CVDR76530_1Nota financieel beleidnlregelingMeppel2018-06-19MeppelgNota financieel beleidAlgemene wet bestuursrecht, art. 4:81college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2007-07-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-07-032014-04-15nieuwe regeling2007-10013Financiën en economiegeengeenNota financieel beleid De gemeente stelt de Nota financieel beleid vast:SamenvattingIn deze nota over het financieel beleid zijn de bestaande en de nieuwe
kaders en spelregels voor het financieell beleid vastgelegd. Daarnaast
wordt in deze nota op hoofdlijnen uitgelegd hoe de financiële
huishouding in elkaar zit en wat de wettelijke regelgeving daarbij
is.Visie en uitgangspuntenHet financieel beleid is gericht op een gezonde financiële positie voor
onze gemeente en transparantie in het financieel handelen. Om dat te
verwezenlijken wil de gemeente Meppel optimaal inzicht geven in de
financiële positie, zodat op de verschillende niveaus van raad, college
en organisatie gestuurd kan worden op een efficiënte uitvoering, op het
gewenste resultaat en op de gewenste dienstverlening voor de Meppeler
burgers. Voor de raad en het college gaat het om inzicht en (bij)sturing
op hoofdlijnen; voor de organisatie ook om de details. Dit in
transparante onderlinge samenhang.Uitgangspunten voor het financiële beleid en de financiële administratie
zijn:- er wordt gewerkt volgens de wettelijke regels (o.a Besluit Begroting
en Verantwoording, BBV);- financiële spelregels en procedures moeten transparant en duidelijk
zijn voor raad, college en organisatie;- integrale beleidsafweging van de verschillende bestedingen vindt
plaats in de raad; het college bereidt deze integrale afweging met
ondersteuning van de ambtelijke organisatie voor;- administratieve procedures worden beperkt tot het meest noodzakelijke
om te kunnen analyseren en bijsturen. Geen administratieve
rompslomp;- budgetten zijn gebaseerd op realistische ramingen en niet op
historisch bepaalde budgetten. Zo wordt helder gemaakt wat we waar voor
nodig hebben. Aanpassingen in ramingen maken we transparant;- tegenvallers worden primair binnen het product opgevangen en als dat
niet lukt zo veel mogelijk binnen aanverwante producten of binnen het
programma zoal opgenomen in de programmabegroting;- er wordt zoveel mogelijk een meerjarig consequente gedragslijn
gehanteerd;- er is één financiële administratie. Deze moet gedegen, betrouwbaar en
actueel zijn en aansluiten bij de sturingsbehoefte van de budgethouders.
Dat betekent geen dubbele systemen en geen schaduwboekhoudingen. Het
proces moet zo zijn ingericht dat correctieboekingen nauwelijks meer
nodig zijn;- controles zijn bedoeld om vast te stellen dat werkzaamheden en
administraties correct zijn uitgevoerd, maar vooral ook om op basis van
gesignaleerde knelpunten uit het verleden structurele verbeterpunten
voor de toekomst te benoemen en uit te voeren; dat betekent dat controle
moet worden gevolgd door een analyse, evaluatie en daadwerkelijke
bijstelling.Procedure besluitvorming en uitvoeringHet College van B&W heeft deze nota op 3 juli 2007 vastgesteld. Na
de zomervakantie 2007 wordt deze nota ter kennisneming aan de raad
aangeboden. De uitvoering van de actiepunten (zie ook bijlage 1) wordt
zoveel mogelijk binnen de reguliere planning & control cyclus
opgepakt. Hiervoor wordt separaat een uitvoeringsplanning gemaakt. De
projectleider voor de verbetering van de financiële processen zal dit
bewaken.1Inleiding1.1Aanleiding en achtergrond De afgelopen jaren zijn diverse veranderingen van invloed geweest op
het gemeentelijke financiële beleid en de financiële administratie. Zo
heeft de invoering van het dualistische systeem in 2002 de verhouding en
de bevoegdheidsverdeling tussen raad en college veranderd en verder
heeft het rijk in 2003 met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)
nieuwe regels gesteld voor de gemeentelijke boekhouding. Vanaf de
jaarrekening 2005 is bovendien de accountantscontrole uitgebreid met de
controle op de financiële rechtmatigheid. De nieuwe regelgeving heeft
gevolgen voor de bestaande gedragslijn en spelregels op het gebied van
financieel beleid.Doel van deze nota is tweeledig. In de eerste plaats wordt in de nota
aangegeven hoe op hoofdlijnen de wettelijke verplichtingen uit de BBV en
de financiële huishouding van de gemeente Meppel in elkaar zitten. In de
tweede plaats worden hiermee de bestaande en de nieuwe kaders en
spelregels voor het financiële beleid vastgelegd. In deze nota zijn deze
bestaande en nieuwe kaders weergegeven als “afspraken” (voor bestaande
afspraken) of als “nieuwe afspraken”.De nota vormt een onderdeel van het actiepunt ‘verbetering financiële
processen’ uit de Ontwikkelingsagenda van het college. Tijdens het
opstellen van deze nota is de werkwijze van verschillende financiële
processen al verhelderd en verbeterd. Door verder duidelijkheid te
scheppen over de spelregels van het financieel beleid, ontstaat een
heldere basis om de financiële processen verder te stroomlijnen. In de
nota zijn daarom concrete actiepunten opgenomen om de financiële
processen verder te verbeteren.1.2Relatie met andere financiële beleidsdocumenten Deze nota is een uitwerking van de financiële verordening (ex artikel
212 gemeentewet) en de voorschriften uit het Besluit Begroting en
Verantwoording (BBV). Schematisch wordt dit als volgt weergegeven:De financiële verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a van de
gemeentewet zijn door de gemeenteraad vastgesteld. Zie ook
http://www.meppel.digitalebalie.nl/.1.3Leeswijzer Deze nota is als volgt opgebouwd. De nota begint in hoofdstuk 2 met de
formulering van de uitgangspunten en visie op het gemeentelijk
financiële beleid. In hoofdstuk 3 wordt nader op de begroting, de
begrotingscyclus en de spelregels voor de begroting. Daarna komt in
hoofdstuk 4 ingegaan op de exploitatierekening en in hoofdstuk 5 op de
balans. Aangegeven is hoe de boekhouding in elkaar steekt en wat de
beleidsregels zijn. Ook wordt aangegeven welke actiepunten de komende
tijd worden opgepakt. In hoofdstuk 6 ten slotte komen nog enkele overige
punten aan de orde.De nota bevat enkele bijlagen met daarin:- overzicht van alle actiepunten;- overzicht van de bestaande financiële beleidsstukken en
verordeningen;- lijst van te hanteren afschrijvingstermijnen.2Uitgangspunten financiële beleidsregels2.1Algemene uitgangspunten Bij het vaststellen van de gemeentelijke beleidsprogramma’s vindt
in de begroting een integrale afweging plaats tussen financiële
middelen en het gewenste resultaat/kwaliteitsniveau. In veel
gevallen is het geld een beperkende factor en daarmee dus een
belangrijk middel om de gemeentelijke beleidsresultaten wel of niet
te bereiken. Wij vinden het van belang optimaal inzicht te geven in
de financiële positie, zodat op de verschillende niveaus van raad,
college en organisatie kan worden gestuurd op een efficiënte
uitvoering, alsmede op het gewenste resultaat en de gewenste
dienstverlening voor de burgers.Voor de raad en het college gaat het om inzicht en (bij)sturing op
hoofdlijnen; voor de organisatie ook om de details. Het is van
belang dat dit éénduidig en transparant in elkaar overloopt en dat
er samenhang is in het beleid tussen bestuur, organisatie en
financiën.De uitgangspunten voor het financiële beleid en de financiële
administratie zijn:- er wordt gewerkt volgens de wettelijke regels (o.a Besluit
Begroting en Verantwoording, BBV);- financiële spelregels en procedures moeten transparant en
duidelijk zijn voor raad, college en organisatie;- integrale beleidsafweging van de verschillende bestedingen vindt
plaats in de raad; het college bereidt deze integrale afweging met
ondersteuning van de ambtelijke organisatie voor;- administratieve procedures worden beperkt tot het meest
noodzakelijke om te kunnen analyseren en bijsturen. Geen
administratieve rompslomp;- budgetten zijn gebaseerd op realistische ramingen en niet op
historisch bepaalde budgetten. Zo wordt helder gemaakt wat we waar
voor nodig hebben. Aanpassingen in ramingen maken we
transparant;- tegenvallers worden primair binnen het product opgevangen en als
dat niet lukt zo veel mogelijk binnen aanverwante producten of
binnen het programma zoals opgenomen in de programmabegroting.
Hierbij wordt rekening gehouden met de autorisatie van de raad (voor
de programma’s) en van het college (voor de producten);- er wordt zoveel mogelijk een meerjarig consequente gedragslijn
gehanteerd;- er is één financiële administratie. Deze moet gedegen, betrouwbaar
en actueel zijn en aansluiten bij de sturingsbehoefte van de
budgethouders. Dat betekent geen dubbele systemen en geen
schaduwboekhoudingen. Het proces moet zo zijn ingericht dat
correctieboekingen nauwelijks meer nodig zijn;- controles zijn niet alleen bedoeld om vast te stellen dat
werkzaamheden, processen en administraties correct zijn uitgevoerd,
maar vooral ook om op basis van gesignaleerde knelpunten uit het
verleden structurele verbeterpunten te benoemen en uit te voeren;
dat betekent dat controle moet worden gevolgd door een analyse,
evaluatie en daadwerkelijke bijstelling.2.2Achtergrondinformatie De gemeentelijke boekhouding is net als in het bedrijfsleven
gebaseerd op het stelsel van baten en lasten. Jaarlijks stelt de
gemeente een jaarrekening op met een exploitatierekening
(winst/verlies-rekening) en een balans (overzicht van bezit en
schulden). In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de onderdelen van
de exploitatierekening en in hoofdstuk 4 op de onderdelen van de
balans. Omdat gemeentelijke huishoudens op onderdelen anders zijn
dan die van bedrijven heeft de rijksoverheid specifieke regels voor
de gemeentelijke boekhouding vastgesteld. Die regels zijn vastgelegd
in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).De gemeente moet er voor zorgen dat de administratieve processen op
orde zijn en dat dit met interne controle goed wordt bewaakt.
Jaarlijks controleert de accountant het jaarverslag, de boekhouding
en de administratieve procedures. De accountant rapporteert over de
bevindingen en geeft aanbevelingen over verbeteringen. De
gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Verder heeft de
provincie de taak toezicht te houden op de financiële huishouding
van gemeenten. Het gaat om globaal toezicht als een gemeente een
sluitende begroting heeft. De jaarrekening en het jaarverslag
moeten ieder jaar voor 15 juli zijn ingediend bij de toezichthouder,
de provincie Drenthe. De begroting moet ieder jaar vóór 15 november
bij de provincie worden ingediend.2.3Financiële beheersverordening De financiële beheersverordening ex artikel 212 Gemeentewet vormt
een belangrijk kader voor het financiële beheer en beleid. De
gemeente Meppel heeft in die verordening onder andere de volgende
onderwerpen opgenomen:1. de programma-indeling wordt één keer per collegeperiode
vastgesteld;2. jaarlijks wordt in juni een nota met kaders voor de komende vier
jaar gepresenteerd (de perspectiefnota);3. het college zorgt voor rechtmatig, doelmatig en doeltreffende
uitvoering en regelt interne controle;4. het college stelt jaarlijks twee bestuursrapportages op: over
eerste vier maanden en over eerste acht maanden;5. de volgende informatie moet (o.a.) in de bestuursrapportages
worden opgenomen: (1) afwijkingen van lasten/baten en prestaties,
(2) ontwikkelingen inkomsten uit gemeentefonds, (3) ontwikkelingen
rente op kapitaalmarkt, (4) ontwikkelingen grondverkoop en (5)
realisatie begrote subsidieinkomsten;6. het bedrag, voorzover niet in de begroting is opgenomen, waarvoor
het college pas verplichtingen mag aangaan ná toestemming van de
raad: € 10.000 voor een investering of exploitatieuitgaven en €
100.000 voor een extra aan te trekken lening;7. werkwijze activering en afschrijving;8. jaarlijks in juni wordt een (bijgestelde) nota reserves en
voorzieningen gepresenteerd;9. berekeningswijze voor waardering dubieuze debiteuren en
vorderingen;10. toerekening indirecte kosten11. registratie geactiveerde en niet geactiveerde bezittingen;12. vierjaarlijkse moet een (bijgestelde) nota lokale heffingen,
nota weerstandsvermogen, nota onderhoud openbare ruimte, nota
riolering, nota onderhoud gebouwen, nota bedrijfsvoering, nota
verbonden partijen, nota grondbeleid en nota verstrekking subsidies
worden opgesteld;13. uitvoering van de financieringsfunctie;14. het college stelt nadere regels vast voor administratie en
organisatie;15. het college stelt regels vast voor inkoop en aanbesteding.De gemeente Meppel komt (net als veel andere gemeenten) de regels
uit de financiële beheersverordening niet geheel na. Dit wordt
deels veroorzaakt omdat daar nog onvoldoende aan is toegekomen
(achterstand), deels ook omdat de regels destijds overgenomen zijn
vanuit het VNG-model zonder te beseffen dat de regels wellicht te
streng zijn geformuleerd. Bovendien sluiten niet alle regels goed
aan bij gangbare (en op zich goed werkbare) werkwijzen. Hierbij moet
gedacht worden aan de bestaande regels voor afboeken debiteuren en
aan enkele afschrijvingstermijnen.Inmiddels is er ook een nieuwe VNG-model voor deze verordening. Op
basis hiervan en op basis van de bestaande werkwijze kan de
verordening worden geactualiseerd.Actiepunten:- actualiseren van de financiële beheersverordening ex art 212;- in de begroting en de rekening een overzicht opnemen van die
onderdelen uit de beheersverordening die nog niet op orde zijn en
die op orde zijn gebracht.3De begroting3.1Definitie van budget, krediet, product, budgethouder en
budgetbeschikker In de budgethoudersregeling 2006 zijn enkele definities opgenomen
die ook in het kader van deze nota relevant zijn. Hieronder zijn de
belangrijkste samengevat:BudgetEen taakstelling die tot uitdrukking komt in een inkomsten- of
uitgavenbedrag dat verbonden is aan een (sub)product in de
productenraming, aan een (hulp)kostenplaats of een vastgesteld
krediet.Tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de
prestaties, kengetallen en/of voorschriften die in de
productenraming of de investeringsbeslissing zijn opgenomen.KredietEen krediet is een specifiek éénmalig budget, bedoeld voor
bijvoorbeeld investeringen, grondverwerving of
voorbereidingskosten.ProductEen product bestaat uit een aantal bij elkaar horende
begrotingsposten, zoals gegroepeerd in de productenraming. Een
aantal producten vormt samen een programma.BudgethouderDe functionaris die door of namens het college is aangewezen om de
tot zijn organisatieonderdeel behorende taakstelling uit te voeren;
een budgethouder draagt zijn verantwoordelijkheden en oefent zijn
bevoegdheden uit onder ambtelijke verantwoordelijkheid van de
directeur.DeelbudgethouderEr worden twee soorten deelbudgethouders onderscheiden:a) de budgethouder die op aanwijzing van een andere budgethouder
specifieke ondersteuning uitvoert om daarmee de taakstelling voor
een deel van het budget te realiseren;b) een teamleider of projectleider binnen de afdeling van de
budgethouder die door de budgethouder expliciet is aangewezen om een
vastgesteld deel van de taakstellingte realiseren dat wordt omsloten door een taakveld(deel) of een
specifiek project.BeschikkerDe functionaris die door de budgethouder of de deelbudgethouder is
aangewezen om namens deze (een deel van) de aan het budget verbonden
taakstelling te realiseren.3.2Programmabegroting, productenraming en beheerbegroting In de (meerjarige) programmabegroting wordt de verdeling van de
kosten en opbrengsten per programma aangegeven. Op basis daarvan
autoriseert de raad jaarlijks de totalen van de programmabudgetten.
