CVDR7601_1Regeling klachtbehandeling seksuele intimidatienlregelingHeerlen2016-07-12HeerlenOnbekendRegeling klachtbehandeling seksuele intimidatieartikel 3, tweede en derde lid van de Arbeidsomstandighedenwetgemeenteraadbestuur en recht1996-12-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht1996-12-03Nieuwe regeling2000/2611Geen
Regeling klachtbehandeling seksuele intimidatie
1ALGEMENE BEPALINGEN1In deze regeling wordt verstaan onder:
klager: de persoon die zich met een klacht wendt tot een
vertrouwenspersoon, dan wel een klacht over seksuele intimidatie
indient bij de klachtencommissie;
beklaagde: de persoon tegen wie de klacht is gericht;
seksuele intimidatie: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken
om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek
gedrag van seksuele aard waarbij tevens sprake is van een van de
volgende punten:
onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet
hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de
tewerkstelling van een persoon;
onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door
een persoon, wordt gebruikt of medegebruikt als basis
voor beslissingen die het werk van deze persoon
raken;
dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van
een persoon aan te tasten en/of een intimiderende,
vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan
wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een
persoon worden aangetast en/of een intimiderende,
vijandige of onaangename werkomgeving wordt
gecreëerd;
vertrouwenspersoon: de functionaris als bedoeld in artikel 4 van
deze regeling;
klachtencommissie: de commissie als bedoeld in artikel 6 van
deze regeling.
2Deze regeling is van toepassing op een ieder die werkzaam is bij de
gemeente Heerlen.31.Eenieder die met seksuele intimidatie wordt geconfronteerd kan zich
wenden tot een vertrouwenspersoon, dan wel een klacht indienen bij
de klachtencommissie. De klacht bij de klachtencommissie kan tot
uiterlijk vier jaar nadat de laatste gebeurtenis waarop zij
betrekking heeft, worden ingediend.2.Een klacht die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders is
ingediend, wordt doorgezonden naar de vertrouwenspersoon, tenzij de
klager de vertrouwenspersoon niet wenst in te schakelen. In dat
geval zenden burgemeester en wethouders de klacht rechtstreeks naar
de klachtencommissie.3.Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.4.Een klacht kan zowel schriftelijk als mondeling worden ingediend;
een mondeling ingediende klacht wordt door de vertrouwenspersoon of
de secretaris van de klachtencommissie op schrift gesteld en
ondertekend door de klager.5.Tot het moment waarop de klachtencommissie haar advies uitbrengt kan
de klager de klacht intrekken; de beklaagde wordt over het staken
van de klachtbehandeling schriftelijk op de hoogte gesteld.6.Zowel de klager als de beklaagde zijn gedurende de behandeling van
de klacht door de vertrouwenspersoon en/of de klachtencommissie
verplicht tot geheimhouding.2DE VERTROUWENSPERSOON41.Burgemeester en wethouders wijzen tenminste één vertrouwenspersoon
aan. Als vertrouwenspersoon kunnen zowel personen benoemd worden die
deel uitmaken van de eigen organisatie als personen van buiten de
organisatie.2.De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:
het fungeren als aanspreekpunt voor personen die met
seksuele intimidatie worden geconfronteerd;
het opvangen en verlenen van de nazorg aan die
personen;
het adviseren van de klager over eventueel te ondernemen
stappen, waaronder mede begrepen het indienen van een
formele klacht bij de klachtencommissie;
het op verzoek van de klager ondernemen van stappen gericht
op het zoeken naar een oplossing door middel van gesprekken
en/of bemiddeling in een informeel traject;
het op verzoek begeleiden van personen die overwegen een
klacht in te dienen bij de klachtencommissie;
het vastleggen van relevante informatie in vertrouwelijke
persoonsdossiers;
het waar nodig mede zorg dragen voor voorlichting en de
vormgeving van het beleid ter voorkoming van seksuele
intimidatie;
het jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag
uitbrengen over het aantal behandelde klachten, de aard
daarvan en de terzake ondernomen acties.
