CVDR77212_1Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensnlregelingHeerhugowaard2017-11-07HeerhugowaardStadsnieuws nummer 21 d.d. 16-11-2010Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2010-11-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-11-172014-01-06nieuwe regelingBW10-0781reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensGeenGeenReglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens1Algemene bepalingen
Daar waar in dit reglement de mannelijke persoonsvorm wordt
gebruikt dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden
gelezen.
De bijlagen maken deel uit van dit reglementArtikel 1 BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder (in alfabetische volgorde):
aangehaaktegegevens:
de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de
persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in
de GBA;
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld
in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet
bestuursrecht;
algemenegegevens:
het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34,
eerste lid onder a van de Wet GBA;
authentieke gegevens: het geheel van
gegevens als bedoeld in artikel 3a van de Wet GBA en
benoemd in artikel 58a Besluit GBA en vermeld in bijlage
1d Besluit GBA;
autorisatie: het verlenen van
(rechtstreekse) toegang tot de GBA-gegevens;
beheerder: de functionaris die onder
verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is
met de dagelijkse zorg voor de GBA;
binnengemeentelijkeafnemer:
elke afnemer die een orgaan is van de gemeente.
Hieronder valt tevens te verstaan door de
verantwoordelijke aangewezen instanties die taken
uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd
en/of belast zijn met de uitvoering van
publiekrechtelijke taken;
WetGBA: de Wet
gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
derde: elke andere persoon,
instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de
ingeschrevene;
GBA: de gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens;
ingeschrevene: degene ten aanzien van
wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de
Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;
persoonslijst: het geheel van
gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de
Wet GBA, over één persoon in de GBA;
reglementGBA: het
Reglement gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;
verantwoordelijke: het college van
burgemeester en wethouders;
verordeningGBA: de
Verordening gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens;
verwijsgegevens: het geheel van
gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de
Wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA.
Artikel 2 Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de
GBA-gegevens
Binnengemeentelijke afnemers krijgen toegang tot de GBA,
dan wel de beschikbare gegevens in de GBA worden
verstrekt, voor de vervulling van hun taak.
De toegang dan wel de verstrekking wordt door de
verantwoordelijke vastgelegd in een convenant of
overeenkomst.
De verantwoordelijke wijst de binnengemeentelijke
afnemers aan die aan de verplichtingen krachtens artikel
3b en 62 van de Wet GBA dienen te voldoen.
Artikel 3 Beheer van de GBA
Beheerder van de GBA is het hoofd Burgerzaken.
De beheerder geeft invulling aan het onder artikel 2
bedoelde convenant of overeenkomst.
2Bepalingen met betrekking tot de GBA4Verbanden met andere gemeentelijke registratiesOp grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in
verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in
Bijlage 1 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie
persoonsgegevens vermelde afdelingen, de in de tabel
aangegeven algemene- en verwijsgegevens verstrekt, ten behoeve van de
uitvoering van wettelijk voorgeschreven taken.5Rechtstreeks toegang tot de GBARechtstreekse toegang tot de GBA hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op
de afdeling Burgerzaken en Publiekszaken en de toezichthouders
in dienst van de brandweer;
met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA wordt aan de in
vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend,
voor de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens, ten
behoeve van de uitvoering van wettelijk voorgeschreven
taken.
6Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen
rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden
verstrekt
Met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA worden aan de in
vermelde binnengemeentelijke afnemers de in de tabel aangegeven
algemene- en verwijsgegevens systematisch verstrekt, ten behoeve
van de uitvoering van gemeentelijk beleid.
De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers
systematisch gegevens te verstrekken.
In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk
vastgelegd:
het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig
zijn;
de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke
regelingen en privacyreglementen;
een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde
gegevens.
7Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente1.Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in
andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, aan
vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 100, lid
2, van de Wet GBA op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties
worden verstrekt voorzover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet
onevenredig wordt geschaad. 2.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon
bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de
verzoeker.8Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke
afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts
incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden
verstrekt indien:
buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe
bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van
vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde
personen en:
de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de
binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende
manier aan gegevens kan worden gekomen.
3Aangehaakte gegevens9Doel van de aangehaakte gegevensDe GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
informatie te leveren aan de afdeling Burgerzaken ter uitvoering
van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze
dienst moeten worden uitgevoerd;
de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor
zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van
taken van die afnemers;
een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;
statistische informatie te leveren.