Binnen dat kader stelt het college de productenraming vast. In het
budgethoudersprotocol zijn verder de spelregels tussen college en
organisatie vastgelegd.Afspraken:- het college autoriseert met de vaststelling van de productenraming
de totaalbedragen per product, zoals het budget voor het product
wegenonderhoud, voor het product huishoudelijk afval of voor het
product minimabeleid.- de organisatie regelt vervolgens binnen het totaalbudget per
product dat de werkzaamheden adequaat worden uitgevoerd.
Budgetverschuiving tussen deelproducten en kostensoorten is onder
voorwaarden toegestaan, mits de prestatie wordt geleverd. Eventuele
voordelen op de doorberekening aan (hulp)kostenplaatsen (waar ook de
personeelskosten onder vallen) en op kapitaallasten vallen buiten de
schuifruimte. In de budgethoudersregeling is dit nader
gespecificeerd. De budgetten voor deze kostensoorten worden namelijk
centraal beheerd en afstemming is dus nodig om delen van die
budgetten voor andere doeleinden te benutten.- Binnen de planning & control cyclus wordt transparant per
product gerapporteerd over budgetoverschrijdingen en
–onderschrijdingen en in ieder geval ook over de
kostenontwikkelingen op de kostensoorten personeelskosten, kosten
overige goederen en diensten, subsidies en kapitaallasten.De begroting bestaat uit drie onderdelen die transparant in elkaar
overlopen:- Programmabegroting (meerjarig) voor de raad;- Productenraming (meerjarig) voor het college;- Gedetailleerde onderliggende beheersbegroting voor de
organisatie.In Meppel is de beheersbegroting in hetzelfde boekwerk opgenomen als
de productenraming en in de afdelingsplannen zijn onderdelen
(waaronder urenverdelingen naar medewerkers) nader verdeeld.Voor de beheersbegroting (zie details uit productenraming en
afdelingsplannen) dienen de volgende uitgangspunten te worden
gehanteerd:- Voor financiële ramingen en realisaties wordt alleen de financiële
administratie gebruikt of een professionele financiële
subadministratie (zoals bij sociale zaken en de kas bij
burgerzaken). Deze administraties zijn leidend. Het is daarbij
ongewenst dat budgethouders separaat hun eigen financiële
(schaduw)administratie bijhouden;- Bij gebruik van een financiële subadministratie wordt gewerkt
volgens een duidelijk protocol met afdoende controles om 100% te
garanderen dat de financiële subadministratie continu aansluit bij
de centrale financiële administratie;- Niet-financiële gegevens worden niet in de financiële boekhouding
bijgehouden. Per beleidsveld zal hiervoor een eigen oplossing worden
gezocht met waar nodig een aansluiting met de financiële
boekhouding.3.3Begrotingscyclus Voor de sturing en beheersing van de werkzaamheden en budgetten
wordt een vaste begrotingscyclus gehanteerd. In het volgende schema
is dat weergegeven:De begrotingscyclus bestaat uit twee cyclische onderdelen: de
bestuurlijke cyclus (weergegeven door de buitenring) en de
organisatorische cyclus (weergegeven door de binnenring). Voor een
goed functioneren is het van belang dat beide cycli nauw en logisch
met elkaar in verband staan.Hieronder wordt de bestuurlijke cyclus (de buitenring) nader
toegelichtDe begrotingscyclus start met de perspectiefnota in juni voorafgaand
aan het begrotingsjaar. Doel van de perspectiefnota is
tweeledig:- de raad maakt voorafgaand aan de uitwerking van de begroting op
hoofdlijnen keuzes over de gewenste beleidsrichting in
meerjarenperspectief;- de raad stelt de richtlijnen vast voor het opstellen van de
meerjarenbegroting.Met de perspectiefnota wordt uiteindelijk beoogd dat de raad een
integrale afweging kan maken voor nieuwe beleidsvoornemens; de
begroting zelf wordt vervolgens meer een uitwerking van de keuzes
uit de perspectiefnota. De raad beoordeelt dan in hoeverre het
college er in is geslaagd de wensen/opdrachten van de raad te
vertalen naar de begroting en de raad autoriseert de
programmabudgetten voor het nieuwe begrotingsjaar. Hiermee
verschuift het zwaartepunt van de politieke discussie zich van het
najaar (begroting) naar het voorjaar (perspectiefnota).De begrotingscyclus doorloopt van perspectiefnota tot jaarverslag
ongeveer twee jaar. Dit betekent dat in één jaar stukken over
meerdere boekjaren aan de orde komen (zie onderstaand overzicht).
Uiteraard zullen we de resultaten van de realisatie betrekken bij
het opstellen van de nieuwe plannen.jaarcyclusover 2006over 2007over 2008junirekening1e bestuursrapportageperspectiefnotanovember2e bestuursrapportagebegrotingDe planning & control cyclus van de organisatie sluit
(uiteraard) aan op de bestuurlijke begrotingscyclus. Voor de
beheersing van de producten en processen werken de gemeentelijke
afdelingen met afdelingsplannen en tussentijdse
managementrapportages.De afstemming tussen de verschillende rapportagemomenten kan
efficiënter. Dit geldt met name voor het eerste half jaar waarin de
onderdelen jaarrekening, 1e marap/1e berap en perspectiefnota
vrijwel tegelijkertijd aan de orde komen.Actiepunten:- Uniformeren tussentijdse managementrapportages (2007 en
2008);- Uniformeren opmaak voor afdelingsplannen;- Processen voor jaarrekening, 1emarap/berap en perspectiefnota
beter op elkaar afstemmen.De onderdelen uit de cyclus voor de organisatie (de binnenste
cyclus) vormen de input voor de informatie in de bestuurlijke
cyclus. Zo is afgesproken dat managers in managementrapportages de
voortgang van hun werkzaamheden rapporteren aan de algemeen
directeur. Op basis daarvan kan dan bijstelling of verschuiving
plaatsvinden, waarover in de bestuursrapportages of de nieuwe
programmabegroting voorstellen worden gedaan als het gaat om
verschuivingen buiten de producten om.3.4Begrotingsregels3.4.1Begrotingswijzigingen Het wijzigen van de programmabegroting is een taak van de raad. In
de BBV wordt deze budgettoewijzende taak van de raad vastgesteld op
het niveau van de programmabegroting, terwijl het college binnen de
vastgestelde kaders van de raad verantwoordelijk is voor de
begroting op productniveau. Gedurende het jaar doen zich allerlei
situaties voor die in het kader van de begrotingsrechtmatigheid
kunnen leiden tot aanpassing van de begroting. In de
bestuursrapportages wordt een totaaloverzicht gegeven van de
product-overstijgende begrotingswijzigingen, waarbij de raad wordt
gevraagd in te stemmen met de programma-overstijgende
begrotingswijzigingen:Via een verzamelbesluit (kort toegelicht):- administratief/technische wijzigingen, gemeentebreed budgettair
neutraal;- verschuiven in uren-inzet tussen producten onderling en
programma’s (op termijn);- veranderingen in rijksbudgetten bij het uitvoeren van medebewind
taken, mits budgettair neutraal;- toewijzing van budgetten voor onvoorzien aan de juiste
programma’s;- doorwerking van rijkswijzigingen in de algemene uitkering.Via een afzonderlijk raadsvoorstel (uitgebreid toegelicht):- beleidsinhoudelijke begrotingswijzigingenDe begrotingswijzigingen via het verzamelbesluit bevatten geen
inhoudelijke wijzigingen, worden daarom kort toegelicht per
wijziging op programmaniveau en vormen in principe een hamerstuk.
Opgemerkt moet worden dat begrotingswijzigingen als gevolg van
urenverschuivingen niet op korte termijn kan worden
gerealiseerd.3.4.2Procedure verlening (investerings)kredieten en nieuwe
budgetten In de perspectiefnota wordt een overzicht opgenomen van nieuw
beleid en nieuwe investeringen en de daaraan verbonden budgetten en
investeringskredieten.Afspraken- De behandeling van de perspectiefnota is het centrale moment in
het jaar waarop de raad integrale keuzes maakt over het beschikbaar
stellen van financiële middelen voor nieuwe beleidsvoorstellen; bij
de perspectiefnota worden (op hoofdlijnen) de financiële afwegingen
gemaakt. Dat betekent dat er naar gestreefd wordt nieuwe
beleidsvoorstellen met financiële gevolgen zo weinig mogelijk op
andere momenten in het jaar aan de orde te laten komen;- Bij de vaststelling van de begroting autoriseert de raad tevens de
daarin opgenomen lasten voor nieuw beleid en de daarvoor in te
zetten dekking, alsmede de investeringsuitgaven voor reguliere
(vervangings)investeringen.- Voor investeringen waarvoor eerst de plannen nog verder uitgewerkt
moeten worden, worden in de begroting raamkredieten opgenomen. De
raad autoriseert deze kredieten op het moment van vaststelling van
de betreffende plannen in de raad.- Bij ieder raadsvoorstel met financiële consequenties wordt tevens
een begrotingswijziging gevoegd en bij een investeringsvoorstel
tevens een autorisatievoorstel. Zo blijft de begroting up-to-date.
