CVDR76297_1Budgethoudersregeling gemeente MeppelnlregelingMeppel2006-07-01MeppelGeen.Budgethoudersregeling gemeente Meppel 2006Financiële beheersverordening, art. 25college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2006-05-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-07-012025-05-29nieuwe regeling2006-6913Financiën en economieGeen.Geen.Budgethoudersregeling gemeente MeppelHet college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Meppel; gelet op het bepaalde in artikel 25 van de Financiële beheersverordening
Gemeente Meppel; b e s l u i t: vast te stellen de:BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE MEPPEL1Begripsbepalingen1In deze regeling wordt verstaan onderA. Budget een taakstelling, tot uitdrukking komend in inkomsten,
respectievelijk uitgaven, verbonden aan een (sub)product in de
Productenraming, aan een (hulp)kostenplaats dan wel aan een vastgesteld
krediet ;tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de in de
Productenraming dan wel bij de investeringsbeslissing opgenomen
prestaties, kengetallen en/of voorschriften.B. Budgethouder de functionaris die door of namens het college is
aangewezen om de totzijn organisatieonderdeel behorende taakstelling uit te voeren; een
budgethouder draagt zijn verantwoordelijkheden en oefent zijn
bevoegdheden uit onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de
directeur.C. Deelbudgethouder a. de budgethouder die op aanwijzing van een andere
budgethouder ten behoeve van de aanwijzende budgethouder specifieke
ondersteuning uitvoert om daarmee een deel van de aan het budget van de
aanwijzende budgethouder verbonden taakstelling te realiserenb. de binnen de afdeling van de budgethouder als teamleider en/of als
projectleider optredende functionaris die door de budgethouder expliciet
is aangewezen om namens deze een omvangrijk deel van de aan het budget
verbonden taakstelling te realiseren, dat wordt omsloten door hetzij een
taakveld(-deel) hetzij een specifiek project.D. Beschikker de functionaris die door de budgethouder of de
deelbudgethouder is aangewezen om namens deze (een deel van) de aan het
budget verbonden taakstelling te realiseren.E. Directeur de algemeen directeur/secretaris.F. Verplichtingen a. overeenkomsten tot de levering van goederen en/of
de verlening van diensten aan en/of door de gemeente Meppel,b. de aanneming van werken voor of door de gemeente Meppel,c. de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of
anderszins beschikbaar gestelde bedragen.2Verantwoordelijkheden2De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor- het realiseren van de producten en/of de algemene
ondersteuningsactiviteiten, die behoren bij de hem toegewezen
budgetten- de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze
budgetten- de voorbereiding van het beleid ter zake.31. De budgethouder legt periodiek aan het college verantwoording af over
het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel,
overeenkomstig de daartoe door de directeur gegeven aanwijzingen.2. De budgethouder rapporteert tussentijds aan de directeur over:- de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer- de inzet van de tot de budgetten behorende middelen (m.u.v.
kapitaallasten)- een overzicht van de geplande en de werkelijke uitkomsten van het
budget van de budgethouder- de vooruitzichten in financieel en inhoudelijk opzicht3Bevoegdheden41. De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het aangaan van
verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:- de in de Productenraming en/of de verdeeldienst opgenomen
bedragen- de bedragen van de vastgestelde kredieten- de omvang van de ingestelde voorzieningen voor toekomstige verliezen
met een oorsprong in het verleden.2. De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het verkrijgen of
invorderen van inkomsten ten gunste van de in de Productenraming en/of
de verdeeldienst opgenomen bedragen of van de geraamde (externe)
bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als
minimaal te behalen.3. De onder 1. en 2. omschreven bevoegdheden gelden indien en voor zover
de relatie met de beoogde producten en/of ondersteuningsactiviteiten in
stand blijft.5Indien er onvoldoende zekerheid bestaat over de bevoegdheid tot het
aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling of het geldende
mandaatbesluit, wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en
wordt de zaak ter beslissing voorgelegd aan de directeur en/of het
college.4Overdracht61. De budgethouder kan de bevoegdheid tot het aangaan van
verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten
overdragen aan één of meer beschikkers en aan één of meer
deelbudgethouders.2. De budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de
uitvoering van de overgedragen taken, alsmede voor de inkomsten en
uitgaven daaromtrent, en is daarop door de directeur en het college
aanspreekbaar.3. Indien de overdracht van bevoegdheden, als bedoeld in lid 1, plaats
vindt in verband met uitvoering en/of specifieke ondersteuning door een
andere afdeling, geldt de manager van die afdeling als deelbudgethouder
en kan deze, op zijn beurt, medewerkers van de eigen afdeling als
beschikker aanwijzen.71. De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing
op alle deelbudgethouders en beschikkers.2. Overdracht als bedoeld in artikel 6 wordt schriftelijk vastgelegd.
