| Overheidsorganisatie | Gemeente Oirschot |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot 2011 |
| Citeertitel | Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën en economie |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 01-04-2015 | nieuwe verordening | 21-12-2010 weekjournaal | EWR |
De raad van de gemeente Oirschot;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29 november 2010;
gegeven de agendering door het Presidium d.d. 7 december 2010;
gelet op het bepaalde in artikel 212 van de Gemeentewet;
gelet op artikel 9 lid 2 van de Financiële Verordening van de gemeente Oirschot 2011;
gelet op de Wet financiering decentrale overheden;
gelet op de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;
gelet op de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden;
beslui t:
vast te stellen de Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot 2011.
In dit statuut wordt verstaan onder:a. derivaten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;b. financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;c. geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);d. intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeiten-planning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;e. kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;f. koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;g. kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;h. liquiditeitenbeheer: het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;i. liquiditeitenplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;j. medium term note: verhandelbare schuldbekentenis als onderdeel van een obligatielening, uitgegeven door een overheid of bedrijf;m. rating: de inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen door financiële instellingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;n. renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;o. renterisiconorm: een bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;p. rentetypische looptijd: het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;q. saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;r. rentevisie: toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;s. solvabiliteitsratio van 0%: status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;t. treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;u. uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.
De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:1. het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;2. het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s kredietrisico’s en interne liquiditeitsrisico’s;3. het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;4. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.
RISICOBEHEER
Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:1. de gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf informatie wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij;2. de gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;3. het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
1 De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido, tenzij de toezichthouder ontheffing heeft verleend.
2 De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido, tenzij de toezichthouder ontheffing heeft verleend.
3 Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning.
4 De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand.
5 Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.
1 De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s en medium term notes (MTN).
2 Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.
1 Gelden mogen alleen worden uitgezet bij financiële ondernemingen waarvan het land van vestiging tot de Europese Economische Ruimte behoort en het betreffende land een minimale credit-landenrating van AA heeft, toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus.Uitzettingen mogen alleen bij een financiële onderneming met een rating van AA minus, toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus.
2 Bij het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak, worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. Daarnaast wordt geadviseerd om met de tegenpartij afspraken te maken over de directe opeisbaarheid van de uitgezette gelden bij een verlaging van de rating.
De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 3 jaar.
Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s.
GEMEENTEFINANCIERING
Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:1. financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;2. financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;3. het aantrekken van financieringen is alleen toegestaan met onderhandse leningen;4. de gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen/tussenpersonen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd;5. het is expliciet verboden om gelden te lenen met het enkele doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten.
Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:1. uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;2. de gemeente vraagt telefonisch offertes op bij minimaal 2 instellingen/tussenpersonen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Deze offertes worden door de financieel medewerker schriftelijk vastgelegd en door de teamcoördinator financiën gefiatteerd.
De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten en hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:1. bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;2. financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins Europese Economische Ruimte (EER)-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;3. tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.
KASBEHEER
Om de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:1. het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen;2. het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank.
Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:1. de gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatie-circuit bij de bank met de gunstigste condities;2. indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;3. toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;4. toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan 3 maanden zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;5. bij het extern uitzetten van gelden korter dan 3 maanden zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan;6. de gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Deze offertes worden door de medewerker treasury schriftelijk vastgelegd en overeenkomstig de bevoegdhedentabel van artikel 16 gefiatteerd;7. tijdelijk overtollige gelden van aangetrokken leningen voor projectfinanciering mogen uitsluitend worden uitgezet bij de financiële onderneming waar de leningen zijn aangegaan. Hiervoor kan een netting-overeenkomst worden gesloten, zodat bij niet nakomen van verplichtingen, vorderingen en schulden tegen elkaar kunnen worden weggestreept. Indien een dergelijke overeenkomst niet is afgesloten, moet de financiële onderneming voldoen aan de rating vereisten voor het uitzetten van middelen.
ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE
In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.1. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;2. bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;3. bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogenprincipe);b. de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;c. de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;
4. tegenpartijen wordt gevraagd bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie;5. de transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door een andere functionaris;6. de administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:a. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;b. de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.
De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.