In de bestuursrapportages wordt een overzicht gegeven van de
begrotingswijzigingen over de betreffende periode.3.4.3Budgetoverheveling Alle kosten voor diensten die in het boekjaar zijn geleverd, worden
in het boekjaar verantwoord en in de jaarrekening opgenomen. Als de
diensten wel zijn geleverd, maar nog niet zijn betaald, worden de
kosten op de balans onder ‘nog te betalen’ ondergebracht. Kosten
voor diensten die niet zijn geleverd, mogen niet in het boekjaar
worden verantwoord. Het maakt daarbij niet uit of er wel of geen
verplichting is aangegaan. Het niet bestede budget valt daarbij vrij
in het jaarrekeningsaldo.Om werkzaamheden rondom de jaarwisseling onverkort doorgang te laten
vinden, is het soms zinvol om bij de afsluiting van het boekjaar een
budget over te hevelen naar het volgende boekjaar. Dit mag door een
deel van het rekeningresultaat (ná bestemming) in een tijdelijke
reserve budgetoverheveling te storten. Hiertoe is alleen de raad
bevoegd. Hiervoor wordt onderscheid gemaakt in incidentele en
structurele budgetten.Afspraken:· Bij de jaarrekening vindt geen overheveling van niet-bestede
structurele budgetten plaats. Indien al wel een financiële
verplichting is aangegaan, wordt dit gedekt uit het budget van het
komend jaar (= jaar van levering/uitvoering);· Als van te voren blijkt dat werkzaamheden gedekt uit structurele
budgetten niet voor de jaarwisseling kunnen worden uitgevoerd en
budgetoverheveling naar het volgende boekjaar gewenst is, dan wordt
budgetoverheveling vooraf rond de jaarwisseling bij de raad
aangevraagd. Na instemming van de raad wordt deze budgetoverheveling
dan als volgt verwerkt: (1) bij de jaarrekening wordt een deel van
het “rekeningsaldo vóór bestemming” toegevoegd aan de tijdelijke
reserve budgetoverheveling en (2) in de begroting voor het nieuwe
dienstjaar wordt deze reserve weer beschikbaar gesteld. In de
tussentijd wordt de uitvoering onverkort voortgezet.· Overige voorstellen voor het opnieuw beschikbaar stellen van een
niet besteed structureel budget worden in de toelichting van de
jaarrekening al wel gemeld, maar worden separaat (bijvoorbeeld in de
1e bestuursrapportage) formeel aan de raad aangevraagd.Actiepunt:· Aan de raad voorstellen om bij het vaststellen van een incidenteel
budget voor een éénmalig project, er tevens mee in te stemmen dat
het budget voor nog niet uitgevoerd werk één jaar mag worden
overgeheveld naar het nieuwe boekjaar, mits het project nog actueel
is.Op deze manier kunnen ook incidentele projecten rond de wisseling
van boekjaar onverkort worden voortgezet. In de jaarrekening wordt
dit dan verder toegelicht.3.4.4Jaarlijkse budgetaanpassing Bij de perspectiefnota worden aanvragen voor nieuwe budgetten en
nieuwe investeringskredieten voor de komende jaarschijven in beeld
gebracht. Hierdoor wordt steeds beter inzicht gekregen in de
begroting in meerjarig perspectief in relatie tot de
prestaties.Afspraken jaarlijkse budgetaanpassingen bestaand beleid1. De ramingen van de baten en lasten voor het nieuwe jaar worden
aangepast met een percentage prijscorrectie op basis van een vaste
CBS-index. De ramingen worden realistisch onderbouwd met
onderliggende contracten, prijsafspraken en subsidieafspraken en de
realisatie van de afgelopen jaarrekening. Als er geen contractuele
prijsafspraken liggen, wordt een door het college vastgesteld
percentage prijscorrectie gehanteerd;2. De overdrachten aan Gemeenschappelijke Regelingen wordt de finale
besluitvorming van het bestuur van de GR gevolgd;3. Alle bedragen in de meerjarenbegroting zijn gebaseerd op het
prijspeil van het vast te stellen begrotingsjaar;4. Noodzakelijk geachte extra prijscompensatie wordt afzonderlijk
toegelicht;5. Het percentage voor de prijscorrectie geldt ook voor de bepaling
van subsidieplafonds, zoals deze zijn gedefinieerd in de geldende
subsidieverordening. Dit uitgangspunt wordt ook gehanteerd voor
(exploitatie)subsidies van instellingen die regionaal werken;6. Op het gecalculeerde percentage prijscompensatie wordt in
principe geen nacalculatie toegepast voor het lopende
begrotingsjaar;7. De salarissom wordt geraamd op basis van de in het voorjaar
voorafgaand aan het begrotingsjaar goedgekeurde formatieplannen en
de te verwachten CAO-stijgingen;8. Voor nieuwe subsidieovereenkomsten geldt als uitgangspunt dat de
gemeentelijke prijsontwikkeling wordt gevolgd en de lonen volgens de
CAO van de desbetreffende bedrijfstak.Het investeringsprogramma zoals dat in de lopende begroting en
meerjarenraming is vastgesteld, wordt beschouwd als bestaand beleid.
De investeringsramingen worden in de begroting aangepast aan en
geactualiseerd op het voor dat jaar geldende prijsniveau.3.4.5Voorbereidingsbudget grote projecten Voor het ontwikkelen van visies en projecten voor mogelijk nieuwe
projecten is tot nu toe geen apart budget opgenomen. Om nieuwe
projecten te starten, is wel de nodige voorbereiding nodig en daar
zijn (voorbereidings)kosten mee gemoeid, waarbij à priori niet zeker
is of dit wordt terugverdiend. Als dat leidt tot een concreet
(investerings)project, dan kunnen de voorbereidingskosten ten laste
van het krediet voor dit project (bijvoorbeeld een grondexploitatie)
worden gebracht. Als dat niet leidt tot een (investerings)project,
dan moeten de kosten sowieso ten laste van de exploitatie worden
gebracht.Afspraken:- In de begroting en perspectiefnota wordt jaarlijks aangegeven
welke visies en projecten het college wil uitvoeren en welk
voorbereidingsbudget daarvoor nodig is;- jaarlijks verstrekt het college in de jaarrekening aan de raad een
overzicht met verantwoording van de besteding van het
voorbereidingsbudget;- voorbereidingskosten worden (met inachtneming van artikel 60 BBV
en de afschrijvingstermijn voor immateriële vaste activa) óf
afgeboekt óf als voorziening opgenomen ten laste van de
grondexploitatie als - de plannen voor de investering al redelijk omlijnd en uitvoerbaar
zijn; - er sprake is van potentiële dekking uit de nieuwe
grondexploitatie; - de voorbereidingskosten vijf jaar of langer op
het krediet staan.3.4.6Begroting en realisatie van winst grondexploitatie De grondexploitatie wordt voor de gemeente Meppel als
bedrijfsmatige activiteit aangemerkt. Met winst en verliezen van de
grondexploitatie wordt als volgt omgegaan:· Jaarlijks wordt uiterlijk bij de jaarrekening een (bijgestelde)
raming van ieder complex van de grondexploitatie opgesteld met een
analyse van de risico’s met daarin een kostenraming van de nog uit
te voeren werkzaamheden en een opbrengstraming van de nog te
verkopen gronden.· Tussentijds wordt winst genomen op het gerealiseerde deel van het
in exploitatie zijnde complex, gebaseerd op:o De al gerealiseerde kosten en de gerealiseerde opbrengsten;o Gerelateerd aan het aantal verkochte m2 grond per ultimo van het
jaar;o Bij de nog niet afgesloten complexen, waarvan alle uitgeefbare
grond is verkocht, wordt 10% van het totaal te verwachten resultaat
in de exploitatie gelaten.· Voor verwachte verliezen wordt een voorziening getroffen. Salderen
van verwachte winsten met de te vormen voorzieningen is daarbij niet
toegestaan;· In de begroting wordt de verwachte winst of verlies van de
grondexploitaties opgenomen als incidentele opbrengst in de
exploitatie. Bij de afwikkeling komt de winst / verlies ten
gunste/laste van de algemene reserve.Actiepunten:· opstellen (afronden) van het handboek grondexploitatie waarin ook
de financiële beleidsuitgangspunten worden vastgelegd voor de
bestaande en toekomstige grondvoorraad en de hierin vastgelegde of
vast te leggen financiële middelen;· Opstellen nota grondbeleid;· Jaarlijks opstellen van een bijgestelde raming van de
verschillende complexen grondexploitatie (vertrouwelijk) en
vaststellen van de gewijzigde grondexploitaties.3.4.7Begroting overgehevelde rijkstaken Het komt regelmatig voor dat het rijk taken overhevelt naar de
gemeente. In de regel wordt daarbij ook het budget overgeheveld al
dan niet met een bezuinigingstaakstelling. De eerste jaren gebeurt
dat vaak met een doeluitkering, waarna het budget in de algemene
uitkering wordt verdisconteerd. Vervolgens kan de raad de integrale
afweging maken welk budget aan de taak wordt toegekend.Afspraken:· Indien de algemene uitkering voor een bepaalde taak wordt verhoogd
(of verlaagd), kent de raad dit budget in het eerste jaar van
invoering in principe ook aan die taak toe. De raad heeft echter wel
de keuze hiervan af te wijken. Het toekennen (verhogen of verlagen)
van het budget verloopt via een (raads)begrotingswijziging;· Vanaf 2007 is de WMO in werking getreden. Het rijk heeft hiervoor
een integratieuitkering verstrekt. Vooralsnog is het uitgangspunt
dat de extra kosten voor de WMO gedekt worden uit deze
integratieuitkering.· Bij de periodieke bijstand is de rijksbijdrage nog niet integraal
in de algemene uitkering opgenomen. Uitgangspunt voor de begroting
is een gesloten systeem tussen de rijksinkomsten, de te verstrekken
uitkeringen voor de periodieke bijstand en de terugontvangen
bedragen in verband met terugvordering en verhaal.4De exploitatierekening4.1Inkomsten Om de gemeentelijke organisatie en de uitvoering van taken te
kunnen bekostigen, heeft de gemeente structurele financiële
inkomsten nodig. Die inkomsten bestaan uit (cijfers jaarrekening
2006):· Een algemene rijksuitkering gemeentefonds (€ 28 miljoen); dit is
bedoeld voor de uitvoering van alle wettelijke taken en de vrije
keuzetaken. De gemeente mag dit naar eigen inzicht besteden;· Eigen inkomsten uit lokale belastingen (€ 13 miljoen). Dit betreft
met name OZB, rioolrecht, afvalstoffenheffing en leges;· Specifieke rijksuitkeringen voor bijvoorbeeld de Wet Werk en
Bijstand (WWB);· Overige eigen inkomsten, zoals huur, dividend en winst op
grondexploitaties.4.1.1Inkomsten uit het gemeentefonds De algemene uitkering uit het gemeentefonds wordt berekend aan de
hand van een 40-tal maatstaven, zoals het aantal inwoners, het
aantal woonruimten, de lengte van het wegennet, de oppervlakte en de
OZB-capaciteit. Dit is een globaal verdeelstelsel dat aansluit bij
de kostenverdeling tussen groepen van gemeenten. De omvang van de
algemene uitkering is gekoppeld aan de rijksuitgaven. Onder het
motto “samen de trap op, samen de trap af” wordt het gemeentefonds
bij hogere rijksuitgaven hoger en bij lagere rijksuitgaven lager. De
afgelopen jaren was er sprake van een afnemende algemene uitkering.
Inmiddels is er weer sprake van een stijging.Om bij tegenvallende rijksuitgaven negatieve gevolgen voor gemeenten
te beperken, houdt het rijk een deel van de algemene uitkering
achter en keert dit later geheel of gedeeltelijk uit. Dit wordt de
behoedzaamheidsreserve genoemd. Dit betreft voor Meppel ongeveer €
360.000 op jaarbasis.Bestaande afspraak:· In de begroting wordt meerjarig structureel rekening gehouden met
een uitkering van 50% van de behoedzaamheidsreserve; de andere 50%
van de behoedzaamheidsreserve wordt niet in de begroting opgenomen.
Alleen bij specifieke externe redenen kan hiervan onderbouwd worden
afgeweken.4.1.2Inkomsten uit gemeentelijke heffingen De gemeentelijke heffingen worden onderscheiden in:· Belastingen waarvan de opbrengst in de begroting als algemeen
dekkingsmiddel wordt aangewend. In Meppel zijn dat alleen de
onroerend zaakbelasting, precarioheffing en de parkeerbelasting.
