Organisatie | Woerden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Documentaire Informatie 2003 |
Citeertitel | Verordening Documentaire Informatie 2003 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | automatisering en informatisering |
Deze regeling vervangt de "verordening Documentaire Informatie" van de gemeente Woerden, vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26-05-1997.
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-10-2011 | 06-10-2011 | intrekking | 22-09-2011 Woerdense Courant 5 oktober 2011 | 2011/10 | |
23-05-2003 | 01-05-2003 | 06-10-2011 | nieuwe regeling | 24-04-2003 Woerdense Courant 15-05-2003 | 2003/04 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet : de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
c. organisatieonderdeel : een afdeling; de raadsgriffie (valt tevens onder beschrijving artikel 1b. van deze verordening);
d. de archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
e. de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
f. beheerseenheid : het organisatieonderdeel dat is belast met de documentaire informatieverzorging;
g. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
h. documenten : de in de wet in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archief-bewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden conform de bij of krachtens de wet gestelde eisen is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aan-merking komen.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de in de gemeentelijke legesverordening vermelde tarieven en voorwaarden.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De hoofden van de organisatieonderdelen verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de documenten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin documenten zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de documenten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het hoofd van de beheerseenheid alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Het hoofd van de beheerseenheid doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
a. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
c. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
d. voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem.
De gemeentesecretaris doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van een of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon, voorzover dit consequenties heeft t.a.v. het archief.