3.De vertrouwenspersoon legt verantwoording af over de verrichte
werkzaamheden aan een door burgemeester en wethouders aangewezen
persoon.51.De vertrouwenspersoon informeert voordat terzake de oplossing van
een klacht stappen worden ondernomen de klager over de in dit
artikel beschreven procedure en de daaruit voortvloeiende
consequenties en verzekert zich ervan dat de klager hiermee akkoord
gaat.2.In het geval dat er meer dan één vertrouwenspersoon is benoemd, moet
voor onderling overleg tussen de vertrouwenspersonen en inzage van
het dossier de klager toestemming geven.3.De vertrouwenspersoon is bij de uitvoering van taken zoals bedoeld
in artikel 4, tweede lid onder a, b en c verplicht alle zaken
waarvan in de functie kennis wordt genomen geheim te houden en de
anonimiteit van de klager en de beklaagde te waarborgen. Deze
verplichting geldt niet tegenover artsen en justitie.4.De vertrouwenspersoon informeert bij de uitvoering van de
bemiddelende taak zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid onder d, de
beklaagde omtrent de ingediende klacht en is met inachtneming van de
nodige vertrouwelijkheid bevoegd de beklaagde te horen en bij andere
betrokkenen binnen de gemeente informatie in te winnen, voorzover
dit voor de uitvoering van deze taak noodzakelijk is. Indien voor
een klacht ten onrechte de bemiddeling van de vertrouwenspersoon
blijkt te zijn gevraagd, voorzien burgemeester en wethouders in
overleg met de beklaagde in een passende rehabilitatie.5.In het geval dat de klager een klacht indient bij de
klachtencommissie stelt de vertrouwenspersoon gespreksverslagen op
die naar de klachtencommissie worden gezonden. Indien klager,
beklaagde of andere personen die gehoord zijn deze gespreksverslagen
weigeren te ondertekenen, dan wordt daarvan zo mogelijk onder
vermelding van de redenen door de vertrouwenspersoon in het verslag
melding gemaakt.6.De vertrouwenspersoon kan indien zijn onpartijdigheid in het geding
is, weigeren om een klacht in behandeling te nemen.3DE KLACHTENCOMMISSIE6
Burgemeester en wethouders stellen een klachtencommissie
seksuele intimidatie in, bestaande uit tenminste drie leden of
een ander oneven aantal, waaronder de voorzitter en secretaris.
Tenminste de voorzitter is een onafhankelijk extern lid van
buiten de organisatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een evenwichtige en
naar sekse gemengde samenstelling van de klachtencommissie,
almede voor de aanwezigheid van voldoende deskundigheid in de
klachtencommissie met betrekking tot gespreksvoering en
juridische aspecten in relatie tot de problematiek van seksuele
intimidatie. Minstens één lid van de commissie dient gemakkelijk
toegang tot de organisatie te hebben.
Een lid van de klachtencommissie wordt vervangen indien:
deze direct of indirect betrokken is of is geweest bij
de seksuele intimidatie waarover de klacht is
in-gediend;
de klager bezwaren heeft tegen het onderzoek van de
klacht door dit lid, voorzover deze bezwaren door de
klachtencommissie gegrond worden geacht.
7
De klachtencommissie is belast met het onderzoek van bij haar
ingediende klachten over seksuele intimidatie en het daaromtrent
rapporteren aan burgemeester en wethouders.
De klachtencommissie brengt jaarlijks aan burgemeester en
wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten, de
aard daarvan en de terzake gegeven adviezen.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent
de bevoegdheden en de werkwijze van de commissie.
8
Een klacht wordt schriftelijk door de klager ingediend bij de
klachtencommissie en bevat:
de omschrijving van de confrontatie met seksuele
intimidatie;
de naam van de beklaagde of de namen van
beklaagden;
de beschrijving van de door klager ondernomen
stappen.
De schriftelijke stukken die betrekking hebben op de ondernomen
stappen worden aan de klachtencommissie voorgelegd.
De zittingen van de commissie zijn besloten.