Hondenbelasting, toeristenbelasting, forensenbelasting en roerende
zaakbelasting worden niet geheven omdat de baten niet opwegen tegen
de inningskosten.· Heffingen in verband met het verhalen van de kosten die de
gemeente heeft gemaakt. Hieronder vallen onder andere de
afvalstoffenheffing, het rioolrecht, havengelden, marktgelden,
begraafrechten en leges. De opbrengsten hiervan zijn bedoeld ter
dekking van de kosten voor de geleverde dienst of prestatie.Bestaande beleidsregels:- De OZB-opbrengst wordt jaarlijks aangepast, rekening houdend met
volumestijgingen, reguliere prijsstijgingen en eventuele toegestane
extra prijsstijging.- De gemiddelde OZB-belastingdruk neemt in beginsel niet toe of af
als gevolg van de jaarlijkse hertaxatie van het onroerend goed. Dat
betekent dat hogere WOZ-waarden (afgezien van prijsstijging) worden
gecompenseerd door lagere OZB-tarieven..- Voor de afvalstoffenheffing, rioolrecht, leges, begraafrechten,
scheepvaartrechten en marktgelden wordt uitgegaan van een 100%
kostendekkend tarief. Verhogingen zijn echter geen automatisme. Hier
kan gemotiveerd en onderbouwd in de begroting van worden
afgeweken.Nieuwe beleidsregel- De OZB-opbrengst (en daarmee de tarieven) wordt eveneens aangepast
als blijkt dat een hogere (of lagere) WOZ-stijging in Meppel ten
opzichte van het landelijk gemiddelde leidt tot een lagere (of
hogere) uitkering uit het gemeentefonds.Als vergoeding voor de geleverde diensten of prestaties mag de
gemeente maximaal een kostendekkend tarief doorberekenen. Dit geldt
niet voor iedere heffing afzonderlijk, maar voor alle heffingen
binnen een verordening. In het kostendekkend tarief worden de
volgende kosten opgenomen:· de interne apparaatskosten (rechtstreeks of via uurtarieven
doorberekend);· de externe kosten exclusief BTW, vermeerderd met het BTW-bedrag
waarvoor de gemeente in het verleden is gekort op de algemene
uitkering uit het gemeentefonds;· het bedrag aan kwijtscheldingen.De producten huishoudelijk afval en riolering worden gezien als een
gesloten financiële huishouding. Voor beide producten is het
uitgangspunt dat de kosten geheel bij de burger / gebruiker in
rekening worden gebracht. Eventuele tegen- of meevallers worden in
de tarieven voor de volgende jaren doorberekend. Om de
tariefsontwikkeling gelijkmatig te laten verlopen, wordt voor beide
producten gebruik gemaakt van een egalisatievoorziening. Beide
voorzieningen dienen goed te worden onderbouwd. De
egalisatievoorziening voor huishoudelijk afval dient beperkt van
omvang te zijn.Eind 2004 is een tussenrapportage kostendekkendheid tarieven
opgesteld.Actiepunt:· Opstellen standaardberekening voor iedere heffing; deze jaarlijks
actualiseren als bijlage bij de productenraming (vaststelling
college) en de samenvattende resultaten opnemen in de paragraaf
lokale heffingen. In het bijzonder aandacht voor bedrijfsafval.4.1.3Verhuur gemeentelijke eigendommen De gemeente bezit verschillende panden, gronden en
(sport)accommodaties die worden verhuurd aan derden. Voor de
huurprijzen (of rechten) heeft de gemeente (nog) geen richtlijnen
vastgelegd. Het ligt bij verhuur aan commerciële partijen voor de
hand marktconforme verhuurtarieven te hanteren met een jaarlijkse
indexering. Bij de verhuur van onroerend goed aan maatschappelijke
organisaties als de bibliotheek en de muziekschool ligt er een
verband tussen de te ontvangen huur en de subsidie. Voor het gebruik
van sportaccommodaties en multifunctionele accommodaties zijn de
tarieven veelal historisch bepaald en is er geen directe relatie met
de gemaakte kosten. K+V heeft hier onlangs onderzoek naar
gedaan.Actiepunt:· uitwerken richtlijnen voor nieuwe (wel of niet marktconforme)
huurtarieven en voor de berekening van verhuurtarieven van
sportaccommodaties, muziekschool en multifunctionele gebouwen,
waarbij ook een relatie wordt gelegd met de gemaakte kosten (incl
beheerskosten) en het subsidie-instrumentarium.4.1.4Verkoop van gemeentelijk onroerend goed De gemeente Meppel bezit een aanzienlijke hoeveelheid gronden en
gebouwen. De behoefte hieraan is echter aan verandering onderhevig
en soms zijn er kansen voor herontwikkeling of verkoop. Een
voorbeeld is dat de ondergrond van een afgebroken school wordt
bestemd voor de bouw van een sporthal of woningen. In dat geval
worden het beheer en de beheerkosten overgeheveld van het programma
onderwijs naar het programma sport of naar de grondexploitatie. Voor
de gemeente als totaal verandert er daardoor niets, maar per
programma kan wel sprake zijn van een (verwacht) voordeel of een
(verwacht) nadeel.Voor de (boekhoudkundige) verrekening tussen de programma’s wordt de
volgende richtlijn gehanteerd:· De overdracht wordt administratief verrekend op basis van de
boekwaarde (en niet op basis van de geschatte waarde of de
WOZ-waarde).· Als er bij de overdracht sprake is van een voor- of nadeel voor de
exploitatie van één van de programma’s wordt aan de raad voorgesteld
de exploitatie-budgetten te herzien, waarbij tevens een voorstel
wordt gedaan voor de bestemming van het (verwachte) voordeel en/of
de dekking van het (verwachte) nadeel. Uitgangspunt daarbij is dat
de boekwinst (of boekverlies) ten gunste (of ten laste) komt van het
rekeningresultaat. In specifiek gevallen kan het college de raad
voorstellen de boekwinst (of boekverlies) ten gunste (of ten laste)
van een specifieke bestemming te brengen.4.1.5Verkoop van gemeentelijke roerende goederen Roerende goederen worden meestal verkocht bij vervanging. Dit komt
onder andere voor bij de aanschaf van een nieuw voertuig. Het oude
voertuig wordt dan ingeruild. Administratief wordt dit als volgt
verwerkt:· De volledige aanschafkosten van het nieuwe voertuig worden
geactiveerd· De inruilwaarde wordt na verrekening met de oude boekwaarde als
opbrengst in de exploitatie opgenomen en maakt als zodanig onderdeel
uit van het rekeningsaldo.4.1.6Inkomsten uit dividend en rente De gemeente is aandeelhouder van de volgende vennootschappen:
Vitens, Wadinko (voorheen WMO-beheer), Essent, Rendo, Rova en de
Bank Nederlandse Gemeenten. Deze vennootschappen keren jaarlijks
dividend uit. Conform de voorschriften wordt dit dividend pas
ingeboekt op het moment dat de gemeente het bedrag daadwerkelijk is
toegezegd.Daarnaast ontvangt de gemeente Meppel rente op een aantal uitgezette
leningen. Dit betreft vier leningen aan deelnemingen in de
vennootschappen Rova, Vitens, Essent en BNG (ivm overdracht
preferente aandelen Rendo). Deze leningen hebben hun oorsprong in de
omzetting van aandelen in leningen.Verder ontvangt de gemeente nog rente op uitgezette leningen aan
woningbouwverenigingen en rente op uitgezette hypothecaire leningen
aan eigen personeel, alsmede rente op leningen aan enkele lokale
maatschappelijke organisaties ter financiering van investeringen
door die organisaties. De ontvangen rente-inkomsten compenseren
grosso modo de rente-uitgaven op de geldleningen die de gemeente
Meppel hiervoor heeft aangetrokken.Het (budget)beheer van de geldleningen vindt door verschillende
functionarissen en op verschillende afdelingen in de organisatie
plaats. Een koppeling aan de inhoudelijke beleidsvelden heeft echter
voor langlopende leningen geen meerwaarde.Afspraak:· Voor het administratief beheer van geldleningen is de afdeling BMO
verantwoordelijk. Voor advisering over nieuw uit te zetten leningen
(bijvoorbeeld aan lokale maatschappelijke organisaties) of voor
inhoudelijke wijzigingen zijn de vakwethouder en de vakafdeling
verantwoordelijk.Actiepunt:· Administratief beheer van alle geldleningen centraal bij één
(financiële) functionaris onderbrengen.4.1.7Bespaarde rente De gemeente heeft als opbrengst in de exploitatiebegroting
opgenomen dat (administratief) rente-inkomsten worden toegerekend
over het vermogen in de reserves en voorzieningen. Dit heet de
bespaarde rente omdat de gemeente vanwege het bezit van de reserves
en voorzieningen minder geld op de kapitaalmarkt hoeft te lenen om
investeringen te kunnen financieren en daardoor dus rente bespaart.
Dit is geen echte, maar een administratieve inkomstenbron. De
bespaarde rente ontstaat als inkomstenbron omdat aan de
investeringen wél de volledige rente wordt toegerekend. De bespaarde
rente kan voor een gedeelte als dekkingsmiddel in de
exploitatiebegroting worden opgenomen en voor een gedeelte kan het
worden toegevoegd aan de bestaande reserves. Consequentie van deze
methode is dat het gedeelte van de reserves waarvan de bespaarde
rente structureel in de exploitatie is opgenomen niet vrij kan
worden besteed. Vrije besteding is pas mogelijk als er een
alternatieve dekking voor de bespaarde rente in de
exploitatiebegroting wordt gevonden.In de perspectiefnota en in de begroting wordt duidelijk aangegeven
welk deel van de reserves vrij beschikbaar is en welk deel is
beklemd door de bespaarde rente in de exploitatie.4.2Uitgaven De gemeentelijke jaarlijkse uitgaven bestaan grofweg uit de
volgende onderdelen:· Personeelskosten;· Overdracht aan Gemeenschappelijke Regelingen. Dit betreft taken
die de gemeente aan samenwerkingsverbanden met andere gemeenten
heeft opgedragen; deze samenwerkingsverbanden voeren de taken voor
de gemeente(n) uit. Voorbeelden zijn de GGD, de Regionale Brandweer
Drenthe en het Regionaal Instituut voor Musische Vorming;· Subsidies aan organisaties als bibliotheek, stichting welzijn en
sportclubs;· Uitgaven overige goederen en diensten voor bijvoorbeeld energie,
papier, materiaal, aannemers en uitbesteed advieswerk;· Uitkeringen sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning,
etc.;· Kapitaallasten. Investeringen worden op de balans geactiveerd en
hierop wordt jaarlijks afgeschreven. In de jaarlijkse
exploitatierekening worden jaarlijks de afschrijvingskosten
opgenomen en de toegerekende rente.De kosten voor de producten, projecten en programma’s zijn opgebouwd
uit deze kostensoorten.4.2.1Onvoorziene uitgaven Om extra lasten in de loop van het jaar te kunnen opvangen, is het
verplicht een bedrag in de begroting op te nemen voor onvoorziene
incidentele uitgaven (artikel 8 lid 2 BBV). Het staat de gemeente
vrij hiervoor een eigen norm te hanteren. In de begroting 2007 is
een bedrag van € 100.000 opgenomen. In de financiële
beheersverordening (ex art 212) heeft de raad verder geen
beperkingen gesteld aan de besteding van deze post onvoorzien.Tot nu toe is het gebruikelijk dat het saldo van de
begrotingswijzigingen in de 1e en 2e bestuursrapportage werd
verrekend met de post onvoorzien. Daarmee wordt de post onvoorzien
gebruikt als een saldopost voor het te verwachten jaarresultaat,
terwijl het budget voor onvoorzien verder niet wordt benut.(Nieuwe) afspraken:· In de begroting wordt voor de post onvoorzien jaarlijks een bedrag
van € 100.000 opgenomen.· Structurele meeruitgaven komen niet ten laste van de post
onvoorzien, maar hiervoor moet bij het opstellen van de nieuwe
begroting een structurele dekking worden gevonden;· Uitgaven ten laste van onvoorzien moeten worden geboekt op het
juiste product en programma. Via de bestuursrapportages en de
jaarrekening legt het college daarover verantwoording af (inclusief
een begrotingswijziging van de post onvoorzien naar het betreffende
programma).· In geval van calamiteiten neemt het college direct actie en legt
daarover achteraf verantwoording af aan de raad. In de
budgethoudersregeling is dat nader uitgewerkt.· Het saldo van begrotingswijzigingen wordt (conform de
BBV-uitgangspunten) niet meer op de post onvoorzien zichtbaar
gemaakt, maar op de begrotingsposten ‘saldo vóór bestemming’ en
‘saldo ná bestemming’.4.2.2Doorberekening apparaatskosten De apparaatskosten bestaan uit alle kosten die nodig zijn voor het
functioneren van de ambtelijke organisatie. Hieronder vallen
personeelskosten en de kosten voor de interne dienstverlening die
door ondersteunende afdelingen wordt geleverd ter ondersteuning aan
de medewerkers van de organisatie. Interne dienstverlening betreft
onder andere:· Facilitaire zaken (huisvesting, kantine, schoonmaak, porto,
repro)· Personeel en organisatie· Algemene juridische control· Financiële planning & control· Financiële administratie· Communicatieadvies· Archief· AutomatiseringDe apparaatskosten worden via productieve uren over de producten en
investeringsprojecten versleuteld en via die weg over de
beleidsprogramma’s. In de uurtarieven is rekening gehouden met een
opslag voor overhead (zoals leiding en secretariële ondersteuning),
improductiviteit (zoals ziekte, afwezigheid en uitje) en indirect
productiviteit (zoals overleg en cursus).Doorberekening van apparaatskosten verloopt in zijn algemeenheid als
volgt:a. Alle apparaatskosten (=totaal van interne producten plus
afdelingskostenplaatsen) worden uiteindelijk (direct of indirect)
aan de externe producten en projecten toegerekend;b. Waar mogelijk worden externe facturen rechtstreeks op de externe
producten geboekt; deze kosten vallen dan buiten de
apparaatskosten;c. De afdelingskosten (vooral bestaand uit personeelskosten) worden
via uurtarieven aan de producten en projecten doorberekend. In
specifieke gevallen (zoals bij de vrijwilligers van de brandweer)
worden de kosten voor personeel rechtstreeks op de externe producten
of projecten verantwoord;d. Waar sprake is van interne producten of dienstverlening die
direct en zonder administratieve rompslomp aan producten of
projecten kunnen worden toegerekend, wordt deze ook direct
toegerekend. Zo worden voor zover praktisch uitvoerbaar de kosten
van specifieke automatiseringsapplicaties direct doorbelast aan de
betreffende producten of projecten en worden de huisvestingskosten
van de bestuursorganen op basis van een realistisch ingeschat
percentage aan de bestuursorganen (college en raad) rechtstreeks
doorbelast;e. De overige lasten voor de interne producten/interne
dienstverlening worden via een opslagpercentage op de uurtarieven
aan de producten en projecten doorberekend.In de bestaande begroting (2007) wordt voor de afdelingen BMO en FO
geen onderscheid gemaakt in de interne producten van die afdelingen
en hun afdelingskostenplaatsen. Voor zowel de afdeling BMO als de
afdeling FO zijn de afdelingskostenplaatsen samengevoegd met de
interne producten van die afdelingen en voor deze afdelingen worden
de kosten niet via uurtarieven doorberekend. Het gevolg hiervan is
dat er geen uurkosten van BMO en FO rechtstreeks aan producten of
projecten wordt toegerekend, ook al wordt er wel rechtstreeks voor
zo´n product of project gewerkt. Voor zover dat declarabele
producten of subsidiabele projecten betreft, is er dus sprake van
inkomstenderving. Verder wordt niet inzichtelijk wat de interne
dienstverlening kost.Actiepunten:· Opnieuw vaststellen van de verdeelsleutels voor de interne
producten aan de externe producten en afdelingskostenplaatsen, deze
verdeelsleutel jaarlijks actualiseren en vastleggen in een bijlage
bij de productenraming;· Uitwerken hoe bij declarabele projecten wél met een uurtarief in
de begroting duidelijk onderscheid kan worden gemaakt in interne
producten en afdelingskostenplaatsen, waarbij voor alle afdelingen
(óók voor BMO en FO) dezelfde systematiek van urendoorbelasting
wordt gehanteerd;· Vastleggen hoe de niet-compensabele BTW uiteindelijk via
mengpercentages wordt verdeeld over de producten en projecten.
