CVDR759536_1Richtlijnen depothygiënenlregelingbeleidsregelHelmond2026-03-27gmb-2026-142769Richtlijnen depothygiëneOnbekendcollege van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2026-01-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2026-03-27nieuwe regeling79452793029Richtlijnen depothygiëne
  • Vaststellen richtlijnen depothygiëne
    • Goed archiefbeheer komt tot stand door zowel een juiste materiële verzorging van de analoge archiefbescheiden alsook door het op orde houden van de archiefruimte zelf. Dit houdt in dat er gezorgd wordt voor een goede depothygiëne.In de geldende Archiefregeling1wetten.nl - Regeling - Archiefregeling - BWBR0027041 en het daaraan gerelateerde Archiefbesluit 19952wetten.nl - Regeling - Archiefbesluit 1995 - BWBR0007748 worden eisen gesteld aan het duurzaam, zorgvuldig en bewust bewaren van fysieke documenten in archiefruimten. Dit document vertaalt die eisen vertaald naar een richtlijn om de hygiëne in de archiefruimte van gemeente Helmond te waarborgen.DoelHet doel van deze richtlijn3Deze richtlijn is gebaseerd op de informatie verkregen van Module Depothygiëne | Nationaal Archief is te voldoen aan zowel de huidige alsook aan de toekomstige Archiefregeling4In de nieuwe Archiefregeling (inwerkingtreding voorzien op 1 juli 2026) is depothygiëne een nieuw onderdeel (artikel 5.16). . Deze richtlijn bevat de instructies en benodigde stappen om de archiefruimte op een goede manier schoon te maken, te houden en systematisch te controleren op plaagdieren en schimmel. Scope
  • Deze richtlijn heeft uitsluitend betrekking op de archiefruimte gelegen aan de Beemdweg 10 (Gemeentewerf Helmond).
    • Buiten scope
  • Deze richtlijn bevat geen informatie m.b.t. een quarantaineruimte. Deze is niet aanwezig binnen de gemeente Helmond. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de voorzieningen aanwezig in de archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum Eindhoven.
  • Deze richtlijn bevat geen praktische informatie over het behandelen van ruimten of archiefbescheiden waarin schimmelgroei of de aanwezigheid van plaagdieren geconstateerd is. Hiervoor wordt verwezen naar het, op het moment van constatering, geldende Calamiteitenplan Analoge Archieven5Calamiteitenplan Analoge Archieven van de gemeente Helmond.
    • Dit hoofdstuk bevat protocollen opgesteld conform de Archiefregeling en de norm in de Handreiking Behoud en beheer fysiek Archief6Handreiking Behoud en beheer fysiek archief | Nationaal Archief Deze handreiking biedt handvatten voor organisaties om beheer en behoud van fysiek archief volgens de nieuwe Archiefregeling te regelen en de daaruit volgende Module depothygiëne7Module Depothygiëne | Nationaal Archief Deze module verduidelijkt wat depothygiëne inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kan of zelfs moet nemen en hoe je deze kunt documenteren.. Per onderdeel is beschreven welke elementen deze tenminste moeten bevatten. In hoofdstuk 3 is voor elk protocol een sjabloon (inclusief een voorbeeld) aanwezig. Ingevulde protocollen worden als aparte (jaar) zaak opgenomen in het zaaksysteem.Het protocol voor schoonmaak bevat tenminste de volgende elementen:
  • Een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de schoonmaak van de depotruimte. Deze persoon organiseert de schoonmaak en controleert de uitvoering ervan.
  • Een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten daartoe aanleiding geven.
  • Een omschrijving van wanneer, hoe vaak en hoe de verschillende ruimtes en hun inrichting schoongemaakt moeten worden (voorportaal depot/depot/quarantaineruimte).
  • Een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden:
  • frequentie en methode van schoonmaak;
  • aftekenlijst: datum en schoonmaak voldoet wel/niet;
  • omschrijving wat schoongemaakt is en hoe;
  • paraaf van uitvoerder/controleur;
  • afwijkingen en opmerkingen.
    • Het protocol voor reactieve (incidentele) controle op schimmel bevat tenminste de volgende elementen:
  • een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de controle op schimmel;
  • een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten dat aangeven;
  • een beschrijving van de wijze waarop monsters genomen worden;
  • voor monstername een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden:
  • datum monstername;
  • aanleiding monstername;
  • locatie(s) monsters;
  • resultaat van de monsters: aantal kiemvormende eenheden;
  • interpretatie van het resultaat van de controle;
  • afwijkingen en opmerkingen;
  • ondernomen actie (indien van toepassing).