91.De klachtencommissie beslist binnen tien werkdagen nadat een klacht
is ingediend of de klacht ontvan-kelijk is en doet daaromtrent
mededeling aan de klager.2.Een klacht is niet ontvankelijk indien:
de klacht namens anderen is ingediend;
de klacht reeds eerder is behandeld door de commissie,
tenzij sprake is van nieuwe feiten;
terzake een gerechtelijke procedure loopt c.q. is
afgesloten.
3.Een klacht kan door de klachtencommissie niet ontvankelijk worden
verklaard indien de klacht betrekking heeft op al dan niet nog in
behandeling zijnde disciplinaire straffen, onvrijwillige
ontslagprocedures en/of schorsingen;4.Van een klacht die ontvankelijk wordt verklaard zendt de
klachtencommissie een afschrift aan de beklaagde en aan burgemeester
en wethouders.5.In afwijking van het bepaalde in het vorige lid informeert de
secretaris, indien naar zijn oordeel de aard van de klacht daartoe
aanleiding geeft, direct na ontvangst van de klacht burgemeester en
wethouders en de vertrouwenspersoon.6.Bij het onderzoek naar de bij haar ingediende klacht worden de
klager, de beklaagde en door de klachtencommissie gewenste getuigen
gehoord. De klachtencommissie neemt daarbij de grootst mogelijke
zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy van de klager
en de beklaagde. Van het horen wordt een verslag gemaakt.7.Indien de beklaagde weigert te worden gehoord stelt de
klachtencommissie betrokkene in de gelegenheid schriftelijk te
reageren. De klacht wordt als onbetwist in de procedure opgenomen in
het geval de beklaagde binnen de termijn van vijf werkdagen hieraan
niet voldoet.8.Klager en beklaagde kunnen zich tijdens het horen door raadslieden
laten bijstaan. Op verzoek van de klager, de beklaagde of de
klachtencommissie kan bij het horen de vertrouwenspersoon aanwezig
zijn. Het horen van klager, beklaagde en/of getuigen in elkaars
aanwezigheid geschiedt alleen met uitdrukkelijke toestemming van
alle partijen.101.De klachtencommissie brengt binnen 20 werkdagen na het ontvankelijk
verklaren van een klacht, schriftelijke rapportage uit aan
burgemeester en wethouders.2.In de rapportage stelt de klachtencommissie tenminste vast:
of en zo ja, in welke mate de klacht naar haar mening
gegrond is;
of er sprake was van één persoon of een groep als
doelwit;
of er sprake was van een hiërarchische situatie;
hoe seksuele intimidatie zich manifesteerde en met welke
frequentie;
of een maatregel of sanctie aan de orde is.
3.De klachtencommissie kan een advies geven omtrent de aard van een te
nemen maatregel of sanctie.4.Indien het onderzoek niet binnen de termijn als bedoeld in het
eerste lid kan worden voltooid, doet de klachtencommissie aan
burgemeester en wethouders verslag van haar bevindingen tot dan toe.
Dit verslag kan vergezeld gaan van een verzoek om verlenging van de
bedoelde termijn.5.Een afschrift van de rapportage en het eventuele advies wordt
gezonden aan de klager, de beklaagde en de vertrouwenspersoon.6.De verslagen van de klachtencommissie blijven in beheer van de
secretaris. Er worden geen afschriften verstrekt. Lopende het
onderzoek kunnen alle direct betrokkenen kennis nemen van de
opgemaakte verslagen.7.Binnen twee weken na verzending van het rapport en advies kunnen
klager en beklaagde hun zienswijze over het oordeel van de commissie
schriftelijk kenbaar maken aan burgemeester en wethouders.111.Tussen twee en zes weken na ontvangst van het rapport van de
klachtencommissie nemen burgemeester en wethouders een beslissing.