Jaarlijks actualiseren als bijlage bij de productenraming.4.2.3Tijdverantwoording De gemeente Meppel heeft twee systemen voor tijdregistratie: een
aanwezigheidsregistratie (electronische prikklok- verlofkaart) en
een systeem van urenverantwoording (TIM). Beide systemen staan los
van elkaar. Het systeem van urenverantwoording (TIM) is relevant
voor de financiële doorberekening. Dit wordt hieronder nader
toegelicht.Momenteel werkt TIM als volgt: medewerkers registreren in dit
systeem hoeveel uren aan verschillende producten en projecten is
gewerkt. Vervolgens wordt dit financieel doorberekend (via uren x
tarief) aan de producten en projecten. Met het systeem kunnen
managementoverzichten worden gemaakt van a) de tijdsbesteding per
product en b) de financiële doorbelasting per product.Het blijkt dat de urenverantwoording niet volledig is. Sommige
medewerkers schrijven wel tijd, sommige niet en sommigen deels. In
alle gevallen kan de volledigheid niet worden gecheckt omdat
afwezigheid (ziekte, verlof, feestdagen) niet wordt geregistreerd.
Verder vindt er geen accordering van de tijdverantwoording plaats.
Alles wat een medewerker invult, wordt ‘automatisch’ financieel
doorberekend naar de producten en projecten.Het gevolg van deze ‘halfbakken’ manier van tijdschrijven is dat bij
de jaarrekening 2006 een groot nadelig saldo op de
afdelingskostenplaatsen is blijven staan. Dit saldo wordt dan
gecompenseerd door een voordeel op de producten en projecten. Een
ander nadeel is dat voor subsidiabele projecten (zoals bij sociale
zaken) een aparte sluitende tijdregistratie wordt bijgehouden.Afspraken· Alle medewerkers dienen hun tijd volledig in het
tijdschrijfsysteem te verantwoorden, ook de afwezigheidsuren. De
manager ziet daarop toe. Aparte tijdregistraties worden dan
overbodig.· De manager kan voor sommige specifieke functies bepalen dat
tijdschrijven niet nodig is. Bijvoorbeeld omdat medewerkers altijd
dezelfde soort werkzaamheden uitvoeren (zoals secretariaat of
management). In dat geval zorgt de manager voor een
overboekingsopdracht zodat de kosten van de betreffende medewerker
wel op het juiste product terecht komen.· In managementrapportages wordt verslag gedaan van relevante
verschillen in urenrealisatie.Actiepunt· Ontwikkelen organisatiebrede richtlijnen voor de centrale
tijdregistratie en de financiële doorbelasting van de uurkosten van
eigen personeel en ingehuurd personeel.4.2.4Dekking urendoorbelasting In de bestaande systematiek worden de werkelijke geboekte uren van
de ambtelijke organisatie in het tijdschrijfsysteem doorberekend
aan:· investeringsprojecten· exploitatieproducten, onder te verdelen in:o producten met een tarief (tariefproducten)o diensten aan derdeno overige (reguliere) exploitatieproductenIn de begroting 2007 is voor iedere afdeling een eigen
afdelingsuurtarief gehanteerd met een apart uurtarief voor de
buitendienst en voor de reinigingsdienst. Administratief redelijk
eenvoudig, maar nadeel van deze methode is dat er dan er niet altijd
sprake is van een redelijke kostendoorbelasting omdat het
gehanteerde uurtarief voor een medewerker in een lage salarisschaal
even hoog is als het gehanteerde uurtarief voor een medewerker in
een hoge salarisschaal. Dit is met name van belang bij
gesubsidieerde projecten, bij kostendekkende werkzaamheden en bij
investeringsprojecten.Op de producten ontstaan (soms grote) verschillen tussen de geraamde
uurkosten en de werkelijk doorberekende uurkosten. Het betreft
veelal verschuivingen tussen producten en kostenplaatsen. De
doorbelasting van uren aan het ene product is hoger en aan het
andere product lager. Deze verschillen en verschuivingen zijn ook in
de programma’s zichtbaar. Oorzaken hiervan zijn:· de verdeling van de uren (en de uurkosten) over de producten en
programma’s zijn nog onvoldoende realistisch in de begroting
opgenomen;· De uren worden nog onvoldoende realistisch en niet volledig
geboekt;· Tussendoor worden er geen aanpassingen in de urenbegroting
doorgevoerd.Er is een verbeterslag nodig in de doorbelasting van uren, zowel in
de begroting als in de realisatie. Dit met het doel om realistische
cijfers te krijgen waarmee daadwerkelijk wordt gestuurd. Van belang
daarbij is vooral helder te krijgen welke uurkosten toegerekend
kunnen worden aan investeringsprojecten en welke uurkosten
declarabel zijn bij derden (dit geldt voor diensten aan derden en
voor tariefproducten). In dit kader moeten budgethouders ook sturen
op:· De realisatie van het geraamde aantal uren (de formatie);· De realisatie van het geraamde aantal productieve uren;· De realisatie van het geraamde aantal uren dat extern kan worden
doorbelast (bijvoorbeeld via leges terug te verdienen of aan
projecten in rekening te brengen).Bedoeling is om met prioriteit helder te krijgen welk deel van de
formatiekosten ten laste van de investeringsprojecten en welk
aandeel aan de producten in de exploitatie wordt gebracht. Immers,
bij het verminderen van projecten, vermindert ook de dekking voor de
personele uurlasten; er dan sprake is van personele overcapaciteit.
Dit leidt in de exploitatie tot een dekkingstekort (frictie genoemd)
als er niet tegelijkertijd op het personeelsbudget wordt bezuinigd.
Het is dus nodig om ófwel op het personeel te bezuinigen ófwel
nieuwe dekking te zoeken om de frictiekosten in de exploitatie te
beperken. Een soortgelijke redenering geldt in het geval van
uitbreiding van projecten, waarbij ofwel nieuw personeel moet worden
aangetrokken, ofwel ingehuurd moet worden.In de productenbegroting en in de afdelingsplannen is rekening
gehouden met het aantal productieve uren per fulltime medewerker. In
de productenbegroting 2007 betrof de centrale raming afgerond 1300
uur. Hierin is per fulltime medewerker rekening gehouden met 72 uur
ziekte, 72 uur cursus, 100 uur werkoverleg en 80 uur aftrek voor
leiding. In afdelingsplannen zijn afwijkende urenramingen opgenomen.
Dat is niet consistent. Bovendien wordt geen rekening gehouden met
diverse soorten verlof voor senioren, ouderschap en
leeftijdsdagen.Afspraken· in elke aanvraag voor een budget of een (investerings)krediet moet
expliciet het bedrag aan intern toe te rekenen apparaatskosten
zichtbaar gemaakt worden, alsmede de verwachte verdeling daarvan
over verschillende boekjaren;· in de aanvraag wordt tevens aangegeven welk deel van de
(uren)apparaatskosten ten laste van de reguliere budgetten uit de
exploitatie wordt gebracht en welk deel met de investering wordt
geactiveerd;.· In de productenraming wordt jaarlijks aangegeven hoeveel
productieve uren voor een fulltime medewerker wordt geraamd. Er
wordt naar gestreefd om de methodiek van afdelingen op elkaar aan te
sluiten. In ieder geval dient er voor te worden gezorgd dat de
centrale en decentrale ramingen op elkaar aansluiten.Actiepunten:· Bij de uitwerking van de begroting 2008 ontwikkelen van nieuwe
berekeningswijze voor de uurtarieven, waarin zo mogelijk onderscheid
wordt gemaakt in salarisgroep en binnendienst/ buitendienst;· verbeterslag werkwijze urenboeking en urendoorberekening. Hierbij
keuze maken of kosten worden doorberekend op basis van werkelijke
uren of op basis van begrote uren;· in de urenbegroting onderscheid maken in formatieuren voor
regulier werk en formatie die kan worden doorberekend (aan
projecten, aan tariefproducten of aan derden);· Standaardraming opzetten voor berekening productieve uren;· Ontwikkelen format voor investeringskrediet, waarbij duidelijk
wordt hoe eigen uurkosten en de externe kosten over de jaren worden
verdeeld.4.2.5Kostenplaatsen kapitaallasten, tractiekosten en
sportaccommodaties De kapitaallasten, de tractiekosten en de sportaccommodaties vormen
drie bijzondere (hulp)kostenplaatsen. De kostenplaats
kapitaallasten is ingesteld om de rente en afschrijving over de
producten te verdelen. De kostenplaats tractiekosten is ingesteld om
de kosten voor de voertuigen op uurbasis door te belasten. Deze
kostenplaats wordt alleen gebruikt voor het doorbelasten van de
uurkosten van de reinigingsvoertuigen (vuilniswagens, kolkenzuiger,
veegmachines). Het ligt voor de hand hier ook de andere
gemeentelijke voertuigen onder te brengen, zodat het geheel beter
kan worden beheerd.De hulpkostenplaats sportaccommodaties wordt gebruikt om de kosten
voor sportaccommodaties te verdelen over de producten onderwijs en
sport. In het verleden was dit zinvol omdat de kosten voor het
gebruik van de sporthallen voor gymnastiekonderwijs met het rijk
konden worden verrekend. Door de overheveling van de rijksbudgetten
voor schoolgebouwen vanaf 1997 is deze verrekening niet meer
nodig.Actiepunten:· De hulpkostenplaats sportaccommodaties samenvoegen met het
exploitatieproduct sportaccommodaties met tevens de interne
verrekening tussen de producten sportaccommodaties en onderwijs
vereenvoudigen.· Kostenplaats tractiekosten ombouwen tot kostenplaats wagenpark. Op
die kostenplaats worden alle gemeentelijke voertuigen ondergebracht.
Er wordt gewerkt met een eenvoudige verdeelsystematiek en een
beperkt aantal gedifferentieerde uurtarieven.5De balans Bij de jaarrekening wordt ook de financiële balans opgesteld. De
structuur van die balans moet voldoen aan wettelijke voorschriften.
Hieronder staat de balans in enigszins vereenvoudigde vorm vermeld.
Daarna worden in deze paragraaf de belangrijkste onderdelen en
boekhoudregels toegelicht.5.1Investeringen De gemeente heeft allerlei investeringen gedaan met een meerjarig
nut die op de balans worden geactiveerd en die worden afgeschreven
over de economische levensduur. Het betreft investeringen in
concrete niet-verhandelbare goederen met een maatschappelijk nut
(zoals de aanleg of reconstructie van wegen, parken en bruggen) en
investeringen in concrete wél verhandelbare of opbrengst-genererende
goederen met een economisch nut (zoals riolering en gebouwen). Op
grond van de BBV mogen investeringen in (groot) onderhoud niet
worden geactiveerd. Investeringen in immateriële goederen (zoals
bestemmingsplannen en onderzoeken die over meerdere jaren betrekking
hebben) mogen onder bepaalde voorwaarden wél worden geactiveerd,
maar Meppel heeft dat niet altijd gedaan.In de exploitatierekening worden jaarlijks over de investeringen
kosten voor rente en afschrijving (kapitaallasten) doorberekend. In
de financiële verordening (ex artikel 212 gemeentewet) is hierover
het volgende opgenomen:1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd, met
uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde.
Bijdragen en subsidies van derden worden direct op de investering in
mindering gebracht;2. Investeringen worden afgeschreven overeenkomstig de technische
en/of economische levensduur. De afschrijvingstermijnen zijn in de
financiële verordening opgenomen (zie bijlage 3);3. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
(zoals de aanleg of een reconstructie van een weg of een plantsoen)
worden bij voorkeur niet geactiveerd, maar kúnnen wel geactiveerd
worden als de raad op voorstel van het college daartoe besluit. Hier
zijn verder nog geen richtlijnen voor vastgelegd;4. Investeringen kleiner dan €10.000 worden niet geactiveerd;5. Gronden en terreinen worden altijd op de balans geactiveerd.Investering met een economisch nut mogen volgens de
BBV-voorschriften boekhoudkundig niet meer rechtstreeks uit een
bestemmingsreserve worden afgeschreven, zoals in het verleden vaak
gebruikelijk was. Dit betekent dat door de stelselwijziging in 2004
een deel van de reserves nieuwbouw gemeentehuis en bouw Cultureel
Centrum Meppel niet meer met de investering kan worden verrekend,
terwijl dit bij de besluitvorming destijds (vóór de
stelselwijziging) wél de bedoeling was. Dit leidt tot structureel
hogere exploitatielasten, gecompenseerd door een hogere
reservestand. Een alternatief is versneld af te boeken op (andere)
investeringen met maatschappelijk nut. Dit heeft per saldo ook het
effect dat de exploitatielasten dalen. Bovendien kunnen met deze
balanssanering allerlei kleine geactiveerde investeringen worden
opgeschoond.Actiepunt:· Keuzevoorstel aan de raad doen om het restant van de reserve CCM
en de reserve Nieuwbouw Stadhuis toe te voegen aan de algemene
reserve, ofwel deze reserves benutten voor balanssanering.· Raadsvoorstel uitwerken om kleine geactiveerde investeringen op te
schonen.5.1.1Afschrijving Investeringen worden afgeschreven volgens een vaste vooraf bepaalde
afschrijvingstermijn. De hoogte van de afschrijving is conform
artikel 64 BBV onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Op
investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut mag
echter wél extra worden afgeschreven.Voor de afschrijving worden de volgende afspraken gehanteerd:· Alle investeringen worden (onder aftrek van bijdragen van derden)
lineair afgeschreven; in uitzondering daarop worden de bestaande
investeringen die aanvankelijk annuïtair werden afgeschreven (zoals
investeringen in riolering) volgens deze annuïtaire methode voor de
rest van hun levensduur volgens deze afschrijvingsmethode
afgewikkeld;· Voor nieuwe investeringen die gedurende het jaar in gebruik worden
genomen, wordt over het eerste boekjaar 50% van de jaarlijkse rente-
en afschrijvingslast begroot, omdat nieuwe investeringen in het
eerste jaar gemiddeld voor een half jaar worden gebruikt. Bij
vertraging van de investering wordt de begroting van de
kapitaallasten bijgesteld;· Periodiek worden de rentelasten op basis van het
omslagrentepercentage over de investeringen berekend en als last in
de exploitatie opgenomen. Er wordt dus voor normale investeringen
geen “bouwrente” aan de investeringen toegevoegd, maar de rentelast
wordt direct genomen; voor complexen uit de grondexploitaties wordt
de bouwrente wél aan de investering toegevoegd, omdat het hier gaat
om een bedrijfsmatige activiteit;· Voor bestaande investeringen worden de afschrijvingslasten
berekend op basis van de werkelijk uitgevoerde investeringen;· Bij nieuwe investeringen start de afschrijvingstermijn vanaf het
moment van ingebruikname;· Als afschrijvingstermijn wordt de realistisch in te schatten
gebruiksduur gehanteerd. In bijlage 3 staat een lijst met te
hanteren afschrijvingstermijnen, zoals opgenomen in de financiële
verordening ex artikel 212 gemeentewet;· Investeringen die minder lang mee gaan dan begroot, worden bij de
jaarrekening als desinvestering ten laste van het jaarresultaat
afgeboekt en verantwoord.Investeringen in de openbare ruimte met een meerjarig
maatschappelijk nut zoals wegen en bruggen worden wél direct met de
betreffende bestemmingsreserve of met incidentele middelen
verrekend. Het restant investeringsbedrag (onder aftrek van
bijdragen van derden) mag conform de financiële verordening ex
artikel 212 na specifieke instemming van de raad op de balans worden
geactiveerd. De raad heeft hier geen afschrijvingstermijnen voor
vastgelegd. In het BBV is aangegeven dat activa met maatschappelijk
nut bij voorkeur niet worden geactiveerd. Groot onderhoud (zoals het
vernieuwen van een dekleg van een weg) mag niet worden geactiveerd.
