| Organisatie | Vlaardingen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Vlaardingen |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer van Vlaardingen 2001 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Automatisering en informatisering |
Deze besluit vervangt het besluit Archiefvoorschriften van de gemeente Vlaardingen.
Bomenverordening Vlaardingen 2005, art. 5
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-2001 | 10-10-2013 | nieuwe regeling | 17-09-2001 | DCO/2006/47114 |
Het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen:
gelet op artikel 8 van de “Archiefverordening van Vlaardingen 1996”
besluit vast te stellen de volgende:
Voorschriften voor het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld
bij besluit van de gemeenteraad d.d. 8 december 1999;
het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen
de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van
informatiesystemen en documenten;
een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit de verschillende diensten aangemerkt. Dit zijn de Bestuursdienst, de Facilitaire Dienst, de Dienst Stadswerk en de Dienst Welzijn.
De hoofden van de beheerseenheden zijn belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hen ressorterende taken.
Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als gewaarmerkt archiefexemplaar.
De hoofden van de beheerseenheden dragen — voor zover van toepassing — zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 10 Identificering van documenten
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
De hoofden van de beheerseenheden dragen in overleg met de sector DIV zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Artikel 12 Ordening en toegankelijkheid van documenten
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor dat de onder hun staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
Artikel 15 Bewaring van documenten
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de onder hun beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder hun beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Artikel 18 Beveiliging en raadpleging van documenten
De hoofden van de beheerseenheden dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De hoofden van de beheerseenheden laten bijhouden welke documenten uit de onder hun beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de 1jdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 5 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Artikel 22 Vervanging van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Artikel 23 Vervreemding en overdracht van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 28 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Artikel 25 Selectie en vernietiging van documenten
De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan het college van burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Wet.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.