De beslissing wordt terstond aan de klager, de beklaagde en de
vertrouwenspersoon meegedeeld. Een afschrift van de beslissing wordt
aan de klachtencommissie gezonden.2.Indien burgemeester en wethouders in afwijking van het advies van de
klachtencommissie beslissen, geven zij bij de beslissing aan waarom
van het advies is afgeweken. Over het voornemen om van het advies af
te wijken, wordt alvorens feitelijk te beslissen, overlegd met de
klachtencommissie.3.Vooruitlopend op de het rapport van de klachtencommissie nemen
burgemeester en wethouders maatregelen voorzover die nodig zijn om
een onaanvaardbare situatie direct te beëindigen, escalatie te
voorkomen en zo nodig aangifte te doen van strafbare feiten.4.Indien een klacht ten onrechte bij de klachtencommissie blijkt te
zijn gedeponeerd, voorzien burgemeester en wethouders in overleg met
de beklaagde in een passende rehabilitatie.4OVERIGE BEPALINGEN12Klagers, vertrouwenspersonen en leden van de klachtencommissie mogen
niet wegens het indienen van een klacht of uit hoofde van hun functie
als vertrouwenspersoon of als lid van de klachtencommissie benadeeld
worden in de positie binnen de gemeente.13Burgemeester en wethouders bieden de vertrouwenspersonen en de leden van
de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering
van de opgedragen taken.14
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat het bestaan
van deze regeling wordt bekend gemaakt en dat een exemplaar van
deze regeling op de werkplek op een voor alle belanghebbenden
toegankelijke plaats ter inzage beschikbaar is.
Over wijziging van deze regeling en eventuele nadere regels
zoals bedoeld in artikel 7 worden de vertrouwenspersoon of
-personen en de klachtencommissie gehoord.
In gevallen, waarin deze regeling niet voorziet, beslissen
burgemeester en wethouders.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Heerlen van 3 december 1996.YFdecember 1996
de secretaris, de voorzitter,
ir J. de Lang drs J.B.V.N. Pleumeekers
AlgemeenIn de Arbeidsomstandighedenwet is een zorgplicht voor de werkgever
neergelegd gericht op het zoveel mogelijk beschermen van de werknemers
tegen seksuele intimidatie en de nadelige gevolgen daarvan. Dit betekent
dat het beleid enerzijds gericht moet zijn op het voorkomen van seksuele
intimidatie en anderzijds indien seksuele intimidatie zich voordoet er
adequate procedures ter beschikking staan om seksuele intimidatie te
doen stoppen en herhaling ervan te voorkomen. Dit beleid kan bestaan uit
voorlichting over onge-wenste omgangsvormen, aanstelling
vertrouwenspersonen, adequaat optreden in gevallen van seksuele
intimidatie en een klachtenregeling.De klachtenregeling moet daarbij gezien worden als het sluitstuk van het
beleid ter bestrijding van seksuele intimidatie.Hoewel de bepaling omtrent seksuele intimidatie pas in 1994 in de
Arbeidsomstandighedenwet werd opgenomen, kreeg dit onderwerp reeds jaren
daarvoor in Heerlen de nodige aandacht. Helaas verslapte deze aandacht
na het opheffen in 1992 van de functie van medewerkster positieve
actie.Op 27 juni 1995 gingen burgemeester en wethouders akkoord met de inhoud
van een beleidsnota over dit onderwerp en werd besloten een
vertrouwenspersoon of -personen aan te stellen en een regeling
klachtbehandeling seksuele intimidatie uit te werken. Het georganiseerd
overleg ging op 1 november 1995 akkoord.Inmiddels zijn alle personeelsleden geïnformeerd en werd, vooruitlopend
op de aanstelling van vertrouwenspersonen en een formele
klachtenregeling, gewezen op de mogelijkheid om over klachten contact op
te nemen met de leiding, de bedrijfsarts en/of de personeelsadviseur.
