CVDR76805_1Verordening vaste adviescommissiesnlregelingBest2017-08-01BestGroeiend Best, 1997-03-04Verordening vaste adviescommissiesGemeentewet, artikel 82 tot en met 94gemeenteraadbestuur en recht1997-01-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht1997-03-12nieuwe regelingonbekendalgemeengeengeen De raad van de gemeente Best; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders en van de burgemeester; overwegende, dat het wenselijkis voor de in te stellen vaste commissies van advies een nieuwe algemene verordening vast te stellen, ter regeling van de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze; gelet op de artikelen 82 tot en met 94 van de Gemeentewet; besluit; vast te stellen de volgende verordening: "Verordening vaste adviescommissies". 1 Algemene bepalingen 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: - Commissie: een vaste commissie van advies aan het college van burgemeester en wethouders of aan de burgemeester; - Instellingsbesluit: het besluit van de raad tot instelling van een commissie; - Organisatieverordening: de verordening omtrent de ambtenlijke organisatie, als bedoeld in artikel 159 van de Gemeentewet; - Wet: de Gemeentewet. 2 Instelling 1. De raad kan vaste commissies van advies instellen voor daarbij aan te geven beleidsterreinen. 2. Een commissie wordt ingesteld voor een periode, gelijk aan de zittingsperiode van de raad. 3. De instelling vindt als regel plaats in de eerste vergadering van de raad in de nieuwe zittingsperiode. 3 Samenstelling 1. Een commissie worrdt gevormd door de voorzitter en ten minste twee leden. 2. De leden van een commissie worden door de raad benoemd, op voordracht van de raadsfracties. 3. De raad kan voor elk lid een of meer plaatsvervangende leden benoemen. 4. Voor zover de raad bij het instellingsbesluit niet anders bepaalt, worden als leden van een commissie uitsluitend raadsleden benoemd. 4 Taak en bevoegdheden 1. Een commissie heeft tot taak het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester van advies te dienen over: a. de voorbereiding van raadsvoorstellen; b. de overige aan haar door het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester voorgelegde onderwerpen. 2. Een commissie adviseert over zaken; een advies over personen beperkt zich tot procedurele en zakelijke aspecten. 3. Een commissie kan ook uit eigen beweging adviseren over de aangelegenheden op haar terrein. 5 De voorzitter 1. De voorzitter van een commissie wordt door het college van burgemeester en wethouders uit zijn midden gekozen. 2. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door het lid van het college van burgemeester en wethouders, belast met de waarneming van zijn portefeuille. 3. Van een commissie, die tot taak heeft c.q. mede tot taak heeft de burgemeester te adviseren over het door hem te voeren beleid, is de burgemeester voorzitter. 4. De voorzitter heeft in de commissie geen stemrecht. 6 Taak voorzitter 1. De voorzitter is belast met: a. de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen; b. de leiding van de vergaderingen; c. het handhaven van de orde; d. het doen naleven van het bepaalde in deze verordening; e. wat deze verordening hem verder opdraagt. 2. Hij verleent het woord, formuleert de conclusies, waarover eventueel zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede. 7 De secretaris 1. Secretaris van een commissie is de directeur/het hoofd van de organisatorische eenheid voor het desbetreffende beleidsterrein of een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar. 2. Bij afwezigheid wordt hij vervangen op de wijze zoals in de organisatieverordening, het instellingsbesluit of de wet is geregeld. 8 Taak secretaris 1. De secretaris is geen lid van de commissie; wel kan hij, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen. 2. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de voorzitter, zorg voor een goede voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van de commissie. 3. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de voorzitter, er zorg voor dat de leden van de commissie over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen. 9 Tekenen van stukken Alle van een commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. 10 Zittingsduur van de leden 1. De leden van een commissie worden benoemd voor de zittingsperiode van de raad. 2. Een lid van een commissie kan te allen tijde ontslag nemen. Het lid geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de raad. 3. Aftredende leden, die blijven voldoen aan de vereisten van het lidmaatschap, oefenen hun functies uit totdat hun opvolgers zijn benoemd. 4. Zodra blijkt dat een lid van een commissie de hoedanigheid op grond waarvan hij is benoemd niet meer bezit, dat hij een met het lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult, danwel dat hij handelt in strijd met een van de verboden handelingen, houdt hij op lid van de commissie te zijn. 5. De vervulling van een tussentijds ontstane vacature geschiedt binnen 12 weken, nadat zij is ontstaan. 2 Openbare vergaderingen 11 Tijd en plaats 1. Een commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit nodig oordelen. 2. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden. 12 Oproep, agenda en voorstellen 1. De oproeping voor een vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste één week vóór de vergadering aan de leden toegezonden. 2. De oproepingsbrief vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde, waarin deze aan de orde zullen worden gesteld (agenda). 3. De voorzitter zorgt ervoor dat - spoedeisende gevallen uitgezonderd - de te behandelen voorstellen bij de oproepingsbrief zijn bijgevoegd. 4. De bij deze voorstellen behorende stukken liggen gedurende ten minste één week voor de vergadering voor de leden ter inzage. 13 Openbare kennisgeving 1. Een openbare vergadering wordt door aankondiging op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: a. dag, aanvangsuur en plaats van de vergadering; b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende voorstellen kan inzien. 14 Presentielijst De leden tekenen tijdens de vergadering de presentielijst. 15 Opening en quorum 1. De vergadering wordt eerst geopend indiend - buiten de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter - ten minste de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 24 uren een nieuwe vergadering bepalen. In deze vergadering kunnen de dan aanwezige leden beraadslagen en besluiten. 