| Overheidsorganisatie | Gemeente Bergeijk |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van de gemeente Bergeijk 2008 |
| Citeertitel | Archiefverordening van de gemeente Bergeijk 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
De Archiefverordeningen van de gemeente Bergeijk vastgesteld bij besluit van 28 mei 1998 en vervangen bij besluit van 27 april 2006 worden ingetrokken met ingang van de datum van in werking treding van de Archiefverordening gemeente Bergeijk 2008.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-04-2008 | 01-03-2016 | Nieuwe regeling | 25-02-2008 De Eyckelbergh, 02-04-2008 | 14a. Archiefverordening 2008 |
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
e. beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
f. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel;
g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
h. de gemeenschappelijke regeling: Samenwerkingsverband Regio Eindhoven.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast (gehoord de raadscommissie voor Algemeen Bestuurlijke Zaken).
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
De Archiefverordeningen van de gemeente Bergeijk vastgesteld bij besluit van 28 mei 1998 en vervangen bij besluit van 27 april 2006 worden ingetrokken met ingang van de datum van in werking treding van de Archiefverordening gemeente Bergeijk 2008.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Bergeijk 2008.
Memorie van toelichtingBij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokkenoverheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestalalleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachtearchiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuurvan de gemeenschappelijke regeling:- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in dearchiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32,derde lid, Archiefwet 1995);- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995)- het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden(artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhefgenoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethoudersdraagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van dearchiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebrachtnaar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de GemeenschappelijkeRegeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papierenarchiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordtgedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit1995.Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en dearchiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College vanBurgemeester en Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over dearchiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningenondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.Artikelsgewijze toelichtingBegripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifiekebetekenis moest worden toegekend.De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (NederlandseStaatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grondvan artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen dearchiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van te stellen voorschriften: het BesluitInformatiebeheer.De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regelsomtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerkingkomende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoeldeverplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en terbesparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in hettweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Degemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied vande archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. “Twee” staat tussenhaakjes omdat dit een modelverordening is. Een jaarlijkse verslaglegging wordt thans in veel gemeentenwenselijk geacht.