Organisatie | Reimerswaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening |
Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Reimerswaal 2007 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Organisatieverordening |
Geen.
160, lid 1, sub c van de Gemeentewet
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2008 | 15-12-1992 | nieuwe regeling | 04-12-2007
| 1 |
Hoofdstuk 1 ORGANISATIEFILOSOFIE
1. De gemeente Reimerswaal heeft als ambitiestatement REIMERSWAAL, RUIMTE VOOR WONEN EN WERKEN, waarbij zij: - kiest voor betrouwbare samenwerking;- vanuit een slagvaardige en daadkrachtige organisatie voortdurend werkt aan kwaliteit en resultaat;- geldende waarden en normen er- en herkent waarbij ruimte voor loyaliteit van belang is,- rekening houdt met individuele medewerkers en hun persoonlijke doelstellingen.2. Kernwaarden ter uitwerking van het ambitiestatement zijn Professioneel en Betrouwbaar.3. Deze kernwaarden worden in de volgende normen vertaald: resultaatgerichtheid, mens-gerichtheid, klantgerichtheid, kwaliteitsgerichtheid, kostenbewustzijn en integriteit.
Hoofdstuk 2 BEDRIJFSVOERINGSMODEL
1. De gemeente Reimerswaal werkt vanuit een bedrijfsvoeringsmodel waarbinnen wordt aangegeven welke primaire-, besturings- en ondersteunende processen aanwezig zijn binnen de totale dienstverlening.2. Het bedrijfsvoeringsmodel vormt de basis voor de jaarlijks vast te stellen afdelingsplan-nen en het directieplan en wordt geborgd in de planning en controlecyclus.
Hoofdstuk 3 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN
In deze verordening wordt verstaan onder: a. ambtelijke organisatie: de directie en afdelingen van de gemeente Reimerswaal en de medewerkers die daarbinnen (al dan niet in dienst van de gemeente Reimerswaal) werkzaam zijn, met inbegrip van de bijbehorende overleg- en besluitvormingsprocessen;b. bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen de gemeente Reimerswaal om de beleidsdoelstellingen te realiseren;c. sector: de organisatorische eenheid die gevormd wordt door afdelingen waarbij de eenheid met de afdelingen Organisatie en Personeelszaken, Bestuur, Informatie en Automatisering en Financiën niet als sector wordt aangeduid maar als Bestuursdienst;d. afdeling: de organisatorische eenheid die gevormd wordt na toewijzing van een samenhangend takenpakket in de vorm van producten;e. afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling;f. senior-beleidsmedewerker: beleidsmedewerker op een afdeling die het afdelingshoofd vervangt;g. secretaris: algemeen directeur van de organisatie, lid van de directie, belast met de algehele eindverantwoordelijkheid voor het management hiervan, waaronder de kwaliteit en de kwantiteit van de verrichte werkzaamheden. Daarnaast eerste adviseur van het colle-ge en eindverantwoordelijk voor de advisering; h. adjunct-secretaris: is lid van de directie en eerste vervanger van de secretaris;i. budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van aan hem toegekend budgetten en investeringskredieten;j. leidinggevendenoverleg: het gestructureerd overleg van afdelingshoofden en directie waarbij naar behoefte adviseurs het overleg bijwonen; k. directieoverleg: het structureel overleg en de samenwerking tussen de secretaris en de adjunct-secretaris waarbij naar behoefte adviseurs het overleg bijwonen;l. PIOFH-taken: taken die betrekking hebben op de beleidsvelden personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën en huisvesting, met name voor zover het betreft de cultuur, de algemene organisatie en de bedrijfsvoering;m. financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijk-, nationale-, en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beleid en de inrichting van de financiële organisatie;n. juridische rechtmatigheid: het vastleggen van beheershandelingen en het voldoen ervan aan gemeentelijk-, nationale-, en Europese wet- en regelgeving;o. E-adviseur: ambtenaar die verantwoordelijk is voor de coördinatie van elektronische dienstverlening en de ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke gegevenshuishouding.
