CVDR76813_3Verordening ambtelijke bijstand 2003nlregelingBergeijk2011-01-11BergeijkGeenVerordening ambtelijke bijstand 2003Gemeentewet, in het bijzonder art. 33, derde lidgemeenteraadbestuur en recht2003-02-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-04-102019-06-28Nieuwe regeling10. Verordening ambtelijke bijstand 2003Geen.Datum inwerkingtreding bij benadering.Zodra deze verordening in werking treedt vervalt de “Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad” zoals die op 27 maart 1997 werd vastgesteld.Verordening ambtelijke bijstand 200311. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:a. feitelijke informatie;b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of
andere bijstand.2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de
griffier of op verzoek van de griffier, op aanwijzing van de secretaris,
door een ambtenaar gegeven.3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door
de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden
verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan
te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.21. De secretaris of de door hem aangewezen ambtenaar verleent de door de
griffier gevraagde ambtelijke bijstand tenzij:a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking
heeft op de werkzaamheden van de raad;b. dit het belang van de gemeente schaadt.2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste
lid geweigerd wordt.3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de
secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid
dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt
geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen
aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het
verzoek.41. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende
bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier en de secretaris.2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen
bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De
burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.51. Een raadslid kan schriftelijk aangeven dat een onderzoek om ambtelijke
bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een
verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden
zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.6a. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening ambtelijke
bijstand 2003”.b. Zodra deze verordening in werking treedt vervalt de “Regeling inzake het
verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad” zoals
die op 27 maart 1997 werd vastgesteld.1Op de Verordening op de ambtelijke bijstand 2003ALGEMEENDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel
is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt
expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke
bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op
fractieondersteuning, hiervoor is in deze verordening geen regeling
opgenomen.De verordening bevat een aantal veranderingen ten opzichte van de oude "Regeling
inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad",
vooral veroorzaakt door de Wet dualisering gemeentebestuur. Het meest opvallend
is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek
bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste
aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de
rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De
burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en
als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme
en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de
burgemeester.Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op
het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken
tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking
in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand
en de inhoud. van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De
ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de
raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie over het verzoek om
ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet
tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk
voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit
scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde
dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke
organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen
staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de
griffier.Dat de raad beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer
zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De
griffier heeft vooralsnog een solitaire functie. Voor specialistische hulp op
het gebied van. het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep
op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke
informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De
wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke
ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit
recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten
twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in
de raad, recht hebben. op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door
alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin het tot
het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe
niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel
probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden
gebracht.NB: Ook in de instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het
verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de
gemeenteraad.ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTINGArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het
verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis
die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld
openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare
documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en. 86 van de
Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van Orde voor de
raad, het reglement van orde voor het college en de Verordening op de
raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale
functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de
posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft
gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt.
Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke
organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleend moeten
aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot
een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De
bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor
gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en (medewerkers van) de
griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de
reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan
en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld.Op grond van het derde lid is er
bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of
het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. De uiteindelijke beslissing over het niet
verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt
in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en
indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad viaGemeente
Bergeijkde gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording
af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4Ook indien -naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Wel dient het
betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de
secretaris.Artikel 5Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen
gaan, dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk
opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand
gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat
een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de
verleende bijstand geheim wordt gehouden, Om te verzekeren dat een ambtenaar
niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te
verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat
collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en
niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor
de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop
aan te spreken.