16 Verslag 1. Het verslag van de vorige vergadering wordt - zo mogelijk - bij de agenda aan de leden toegezonden. 2. Bij het begin van de vergadering wordt, zoveel mogelijk, het verslag van de vorige vergadering vastgesteld. 3. Het verslag wordt opgemaakt onder de zorg van de secretaris. 4. Het concept-verslag wordt zo spoedig mogelijk aan de leden van de commissie, de leden van het college van burgemeester en wethouders en aan de overige leden van de raad gezonden. 5. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 17 Voorstellen en amendementen 1. Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen. 2. De commissie beslist of een voorstel, dat buiten de agenda valt, direct n behandeling wordt genomen of op de agenda van een volgende vergadering wordt geplaatst. 18 Beraadslaging 1. De commissie kan bepalen, dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden of de voorzitter, deelnemen aan de beraadslaging. 2. Een besluit daartoe wordt, op voorstel van de voorzitter of één der leden van de commissie, genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen. 3. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van deze verordening van toepassing. 4. Het is de commissieleden toegestaan om tijdens openbare vergaderingen van de commissie geluidsregistraties te maken. Het voornemen daartoe dient voorafgaande aan de vergadering gemeld te worden bij de voorzitter, die de overige commissieleden hierover terstond informeert. 19 Stemming 1. Nadat de beraadslaging is gesloten, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming. Indien unanimiteit bestaat, gaat de voorzitter over tot hoofdelijke stemming. Minderheidsstandpunten worden in het verslag opgenomen met vermelding van de namen van de raadsfracties. 2. Indien unanimiteit bestaat, stelt de voorzitter vast dat het voorstel is aangenomen. 3. De stemming geschiedt mondeling. 4. Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen. 5. Indien de stemmen staken wordt opnieuw gestemd. 6. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan wordt geen advies uitgebracht, maar verslag gedaan van de opvattingen van de commissieleden. 20 Spreekrecht 1. Niet-leden van een commissie worden in de gelegenheid gesteld het woord te voeren tijdens de openbare vergadering van een commissie, over de onderwerpen voorkomend op de agenda. Van dit recht wordt mededeling gedaan in de agenda. 2. Het spreekrecht als bedoeld in lid 1 geldt niet ten aanzien van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen en voorts niet ten aanzien van het verslag en de rondvraag. 3. Zij die het woord wensen te voeren dienen dit vóór de aanvang van de vergadering aan de secretaris van de commissie kenbaar te maken onder opgave van het agendapunt, waarover men wenst te spreken. 4. De voorzitter geeft niet-leden het woord, zodra het betreffende agendapunt aan de orde is, voorafgaande aan de behandeling van dit agendapunt door de commissie. 5. De spreektijd voor niet-leden bedraagt maximaal vijf minuten per persoon per agendapunt; de voorzitter is bevoegd de spreektijd te beperken, indien meer dan vijf niet-leden het woord bij het desbetreffende agendapunt wensen te voeren. 6. Na de behandeling van het desbetreffende onderwerp, doch voor de besluitvorming omtrent de advisering door de commissie, verleent de voorzitter desgewenst aan de inspreker in tweede termijn voor de duur van ten hoogste twee minuten het woord om eventuele door de inspreker geconstateerde onjuiste feiten in de discussie tussen commissieleden recht te zetten of vragen van de commissieleden (kort) te beantwoorden. 7. De niet-leden dienen zich te beperken tot het geven van een toelichting of opvatting op het agendapunt. 21 Handhaving orde 1. Indien een lid of een spreker zich beledigend of onbehoorlijk uitgedrukt, afwijkt van het onderwerp in behandeling, danwel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. 2. Indien betrokkene hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaatsheeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt vestoord - de vergadering sluiten. 22 Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het gevan van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen besproken wordt. 4. De voorzitter kan degenen, die in strijd met dit artikel handelen, dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen. 3 Besloten vergaderingen 23 Algemeen 1. Een vergadering wordt besloten verklaard, wanneer dit door ten minste een vijfde van de aanwezige leden wordt gevraagd of de voorzitter dit nodig oordeelt. 2. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 3. Raadsleden, niet zijnde commissieleden, mogen bij een besloten vergadering aanwezig zijn. 24 Vergaderregels Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van overeenkomstige toepassing die gelden voor een openbare vergadering. 25 Verslag 1. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist. 2. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk toegezonden aan de leden, aan de leden van het college van burgemeester en wethouders en aan de overige raadsleden, niet zijnde commissieleden. 26 Geheimhouding 1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. 2. Stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd, kunnen bij de secretaris van de commissie worden ingezien door de leden van het college van burgemeester en wethouders en de overige leden van de raad. 4 Slotbepalingen 27 Uitleg verordening In de gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist: a. de voorzitter van de commissie, indien het de vergaderorde betreft; b. het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester over andere aangelegenheden. Hierbij wordt gehandeld overeenkomstig de bepalingen, voor overeenstemmende gevallen gesteld, in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad. 28 Citeerartikel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening vaste adviescommissies". 29 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op de achtste dag van die waarop zij is bekendgemaakt. 2. Op dat tijdstip vervalt de Verordening vaste commissies van advies en bijstand aan burgemeesters en wethouders, vastgesteld bij besluit van 29 november 1983. algemeen De verordening is van toepassing op alle vaste commissies van advies, als bedoeld in artikel 91 Gemeentewet. Bij de instelling van dergelijke commissies kan worden volstaan met een beknopt instellingsbesluit, waarin behalve de instelling ook de samenstelling van de commissie geregeld wordt.