Artikel 1 Inrichting van de organisatie
1. De ambtelijke organisatie bestaat uit 8 afdelingen, verdeeld over 3 organisatieonderdelen genaamd sector Inwoners (2), sector Grondgebied (3) en Bestuursdienst (3).a. de afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling (REO): houdt zich met name bezig met de stedenbouwkundige advisering, de actualisering van bestemmingsplannen, het voeren van planologische procedures, het begeleiden van nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen, het realiseren van locaties voor woningbouw en bedrijfsvestiging en het ontwikkelen van volkshuisvestingsbeleid. b. de afdeling Onderwijs en Welzijn (O+W): houdt zich met name bezig houdt met een zo goed als mogelijk samenhangend pakket aan producten, gericht op onderwijs, welzijn en zorg en kent een grote mate van gerichtheid op de realisatie en instandhouding van voorzieningen.c. de afdeling Sociale- en Burgerzaken (SBZ): houdt zich met name bezig met de wetgeving op het terrein van de sociale zekerheid, de trajectbegeleiding, de schuldhulpverlening, inburgering nieuwkomers, de maatschappelijke ondersteuning en de bevolkingsadministratie.d. de afdeling Gemeentewerken (GW): houdt zich met name bezig met het creëren en in standhouden van een veilige, milieuvriendelijke en schone leefomgeving, het bereiken van draagvlak ten aanzien van de inrichting en beeldkwaliteit, het voorkomen van situaties die aanleiding geven tot gevaar, hinder, overlast en of aansprakelijkheid in de openbare ruimte, zowel in beheer als in ontwikkeling, het voorkomen van klachten ten aanzien van de technische staat van onderhoud, het voorkomen van degeneratie die leidt tot vervolgschade aan inrichting en/of constructie en de realisatie van beheersmaatregelen.e. de afdeling Bouwen, Milieu en Handhaving (BMH): houdt zich bezig met vergunningverlening op het gebied van bouwen, milieu en bijzondere wetten, de ontwikkeling van bijbehorend beleid (bouwverordening, welstandsnota, bodem, geluid, Algemeen Plaatselijke Verordening) inclusief de (planmatige) handhaving op de genoemde gebieden en hieraan direct gelieerde werkzaamheden zoals de exploitatie van markten en ongediertebestrijding.f. de afdeling Organisatie- en Personeelszaken (OPZ): verricht werkzaamheden op het gebied van organisatie- en personeelsbeleid, personeelsvoorziening en rechtspositie, personeelsadministratie, bestuurlijke en juridische controlling, secretariaat externe bezwaarschriftencommissie, mede behandelen van de Awb-beroepschriften, griffier-werkzaamheden ten behoeve van de gemeenteraad, openbare orde/brandweerzorg en rampenbestrijding en het bevorderen van de economische ontwikkeling van de gemeente.g. de afdeling Financiën (FIN): verricht werkzaamheden op het gebied van registreren inkomsten en uitgaven van de gehele gemeente, coördineren van de stappen in de budgetcyclus om de eenheid van registratie en rapportage te waarborgen, is verantwoordelijk voor de consolidatie van de sectorplannen, rapportages (management- en bestuursrapportages) en de jaarrekening, voor het aantrekken van financieringsmiddelen en het treasurybeheer, voor het bieden van ondersteuning en begeleiding aan de sectoren omtrent financiële aspecten (financieel consulentschap), voor de administratie salarissen en uitkeringen aan ambtenaren en bestuurders en voor de gegevenshuishouding van de gemeente.h. de afdeling Bestuur, Informatie en Automatisering (BIA): verricht werkzaamheden op het gebied van secretariaat bestuur, archief- en postbehandeling, centrale inkoop en magazijn, kantoorautomatisering, receptie, huisvesting, bode-, huishoudelijke- en kantinediensten, communicatie, voorlichting en kabinet.
