Organisatie | Vlaardingen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening van Vlaardingen 1996 |
Citeertitel | Archiefverordening van Vlaardingen 1996 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuur en recht |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening van de gemeente Vlaardingen van 1973 (gemeenteblad nr. 2772) en de instructie voor de gemeente-archivaris te Vlaardingen (Besluit B&W dd. 23 november 1971 nr. V.15.820).
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2013 | 01-07-2013 | intrekking | 19-09-2013 Gemeenteblad 2013-60, 25-09-2013 | 525886 | |
30-12-1999 | 01-01-1996 | 01-07-2013 | nieuwe regeling | 08-12-1999 Gemeenteblad 1999, 32. 30-12-1999 | DCO/2006/48882 |
De gemeenteraad van Vlaardingen;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de
het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen
de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris
degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk III De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten voor het beheren van de archiefbescheiden van de gemeentelijke beheerseenheden.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de Commissie voor Algemene en Bestuurlijke Zaken).
Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 23.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
De in de archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen kunnen uitsluitend op de vastgestelde openingstijden onder toezicht worden geraadpleegd.
De archivaris is, uit hoofde van zijn functie, bevoegd de toegang tot het gebouw c.q. bepaalde ruimten te weigeren en personen die de gegeven regels en aanwijzigingen niet nakomen te doen verwijderen.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in
de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief.
Het college van burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder vraagt advies aan de archivaris bij het voornemen om aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
b verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
c ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, onder overlegging van het functioneel ontwerp ter toetsing aan de wet;
d voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De Archiefverordening van de gemeente Vlaardingen van 1973 (gemeenteblad nr. 2772) en de instructie voor de gemeente-archivaris te Vlaardingen (Besluit B&W dd. 23 november 1971 nr. V. 15.820) worden ingetrokken.