CVDR77471_1Financieel beleid, beheer en financiële inrichtingnlregelingAalburg2018-03-20AalburgOnbekendVerordening uitgangspunten financieel beleid, beheer en inrichtingGemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2003-10-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-11-152012-01-01Nieuwe regelingGeenGeen.Geen.Financieel beleid, beheer en financiële inrichtingVastgesteld door de gemeenteraad op 30 oktober 200311Definities1In deze verordening wordt verstaan onder:
dienst/afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen
rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college
heeft.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen
van) de organisatie van de gemeente Aalburg en ten behoeve
van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie
dat omvat het systematisch maken en verwerken van
aantekeningen betreffende de financiële gegevens van
(onderdelen van) de organisatie van de gemeente Aalburg,
teneinde te komen tot een goed inzicht in:a. de
financieel-economische positie;b. het financiële beheer;c.
de uitvoering van de begroting;d. het afwikkelen van
vorderingen en schulden;e. alsmede tot het afleggen van
rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie: het stelsel van
organisatorische maatregelen gericht op het tot stand
brengen en het in stand houden van de goede werking van de
bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve
van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer : het uitoefenen van bestuur over en
toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van
rechten van de gemeente Aalburg.rechtmatigheid: het in
overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving,
waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en
collegebesluiten.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met
een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke
effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden
behaald.
1Begroting en verantwoording1Kaderstellen2Programmabegroting1.De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe
raadsperiode een programma-indeling vast.2.De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
3.Het college stelt voorts per programma indicatoren voor met
betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te
leveren goederen en diensten.4.De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid,
vast.5.Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.3Producten1.Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven
van de toedeling van de producten uit de productraming aan de
programma’s.2.De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor
de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot
wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet
vermeld.4Kaders begroting1.Het college biedt uiterlijk 01 juni van het begrotingsjaar een
nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de
drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen
betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld
in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel.2.De raad stelt deze nota uiterlijk 30 juni vast.1Uitvoering5Uitvoering begroting1.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg
voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals
geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting
van de financiële positie.;
de lasten van de producten niet dusdanig worden
overschreden dat de realisatie van andere producten
binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.1Beheersing en Interne controle6Interne controle1.Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college
maatregelen tot herstel.2.Het college biedt een nota aan inzake de bestrijding van
misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke
regelingen.3.In geval van misbruik of oneigenlijk gebruik stelt het college
de raad daarvan onverwijld in kennis.4.Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder
bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt minimaal eens in de 8
jaar getoetst.5.Het college zorgt, indien nodig, op basis van de resultaten van
de toets bedoeld in het derde lid voor een plan van verbetering.
Het college neemt op basis van dit plan maatregelen om de
tekortkomingen te herstellen.6.De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden
ter kennisgeving aan de raad aangeboden.1Rapportage en Verantwoording7Tussentijdse rapportage en informatie1.Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente
over de periode tot en met april en de periode tot september van
het lopende boekjaar.2.De tussenrapportages worden ter behandeling aangeboden op de
volgende tijdstippen:- de eerste tussenrapportage voor de
raadsvergadering van juni van het begrotingsjaar;- de tweede
tussenrapportage voor de raadsvergadering oktober van het
begrotingsjaar;3.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4.De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de
lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar
aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de
rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan
afwijkingen van:
inkomsten uit de algemene uitkering;
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
5.Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt
pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn
wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen
voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde
afzonderlijke verplichtingen inzake het verstrekken van
leningen, waarborgen en garanties die risicovol zijn.6.Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit
nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en
bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het
college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvoor in de
begroting geen budget is opgenomen en waarbij er sprake is van
een jaarlijkse last groter dan € 10.000.8Jaarstukken1.Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en
naar de programma verantwoording.2.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en diensten zijn geleverd;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
2Financiële positie1Kaderstellen9Financiële positie1.Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de
raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële
positie en de meerjarenramingen is opgenomen.2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden
bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet
vermeld.3.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de
investeringskredieten.10Waardering 1Het college biedt eens in de vier jaar de beleidsnota "Activa-
en Afschrijvingsbeleid" aan.11Voorziening voor oninbare vordering1(artikel 11 modelverordening is niet opgenomen)12Reserves en voorzieningen1.Het college biedt eens in de vier jaar gelijktijdig met de in
artikel 4 genoemde nota de (bijgestelde) nota reserves en
voorzieningen aan2.De nota behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves
en de voorzieningen;
in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in
artikel 15.
