CVDR759326_1Besluit tot vervanging archiefbescheiden Geschillen Behandelen, gemeente Rotterdam, 2026nlregelingander besluit van algemene strekkingRotterdam2026-03-25gmb-2026-137378Besluit tot vervanging archiefbescheiden Geschillen Behandelen, gemeente Rotterdam, 2026artikel 7 van de Archiefwet 1995artikel 9 van de Archiefwet 1995artikel 2 van het Archiefbesluit 1995artikel 6 van het Archiefbesluit 1995artikel 8 van het Archiefbesluit 1995artikel 26b van de Archiefregelingartikel 5 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017artikel 8 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017artikel 1.3 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging Rotterdam 2021artikel 1.8 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging Rotterdam 2021artikel 3.8 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging Rotterdam 2021Besluit ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging van de algemeen directeur 2021gemandateerde functionarisbestuur en recht2026-01-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2026-03-25nieuwe regelingOnbekend.Besluit tot vervanging archiefbescheiden Geschillen Behandelen, gemeente Rotterdam, 2026Routinematige vervanging van fysieke documenten in digitale reproducties, behorende tot vernietigbare processen, die de gemeente Rotterdam vanaf 01-01-2026 voor het proces “Geschillen behandelen” van de afdeling Juridische Diensten ontvangt en daarvoor scant.Naam van de zorgdragerCollege van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Rotterdam, namens dezen, het hoofd van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) Claudia van der Windt,Gelet op:
  • artikel 7 en 9 van de Archiefwet 1995;
  • artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995;
  • artikel 26b van de Archiefregeling 2014;
  • de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
  • artikel 5 en 8 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017;
  • Concern Beleidskader Informatiehuishouding 2020;
  • artikel 1.3, 1.8 en 3,8 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging Rotterdam 2021;
  • Besluit Ondermandaat, Ondervolmacht en Ondermachtiging van de algemeen directeur 2021;
  • Handboek Vervanging (vastgesteld door MT PBI op 26-04-2022);
  • de onderbouwing in de oplegnotitie aan MT IDT.
    • Besluit(en):    11.over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 01 januari 2020 voor vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Een specificatie van deze archiefbescheiden is als bijlage gevoegd bij dit besluit.2.reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging van de Gemeente Rotterdam, welke is vastgesteld door MT PBI op 26-04-2022.3.om de waarde voor het culturele erfgoed te bewaren, heeft Gemeente Rotterdam een aantal criteria gesteld, zoals omschreven in het Handboek Vervanging van de Gemeente Rotterdam. Die criteria bepalen of we analoge archiefbescheiden eventueel wel digitaliseren, maar niet vervangen. Met andere woorden: uitzonderen van vervanging. 4.archiefbescheiden die op grond van Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring in aanmerking komen, vallen óók onder de uitzonderingen op vervanging. Een specificatie van deze archiefbescheiden is in de bijlage gevoegd bij dit besluit. 2Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in www.overheid.nl.3Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot vervanging archiefbescheiden Geschillen Behandelen, gemeente Rotterdam, 2026.Aldus vastgesteld op 28 januari 2026.Claudia van der WindtHoofd van het cluster Bestuurs- en Clusterondersteuning (BCO)RotterdambijBesluit vervanging van archiefbescheiden Geschillen behandelen, gemeente Rotterdam, 2026Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van het Besluit tot vervanging van archiefbescheiden Geschillen behandelen, gemeente Rotterdam, 2026 van zie datum ondertekening.Specificatie van de te vervangen archiefbescheiden:Nr. VNG-selectielijstProductomschrijvingWaardering B/VBewaartermijnCategorie 13.1 Geschillen behandelen; generiek resultaatV5 jaar nihilCategorie 13.1.1Geschillen behandelen; geschil met financiële consequentiesV7 jaar nihilCategorie 13.1.2Geschillen behandelen; klacht afgehandeld via ombudsmanV10 jaar nihilCategorie 13.1.4Geschillen behandelen; niet ontvankelijk geschilV1 jaar nihilCategorie 13.1.5Geschillen behandelen; geschil met invloed op waardering WOZV12 jaar nihilCategorie 13.2Geschillen behandelen; afgebroken resultaatV1 jaar nihil
    Het vervangingsbesluit is niet van toepassing op de volgende archiefbescheiden:Categorie 13.1.3Geschillen behandelen; geschil met invloed op een te bewaren zaak (wat voorafgaand aan het scannen te beoordelen is als ‘invloed op te bewaren zaak’)BBewaren
    PeriodeArchiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 01-01-2026.Systemen waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, beheerd en beschikbaar gesteld
  • Octopus (gehele dossier)
  • E-Suite (hooguit aanleiding gevende stukken)
    • Verklaring met betrekking tot de volledigheid van het dossierHet digitale zaakdossier in Octopus omvat alle ingekomen, interne en uitgaande documenten die in het proces ontstaan.Claudia van der WindtHoofd van het cluster Bestuurs- en Clusterondersteuning (BCO)Rotterdam