Organisatie | Losser |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders. |
Citeertitel | Reglement van orde college |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Politiek, bestuur en samenleving |
Deze regeling vervangt het op 6 februari 1996 vastgesteld reglement.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-10-2010 | nieuwe regeling | 21-09-2010 | 21-09-2010, 6 |
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te voeren, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van vergaderingen; kennisneming te behandelen stukken
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig achten. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden. In onderling overleg wordt het tijdstip bepaald waarop de leden van het college de gelegenheid wordt gegeven van de te behandelen stukken kennis te nemen. Stukken die niet ter kennis van de leden zijn gebracht worden niet behandeld, tenzij het college anders beslist. De te behandelen stukken worden schriftelijk aan de vergadering voorgelegd met gebruikmaking van een daarvoor door het college vastgesteld formulier of stempel.
De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering. Het verslag bevat tenminste:
a. de namen van de aanwezige leden;
b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
d. een formulering van de door het college genomen besluiten;
e. een zakelijke samenvatting van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden; Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Indien tijdens een vakantieperiode wordt vergaderd met toepassing van artikel 56, tweede lid Gemeentewet (vergaderen indien er geen quorum aanwezig is), is de besluitvorming beperkt tot:
a. beslissen op aanvragen, waarbij (wettelijke) beslistermijnen in het geding zijn;
b. nemen van beslissingen op bezwaar;
c. beslissen omtrent het voeren van verweer en rechtsgedingen, inclusief voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;
d. nemen van overige onuitstelbare besluiten, maar niet dan nadat het verantwoordelijke collegelid is geconsulteerd.
Losser, 21 september 2010
Het college van burgemeester en wethouders van Losser;
loco-secretaris, burgemeester,
G.W.B. Geessink MBA drs. J.D. Westendorp
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Na vaststelling van het reglement wordt een exemplaar aan de raad toegezonden.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling. Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden.
Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.
Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat zowel de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), als ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.
Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.
Dit artikel regelt de taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Deze zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen artikel 56 Gemeentewet. Het artikel bevat de regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit Gemeentewetsartikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het RvO voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.
Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht.
Om de bestuurlijke continuïteit in de vakantieperiode te garanderen, is het in Losser de gewoonte om in die periode met toepassing van artikel 56, tweede lid van de Gemeentewet de vergaderingen gewoon doorgang te laten vinden. In artikel 56, lid 1 van de Gemeentewet is bepaald dat in vergaderingen van het college slechts beraadslaagd en besloten kan worden als tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. In het tweede lid van artikel 56 Gemeentewet is bepaald dat indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, de (loco-)burgemeester onder verwijzing naar dit artikel een nieuwe vergadering belegt. Op grond van lid 3 van artikel 56 Gemeentewet is daarop de quorum-bepaling niet van toepassing.
Omdat in een dergelijke situatie de meerderheid van het college niet aanwezig is, wordt de besluitvorming beperkt tot zaken die in het kader van beslistermijnen of klantgerichtheid geen uitstel dulden. Het gaat om de volgende categorieën:
- beslissen op aanvragen, waarbij (wettelijke) beslistermijnen in het geding zijn;
- nemen van beslissingen op bezwaar;
- beslissen omtrent het voeren van verweer en rechtsgedingen, inclusief voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;
- nemen van overige onuitstelbare besluiten, maar niet dan nadat het verantwoordelijke collegelid is geconsulteerd.
Het consulteren van het verantwoordelijke collegelid kan telefonisch gebeuren.
Artikel 6 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 6 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.