10Aangehaakte gegevens1.Van ingeschrevenen kunnen in de GBA de in genoemde aangehaakte
gegevens opgenomen zijn.2.De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te
breiden dan wel in te krimpen.11Wijze van verkrijgingAangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de
ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens,
door ambtenaren Burgerzaken in het kader van de uitvoering van
wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.12Verbanden, toegang en verstrekkingenAan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie dit reglement
voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen
(artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend,
mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of
bevoegdheden.13Verwijdering van gegevensAangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de
bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van
de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één
jaar nadat het besluit is genomen.14Protocolplicht van aangehaakte gegevensDe beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld
in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6,
gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover
aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de
betrokken persoon onevenredig schaadt.15Rechten van de burgerOp de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in
de Wet GBA, van toepassing.4Overige bepalingen16BeveiligingDe beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter
beveiliging van de gegevens als vermeld in het Beveiligings- en
Privacyhandboek GBA, Reisdocumenten & Rijbewijzen van de gemeente
Heerhugowaard.17Terugmeldplicht1.De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de GBA zijn
verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de
eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de GBA
opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de
beheerder.2.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen moeten
worden gedaan.3.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de
binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding
wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 Wet
GBA en de artikelen 62 en 63 Besluit GBA.18Slotbepalingen
Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de
bekendmaking.
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Gemeentelijke
Basisadministratie persoonsgegevens gemeente Heerhugowaard.
Dit reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de
GBA.
Heerhugowaard, 17 augustus 2010 Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heerhugowaard, De secretaris, De burgemeester,Bijlage 1 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie
persoonsgegevensVerbanden met andere gemeentelijke registraties. De administratie voor de Basisregistratie personen wordt beheerd door het
afdelingshoofd Financiële Dienstverlening.
Bijlage 2 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie
persoonsgegevensRaadplegen GBA-gegevensVoor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van
essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd
is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het
afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél
geraadpleegd kunnen worden.De volgende afdelingen zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de
GBA:
Bijlage 3 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie
persoonsgegevensVerstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse
toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Aan de afdeling Facilitair wordt maandelijks een schriftelijk overzicht
verstrekt van huwelijks- en leeftijdsjubilea.
Bijlage 4 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie
persoonsgegevensOverige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden
verstrektDe verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens
over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner,
de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de
ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde
partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de
gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije
derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde
instanties.Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een
persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van
de ingeschrevene vereist.Aan de volgende instanties kunnen gegevens worden verstrekt uit de GBA:
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensLegesBasisBibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)Voor de bijhouding van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse EU-overhedenTer uitvoering van de opgedragen taken. Er moet sprake zijn
van een Nederlands publiek belang.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse niet EU-overheden (met passend
beschermingsniveau - Art. 76 WBP)Ter uitvoering van de opgedragen taken. Er moet sprake zijn
van een Nederlands publiek belang.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse rechtspersonenTer uitvoering van de opgedragen taken. Er moet sprake zijn
van een Nederlands publiek belang.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBACrematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het
begraven en cremeren. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBACulturele organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAFondsverwervende organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAInburgeringsbureaus (niet gemeentelijke)Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAInstellingen / organisa-ties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienstverlening-Algemene/geestelijke gezondheidszorg-Kinderopvang-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-WerkvoorzieningVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAJuridisch loketVoor de aan deze organisatie wettelijk opgedragen
taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAKerken (niet zijnde de SILA)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAKredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAMigrantenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBANatuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene
(persoon/gezag-houder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAOnderwijsinstellingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAOuderenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAPatiëntenverenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAPensioenfondsen (tenzij art. 34 Pensioen- en Spaarfondsenwet
van toepassing is)Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAPlaatselijke afdelingen van politieke partijenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAReclassering/verslaafdenzorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBASportorganisaties en-verenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAThuiszorgorganisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAVakorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of
filantropisch doelVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAVrouwenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAWoningbouwverenigin-gen /woningcorporatiesTen behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie
en de woningtoewijzingVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBAZiekenhuizenVoor het uit van patiëntenzorg, het verlenen van medische
zorg en het innen van rekeningen ivm die zorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAJaArt. 100 Wet GBA
Bijlage 5 Reglement Gemeentelijke Basisadministratie
persoonsgegevensOverzicht van aangehaakte gegevens Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden en weduwe/weduwnaar);Gezinsverhouding;Vorige woongemeente;Adreshistorie, die voor 1-10-1994 is ontstaan;Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere
gemeente;De historische persoonslijsten van personen die voor 1-10-1994 zijn overleden of
vertrokken naar het buitenland;Kladblokgegevens;Interne afnemersindicaties.