Controleverordening van de gemeente Son en Breugel

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Son en Breugel
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Controleverordening van de gemeente Son en Breugel
Citeertitel	Controleverordening van de gemeente Son en Breugel
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	bestuur en recht

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 213

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
18-11-2004			Nieuwe regeling	30-09-2004 De Brug, 13 oktober 2004	04.0013049, 04.0013050 (toel.)

Tekst van de regeling

Intitulé

Controleverordening van de gemeente Son en Breugel

De raad van de gemeente Son en Breugel;

Gezien het voorstel van het College van Burgemeesters en Wethouders van 14 september 2004, bijlage nr.: 52 - 2004, en gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;

BESLUIT:

Vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Son en Breugel.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
AccountantEen door de raad benoemde:Registeraccountant, of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants, waaronder begrepen registeraccountants, samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b.
AccountantscontroleDe controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties;3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet in acht worden genomen.
c.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante geldende wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
d.
Deelverantwoording Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van in principe 3 jaar.
2
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
4
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria, en per selectiecriterium de bijbehorende weging, vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

1
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de
geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende
verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en
goed toegankelijk zijn.
3
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem
bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem
bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
5
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling
van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het
beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waar op de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit de raad, een vertegenwoordiger van de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling Mensen en Geld.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en
voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt
nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daar over verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uit-
voeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de ac-
countant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst,
ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

1
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen, welke van niet bestuurlijk belang zijn, aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling mensen en geld dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd. Het college heeft de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.
4
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 18 november 2004, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening van de gemeente Son en Breugel”.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 30 september 2004.

DE RAAD VOORNOEMD,

De griffier, De voorzitter,

mr. F. den Hengst drs. J.F.M. Gaillard

Toelichting 1 TOELICHTING BIJ DE

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

In dit artikel wordt de opdrachtverlening van de accountantscontrole geregeld. De raad benoemd in overleg met het college een bevoegd accountant voor een bepaalde periode. In de verordening is door de raad gekozen voor een periode van in principe 3 jaar.

Voor de accountantscontrole geldt ook het Besluit accountantscontrole gemeenten (artikel 213, lid 6 Gemeentewet). Het Besluit accountantscontrole gemeente bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. De goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het Besluit accountantscontrole gemeenten worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventueel door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld. Een rapporteringstolerantie is een bedrag dat voorvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. Aanscherping van de eisen door de raad zal leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s).

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van de jaarstukken aan de raad moet de jaarrekening eerst zijn gecontroleerd door een bevoegd accountant (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is de raad die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. De burgemeester sluit de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant (artikel 171, lid 1 Gemeentewet).

Artikel 3. Informatieverstrekking door het college

In dit artikel wordt de verplichting van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant geregeld. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van het jaarverslag en de jaarrekening. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. De raad verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de jaarrekening te hebben achtergehouden. Deze verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor 1 juli moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet eventueel erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Het college overlegt bij de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad ook de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen (artikel 197 Gemeentewet).

Artikel 4. Uitvoering controle

In dit artikel wordt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole geregeld. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole en het college volgend. Ten behoeve van doeltreffende en doelmatige accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Toegang tot informatie

In dit artikel wordt geregeld, dat het college de plicht heeft om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Dit met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals is neergelegd in het programma van eisen bij aanbesteding van de werkzaamheden.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

In dit artikel wordt geregeld de overige controles van werkzaamheden binnen de gemeente, waarvoor de inzet van een bevoegd accountant is gewenst dan wel verplicht. De aanwijzig van de accountant voor de uitbesteding van advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid is een bevoegdheid van het college. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van deze specifieke werkzaamheden voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn eventuele bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Hierbij moet opgemerkt worden, dat de accountantswetgeving op het gebied van dit soort werkzaamheden de komende jaren wordt aangescherpt.

Met betrekking tot de overige controle werkzaamheden, waaronder de uitvoering van de medebewindstaken door de gemeente (specifieke uitkeringen), wordt een afzonderlijke accountantsverklaring geëist door de betreffende ministeries. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort werkzaamheden is een bevoegdheid van het college. In het algemeen zal het college de door de raad benoemde account inschakelen. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is.

De accountant die de jaarrekening controleert is bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen de controles van de jaarrekening en de controles van onder andere medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit kan mogelijk besparingen opleveren voor de gemeente. In bepaalde gevallen is de inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelf onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische- dan wel van organisatorische aard zijn.

Artikel 7. Rapportering

In dit artikel worden geregeld de aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van door de accountant uitgevoerde controles, naast de in artikel 213 lid 3 en 4 Gemeentewet benoemde accountantsverklaring en het verslag van de bevindingen. Deze zaken worden opgenomen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de werkzaamheden.