In geval van reconstructies (zoals het geheel vervangen van een weg
bij rioolvernieuwing) mág wél worden geactiveerd (zie vraag 7,
vragen & antwoordenrubriek Commissie BBV).Afspraak· Investeringen in de openbare ruimte worden (na verrekening met de
bestemmingsreserve en onder aftrek van bijdragen van derden) op de
balans geactiveerd tegen maximaal de volgende
afschrijvingstermijnen. Dit is in overeenstemming met de gangbare
berekeningswijze.o 15 jaar aanleg en reconstructie wegeno 15 jaar houten bruggeno 25 jaar herinrichting parkeno 40 jaar betonnen/ijzeren bruggen en viaducteno 10 jaar verkeersregelinstallaties, openbare verlichtingActiepunten:· in de nieuwe begroting en bestuursrapportages opnemen welk deel
van de kapitaallasten naar verwachting incidenteel vrijvalt door
vertragingen in de investeringen;· Nieuwe afschrijvingstermijnen en het afschrijvingsbeleid
vastleggen in de te wijzigen financiële verordening ex artikel 212
gemeentewet.5.1.2Vrijvallen kapitaallasten Bij toepassing van de lineaire afschrijvingsmethode wordt de
rentelast ieder jaar lager. En indien de investering geheel
financieel is afgeschreven, valt ook de afschrijving vrij. Dit geeft
financiële ruimte in de begroting. Bij vervangingsinvesteringen is
deze financiële ruimte echter tijdelijk, want bij vervanging is
veelal een hoger vervangingsbudget als gevolg van prijsontwikkeling
nodig.Bij afgeschreven kapitaalgoederen is wel alertheid geboden in
verband met eventueel extra onderhoud. Het voordeel op de
kapitaallasten kan dan te niet worden gedaan door een nadeel op de
onderhoudskosten.Afspraak:De jaarlijkse vrijval van kapitaallasten wordt bestemd voor nieuwe
investeringen of vervangingsinvesteringen in gemeentelijke
basisvoorzieningen en gebouwen. De vrijval in de begroting is
daarmee beschikbaar als budget voor kapitaallasten van
herinvesteringen.Actiepunten:· opstellen meerjarig investeringsplan met onderscheid in nieuwe en
vervangingsinvestering en waarin ook meerjarig de kapitaallasten
zijn opgenomen (onderdeel voor onderdeel uitwerken);· opstellen spelregels in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen
hoe wordt omgegaan met kapitaallasten in relatie tot de
onderhoudskosten voor kapitaalgoederen.5.1.3Financiering van investeringen Ter financiering van investeringen gebruikt de gemeente een mix van
het beschikbare eigen vermogen (de reserves) en vreemd vermogen
(aangetrokken geldleningen, bankkrediet, voorzieningen). Daarbij
wordt gekeken naar de rente op de geldmarkt (kortlopende
financiering) en de kapitaalmarkt (langlopende
financieringsmiddelen) om te bepalen welke financieringsmethodiek op
dat moment de gunstigste is. De spelregels hiervoor zijn in het
treasurystatuut (2001) vastgelegd.Actiepunt:· Opstellen uitvoeringsplanning treasury, waarin rekening is
gehouden met de pieken in de inkomsten en uitgaven en het meerjarige
investeringsschema, inclusief uitgaven van gronden;· In de paragraaf financiering bij de begroting de verwachte
financieringsbehoefte aangegeven en hoe dat zal worden
ingevuld.5.2Investeringen in aandelen/ leningen en langlopende
schulden Per 31 december 2006 had Meppel voor € 34 miljoen uitstaan aan
aandelen en leningen. Het betreft rentedragende leningen van circa €
9,6 miljoen aan woningbouwcorporaties, bijna € 10 miljoen aan eigen
personeel voor hypotheek en PC-regelingen, circa € 11 miljoen aan
nutsbedrijven en € 4,7 miljoen aan het Nat industrieterrein, alsmede
een aantal overige leningen aan scholen en instellingen van in
totaal ruim € 1 miljoen). Daarnaast bezit Meppel aandelen van de
Bank Nederlandse Gemeenten, Essent, Wadinko (voorheen WMO-beheer),
Rendo, Rova en Vitens. Deze aandelen zijn conform de
BBV-voorschriften tegen aanschafwaarde op de balans gewaardeerd, ook
al is de werkelijke (markt)waarde hoger. In de jaarrekening wordt
aangegeven wat de realistische waarde van deze aandelen is (stille
reserves).5.3Eigen vermogen: reserves Op de eindbalans 2006 staat onder de passiva voor ruim € 53 miljoen
aan reserves (inclusief bestemming rekeningresultaat 2006). Reserves
vormen het eigen vermogen en hebben het volgende doel:· Bufferfunctie: om onverwachte tegenvallers in de exploitatie op te
kunnen vangen· Financieringsfunctie: om investeringen deels met eigen geld te
kunnen financieren· Bestedingsfunctie: om geld te reserveren voor een specifieke
activiteit of doel· Egalisatiefunctie: om over meerdere jaren bepaalde kosten tarieven
te egaliseren· Inkomensfunctie: het bezit van reserves levert (bespaarde) rente
als inkomst.Reserves op de balans worden onderscheiden naar:a. algemene reserves - vrije reserve - bufferreserve b.
Bestemmingsreservesegalisatiereserves: - bestemmingsreserves die
dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven die
aan derden in rekening worden gebracht; - Overige
bestemmingsreserves, bedoeld voor specifieke activiteiten. De
gemeenteraad heeft de bestemming van deze reserves bepaald. Het is
de raad ook vrij de bestemming te wijzigen. In de reguliere
budgetcyclus wordt waar nodig de raad voorgesteld een
bestemmingsreserve op te heffen of in te stellen. Bij de
jaarrekening wordt bekeken welke bestemmingsreserves nog actueel
zijn voor het doel waarvoor ze zijn ingesteld. In de perspectiefnota
en de begroting komt aan de orde of nieuwe reserves moeten worden
gevormd of dat reserves op basis van nieuwe keuzes moeten worden
verhoogd of verlaagd.afspraak· De raad kan het college toestaan specifieke bestemmingsreserves
binnen vooraf aangegeven en vastgestelde marges te benutten voor de
vastgestelde bestemming met een verantwoording achteraf. De raad zal
dit dan per bestemmingsreserve aangeven. Bij de resultaatbestemming
zal de raad dit achteraf formeel vaststellen.5.3.1Onderbouwing van reserves De omvang (vorming, vrijval) van de algemene reserve, de
bestemmingsreserves en voorzieningen wordt jaarlijks in de begroting
en jaarrekening onderbouwd. Voor een goede afweging voor de
besluitvorming door de raad worden bij de vorming en bepaling van de
omvang van reserves minimaal de volgende aspecten vermeld:a. het doel van de reserve (bestemming, egalisatie);b. de gewenste minimale en maximale omvang;c. omvang van de stortingen (structureel of incidenteel), inclusief
onderbouwing daarvan;d. omvang en tijdstip/periode van de onttrekkingen inclusief
onderbouwing daarvan;e. motivering waarom het gestelde doel via een reserve dient te
worden gerealiseerd in plaats van via een reguliere
begrotingspost;f. mandatering/ ruimte aan college.Actiepunt· bestaande reserves nader onderbouwen en beheren.5.3.2Algemene bufferreserve De algemene reserve moet minimaal een bedrag bevatten dat dient als
bufferreserve om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. Dit
minimumbedrag van het eigen vermogen mag niet worden aangewend voor
bestedingen. Het staat iedere gemeente vrij hiervoor een eigen
minimumnorm te hanteren. Deloitte heeft in oktober 2006 het
risicoprofiel van Meppel in kaart gebracht en op basis daarvan een
advies opgesteld over het weerstandsvermogen. Deloitte heeft
geadviseerd om de algemene reserve te splitsen in een vrij
beschikbare reserve en een algemene bufferreserve. Op basis van de
risico-analyse heeft de raad op 4 april 2007 besloten € 24 miljoen
als risicobuffer aan te houden. Hierbij is rekening gehouden met €
10 miljoen aan buffer voor het achterstallig onderhoud in de
openbare ruimte en circa € 8 miljoen vanwege de risico’s in de
grondexploitatie van de Nieuwveense landen.In de risicoberekening is rekening gehouden met de belangrijkste
inkomstenbronnen uit het gemeentefonds en de inkomensmaatstaf OZB,
de totale jaarlijkse exploitatieomzet, de boekwaarde van de
grondexploitaties en de onderhanden investeringen en de
risicodragende verstrekte geldleningen. Aanvullend is specifiek
rekening gehouden met de risico’s in verband met het achterstallig
onderhoud en met de risico’s voor de grondexploitatie
Nieuwveenselanden.Voor de berekening van de risicobuffer is als norm een
risicopercentage van 3,5% gehanteerd op grond van het door Deloitte
genoemde risicoprofiel hoger dan gemiddeld.De risicobuffer is ook bedoeld om risico’s in de grondexploitatie op
te vangen. Voorkomende risico’s zijn:- de nog te maken kosten bedragen meer dan gecalculeerd;- de opbrengsten worden niet gerealiseerd;- de rente wordt hoger dan waarmee in de exploitaties rekening is
gehouden;- de opbrengsten worden vertraagd gerealiseerd met als gevolg
renteverlies op de boekwaarde van de gronden.Hiertegenover staan nog zogenaamde stille reserves. Dat zijn
reserves die niet op de balans zichtbaar zijn. De verwachte winst
van de grondexploitatie is zo’n stille reserve.Afspraken· Voor de berekening van de risicobuffer wordt de rekenmethode van
Deloitte gevolgd. Jaarlijks wordt deze risicobuffer bij de begroting
geactualiseerd;· Jaarlijks wordt vertrouwelijk een herziene raming van de nog te
verwachten winst of verlies per project van de grondexploitatie
gemaakt. De verwachte winst op een complex grondexploitatie wordt
echter pas genomen als deze werkelijk is gerealiseerd. Voor te
verwachten tekorten op een complex grondexploitatie wordt een
voorziening getroffen (verplicht op grond van de BBV). Deze
voorziening wordt, gesaldeerd met de boekwaarde van de betreffende
grondexploitatie, op de balans gepresenteerd.Actiepunt· De berekening van het weerstandsvermogen en de toelichting daarop
in de paragraaf weerstandsvemogen geleidelijk uitbreiden tot een
systeem van risicomanagement;5.4Vreemd vermogen: voorzieningen Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen. Voorzieningen moeten
worden gevormd voor:a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum
onzeker is, maar redelijkerwijs wel is in te schatten;b. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt,
mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het
begrotingsjaar of in een voorgaand begrotingsjaar en de voorziening
strekt tot een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal
begrotingsjaren.c. middelen die derden beschikbaar hebben gesteld voor een specifiek
doel en waarop een terugbetalingsverplichting geldt als ze niet voor
dat doel worden besteed.In afwijking van het bedrijfsleven mag de gemeente geen voorziening
vormen voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde
verplichtingen van vergelijkbaar volume, zoals de
vakantiegeldverplichtingen.De vorming van een voorziening geschiedt onafhankelijk van het
exploitatieresultaat. Stortingen in voorzieningen en vrijval van
voorzieningen worden berekend op basis van de redelijkerwijs in te
schatten verplichting, gebaseerd op een berekening van het risico
waarvoor de voorziening is gevormd of gebaseerd op een meerjarig
gelijkmatige verdeling van de lasten voor bijvoorbeeld
onderhoudsvoorzieningen.Voorzieningen worden gevormd door stortingen ten laste van het
rekeningresultaat en zijn dus onderdeel van de resultaatbepaling.