13Kostprijsberekening1(de leden 1 en 2 uit artikel 13 van de modelverordening zijn
verwerkt als lid 4 respectievelijk lid 5, van artikel 15. Lid 3
van artikel 13 modelverordening is verwerkt als artikel 18 lid
2.)14Financieringsfunctie1De regels met betrekking tot de uitvoering van de
treasuryfunctie zijn vastgelegd in het "Treasurystatuut".3Paragrafen16Lokale heffingen1.Het college biedt eenmaal in de 4 jaar ter vaststelling door de raad
de nota "Lokale heffingen" aan. Deze nota behandelt in ieder
geval:
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke
belastingen en heffingen;
de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse
bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2.De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de
bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen
zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel
overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per
verstrekte dienst.3.Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven,
heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college via de
begroting aan de raad per verordening de actueel geraamde
hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de
tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per
verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde
door de gemeente verstrekte diensten.4.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de gemeente Aalburg wordt een systeem van kostentoerekening
gehanteerd.Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten
alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen
met de door de gemeente verleende diensten.5.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan de
reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa,
de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de
rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW.6.Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf
lokale heffingen verslag van:- de opbrengsten per lokale heffing;-
het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;- de kostendekkendheid van
de rioolrechten en de afvalstoffenheffing;- de (ontwikkeling van de)
lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen,
meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.17Weerstandsvermogen en risicomanagement1.Het college biedt eenmaal in de vier jaar een nota
"Weerstandsvermogen" aan waarin het college aangeeft de risico’s van
materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s
zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s
in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de paragraaf bedoeld
in het eerste lid. Hierbij wordt speciale aandacht gegeven aan:
renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;
claims door derden;
kosten van vermoedelijke bodemverontreiniging;
faillissement en verbonden of geborgde partijen.
2.Het college geeft in deze nota ook aan de weerstandscapaciteit en in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.18Onderhoud kapitaalgoederen1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar
groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast binnen 3 maanden nadat de nota is
aangeboden.2.Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota
rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding
van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast binnen 3 maanden nadat de nota is
aangeboden.3.Het college biedt eens in de vier jaar bij de begrotingsraad een
nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de
raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en
de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota bij de behandeling van de voorjaarsnota vast.4.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het
geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan
openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
riolering, gebouwen.19Financiering1.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
"Financiering" in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisiconorm;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de
komende drie jaar;
de rentevisie, rentekosten en rente-opbrengsten verbonden
aan de financieringsfunctie.
2.De omslagrente voor de berekening van de kapitaallasten wordt
bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij
begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen
en voorzieningen.20Bedrijfsvoering1.Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad
gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de
relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de
gemeente.2.In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de
tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In het
jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde
onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe
ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan:
aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd
en beloningsschaal;
de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van
personeel;
de directe loonkosten;
de personeelskosten
de kosten inleenkrachten;
de kosten van ingehuurde externen;
de huisvestingskosten;
de automatiseringskosten;
vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en
inkrimping van de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke
huisvesting, het gemeentelijk materieel en de gemeentelijke
automatiseringssystemen.
3.Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de
begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar
de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a
Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.21Verbonden partijen1.Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
verbonden partijen aan.2.Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar
belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel
resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de
gemeente.3.De paragraaf bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het
aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder
het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden
partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
verbonden partijen en de financiële voorwaarden.22Grondbeleid1Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de
raad.23Verstrekking subsidies1(artikel 23 van de modelverordening is niet opgenomen)4Financiële organisatie en administratie24Administratie1De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor
het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle
op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen.