Tevens werd meegedeeld dat over alle aangelegenheden die met seksuele
intimidatie van doen hebben met de bedrijfsmaatschappelijk werker
contact kan worden opgenomen.De regeling die thans wordt voorgesteld voorziet in een informeel en een
formeel traject bij de behandeling van klachten. Door middel van
gesprekken of bemiddeling door een vertrouwenspersoon kan vaak in een
informeel traject tot een oplossing worden gekomen. Indien op deze wijze
geen oplossing wordt bereikt (of de klager geen bemiddeling wenst), kan
de klager formeel een klacht indienen bij een klachtencommissie.De vertrouwenspersoon kan voorts, zoals in de hierboven genoemde
beleidsnota is uitgewerkt, naast de informele klachtbehandeling aandacht
geven aan voorlichting gericht op het realiseren van een cultuur die een
veilige werkomgeving garandeert.ArtikelsgewijsArtikel 1 - Seksuele intimidatie is op dezelfde wijze gedefinieerd als
in de Arbeidsomstandighedenwet. Uit de definitie volgt dat er een
relatie moet bestaan met het werk. Dit wil echter niet zeggen dat de
intimidatie werkelijk op het werk moet plaatsvinden.Artikel 2 - Eenieder die werkzaam is bij de gemeente Heerlen valt onder
het werkingsgebied van deze regeling. Dit betekent dat ook degenen die
niet zijn aangesteld al ambtenaar, maar bijvoorbeeld werkzaam zijn als
arbeidscontractant, stagiaire en uitzendkracht of werknemer zijn van een
contractfirma, gebruik kunnen maken van deze regeling. Dit strookt met
de Arbeidsomstandighedenwet waarin wordt gesteld dat de werkgever een
beleid moet voeren gericht op de bescherming van de werknemers tegen
seksuele intimidatie en de nadelige gevolgen daarvan. Artikel 3 - De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt
voor klagers. Samen met de vertrouwenspersoon kan worden bezien of en
hoe het probleem moet worden aangepakt. Het staat de klager overigens
vrij zich direct tot de klachtencommissie te wenden.Voor het indienen van een klacht is een termijn gesteld van vier jaar.
Deze termijn is opgenomen na afweging van de belangen van klager en
beklaagde. Enerzijds wordt de klager een ruime termijn geboden om met de
klacht naar buiten te treden, anderzijds wordt voorkomen dat de
beklaagde na te lange tijd alsnog beschuldigd wordt.Met de aan klager en beklaagde voor de duur van de klachtbehandeling
opgelegde geheimhoudingsplicht wordt gewaakt voor aantasting van de
privacy van de betrokkenen en worden waarborgen geschapen voor een
ongestoorde behandeling van de klacht.Artikel 4 - De cruciale rol van de vertrouwenspersoon maakt het
noodzakelijk om, indien de situatie daarom vraagt, meer dan één persoon
als zodanig aan te stellen. Ook het benoemen van een externe
vertrouwenspersoon kan een zinvolle bijdrage leveren aan het realiseren
van de doelstellingen, waarbij wordt opgemerkt dat het uitdrukkelijk
niet de bedoeling is te volstaan met alleen een externe
vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon dient benaderbaar, bereikbaar
en onafhankelijk te zijn.In het geval de vertrouwenspersoon kennis neemt van omstandigheden die
een gevaar voor medewerkers kunnen inhouden, wordt deze geacht het
uiterste te doen om een klager te bewegen een klacht bij de
klachtencommissie in te dienen. Dit om de geheimhoudingsplicht op te
heffen en zodoende burgemeester en wethouders in staat te stellen
adequate maatregelen te treffen.Het spreekt voor zich dat het jaarverslag alleen geanonimiseerde
gegevens bevat.Gezien de gewenste onafhankelijke positie van de vertrouwenspersoon, is
het niet wenselijk dat deze aan de directe chef verantwoording is
verschuldigd. Het verdient aanbeveling om verantwoording af te laten
leggen aan een persoon die hoog in de organisatie gepositioneerd is, bij
voorkeur de gemeentesecretaris.Artikel 5 - De vertrouwenspersoon fungeert als procesbegeleider.De vertrouwenspersoon heeft bij het (op verzoek van klager) zoeken naar