Artikel 3 Verhouding tot burgemeester en wethouders
Hij draagt zorg voor de benodigde afstemming tussen afdelingen en/of sectoren bij het voorbereiden van de producten die afdeling- dan wel sectoroverstijgend zijn. Afstemming dient plaats te vinden in termen van voorbereiding (proces), tijd, geld, organisatie en informatie. Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.
Artikel 5 Verticale en horizontale coördinatie
De directie bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds. Zij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.
Hoofdstuk 7 HET AFDELINGSHOOFD
Artikel 8 Verhouding tot de afdeling
Het afdelingshoofd zorgt voor het personeel van de afdeling en is de primair verantwoordelijke voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij primair verantwoordelijk om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken en gesprekken rond de persoonlijke ontwikkelplannen.
Indien een advies tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de secretaris die een beslissing terzake neemt.
Artikel 14 Leidinggevendenoverleg
Het Leidinggevendenoverleg heeft tot taak:a. adviseren over en mede bepalen van (strategische) beleidsvorming; b. afstemmen van de organisatie en processen op (strategische) beleidsvorming en nieuwe wetgeving; c. advisering over en bewaking van sector- en/of afdelingsoverstijgende activiteiten met betrekking tot cultuur, organisatie en bedrijfsvoering (PIOFH); d. informatie-uitwisseling over elkaars activiteiten;Tot onderwerp van overleg behoren in elk geval onderwerpen die betrekking hebben op het algemene (financiële) beleid, algemene beheersvraagstukken, bestuurlijke organisatie en planning van en controle op de voortgang van afdelingsoverstijgende werkzaamheden en projecten, hoofdlijnen van het organisatie- en personeelsbeleid en de algemene toepassing van rechtspositieregels.
Artikel 15 Overleg sectoren en bestuursdienst
In de sectoren Inwoners en Grondgebied alsmede in de Bestuursdienst is er als regel maandelijks overleg met de tot het desbetreffende organisatieonderdeel behorende afdelingshoofden en het respectievelijke directielid.Het overleg betreft de coördinatie van beleid en uitvoering en de voortgangsbewaking van meer complexe c.q. politiekbestuurlijke zaken, die meerdere van de bovengenoemde sectoren betreffen.
Artikel 16 Werkoverleg/afdelingsoverleg
Het werkoverleg/afdelingsoverleg heeft tot taak: a. doorkoppeling van het besprokene in het Leidinggevendenoverleg en bespreking van de vergaderingen van het college en de raad; b. terugrapportage vanuit het portefeuillehouderoverleg; c. planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling; d. de voortgang van de werkzaamheden van de afdeling; e. het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken; f. het bespreken van personeelsbeleid; g. overige zaken.
Artikel 17 Portefeuillehoudersoverleg
Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over: a. het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen; b. de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille; c. bespreking van politiek-bestuurlijk gevoelige zaken; d. het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille.
Hoofdstuk 11 BELEIDSVOORBEREIDING, BEGROTING, BELEIDSUITVOERING EN
Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid, geven zij een zogenoemde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud van een bestuursopdracht.
Artikel 22 Budgetbevoegdheden en plichten
Het college kan bij daartoe aangewezen verplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taak-stelling in het afdelingsplan.
Hoofdstuk 12 JURIDISCHE RECHTMATIGHEID
Artikel 24 Juridische rechtmatigheid
Het hoofd van de afdeling Organisatie- en Personeelszaken treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor: a. het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid; b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de algemeen directeur en de afdelingen; c. het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid; d. het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving; e. de medebehandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften; f. het mede vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures; g. het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.
Hoofdstuk 13 MANDATERING, VOLMACHT EN DELEGATIE.
Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde catego-rieën zaken de gemeentesecretaris, de adjunct-secretaris, een afdelingshoofd of een an-dere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.