Collegevergaderingen

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Aalburg
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Collegevergaderingen
Citeertitel	Reglement van orde collegevergadering
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt alle voorgaande reglementen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 52

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
18-05-2005			Nieuwe regeling	17-05-2005 Onbekend	Geen

Tekst van de regeling

Intitulé

Collegevergaderingen

Geconsolideerde tekst (per 13 juli 2010)

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een der wethouders.
3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering -onder vermelding van te bespreken onderwerpen- die zo mogelijk vierentwintig uren van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Vergader- en besluitquorum

1.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
2.
Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
3.
Op de vergadering, bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4 Verhindering

1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda

1.
Voor elke vergadering wordt, als regel twee werkdagen van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekpunten toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden in het gemeentehuis ter inzage.
2.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in lid 1 niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

1
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

1
Het college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 4 wordt toegepast.
3a.
Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.
3b.
Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
4a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
4b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
4c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Besluitvorming en verslag

1.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 komen besluiten tot stand in een collegevergadering waarvoor mede worden geagendeerd de concept-besluiten, zijnde ambtelijke adviezen, die door een of meer collegeleden binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen voor bespreking zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.
2.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een verslag van de collegevergadering.
3.
Het verslag bevat ten minste:
- a.
  de namen van de aanwezige en afwezige leden;
- b.
  de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
  een formulering van de door het college genomen besluiten, zijnde de besluitenlijst.
4.
Stemverhoudingen of minderheidsstandpunten worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
5.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
6.
Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van het vastgestelde verslag aan de gemeenteraad en voor openbaarmaking van het vastgestelde verslag op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 10 Parafenbesluit en parafenlijst

1.
Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit, zijnde een concept-besluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door ten minste 2 leden van het college buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.
2.
De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een parafenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college genomen parafenbesluiten. Indien de parafenbesluiten vermeld worden overeenkomstig artikel 9, lid 3, is de besluitenlijst tevens de parafenlijst.
3.
De parafenbesluiten worden geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de parafenlijst.
4.
De secretaris ondertekent de parafenlijst als zijnde naar waarheid opgemaakt en verstrekt elk lid van het college een kopie.
5.
Voorzover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenlijst aan de gemeenteraad, voor de openbaarmaking van de parafenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze en voor de bekendmaking van de daarop vermelde parafenbesluiten.

Artikel 10A Mandaatverlening

1.
Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperioden een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt is een collegelid bevoegd ter zake een besluit te nemen.
2.
In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 11 Openbare vergadering

1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Uitleg reglement

1
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van een der leden of de secretaris.

Artikel 13 Inwerkingtreding

1
Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling. Op dat moment vervallen alle voorgaande reglementen

Toelichting 1 bij het reglement van orde collegevergadering

Toelichting bij het reglement van orde collegevergaderingAlgemene toelichting Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het RvO van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed. De achtergrond voor het herzien van het uit 1994 stammende VNG-Modelreglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is de ingrijpende wijziging in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. Door deze ontwikkelingen is het Modelreglement nog eens kritisch bekeken en door de VNG geactualiseerd. Het Modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het RvO van het college van Aalburg, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht die bij de artikelsgewijze behandeling worden toegelicht: Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde is geweest in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college. Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten. Artikel 2 Met lid 1 en lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat aan de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.Artikel 3 De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Dit artikel is niet in het Modelreglement van de VNG opgenomen. Hoewel de bedoeling van de VNG is geweest alleen het hoogstnodige te regelen in het Modelreglement, is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid in het RvO opgenomen. Artikel 4 Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Artikel 5 De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De tekst weerspiegelt de huidige werkwijze. Hierbij zal de secretaris al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Artikel 6 Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is. Artikel 7 De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor allen die bij de vergadering aanwezig zijn. Artikel 8 In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 3 van dit RvO waarvan de tekst overeenkomt met artikel 56 Gemeentewet. Het artikel bevat de regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het RvO voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen toch zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd ten aanzien van personen als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Volledigheidshalve is daarom de tekst hierover uit artikel 59 Gemeentewet integraal opgenomen als lid 3. Artikel 9 Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. Niettegenstaande de mogelijkheid van de raad om op grond van artikel 60 Gemeentewet te regelen van welke beslissingen van het college hij op de hoogte gesteld wenst te worden en ondanks wijzigingen in de tweede versie van het VNG-Modelreglement, is de tekst van dit artikel in het RvO aangevuld en gewijzigd. Een opvallende afwijking met de tekst van het Modelreglement vormt lid 1. De formulering is evenwel noodzakelijk om het begrip circulatietermijn en de besluitvorming van het college buiten de collegevergadering via een parafenbesluit in een logisch en begrijpelijk kader te plaatsen in relatie tot besluitvorming tijdens de collegevergadering. In de toelichting bij artikel 10 wordt hierop nader ingegaan. Voorts is in lid 5 aansluiting gezocht bij de tot nu gebruikelijke handelwijze in Aalburg. Dit betekent dat door het college alleen vastgestelde verslagen aan de raad worden gezonden en openbaar worden gemaakt. Hiermee wordt voorkomen dat een week later, bij een gewijzigde vaststelling van een besluit, een herstelactie moet worden ondernomen. Hoewel aan de openbaar gemaakte besluiten van het college geen rechten kunnen worden ontleend, komt een dergelijke herstelactie de interne en externe duidelijkheid geenszins ten goede. Bij directe openbaarmaking van een nog niet vastgesteld verslag is het ook onmogelijk de verplichte bekendmaking aan bij een bepaald besluit betrokkenen tijdig te doen. Voldoende redenen om de voorkeur te geven aan de tekst zoals die in lid 5 is opgenomen. Artikel 10 Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten en komt niet voor in het Modelreglement van de VNG. Wel wordt in de toelichting in het Modelreglement bij artikel 7 vermeld dat, indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een concept-besluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang is (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het RvO, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. In lid 1 is bepaald wanneer een concept-besluit aan te merken is als een parafenbesluit. Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 3 de datum van een parafenbesluit gekoppeld aan de dagtekening van de parafenlijst in lid 2. Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat de dagelijkse praktijk bij het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die, ook naar het oordeel van de VNG, de juridische toets van de Raad van State zullen kunnen doorstaan. Artikel 10AIn dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid van het college door een dienstdoend lid van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Het mandaat geldt alleen als, tijdens de door het college vastgestelde vakantieperioden, een beslissing naar het oordeel van het dienstdoende collegelid geen uitstel duldt wegens financiële, juridische of maatschappelijke gevolgen.Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid een collegelid te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college.Artikel 11 Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 11 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken. Artikel 12 Dit artikel spreekt voor zich en kan gebruikt worden in onvoorzienbare of onvolkomen situaties. Artikel 13 Aangezien in de uitspraak van de Raad van State over de besluitvorming via een parafenbesluit aangegeven wordt dat dit bekend gemaakt dient te zijn, hetzij op grond van het RvO, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk, wordt de vaststelling van dit RvO via een publicatie algemeen bekend gemaakt.