    • Het protocol voor controle op plaagdieren bevat tenminste de volgende elementen:
  • een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor de controle op plaagdieren;
  • een benoemd persoon die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie als de controleresultaten daar aanleiding toe geven;
  • een plattegrond waarop aangegeven is waar valletjes geplaatst zijn;
  • een schema voor controle en vervanging van de valletjes in maart, juni, september en december;
  • een logboek waarin de volgende elementen opgenomen worden:
  • locaties valletjes;
  • datum / schema controle van de valletjes;
  • resultaat van de controle: soort plaagdier en aantal;
  • interpretatie van het resultaat van de controle;
  • afwijkingen en opmerkingen;
  • ondernomen actie (indien van toepassing).
    • NB. Er is een overeenkomst plaagdierenbestrijding met Zungo Pest Control (Djuma zaak 50907560, document 50907569) met daarin een overeengekomen plaagdier preventieplan. Hoewel opgenomen in deze richtlijn, is het niet nodig om een afzonderlijk protocol Integrated Pest Management (IPM) te hanteren.    Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor de reinheid van de archiefruimte. De uitvoering ligt bij de door het team facilitair daartoe aangewezen bedrijf, in afstemming met Informatiebeheer. Visuele controle op de reinheid van de archiefruimte vindt ten minste 4x per jaar plaats door een medewerker Informatiebeheer.1. Beschrijving van de schoon te maken onderdelen en de frequentie van schoonmaak:OnderdeelFrequentie schoonmaakVloeren: hoofdgangpaden 1x per 3 maanden Stellingen: Topborden, lege legborden, zijkanten 1x per 6 maanden Vloeren: gangpaden1x per 6 maanden Armaturen en buizen 1x per 2 jaar Muren, plinten, uitstekende randjes etc. 1x per 2 jaar Dozen: Boven- en voorzijde1x par 2 jaar
    2. Voor de schoonmaak worden de in de tabel genoemde middelen gebruikt:OppervlakMateriaalGeleverd doorVloeren Grote stofzuiger Schoonmaakbedrijf (schoon met stoffilter)Armaturen, buizen, overige items (bijv. trap) Microvezeldoekjes Schoonmaakbedrijf (in nieuwstaat)Stellingen Microvezeldoekjes Schoonmaakbedrijf (in nieuwstaat)Dozen Microvezeldoekjes Schoonmaakbedrijf (in nieuwstaat)
    3. Bij dit protocol is een (blanco) aftekenlijst voor reguliere en extra schoonmaak opgesteld. Reguliere schoonmaakOnderdeelDatumParaafControle: Voldoet / Voldoet nietOpmerkingenHoofdgangpad (1e)Hoofdgangpad (2e) Hoofdgangpad (3e)Hoofdgangpad (4e)Gangpaden (1e) Gangpaden (2e)Stellingen (1e )Stellingen (2e) Armaturen en buizenMuren, plinten, randen etc.Dozen
    Extra schoonmaakAanleiding / SituatieActieDatumParaafOpmerkingenOplevering archiefruimte Schoonmaken lege ruimte en stellingenInruimen archiefruimteAlle te plaatsen archiefmaterialen vooraf aan plaatsing schoonmaken (buiten de ruimte!!)
    Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor het (laten) uitvoeren van oppervlaktemonsters in depots. De daadwerkelijke uitvoering ligt bij Restauratieatelier-Van Waarde.4. Oppervlaktemonsters worden door of in opdracht van een medewerker Informatiebeheer genomen met een Rodac plaatje. De resultaten van deze tests worden bijgehouden door een medewerker Informatiebeheer in het bij dit protocol behorende schema.5. De informatie en resultaten van oppervlaktemonsters worden ingevuld in het bij dit protocol behorende schema, inclusief interpretatie van het resultaat van de controle, afwijkingen en opmerkingen en (indien van toepassing) ondernomen actie.6. Voor de oppervlaktemonsters worden de volgende tests gebruikt:NaamArtikelnummerLeverancier
    7. Informatie schimmeltesten inclusief resultaten (aantal kiemvormende eenheden).(in blauw als voorbeeld ingevulde waarden)locatied.d. test 1Incubatietijd (na 3/4/5 dagen)d.d. schoonmaakd.d. test 2Incubatietijd (na 3/4/5 dagen)OpmerkingenStelling 4, (bovenste plank midden)01-01-20264/7/801-02-202615-02-20260/0/0Na schoonmaak schimmelvrij
    8. Interpretatie van de testresultaten en te nemen actie:De testresultaten geven aan dat de schoonmaak effectief is geweest.     Gemeente Helmond heeft een medewerker Informatiebeheer aangewezen als verantwoordelijke voor de controle op plaagdieren in depots, aangrenzende ruimtes en rest van het gebouw. De uitvoering ligt bij de door het team facilitair daartoe aangewezen bedrijf, in afstemming met Informatiebeheer.Voor de controle op plaagdieren worden de volgende (genummerde) valletjes gebruikt: Nummer valletjeSoort valletjeArtikelnummer Leverancier A1.2 ZilvervisjesA2.1 MuizenA2.2 Zilvervisjes
    Op de bij dit protocol behorende plattegrond, of in het plaagdier preventieplan van Zungo Pest Control, is aangegeven waar de valletjes geplaatst zijn. Zie het voorbeeld hieronder. Elk valletje heeft een eigen nummer, zodat bij het verzamelen om de ‘vangst’ te tellen herleidbaar is waar het valletje heeft gestaan. De resultaten van de tellingen per valletje worden ingevuld in het bij dit protocol gevoegde schema, inclusief interpretatie van het resultaat van de controle, afwijkingen en opmerkingen en (indien van toepassing) ondernomen actie. Nummer valletje1e controle2e controle3e controle4e controle5e controle6e controle7e controle8e controleA1.2A2.1A2.2
    Nr. en datum controleInterpretatie resultaat*Ondernomen actie1e 01/01/2026Geen actie nodign.v.t.2e 01/03/2026In val A2.2 meer zilvervisjes dan gemiddeld aangetroffen. Oorzaak waarschijnlijk verplaatsing archiefdelenExtra schoonmaak uitgevoerd en tijdelijk extra valletjes geplaatst
    * Bij de constatering van zilvervisjes wordt dit afgewogen t.o.v. het gemiddelde. Dit gemiddelde wordt gevormd door een reeks waarnemingen over een periode van tenminste een jaar.     Het Nationaal Archief heeft in de Module Depothygiëne | Nationaal Archief zowel Instructiemateriaal voor schoonmaak archiefruimten alsook een Animatievideo voor schoonmakers beschikbaar gesteld. Het in dit hoofdstuk opgenomen instructiemateriaal is hiervan een afgeleide en op de Helmondse situatie aangepast. Dit instructiemateriaal is speciaal gemaakt voor schoonmakers die in het depot werken. Het is gebaseerd op de handreiking voor het Behoud en beheer van fysiek archief, specifiek de module Depothygiëne. De schoonmaakregels uit deze richtlijnen zijn vertaald naar toegankelijke en visuele instructies. Als inleiding op de instructies is er een animatievideo met de titel. 'Goed schoonmaken helpt goed bewaren'. Oogpunten vanuit ARBO en milieu zijn niet meegenomen in dit materiaal8Verantwoordelijkheid facilitair bedrijf. Geadviseerd wordt dat schoonmakers (zeker nieuwe) het instructiemateriaal samen met een leidinggevende facilitair en een medewerker Informatiebeheer doornemen. Schoonmakers kunnen het instructiemateriaal daarna nogmaals zelf doorlezen.Voor het geven van een groepsinstructie, die 25 minuten duurt, is een draaiboek beschikbaar (zie 4.2). Hieronder een beschrijving van het instructiemateriaal:OnderdeelBestemd voorDoelAnimatievideo ‘Goed schoonmaken helpt goed bewaren’ (2 minuten)SchoonmakersGeef een inleiding op de instructies. Na het bekijken van de animatievideo kunnen schoonmakers uitleggen:
  • Waarom de rol van schoonmaker belangrijk is voor het langdurig bewaren van archieven
  • Hoe stof en vuil fysieke archieven kunnen beschadigen
  • Waarom het belangrijk is een fysiek depot schoon te maken volgens voorgeschreven instructie
    • Instructiekaarten (4 stuks):
  • Indeling depot en stelling
  • Depot in de juiste volgorde schoonmaken
  • Stelling schoonmaken
  • Aandachtspunten bij het schoonmaken
    • Schoonmakers
  • Hulpmiddel tijdens het inwerken van (nieuwe) medewerkers.
  • Geheugensteun tijdens het schoonmaken (o.a. als poster ophangen).