25Financiële administratie1Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten en andere relevante wet- en
regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere
instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen
opleggen aan gemeenten.
26Financiële organisatie1Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en
een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
diensten op de schaal van de gemeente een adequate scheiding
van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden,
zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de
betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en
beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
27Aanbesteding en inkoop1De gemeente Aalburg kent een nota “Aanbestedingsbeleid”. Het college
draagt middels deze nota zorg voor en legt vast de interne regels
voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels
waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels
terzake van de Europese Unie. Het opgestelde Handboek
administratieve organisatie dient hierbij als uitgangspunt.28Subsidieverstrekking en steunverlening1(artikel 28 van de modelverordening is niet opgenomen)5Slotbepalingen29Inwerkingtreding1Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien
verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze
verordening.30Citeertitel1Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “reglement
uitgangspunten financieel beleid”.Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad donderdag 30 oktober
2003de griffier, de voorzitter,1Artikelgewijze toelichtingArtikel 2. ProgrammabegrotingArtikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin
de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van
dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast,
evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren. In het Besluit
comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies
verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt nu zelf het aantal en de
inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet
aanpassen aan de eigen politiekbestuurlijke wensen. Zo kan een gemeente
programma's indelen naar doelgroepen of indelen volgens de pijlers van het grote
stedenbeleid. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de
indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling vast. Meestal zal die
vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele
raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.
Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan
we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen
zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren
kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de
gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten
en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel moet
de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het
college en/of de ambtelijke organisatie. Wel zal het college de indicatoren
dienen te formuleren, hetgeen evenwel eerst goed mogelijk is nadat de beoogde
maatschappelijke effecten helder zijn geformuleerd.Artikel 3. ProductenDe raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt
het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een
productraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling
daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel
van de begroting. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting
en verantwoording een overzicht wil hebben van welke producten er bij de
programma’s horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.Artikel . Kaders
begrotingDe artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de
begroting. Artikel gaat overhet meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals
in de meeste gemeenten gebruikelijkis, de grondslag voor de eigenlijke
begroting. Gegeven het grote belang van hetbudgetrecht van de raad, is het
logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt.Artikel 5. Uitvoering begrotingIn artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede
uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald
dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van
de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van
belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor
de uitvoering van de programma’s van de begroting. In het duale stelsel geeft de
raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze
uitvoeringsregels zijn aan het college.Artikel 6. Interne controleDe raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle.
Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in
met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen. De verordening geeft in het
eerste en tweede lid aan het college de opdracht voor de inrichting van de
financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van
interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Voor een goede
interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In het derde lid van
artikel 6 geeft de raad aan, welke onderzoeken hij nodig acht om de eisen van
controle te waarborgen en met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden
uitgevoerd. Het vierde en vijfde lid regelt dat het college op grond van de
uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft
en dat de raad over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen
tot herstel op de hoogte wordt gebracht. De genoemde onderzoeken in dit artikel
omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken
zijn opgenomen in de verordening artikel 213a Gemeentewet.Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatieArtikel 7, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel
van de planning en control van de raad. De raad geeft namelijk aan de aard van