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.Net als bij de reserves wordt jaarlijks van iedere voorziening het
volgende bijgehouden. Hierover wordt in de begroting en jaarrekening
op hoofdlijnen gerapporteerd.· het doel van de voorziening· onderbouwing van de omvang· omvang en tijdstip/periode van de onttrekkingen en stortingen
inclusief onderbouwing daarvan;· dekking van de stortingen5.5Classificatie reserves en voorzieningen Er is verschil tussen reserves en voorzieningen. De reserves
bepalen het eigen vermogen, terwijl voorzieningen vallen onder het
vreemd vermogen. Met de instelling van de BBV is dat onderscheid
scherper gemaakt.In de adviesnota reserves van Deloitte van oktober 2006 is een
gedetailleerd overzicht van de reserves gegeven. Op basis van die
nota heeft de raad in april 2007 besloten tot opschoning van een
aantal reserves. De voorzieningen zijn niet apart doorgelicht. Omdat
de instandhouding van een voorziening aan wettelijke regels is
gebonden, vindt hierop bij de jaarrekening controle plaats.Afspraak:· Ieder jaar wordt een voorstel gedaan voor actualisering van de
reserves en voorzieningen met een voorstel in de jaarrekening voor
opschoning.Actiepunten:· Regelen van het structureel beheer van reserves en
voorzieningen· Opstellen van een nota inventarisatie en opschoning
voorzieningen5.6Resultaatbepaling en resultaatbestemming Net als in het bedrijfsleven stelt de gemeenteraad eerst het
rekeningresultaat vast, waarna de raad vervolgens de bestemming
daarvan bepaalt. In de oude gemeentelijke systematiek (tot 2004) was
het gebruikelijk om stortingen in de reserves en rentetoevoegingen
aan de reserves vooraf ten laste van het rekeningresultaat te
brengen. Dit is niet meer toegestaan. De raad kan er overigens net
als voorheen voor kiezen om bestemmingsreserves op te bouwen.De begrote storting in de reserves gebeurt echter niet meer
automatisch, maar vraagt een expliciet besluit van de raad.5.7Rentetoerekening De gemeente heeft geldleningen voor investeringen aangetrokken.
Over deze geldleningen wordt werkelijke rente betaald. Verder kan de
gemeente de eigen reserves en voorzieningen inzetten voor de
financiering van investeringen. Hierdoor hoeft er minder geld op de
kapitaalmarkt te worden geleend en is er dus sprake van besparing op
de werkelijke rentelasten. Dit wordt de bespaarde rente
genoemd.Via de kostenplaats kapitaallasten wordt aan de producten en
kostenplaatsen in de exploitatie een percentage kapitaalrente
toegerekend over de investeringen en op de balans wordt rente
toegerekend aan onderhanden werk en de voorraden van de
grondexploitaties. In de begroting wordt hiervoor jaarlijks het
omslagrentepercentage vastgesteld. In 2007 bedraagt dat
omslagpercentage 4,3% voor de exploitatie en verder wordt een vast
percentage van 5,5% toegerekend aan het onderhanden werk op de
grondexploitatie. Voor de grondexploitatie wordt uit praktisch
oogpunt een verschillend rentepercentage gehanteerd om aan te
sluiten bij het langjarige rentepercentage in de berekeningen van de
grondexploitatie. Het verschil (in 2007 een voordeel van 1,2%) wordt
toegevoegd aan de algemene reserve.De gemeente heeft ook enkele leningen aan derden verstrekt. Voor die
leningen worden rentepercentages gehanteerd die met die derden zijn
afgesproken.In de administratie wordt de bespaarde rente ten laste van de
kostenplaats kapitaallasten als opbrengst toegerekend aan het
product algemene dekkingsmiddelen. Het opnemen van bespaarde rente
is conform de BBV toegestaan, maar niet verplicht. In de begroting
2007 wordt € 700.000 van de toegerekende bespaarde rente als
algemeen dekkingmiddel ingezet, wordt € 340.000 (via de
resultaatbestemming) als rentebijschrijving aan de reserves
toegevoegd en wordt € 66.000 via de exploitatie toegevoegd aan de
voorziening wachtgelden bestuur/personeel (dat laatste is niet
conform BBV en moet dus worden veranderd). Aangezien tot nu toe bij
de berekening van het percentage renteomslag niet volledig rekening
werd gehouden met de aanwezigheid van bestemmingsreserves en
voorzieningen, gaf dit jaarlijks bij de jaarrekening een fors
voordeel op het saldo van de kostenplaats kapitaallasten ten
opzichte va de begroting. Vanaf de begroting 2008 wordt dit
realistischer begroot.In onderstaand schema is weergegeven hoe de kosten van rente en
afschrijving administratief worden verrekend. Een eventueel positief
of negatief saldo op de kostenplaats kapitaallasten komt ten gunste
of laste van het product algemene dekkingsmiddelen.De huidige werkwijze is dat de bespaarde rente op de algemene
reserve (zowel de bufferreserve als de algemene vrije reserve)
structureel wordt ingezet als algemeen dekkingsmiddel in de
exploitatie. Dat betekent dat deze reserve pas kan worden ingezet
als er een andere structurele dekking komt voor de in de begroting
opgenomen rente-inkomsten. In de begroting 2007 is op die manier
ongeveer € 27 miljoen geblokkeerd, inclusief ruim € 11 miljoen aan
leningen bij nutsbedrijven.Door de toename van de algemene bufferreserve en algemene vrije
reserve als gevolg van de opschoning van de reserves en de extra
dividenduitkeringen in 2006, wordt bij dezelfde systematiek de
opbrengst van de bespaarde (en toegerekende) rente aan het product
algemene middelen in de exploitatie weliswaar hoger, maar wordt
daarmee tevens een groter deel van de reserves voor rente
geblokkeerd. Bij het opstellen van de begroting moet daarom worden
afgewogen welk deel van de reserves vrij beschikbaar moet
blijven.Nieuwe afspraken:· In de begroting wordt de bespaarde rente jaarlijks geraamd over de
te verwachten gemiddelde stand van alle reserves en
voorzieningen;· In de begroting wordt een realistische inschatting gemaakt van de
te verwachten rentepercentages voor lange en korte geldleningen,
alsmede voor de te verwachten financieringsbehoefte. Dit wordt in de
paragraaf financiering helder aangegeven en bij de jaarrekening
wordt dit vergeleken met de werkelijke rente en de werkelijke
rentepercentages;· In de begroting 2007 en 2008 wordt een percentage aan bespaarde
rente gehanteerd van 4,5%. Bij grote wijzigingen van de marktrente
wordt dit percentage aangepast;· Bij de jaarrekening worden dezelfde rentepercentages voor de
bespaarde rente en de omslagrente gehanteerd als bij de begroting.
Voor- en nadelen op de betaalde en ontvangen rente worden zichtbaar
op het saldo van de kostenplaats kapitaallasten;· Bij de resultaatbestemming wordt geen rente toegevoegd aan de
reserves en voorzieningen;· De bespaarde rente op reserves en voorzieningen en het saldo op de
kostenplaats kapitaallasten worden als dekkingsmiddel in de
begroting opgenomen.Actiepunten:· Onderbouwing van het financieringstekort, de renteberekening en
het financieringstekort/ overschot opnemen in de paragraaf
financiering en in een bijlage van de productenraming;· Bij de opstelling van de perspectiefnota en de begroting afwegen
welk deel van de reserve vrij inzetbaar moet blijven en waarvan (na
bestemming) de rente moet worden toegevoegd aan de reserves.6Overig6.1Garantieverlening en verstrekking geldleningen aan derden
De gemeente verleent garanties aan diverse in de gemeente werkzame
instellingen voor het afsluiten van geldleningen. De gemeenteraad
van de (toenmalige) gemeente Meppel heeft hierover in 1994
beleidsregels vastgesteld. Een groot deel van deze beleidsregels is
inmiddels niet meer actueel. De nota kan daarom het beste worden
ingetrokken met inachtneming van nieuwe afspraken (zie onder).De reden waarom instellingen vragen om een lening of
gemeentegarantie is tweeledig:a. Banken willen geen of onvoldoende geld ter beschikking stellen
als de gemeente niet garandeert;b. De rente van gegarandeerde geldleningen is lager.Door de komst van de diverse waarborgfondsen is inmiddels de
noodzaak bij de gemeente garantie te vragen minder nodig en door de
wet Fido is het gemeentelijk bankieren aanmerkelijk aan banden
gelegd. Aangaan en verstrekken van geldleningen alsmede verlenen van
garanties is nu uitsluitend toegestaan in de uitoefening van de
publieke taak. Wat tot de publieke taak behoort bepaalt het
gemeentebestuur. Eind 2006 is nog voor € 1,8 miljoen garanties
afgegeven aan woningbouwcorporaties en € 200.000 aan
sportverenigingen. Verder is er nog een achtervangfunctie voor het
Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW).Daarnaast heeft de gemeente Meppel nog enkele geldleningen aan
derden verstrekt. Dit betreft leningen aan organisaties die
beleidsmatig voor de gemeente relevant zijn. Omdat als gevolg van
gewijzigde regelgeving de woningcorporaties een zelfstandiger
positie ten opzichte van de gemeente hebben gekregen, worden aan
woningcorporaties geen nieuwe geldleningen meer verstrekt.Afspraken· Terughoudendheid betrachten bij het verstrekken van leningen aan
derden en bij het afgeven van garanties aan derden voor door deze
derden aangegane geldleningen;· Terughoudendheid betrachten bij het verstrekken van een geldlening
aan derden; nieuwe geldleningen worden alleen verstrekt aan
instellingen en organisaties die beleidsmatig relevant voor de
gemeente zijn. In beginsel wordt op de lening een opslagpercentage
gehanteerd van 0,2% voor risico en administratie en worden
zekerheden zo goed mogelijk geregeld (bijvoorbeeld via een 1e
hypotheek);· Voor financiering van woningbouwprojecten worden geen geldleningen
meer verstrekt;· Het administratief beheer van aangetrokken en uitgezette
geldleningen wordt centraal binnen de organisatie geregeld; voor het
inhoudelijk beheer is de vakwethouder en de vakafdeling
verantwoordelijk.Actiepunt:· De raad voorstellen nieuwe beleidsafspraken over
geldverstrekkingen en garantiestellingen vast te stellen en de
verouderde nota gemeentelijke financiële medewerkingen (uit 1994) in
te trekken.6.2Verstrekken hypothecaire geldleningen aan ambtenaren Op grond van de Financieringsregeling huisvesting ambtenaren uit
1998 verstrekt de gemeente hypothecaire geldleningen aan ambtenaren.
De situatie is in 2007 gewijzigd ten opzichte van de situatie in
1994. In een tijd met hoge rente voor hypothecaire geldleningen is
als secundaire arbeidsvoorwaarde de mogelijkheid geschapen dat
ambtenaren “goedkoop” geld konden lenen via hun werkgever, de
gemeente. De gemeente treedt daarbij op als bankier. Het is nog maar
de vraag of de gemeente nog steeds als bank op moet treden, ook al
is het voor het eigen personeel.Actiepunt:· Keuzenotitie opstellen over hypothecaire geldleningen aan
ambtenaren (op termijn).6.3Arbeidskosten gerelateerde verplichtingen Voor arbeidskosten die jaarlijks van vergelijkbaar volume zijn, is
het niet toegestaan een voorziening te treffen (art 44 lid 3 BBV).
Dit geldt onder andere voor de vakantiegeldverplichtingen. Maar er
zijn ook arbeidskosten gerelateerde verplichtingen, die jaarlijks
niet van vergelijkbaar volume zijn, zoals wachtgeldverplichtingen
van ambtenaren (bij personele krimp), pensioen en wachtgelden
wethouders, aanspraken in het kader van spaarverlof, ontslagen
arbeidsongeschikten en kosten op non-actief gestelde ambtenaren, die
nog wel op de loonlijst staan. In alle gevallen zal de gemeente op
basis van wegingsfactoren, die los staan van de budgettaire
situatie, zelf moeten bepalen of bij een arbeidskosten gerelateerde
verplichting sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. De
eerste ervaringen in pilotgemeenten met de weging van arbeidskosten
gerelateerde verplichtingen met een niet vergelijkbaar volume geven
aan dat dit vermoedelijk voor veel gemeenten het treffen van een
behoorlijke voorziening zal vergen. In Meppel is deze weging nog
niet gemaakt.Actiepunt:· Opstellen van een inventarisatie van de arbeidskosten gerelateerde
verplichtingen en nagaan of de getroffen voorziening toereikend
is.6.4Informatievoorziening aan derden (Iv3) De gemeente is ook verplicht inzicht aan het rijk en de Europese
Unie te verschaffen in de baten en lasten en financiële positie van
de gemeenten. Voor de vergelijkbaarheid van de aangeleverde cijfers
stellen het rijk en de EU eisen aan de (functionele) indeling van de
aangeleverde cijfers. Het rijk verlangt gegevens op basis van de
functionele indeling; de EU verlangt informatie op kwartaal- en
jaarbasis ter bepaling van onder meer het EMU-saldo en de
EMU-schuld.Dit betekent dat de gemeente de gegevens van de eigen begroting en
producten via conversietabellen moet omzetten naar de voorgeschreven
indelingen van het rijk en de EU. De financiële administratie heeft
dit geautomatiseerd, maar deze automatisering behoeft nog wel een
aantal aanpassingen.Actiepunt:· Aanpassen financiële administratie zodat de informatie aan derden
ieder kwartaal snel, goed en betrouwbaar kan worden opgeleverd.6.5Baten en lasten voorgaande dienstjaren In de jaarrekening wordt zo goed mogelijk en onderbouwd een
inschatting gemaakt van nog te verwachten kosten in de exploitatie.