    • Leidinggevende facilitairEen groepsinstructie voorbereiden en geven over:
  • het belang van schoonmaken in een fysiek depot
  • (gewijzigde) schoonmaakinstructies
    • Groepsgrootte : max. 8 personenVoorbereiding : 15 minutenUitvoering : 25 minutenMaterialen:
  • Prints van instructiemateriaal op A3 formaat
  • Digitaal presentatiemateriaal (laptop & groot scherm)
  • Optioneel enkele archiefdozen en schoonmaakmateriaal
    • Voorbereiding: 15 minuten
  • Bekijk de animatievideo ‘Goed schoonmaken helpt goed bewaren’ (2 minuten).
  • Neem de instructiekaarten door:
  • Wat zijn de verschillen met de manier waarop nu wordt schoongemaakt?
  • Bepaal of je de huidige werkwijze moet aanpassen.
  • Noteer wat de aanpassingen zijn. Deze bespreek je later met de schoonmakers tijdens de
  • Groepsinstructie.
  • OPTIE: vul aan met aandachtspunten vanuit ARBO en milieu.
  • Print voldoende instructiekaarten voor de schoonmakers. Je kunt de instructiekaarten ook in A3-formaat printen en ophangen.
  • Bepaal hoe je de animatievideo samen gaat bekijken en regel benodigde faciliteiten.
  • OPTIONEEL: Neem een (gevulde)archiefdoos en te gebruiken schoonmaakmaterialen mee. Tijdens de groepsinstructie kunnen de schoonmakers deze bekijken. Zo krijgen ze een indruk van de stukken die ze helpen behouden.
    • Uitvoering: 15 minuten
    Animatievideo bekijken en bespreken (10 minuten)
  • Geef een korte introductie over het onderwerp en vertel wat jullie gaan doen (animatievideo bekijken & bespreken; instructiekaarten doorlopen).
  • Bekijk samen de animatievideo ‘Goed schoonmaken helpt goed bewaren’.
  • Bespreek de animatievideo door enkele vragen te stellen, zie suggesties in de tabel 1.
  • OPTIE: laat tijdens de bespreking de meegenomen materialen zien. En indien mogelijk de archiefruimte.
    • Instructiekaarten doorlopen (15 minuten)
  • Deel de instructiekaarten uit of laat de instructiekaarten op A3-formaat zien.
  • Loop alle instructiekaart samen door. Als de huidige werkwijze moet worden aangepast, licht dit dan toe met hulp van de instructiekaart.
  • OPTIE: bespreek waar schoonmakers op moeten letten vanuit de ARBO of het milieu.
    • Afsluiting
  • Maak afspraken met nieuwe medewerkers om hen in te werken op de schoonmaakwerkzaamheden.
  • Hang eventueel de instructiekaarten op A3-formaat op in het depot.
    • Tabel 1VragenVul antwoorden eventueel aan met:
  • Wat voor spullen liggen er in een archief?
  • Wie van jullie heef wel eens iets uit een archief gezien of opgevraagd?
  • Wie gebruiken die archiefstukken denken jullie?
    • In een depot liggen verschillende archiefstukken bewaard: brieven, vergaderstukken en besluiten van de overheid, van een instelling, bedrijf of persoon. Het is waardevolle, historische informatie die we veelal voor altijd moeten bewaren. Extra informatie: Er is een wet die bepaalt welke overheidsinformatie voor altijd bewaard moet worden. En dat het voor iedereen toegankelijk moet zijn, zodat je het functioneren van de overheid achteraf kunt controleren. Daarom mag het archiefmateriaal niet slechter worden. Mensen die archiefstukken gebruiken: Ambtenaren. Om de uitvoering van taken en verantwoordelijkheden richting de inwoner te kunnen verantwoorden en gemaakte afspraken te kunnen raadplegen.    Waarom is het belangrijk om regelmatig schoon te maken?
  • Stof en vuil verplaatsen zich makkelijk door de lucht van de een naar andere archiefdoos.
  • Teksten en afbeeldingen zijn minder goed te lezen als er stof en vuil op ligt. Het document kan beschadigen doordat stof en vuil een schurende werking hebben.
  • Stof en vuil veroorzaken schimmelgroei en trekken beestjes aan. En schimmel en beestjes kunnen documenten ernstig beschadigen
    • Waarom is het belangrijk om de instructies te volgen bij het schoonmaken?
  • Een fysiek depot is een speciale ruimte waar kwetsbare materialen instructies bewaard worden. Daarom moet je schoonmaken volgens speciale instructies.
  • In een fysiek depot mag je bijvoorbeeld nooit met water schoonmaken.
    • Hoe kijk je nu tegen je rol als schoonmaker aan?Als schoonmaker help je bij het bewaren van archiefstukken die voor veel mensen en ook voor de samenleving als geheel belangrijk zijn. Je hebt daarom een belangrijke rol in het depot.