Een kopie van de vastlegging van de overdracht of de intrekking ervan
wordt verstrekt aan de manager van de afdeling Bestuur- en
Management-Ondersteuning.3. Voor het bepaalde in artikel 6 lid 3 geldt dat de deelbudgethouder
verantwoording aflegt en rapporteert aan de aanwijzende
budgethouder(s).5Beheer81. Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de
beschikker en/of de (deel-)budgethouder is geconstateerd dat hiertoe
voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot
de producten en/of ondersteuningsactiviteiten waarvoor het budget
beschikbaar is gesteld.2. Indien het een verplichting betreft met een bedrag hoger dan €
15.000,- is deze slechts aan te gaan indien de beschikker en de
(deel-)budgethouder tezamen en eenduidig de constateringen als genoemd
in lid 1. hebben gedaan.3. Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet
worden aangewend voor structurele uitgaven.4. Inkoop van diensten en goederen en aanbesteding van werken vindt
plaats binnen de kaders van de Productenraming en het afdelingsplan
alsmede de geldende regels inzake inkoop en aanbesteden.5. Het college kan met betrekking tot specifieke verplichtingen bepalen,
dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van
het college.6. Verplichtingen worden door de beschikker en/of de (deel-)budgethouder
schriftelijk vastgelegd op een zodanige wijze, dat de actuele stand van
de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal
beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar
is.7. Vorderingen worden eveneens vastgelegd in de financiële administratie
in relatie tot de geraamde bedragen, mede om bij te dragen aan een
optimaal inzicht in het volume van de middelen.91. In geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan
verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel
toereikend budget aanwezig is.2. Als van de bepaling in lid 1. gebruik wordt gemaakt worden de
directeur en het college binnen 72 uur door de budgethouder schriftelijk
geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen
daarvan.3. De budgethouder zorgt er voor dat binnen 1 maand na het aangaan van
de verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het
alsnog beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop
de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.6Budgetsubstitutie en niet-begrote inkomsten101. De budgethouder is bevoegd uitsluitend binnen zijn afzonderlijke
producten verschuivingen aan te brengen tussen de op beheersniveau
geraamde uitgaven, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn
budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot
wijziging van het totaalbedrag van het betreffende product in de
Productenraming , en overigens met inachtneming van het gestelde in de
volgende leden.2. De verschuiving mag niet structureel van aard zijn, dan wel
structurele gevolgen hebben.3. Buiten de schuifruimte vallen: )- doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen- kapitaallasten- omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten- budgetten, die gekoppeld zijn aan een reserve4. Bij posten waarvan de besteding onderworpen is aan instemmingsrecht
van één of meer medezeggenschapsorganen wordt vooraf overleg gevoerd
volgens de daarvoor geldende regels.111. De budgethouder is bevoegd inkomsten die hoger (blijken te) zijn dan
hiervoor werd geraamd binnen het betreffende product aan te wenden ter
dekking van uitgaven op dat product, die hoger (zullen) uitkomen dan
werd geraamd, één en ander met inachtneming van het gestelde in artikel
10.2. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het
desbetreffende product te worden opgevangen.3. Meevallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op basis
van een vastgesteld krediet mogen door de budgethouder worden aangewend
voor het opvangen van overschrijdingen op het betreffende krediet. Deze
regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestatie en
indien de op deze inkomsten eventueel van toepassing zijnde
subsidiebepalingen of overeenkomsten met derden daartoe de ruimte
bieden.4. Tegenvallers op specifieke inkomsten op budgetten die bestaan op
basis van een vastgesteld krediet dienen in beginsel door de
budgethouder binnen het desbetreffende investeringskrediet te worden
opgevangen.5. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van
de algemene middelen (i.c. de post onvoorzien).6. De budgethouder is bevoegd tot het (actief) genereren van
niet-begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de
voorbereiding en uitvoering van de afgesproken begrotingsrealisatie en
productie.7. Voor het verrichten van werkzaamheden voor derden wordt altijd vooraf
toestemming gevraagd aan de directeur.121. Indien de budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast
betrekt hij dit bij de rapportages als bedoeld in artikel 3 en draagt
hij zorg dat deze in de beheerssystemen worden verwerkt.2. De budgethouder is gehouden in alle overige gevallen inkomsten die
niet begroot zijn of hoger zijn dan geraamd aan het college te melden
voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.Fiattering, betalingen131. De beschikker dan wel de als beschikker fungerende budgethouder
controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende facturen en
documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie,
activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde
voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het
document voor akkoord nadat hij daarop door codering heeft aangegeven
ten laste/gunste van welk budget de uitgave/ontvangst moet worden
geboekt.2. Bij afwezigheid van de beschikker worden de aan hem overgedragen
bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder. Bij afwezigheid van de
budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door de
functionaris die voor vervanging is aangewezen dan wel door de
directeur.3. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder worden de overgedragen
bevoegdheden uitgeoefend door een door deze aangewezen vervanger of,
indien geen vervanger is aangewezen, door de budgethouder.4. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning toetst of de in lid
genoemde stukken voldoen aan de formele vereisten en geeft dit bij
positieve uitkomst aan door middel van een controleparaaf.5. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning effectueert de
betaling en boeking van de voldoende voor akkoord geparafeerde
documenten.6. De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning draagt zorg voor het
debiteuren-beheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig
invorderingsmaatregelen.7Registratie141. De manager van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning is
verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van
uitgaven en ontvangsten alsmede van verplichtingen, en het voeren van de
boekhouding.2. Aan deze manager zijn tevens opgedragen de algemene registratie van
budgetten en de signalering van afwijkingen van hetgeen onder meer op
grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is
vastgesteld.8Geldigheid budget151. Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op
basis van eenvastgesteld krediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en
ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit
in het dienstjaar heeft plaats-gevonden of de beoogde prestatie in dat
jaar is geleverd.2. Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel
is besteed wordt toegevoegd aan de algemene middelen.3. Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel
is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar
het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:- het budget is incidenteel toegekend- de gevraagde ruimte is aanwezig- in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie
geen middelen opgenomen.Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend
op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.4. Indien een investeringsbudget een uitvoeringsperiode heeft die meer
dan één begrotings-jaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de
verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.9Condities / beperkingen161. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin, dat het niet is
toegestaan, dat tweeof meer beschikkers dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één
(sub)product met bijbehorend budget.2. De functie van budgethouder is principieel onverenigbaar met de
functie van beheerder gemeentefinanciën, kashouder, kassier of met de
registrerende functie.3. Een beschikker mag aan hem toegekende bevoegdheden niet zelfstandig
uitoefenen tenaanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste
functionarissen.4. In het algemeen of per organisatorische eenheid en/of per
budgethouder kan het college - voor zover niet strijdig met deze
regeling en/of andere algemene regels - aan de zelfstandige uitoefening
van het budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.10Vaststelling budgetten171. De budgethouder bereidt voor het taakgebied van zijn
organisatieonderdeel tevens de begroting en meerjarenraming voor.
Jaarlijks, voor een door de directeur vast te stellen datum, bieden de
budgethouders, elk voor zover zijn eigen taakgebied en producten
betreft, aan de directeur een begroting aan ten behoeve van het volgende
kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en
inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het
bestuur gegeven kaders en de vastgestelde begrotingsrichtlijnen.2. Een budget wordt vastgesteld als onderdeel van de
Productenraming/Beheersbegroting, nadat de raad, bij de vaststelling van
de Programmabegroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het
college opdracht geeft om die begroting uit te voeren.3. Een budget in de vorm van een krediet wordt vastgesteld bij
afzonderlijk besluit van de raad, al of niet in het kader van de
begrotingsbehandeling.11Slotbepaling18In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College nadat
daaromtrent door of namens de directeur advies is uitgebracht.12Inwerkingtreding19Deze regeling treedt in werking op 1 juli 200613Citeertitel20Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente
Meppel 2006”.Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Meppel van 2 mei 2006, de secretaris, de burgemeester