Hiervoor wordt een verplichting ‘nog te betalen’ opgenomen. Als een
factuur dan in het komende boekjaar wordt ontvangen en moet worden
betaald, verloopt dit via het reguliere budget op de
exploitatierekening. In praktijk komt het voor dat er nog andere
kosten (of opbrengsten) uit voorgaande dienstjaren moeten worden
betaald (of worden ontvangen). Tot nu toe werden die kosten centraal
geadministreerd.Afspraak:· De baten en lasten van voorgaande dienstjaren worden (conform de
BBV) geboekt op de functionele producten. Mee- en tegenvallers uit
voorgaande jaren worden dan per product (en dus per programma) in de
reguliere cyclus verantwoord.6.6Grootboekbeleid Een overzichtelijk ingericht grootboek is van belang voor het
voeren van een goede en betrouwbare administratie. Op onderdelen is
daar nog het nodige aan te verbeteren. Zie hiervoor ok de audit op
de financiële processen van mei 2007. Enerzijds dient tegemoet te
worden gekomen aan de behoeften van de budgethouders, anderzijds
moet voorkomen worden dat een ratjetoe aan tussenrekeningen en
incidentele exploitatierekeningen ontstaat.Actiepunt:· Opstellen van duidelijke richtlijnen voor uniform grootboekbeheer
met verduidelijking van de naamgevingen, het omgaan met verschillen
op tussenrekeningen en duidelijke voorschriften voor het aanleveren
van gewone en memoboekingen .6.7Bezittingenregistratie In de financiële administratie zijn die bezittingen opgenomen die
zijn geactiveerd. Eind 2006 is hiervoor een nieuwe activamodule
ingericht. Bedoeling is om deze activamodule ook te gebruiken als
bezittingenregistratie voor goederen die niet op de balans zijn
geactiveerd. Hierbij valt te denken aan onroerend goed zonder
boekwaarde of aan kunstbezittingen. In de financiële
beheersverordening is opgenomen dat er een bezittingenregistratie
moet worden opgezet.Actiepunt:· Inventariseren van de gemeentelijke bezittingen die niet op de
balans zijn geactiveerd en dit opnemen in de bezittingenregistratie
(op termijn als onderdeel van de activamodule) Besloten in de vergadering van 03-07-2007. Bijlage 1 Overzicht actiepunten nota financieel beleid 2007hfstOmschrijvingplanning2.31. actualiseren van de financiële beheersverordening ex art 2122. in de begroting en de rekening een overzicht opnemen van de onderdelen uit de
beheersverordening die nog niet op orde zijn en die op orde zijn gebracht.Nog bepalenSept 073.33. Uniformeren tussentijdse managementrapportages (2007 en 2008)4. Uniformeren opmaak voor afdelingsplannen5. Processen voor jaarrekening, 1e marap/berap en perspectiefnota beter op
elkaar afstemmen2e helft 20072e helft 200720083.4.36. Aan de raad voorstellen om bij het vaststellen van een incidenteel budget
voor een éénmalig project, er tevens mee in te stemmen dat het budget voor nog
niet uitgevoerd werk één jaar mag worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar,
mits het project nog actueel is..Opnemen in raadbesluit bij deze nota3.4.67. opstellen (afronden) van het handboek grondexploitatie waarin ook de
financiële beleidsuitgangspunten worden vastgelegd voor de bestaande en
toekomstige grondvoorraad en de hierin vastgelegde of vast te leggen financiële
middelen.8. opstellen nota grondbeleid9. Jaarlijks opstellen van een bijgestelde raming van de verschillende complexen
grondexploitatie (vertrouwelijk).20072007zomer 20074.1.210. Opstellen standaardberekening voor iedere heffing; deze jaarlijks
actualiseren als bijlage bij de productenraming (vaststelling college) en de
samenvattende resultaten opnemen in de paragraaf lokale heffingen. In het
bijzonder aandacht voor bedrijfsafval.In begr 08 (PUZA, vakafdeling)4.1.311. uitwerken richtlijnen voor nieuwe (wel of niet marktconforme) huurtarieven
en voor de berekening van verhuurtarieven van sportaccommodaties, muziekschool
en multifunctionele gebouwen, waarbij ook een relatie wordt gelegd met de
gemaakte kosten en het subsidie-instrumentarium.2008 (MAZA)4.1.512. Administratief beheer van alle geldleningen centraal bij één (financiële)
functionaris onderbrengen, rekening houdend met functiescheiding..Juni-juli 074.2.213. Opnieuw vaststellen van de verdeelsleutels voor de interne producten aan de
externe producten en afdelingskostenplaatsen, deze verdeelsleutel jaarlijks
actualiseren en vastleggen in een bijlage bij de productenraming.14. Uitwerken hoe bij declarabele projecten duidelijk onderscheid kan worden
gemaakt in interne producten en afdelingskostenplaatsen, waarbij voor alle
afdelingen(óók voor BMO en FO) dezelfde systematiek van urendoorbelasting wordt
gehanteerd.15. Vastleggen hoe de niet-compensabele BTW uiteindelijk via mengpercentages
wordt verdeeld over de producten en projecten. Jaarlijks actualiseren als
bijlage bij de productenraming.Juni – sept 07Inbegr 08 (BMO)Juni – sept 074.2.316. Ontwikkelen organisatiebrede richtlijnen voor de centrale tijdregistratie en
de financiële doorbelasting van de uurkosten van eigen personeel en ingehuurd
personeel.2e helft 200717. Bij de uitwerking van de begroting 2008 ontwikkelen van nieuwe
berekeningswijze voor de uurtarieven, waarin zo mogelijk onderscheid wordt
gemaakt in salarisgroep en binnendienst/ buitendienst;18. verbeterslag werkwijze urenboeking en urendoorberekening;19. in de urenbegroting onderscheid maken in formatieuren voor regulier werk en
formatie die kan worden doorberekend (aan projecten, aan tariefproducten of aan
derden);20. Standaardraming opzetten voor berekening productieve uren;.21. Ontwikkelen format voor investeringskrediet, waarbij duidelijk wordt hoe
eigen uurkosten en de externe kosten over de jaren worden verdeeld.In begr 082e helft 2007productbegr 08In begr 08aug – sept 084.2.522. De hulpkostenplaats sportaccommodaties samenvoegen met het
exploitatieproduct sportaccommodaties met tevens de interne verrekening tussen
de producten sportaccommodaties en onderwijs vereenvoudigen.23. Kostenplaats tractiekosten ombouwen tot kostenplaats wagenpark. Op die
kostenplaats worden alle gemeentelijke voertuigen ondergebracht. Er wordt
gewerkt met een beperkt aantal gedifferentieerde uurtarieven.In begr 08In begr 085.124. Keuzevoorstel aan de raad doen om het restant van de reserve CCM en de
reserve Nieuwbouw Stadhuis toe te voegen aan de algemene reserve, ofwel deze
reserves benutten voor balanssanering.25. Raadsvoorstel uitwerken om kleine geactiveerde investeringen op te
schonen.1e + 2e berap 07najaar 20075.1.126. in de nieuwe begroting en bestuursrapportages opnemen welk deel van de
kapitaallasten naar verwachting incidenteel vrijvalt door vertragingen in de
investeringen;27. Nieuwe afschrijvingstermijnen en het afschrijvingsbeleid vastleggen in de te
wijzigen financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet.Vanaf begr 08 en 1e berap 07Zie 15.1.228. opstellen van een meerjarig investeringsplan met onderscheid in incidentele
en vervangingsinvestering en waarin ook meerjarig de kapitaallasten en de
prijsindexering zijn opgenomen;29. opstellen spelregels in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen hoe in de
begroting wordt omgegaan met kapitaallasten in relatie tot de onderhoudskosten
voor kapitaalgoederen.In begr 0820085.1.330. Opstellen uitvoeringsplanning treasury, waarin rekening is gehouden met de
pieken in de inkomsten en uitgaven en het meerjarige investeringsschema,
inclusief uitgaven van gronden;31. In de paragraaf financiering bij de begroting de verwachte
financieringsbehoefte aangegeven en hoe dat zal worden ingevuld.Start 2e helft 2007In begr 085.3.132. Bestaande reserves nader onderbouwen en beheren.Juli 075.3.233. De berekening van het weerstandsvermogen en de toelichting daarop in de
paragraaf weerstandsvemogen geleidelijk uitbreiden tot een systeem van
risicomanagement.Eind 20085.534. Regelen van het structureel beheer van reserves en voorzieningen35. Opstellen van een nota inventarisatie en opschoning voorzieningenJuni 075.736. Onderbouwing van het financieringstekort, de renteberekening en het
financieringstekort/ overschot opnemen in de paragraaf financiering en in de
productenraming;37. Bij de opstelling van de perspectiefnota en de begroting afwegen welk deel
van de reserve vrij inzetbaar moet blijven en waarvan (na bestemming) de rente
moet worden toegevoegd aan de reserves.In begr 08In begr 086.138. De raad voorstellen nieuwe beleidsafspraken over geldverstrekkingen en
garantiestellingen vast te stellen en de verouderde nota gemeentelijke
financiële medewerkingen (uit 1994) in te trekken.In raadsbeluit bij deze nota6.239. Notitie opstellen over hypothecaire geldleningen aan ambtenaren.Op termijn6.340. Opstellen van een inventarisatie van de arbeidskosten gerelateerde
verplichtingen en nagaan of de getroffen voorziening toereikend is.Nov 076.441. Aanpassen financiële administratie zodat de informatie aan derden ieder
kwartaal snel, goed en betrouwbaar kan worden opgeleverd.Loopt6.642. Opstellen van duidelijke richtlijnen voor uniform grootboekbeheer met
verduidelijking van de naamgevingen, het omgaan met verschillen op
tussenrekeningen en duidelijke voorschriften voor het aanleveren van gewone en
memoboekingen .Sep-okt 20076.743. Inventariseren van de gemeentelijke bezittingen die niet op de balans zijn
geactiveerd en dit opnemen in de bezittingenregistratie (als onderdeel van de
activamodule)Start eind 2007 (OW, FO, BMO)Bijlage 2 Relevante bestaande verordeningen en beleidsnota’sZie voor actuele stand en voor exacte omschrijving
http://www.meppel.digitalebalie.nl/OMSCHRIJVINGactueelplanningOrganisatiebesluitNiet aanwezigFinanciële beheersverordening, ex artikel 212Aanpassing gewenst, o.a. ivm afschrijvingsbeleidControleverordening, ex artikel 213ActueelVerordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid, ex artikel 213aActueelBudgethoudersregeling gemeente Meppel 2006Actueel, 22 mei 2006Mandaatbesluit 2005Wordt momenteel geactualiseerdTreasury statuut 2001heroverwegenAlgemene subsidieverordening MeppelheroverwegenDiverse subsidieverordeningen en beleidsregels welzijnssubsidiesVeelal verouderd, heroverwegenDiverse verordeningen voor heffing en invordering van belastingen en legesVerschilt per verordeningOverwegen om tarieven te vereenvoudigenInstructie voor kassiers en voor comptabeleVan 1998Financieringsregeling huisvesting ambtenarenvan 1998Notitie reserves en weerstandsvermogen (2006)Oktober 2006Jaarlijks bijstellen en resultaten in jaarrekening opnemenTussenrapportage kostendekkendheid tarieven (intern stuk van 8 december
2004)neeBehoeft nadere uitwerkingNotitie kredieten (intern stuk van begin 2007)neeBehoeft nadere uitwerkingNota gemeentelijke financiële medewerkingen24 november 1994Laten intrekken door raad en aangepastebeleidsregels laten vaststellenInkoop- en aanbestedingsbesluit 20062006Algemene en aanvullende inkoopvoorwaarden2005Nota aanbestedingsbeleidIn voorbereidingAudit financiële processen (ivm rechtmatigheid)Mei 2007Nota aanbestedingsbeleidIn voorbereiding Bijlage 3Overzicht afschrijvingstermijnenInvesteringConform financiële beheersverordening ex artikel 212AfschrijvingstermijnopmerkingKosten onderzoek en ontwikkeling (immateriële vaste activa)Max 5 jaarKosten geldleningenDirect afboekenRiolering35 jaarOverwegen om termijn aan te passennieuwbouw woonruimten, bedrijfsgebouwen, (permanente bouw)40 jaarrenovatie, restauratie, aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen25 jaarBodemsaneringen40 jaarRenovatie, restauratie en aankoop van bedrijfsgebouwen en woonruimten25 jaarNieuwbouw bedrijfsgebouwen en woonruimten (semi permanent)25 jaarVervanging daken en dakbedekkingen20 jaartechnische installaties bedrijfsgebouwen (lift, cv)15 jaarVeiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties,
kantoormeubilair, school-meubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken10 jaarHard- en software (geen PC’s)5 jaarBouw tijdelijke bedrijfsgebouwen10 jaarZware transportmiddelen (tractoren, vuilniswagens, sneeuwploegen, schaftwagens,
maaimachines)7 jaarAanhangwagens, schuiten, lichte bedrijfsvoertuigen en PC’s1 jaarOverwegen om termijn aan te passengronden en terreinen.NietNieuwe afspraak (nog niet in financiële beheersverordening opgenomen):Investeringen in de openbare ruimte worden (na verrekening met de
bestemmingsreserve en onder aftrek van bijdragen van derden) op de balans
geactiveerd tegen maximaal de volgende afschrijvingstermijnen. Dit is in
overeenstemming met de gangbare berekeningswijze.- 15 jaar aanleg en reconstructie wegen- 15 jaar houten bruggen- 25 jaar herinrichting parken- 40 jaar betonnen/ijzeren bruggen en viaducten- 10 jaar verkeersregelinstallaties, openbare verlichting