Organisatie | Meppel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Meppel |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Meppel |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Toelichting archiefverordening |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening gemeente Meppel 1999.
Besluit Informatiebeheer, Reglement voor bezoekers van het archief.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-03-2010 | 31-10-2019 | nieuwe regeling | 25-03-2010 Geen. | 2010-1413 |
De R a a d der gemeente Meppel;
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders;
gelet ophet bepaalde in de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet : de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
d. beheerder : degene die als gevolg van artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
e. beheerseenheid : een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
f. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet evenals voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Hoofdstuk III Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De secretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij/zij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De secretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de secretaris of aan degene die namens hem/haar met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden evenals in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De secretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht ver-vangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De secretaris doet van zijn/haar bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, evenals, indien hij/zij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij/zij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn/haar mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de secretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruik-neming van ruimten als archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.