de informatie die het college standaard dient te verstrekken evenals de
reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van
de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Artikel 7 regelt
wanneer de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende
begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor twee
tussenrapportages. Door het vastleggen van de datum in het artikel kan de raad
een maximale termijn vastleggen, waarbinnen de tussenrapportages moeten worden
samengesteld en opgeleverd. In het derde lid van het artikel geeft de raad
kaders voor de inrichting van de tussenrapportages. In het vierde lid geeft de
raad aan waarover hij in elk geval in de tussenrapportages wil worden
geïnformeerd. Om de gemeentelijke organisatie niet op te zadelen met een
rapportagecircus is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportages niet te
uitgebreid en overzichtelijk zijn. De stand van zaken van - en prognose voor het
lopende begrotingsjaar kan overigens naast de jaarstukken van het afgelopen jaar
mede een belangrijke basis zijn voor het inzicht voor en het opstellen van de
komende begroting. Het vijfde en zesde lid gaan in op de informatieplicht van
het college voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten. De raad
autoriseert het college met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het
door het college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke
verplichtingen die in de programma’s besloten liggen in materiële zin oftewel
financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het
college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het
aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college
met ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen
van de raad inwinnen. De raad schrijft nu in dit artikel voor welke
privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan de raad moeten
worden gemeld. De raad perkt hiermee de beoordelingsvrijheid in van het college
door zelf te bepalen wat belangrijk genoeg is om vooraf aan de raad mee te
delen. De raad schept op deze wijze echter ook zekerheid voor het college. Het
college weet welke informatie hij in elk geval vooraf aan de raad moet
mededelen. Het haalt mogelijke misverstanden en politieke spanningen uit de
lucht. Verschillende privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn in de verordening
benoemd. Tevens is een limietbedrag ingevuld. Bij de rechtshandelingen boven
deze limieten wordt het college verplicht vooraf het gevoelen van de raad in te
winnen. Beneden deze bedragen blijft overigens de informatieplicht voor het
college gelden, zoals neergelegd in artikel 169, vierde lid, Gemeentewet, dat
wil zeggen dat het college gehouden is de raad te informeren over het gebruik
van collegebevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen
zijn te verwachten. Het limietbedrag in de verordening is zodanig hoog
vastgesteld, dat het college niet bij elke kleine zaak eerst de raad moet
raadplegen. Hierdoor zou kostbare tijd van de raad en het college verloren gaan
en de handelingsvrijheid van het college worden gefrustreerd. Iets wat de
dualiseringsoperatie juist probeert te voorkomen. De raad en het college zullen
steeds moeten afwegen de kosten die aan de informatievoorziening zijn verbonden
versus het nut, alsmede de toegevoegde waarde ervan. Al snel namelijk wordt een
overvloed aan informatie gevraagd.Artikel 8. JaarrekeningArtikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de
begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop. Basis
daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een
kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.Artikel 9. De financiële positieDe raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het
college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen
moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het
vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De
autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten
gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van
gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van
aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten.Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activaDe nota activa en afschrijvingsbeleid bevat de “regels voor waardering en
afschrijving activa” en vloeit direct voort uit artikel 212, eerste lid, sub a,
Gemeentewet. Aalburg kent ter zake een bestendige werkwijze, met vaste normen en
een uitgekristalliseerd beleid, hetgeen in de eerste helft van 200 in de vorm
van een nota nader zal worden vastgelegd.Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingenDeze bepaling is (vooralsnog) niet opgenomen omdat de toegevoegde waarde van het
beschikken over deze informatie in de huidige situatie niet opweegt tegen de
belasting van het ambtelijk apparaat, het college en de raad.Artikel 12. Reserves en voorzieningenEen belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van
een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene
reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om
risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door
belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel
beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad. Artikel 12 bepaalt, dat het
college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en
vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor
de omvang van de reserves . Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan
de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het
inzichtelijk in de nota in te aan op de voorzieningen.Artikel 14. FinancieringsfunctieDe financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelenbeheer. Geziende operationele kwetsbaarheid van deze functie zijn de