een oplossing de mogelijkheid om de klacht bespreekbaar te maken met de
dader(s), de directe leiding en/of directeur en medewerkers van de
afdeling personeelszaken.Een passende rehabilitatie is zonder meer aan de orde indien blijkt dat
een klacht is ingediend met het oogmerk de beklaagde te beschadigen. Een
klacht die ongegrond blijkt te zijn behoort niet per definitie tot deze
categorie; desondanks is het mogelijk dat ook in dit geval een bepaalde
vorm van rehabilitatie aan de orde is. (Zie ook de overeenkomstige
bepaling bij de behandeling door de klachtencommissie: artikel 11 lid
4.) Artikel 6 - Teneinde de objectiviteit en onafhankelijkheid zoveel
mogelijk te waarborgen, mogen de commissieleden geen binding hebben met
klager of beklaagde en niet betrokken zijn bij het geval waarover zij
moeten oordelen. Ingevolge het vierde lid kunnen zij in dat geval worden
vervangen.Artikel 7 - De klachtencommissie is belast met het onderzoek naar de
ingediende klacht. Daartoe dient zij de nodige bevoegdheden te
bezitten.Het spreekt voor zich dat het jaarverslag alleen geanonimiseerde
gegevens bevat.Artikel 8 - Aan het indienen van een klacht worden vormeisen
gesteld.Artikel 9 - De klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van een
klacht. Vervolgens worden in ieder geval de beklaagde en de klager
gehoord. Van alle verhoren worden verslagen gemaakt.Artikel 10 - De klachtencommissie rapporteert aan burgemeester en
wethouders. In de rapportage wordt altijd geadviseerd of een maatregel
of sanctie aan de orde is. Het staat de klachtencommissie vrij om te
adviseren over de aard van de gewenste maatregel of sanctie.Ten aanzien van de regeling van de werkzaamheden van de
klachtencommissie zijn diverse bepalingen opgenomen ter bescherming van
de privacy van de betrokkenen. Bij de feitelijke inrichting van de
werkzaamheden verdient het aanbeveling om een apart postadres
(bijvoorbeeld een postbus) te hebben voor de klachtencommissie.Artikel 11 - Burgemeester en wethouders nemen binnen vier weken na het
verstrijken van de termijn waarbinnen klager en beklaagde hun zienswijze
over het rapport van de klachtencommissie kunnen kenbaar maken, een
beslissing.Voor de medewerkers die ambtenaar zijn in de zin van de Collectieve
arbeidsvoorwaarden- regeling (CAR), dienen bij het opleggen van
disciplinaire straffen de bepalingen uit de Uitwerkingsovereenkomst in
acht te worden genomen. Voor alle betrokkenen staan vanzelfsprekend de mogelijkheden van bezwaar
en beroep open, die de Algemene Wet Bestuursrecht hun geeft.Artikel 12 - Geen van de klagers, vertrouwenspersonen en leden van
klachtencommissie mag worden benadeeld in zijn/haar positie. Met het
opnemen van de bescherming van de klager wordt een verlaging van de
drempel om een klacht in te dienen beoogd. Dit laat onverlet dat wanneer
burgemeester en wethouders daartoe aanleiding zien, een passende
maatregel kan worden getroffen, wanneer blijkt dat de klager ten
onrechte een klacht heeft ingediend om een ander te beschadigen of zich
anderszins schuldig heeft gemaakt aan grove onzorgvuldigheid. Een
dergelijke gedraging wordt aangemerkt als zich schuldig maken aan
plichtsverzuim zoals bedoeld in de Uitwerkingsovereenkomst (nadere
uitwerking van de arbeidsvoorwaarden) en de betreffende ambtenaar kan
deswege disciplinair worden bestraft.Artikel 13 - Burgemeester en wethouders zorgen voor de nodige
voorzieningen. De werkzaamheden van een vertrouwenspersoon en van de
leden van de klachtencommissie vinden in principe onder werktijd
plaats.Artikel 14 - Burgemeester en wethouders zorgen voor bekendmaking van de
regeling.De geldende procedure voor wijziging van regelingen wordt in dit geval
uitgebreid met het horen van de vertrouwenspersonen en de
klachtencommissie over de voorgenomen wijziging.YF