| Functie | Verantwoordelijkheden |
| Gemeenteraad | • Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten;• Het vaststellen van de financieringsparagraaf in de begroting en de jaarrekening;• Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid;• Het vaststellen van de Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot. |
| College van B & W | • Het houden van toezicht en uitvoeren van het treasurybeleid (formele en politieke verantwoordelijkheid);• Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties als bedoeld in artikel 16 ( punt 9 en 10);• Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het financieringsbeleid. |
| Portefeuillehouder Financiën | • Het uitvoeren van het treasurybeleid (bestuurlijke verantwoordelijkheid). |
| Afdelingshoofden | • Het zorgdragen voor een tijdige en betrouwbare aanlevering, van informatie omtrent toekomstige ontvangsten en uitgaven aan de financieel medewerker van het team Financiën. |
| Afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control | • Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten op basis van de Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot;• Het autoriseren van de door de teamcoördinator Financiën voorgestelde transacties;• Het zorgdragen voor een juiste verantwoording van de uitvoering van de treasuryactiviteiten;• Het rapporteren c.q. afleggen van verantwoording aan het college van B&W over de uitvoering van het treasurybeheer.• Het opzetten van de administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;• Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;• Het controleren van de volledigheid en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het College. |
| Teamcoördinator Financiën | • Het autoriseren van door de financieel medewerker van het team Financiën voorgestelde transacties;• Het controleren en fiatteren van door de financieel administratief medewerker van het team Financiën aangeleverde betalingen. |
| Budgethouders | • Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen. |
| Budgetbeheerder | • Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten waarvoor zij als budgetbeheerder zijn aangewezen. |
| Financieel consulent | • Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteit en projecten;• Het ondersteunen van de budgethouders en budgetbeheerders ten aanzien van financiële aangelegenheden;• Het zorgdragen voor een goede informatie-uitwisseling tussen de afdelingen en het team Financiën. |
| (Beleids)medewerker Financiën B | • Beleidsvoorstellen op het gebied van treasury maken;• Het toetsen van de juiste naleving van de Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot (o.a. het verrichten van interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties aan de hand van de liquiditeitenplanning);• Het afleggen van verantwoording aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control over de uitvoering van de activiteiten. |
| Financieel medewerker van het team Financiën | • Het vervaardigen van de planning voor en het bewaken van de liquiditeitspositie op korte en lange termijn• Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;• Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties (o.a. telefonisch opgevraagde offertes bij uitzettingen);• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie;• Het initiëren van activiteiten op het gebied van treasury;• Het afleggen van verantwoording aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control over de uitvoering van de activiteiten. |
| Financieel administratief medewerker van het team Financiën | • Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;• Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie;• Het afleggen van verantwoording aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control over de uitvoering van de activiteiten. |
| Financiële administratie | • Het volledig en juist administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie. |
| Administratief medewerker van het team Financiën | • Het beheren van de debiteuren en crediteuren. |
| Externe accountant | • Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van de Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot 2011. |
In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.
| Bevoegd functionaris(eerste handtekening) | Autorisatie door(tweede handtekening) | |
| Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer (looptijd tot 1 jaar) | ||
| 1. Het uitzetten van middelen via callgeld, deposito en spaarrekening | Financieel medewerker team Financiën | Teamcoördinator Financiën |
| 2. Het aantrekken van middelen via callgeld of kasgeld | Financieel medewerker team Financiën | Teamcoördinator Financiën |
| 3. Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen | Financieel administratief medewerker team Financiën | Teamcoördinator Financiën |
| Bankrelatiebeheer | ||
| 4. Bankrekeningen openen/ sluiten/ wijzigen | Teamcoördinator Financiën | College van B&W |
| 5. Bankcondities en tarieven afspreken | Teamcoördinator Financiën | College van B&W |
| Financiering en uitzetting ( looptijd langer dan 1 jaar ) | ||
| 6. Het vaststellen van kredietfaciliteiten | Teamcoördinator Financiën | College van B&W |
| 7. Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen | Teamcoördinator Financiën | College van B&W |
| 8. Het uitzetten van middelen via onderhandse geldleningen | Teamcoördinator Financiën | College van B&W |
| 9. Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak | College van B&W | Gemeenteraad |
| 10. Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak | College van B&W | Gemeenteraad |
Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen.
| Informatie | Frequentie | Informatie- verstrekker | Informatie- ontvanger |
| 1. Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning | Maand/Incidenteel* | Afdelingshoofden & budgethouders | Financieel medewerker team Financiën |
| 2. Liquiditeitenplanning | Maand | Financieel medewerker team Financiën | (Beleids) medewerker Financiën B |
| 3. Rentevisie | Jaarlijks | (beleids) medewerker Financiën B | College van B&W |
| 4. Beleidsplannen voor de financieringsparagraaf bij de begroting | Jaarlijks | College van B&W | Gemeenteraad |
| 5. Voortgang onderdelen financieringsparagraaf via de tussentijdse rapportages | 2 x per jaar | College van B&W | Gemeenteraad |
| 6. Evaluatie\verantwoording financieringsactiviteiten in financieringsparagraaf van de jaarrekening | Jaarlijks | College van B&W | Gemeenteraad |
| 7. Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido | Kwartaal/ Jaarlijks | (Beleids) medewerker Financiën B | Provincie / CBS |
| 8. Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten | Binnen 14 dagen na besluit | College van B&W | Gemeenteraad |
1 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.
2 Deze verordening treedt in de plaats van het Treasurystatuut vastgesteld door de raad op 25 september 2001, laatstelijk gewijzigd op 18 december 2008.
3 Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Verordening Treasurystatuut gemeente Oirschot 2011”.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 21 december 2010.
De gemeenteraad,
Han Struijs, Ruud Severijns,griffier voorzitter