
t/m 6 worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording
daarover.20.Aanbesteding en inkoopDe inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn
belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen
hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve
aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid
kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel
20 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding
van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese
Unie dient daarbij nageleefd te worden.21.Subsidieverstrekking en steunverleningEen ander kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en
steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol
te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze
activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.22.InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212
Gemeentewet opgestelde verordening.23.CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken
naar deze verordening kan verwijzen.