regels met betrekking tot de uitvoeringhiervan vastgelegd in het "
Treasurystatuut".Artikel 15. Registratie bezittingen en activaVoor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van
degemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie
actueel enjuist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de
registratie te controleren enbij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Overigens is deze bepaling in de contextvan de gemeente Aalburg een relatief
“zware” bepaling.Artikel 16. Lokale heffingenHet nieuwe artikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de
verordening 212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van
de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als
bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als
bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer. In de verordening is er voor gekozen
om als uitgangspunt van het financieel beleid de grondslagen voor de bepaling
van heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren. Zo zijn ook
opgenomen regels voor de bepaling van de lokale belastingen.Het eerste lid van
artikel 16 regelt, dat het college elk jaar een nota lokale heffingen aan de
raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling van de lokale lasten. Het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft de minimumeisen
voor die moeten worden vermeld, namelijk: a. de geraamde inkomsten;b. het beleid
ten aanzien van de lokale heffingen;c. een overzicht op hoofdlijnen van de
diverse heffingen;d. een aanduiding van de lokale lastendruk;e. een beschrijving
van het kwijtscheldingsbeleid.Artikel 17. WeerstandsvermogenEen gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen
een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, of er moeten
voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anderszins worden opgevangen. Voor
een deel van de risico’s is dit echter niet het geval. Daarnaast kiezen
gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s eigen risicodrager
te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren.De niet
verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële
consequenties. Het is dus zaak voor een gemeente, dat ze zich bewust is van de
risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is echter
niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde risico’s die
zich voordoen, moet de gemeente opgevangen met het eigen vermogen, door
belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting. Het eerste
lid van artikel 17 eist dat het college eens in de vier jaar een nota aan de
raad aanbiedt, waarin het college uiteenzet hoe hij omgaat met de inventarisatie
en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen
van de gemeente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Een
ander voorbeeld van een regel voor de beheersing van risico’s is, dat er
jaarlijks een rentevisie wordt gemaakt, waarmee de gemeente het renterisico op
haar leningportefeuille op een aanvaardbaar niveau houdt. Ieder college kan zelf
invulling geven hoever hij met deze regels wil gaan. Ten tweede moet het college
in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand ervan het gewenste
weerstandscapaciteit bepalen.Het tweede lid regelt over welke risico’s en hun
financiële consequenties de raad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen
van de begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd. Het “Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten” verplicht een aantal zaken
op te nemen in de paragraaf, namelijk:a. een inventarisatie van de
weerstandscapaciteit;b. een inventarisatie van de risico’s;c. het beleid omtrent
de weerstandscapaciteit en de risico’s;Voor de speciale aandacht in de
verordening kan men denken aan een opsomming van de risico’s zoals:a.
tegenvallende rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;b. lopende en te verwachten
claims van derden;c. nog niet getaxeerde kosten van (vermoedde)
milieuverontreiniging;d. dreigend faillissement van derden bij wie
borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederenIn artikel 18 stelt de raad regels voor de begrotings- en
verantwoordingsinformatie aan de raad over het onderhoud aan kapitaalgoederen.
De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste tot en met het vierde
lid regelen, dat er nota’s aan de raad worden aangeboden over het onderhoud aan
de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken
worden ingegaan en kan de raad de kaders voor het toekomstig beleid
uiteenzetten. Door het vastleggen van de data in de verordening voor het
aanbieden van de nota onderhoud gemeentelijke gebouwen door het college aan de
raad, kan de raad deze nota agenderen. Voor de andere nota’s is in de
verordening een actualisatie termijn opgenomen van jaar. De omvang van dat
onderhoud heeft een meer statisch karakter. Deze nota’s hoeven in de regel dan
ook maar eenmaal per raadsperiode te worden besproken (een raadsperiode is
jaar). De raad kan de nota natuurlijk tussentijds agenderen. Sommige gemeenten
hebben voor bepaalde categorieën onderhoud kapitaalgoederen niet al te hoge
uitgaven. Deze gemeenten kunnen er voor kiezen om voor de diverse soorten
kapitaalgoederen geen afzonderlijke nota op te stellen, maar deze soorten
kapitaalgoederen te bundelen in één nota Artikel 18, vierde lid, regelt over
welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van
kapitaalgoederen de raad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen
bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de
raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het onderhoud
kapitaalgoederen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf moeten worden vermeld.
Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en
de vertaling daarvan in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud
riolering, het onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen. Artikel 19. FinancieringArtikel 19 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de
financieringsfunctie de raad in elk geval in de verplichte paragraaf
financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. De raad kan
aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden zoals de
samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en van de uitzettingen en de
liquiditeitspositie.Artikel 20. BedrijfsvoeringHet domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het
college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het
college. In het eerste lid van artikel 20 van de verordening over het financieel
middelenbeheer van de bedrijfsvoering wordt dan ook slechts een nota over de
bedrijfsvoering ter kennisgeving aan de raad overlegd.Het tweede lid regelt
verder over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering
de raad in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt. In dit
artikel kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de
middelen bedrijfsvoering. Men kan hiervoor bijvoorbeeld opnemen:a. aantal
personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal;b. de
instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;c. de directe
loonkosten;d. de personeelskostene. de kosten inleenkrachten;f. de kosten van
ingehuurde externen;g. de huisvestingskosten;h. de automatiseringskosten;i.
vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de
ambtelijke organisatie, de gemeentelijke huisvesting, het gemeentelijk materieel
en de gemeentelijke automatiseringssystemen.Artikel 21. Verbonden partijenArtikel 21 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden
partijen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste lid regelt,
dat er een nota verbonden partijen aan de raad wordt aangeboden, waarin op de
stand van zaken van de verbonden partijen wordt ingegaan en de raad de kaders
voor het toekomstig beleid uiteen kan zetten. Deze nota wordt minimaal eens in
de vier jaar dus minimaal één keer per raadsperiode door het college aan de raad
aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.Het Besluit
begroting en verantwoording schrijft enige feiten verplicht voor die in de
paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:a. de visie op verbonden partijen in
relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de
begroting;b. de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.Daar de begroting,
jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de
verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. We kunnen
bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te stoten,
hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de gemeente aantast.
Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting,
jaarstukken en openbare nota’s. Ingevolge het Besluit begroting en
verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden. Artikel 22. GrondbeleidEen belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de
ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten)
ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het
grondbeleid horen bij de raad thuis. Artikel 22, eerste lid, regelt, dat het
college eenmaal per raadsperiode een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter
behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor
het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds
agenderen.Artikel 23. Verstrekking subsidiesEen belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het
budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke
subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken
opgenomen. Artikel .23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie
slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk
voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten subsidies
kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten
hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. Gemeenteraden hebben in
de regel op grond van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening
vastgesteld. Artikel 23 regelt, dat de raad periodiek een Welzijnsplan ontvangt
waarin het college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van
subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies.Artikel 24. AdministratieIn artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van
de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden
vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze
verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten
die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college.Artikel 25. Financiële administratieEen belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie.
Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de
verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en
verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en
verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële
administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële
verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun
rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.Artikel 26. Financiële organisatieIn dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële
organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de
ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders
voor het college, waaraan hij zich moet houden. In de onderdelen a en b worden
eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de
gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c
t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording
daarover.Artikel 27. Aanbesteding en inkoopDe inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn
belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen
hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve
aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid
kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel
27 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding
van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese
Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan
de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels
(en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de
rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van
interne regels.Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverleningEen ander kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en
steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol
te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze
activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.Artikel 29. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel
212 Gemeentewet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe
verordening artikel 212 Gemeentewet bij alle gemeenten op het begrotingsjaar 200
van toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de
begroting en jaarrekening van 2003.Artikel 30. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken
naar deze verordening kan verwijzen.VaststellingDe begroting 200 moet voor 15
november 2003 zijn toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 191 Gemeentewet)
en dus moet de begroting voor die datum door de raad zijn vastgesteld. De nieuwe
verordening 212 is van toepassing op de begroting 200 . De wetgever heeft dan
ook bepaald dat de nieuwe verordening 212 voor 15 november 2003 door de raad
moet zijn vastgesteld. Daarnaast moet de verordening binnen twee weken na
vaststelling door de raad door het college naar gedeputeerde staten worden
verzonden (artikel 21 Gemeentewet). De ondertekening van uitgaande stukken van
de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel
75, lid 1 Gemeentewet). Door de komst van de griffier zijn de taken van de
gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij
de vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier
(artikel 107b Gemeentewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris,
die de uitgaande stukken van de raad meeondertekent. De griffier moet de
uitgaande stukken van de raadsvergaderingen meeondertekenen