Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Oirschot

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Oirschot
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Citeertitel	Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	bestuur en recht

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Artikel 52 Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-12-2009			nieuwe verordening	24-11-2009 weekjournaal	EMI

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oirschot;

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

Vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van één van de wethouders.
3
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of afwezigheid.
4
Een lid van het college dat verhinderd is om zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

1
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een door de burgemeester in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering en quorum

1
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
3
Voor een geldige besluitvorming is vereist dat meer dan de helft van de leden heeft deelgenomen aan de besluitvorming. Een meerderheid is behaald bij de helft plus één van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 4 Agenda

1
Voor elke vergadering wordt, tenminste twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden bij de secretaris ter inzage.
2
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan bespreking ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel duldt, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie voorafgaand aan de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 7 Stemmingen

1
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.
3
a. Indien bij een stemming, ook over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.b. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
4
a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

Artikel 8 Parafenbesluit en besluitenlijst

1
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste de helft plus één van het college voor akkoord is geparafeerd.
2
In de door het college vastgestelde vakantieperiode komen besluiten, die wegens spoedeisendheid, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel dulden, buiten de vergadering tot stand indien door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. In de eerstvolgende collegevergadering worden de besluiten ter kennis aan het college gebracht.
3
Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.
4
De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college in de betreffende periode genomen parafenbesluiten.
5
Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

1
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.
2
Ht verslag bevat ten minste:a. de namen van de afwezige leden;b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).
3
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5
Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10 Openbare vergadering

1
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2
De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 december 2009. Op dat moment vervalt het op 25 oktober 1994 vastgestelde reglement.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 24 november 2009.

De secretaris, de burgemeester,

Paula Perriëns Ruud Severijns

ALGEMEEN

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook de onderlinge vervanging van de wethouders behoort daartoe.

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervangingIn het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingenMet het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gesteld in artikel 53, eerste lid, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat zowel de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), als ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.

Artikel 3 VerhinderingDit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt (zie artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 AgendaDe rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurd.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuningDeze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid 1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is. Daarnaast is bij de vergaderingen van het college een notulist aanwezig. Een communicatie adviseur kan op verzoek van het college voor delen van de vergadering aansluiten.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergaderingDe artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan, dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 7 StemmingenTen aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In het nieuwe regelement geldt dat bij het staken van een eerste stemronde opnieuw wordt gestemd. Staken de stemmen opnieuw dan geldt de stem van de voorzitter. Dit geldt ook voor personen.

Artikel 8 ParafenbesluitenDit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten. De uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 is hierbij van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het RvO hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet geregeld zijn dat alsnog de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging over een (parafen)besluit in een collegevergadering en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit geacht wordt te zijn genomen.

Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. In lid 1 is bepaald wanneer een conceptbesluit is aan te merken als een parafenbesluit. In lid 2 wordt naar analogie van het bepaalde in de Gemeentewet de regels voor quorum en stemming in de vergadering toegepast indien er sprake is van besluitvorming in een door het college vastgestelde vakantieperiode en waarbij sprake is van spoedeisendheid wegens voorzienbare financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen.

In de praktijk geldt als uitgangspunt dat besluitvorming over controversiële zaken alleen in een vergadering zoals bedoeld in artikel 2 kan plaatsvinden. In het geval van de vakantieperiode geldt des te meer bij deze controversiële zaken dat er absolute spoedeisendheid aanwezig moet zijn om een parafenbesluit te nemen.

Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat de dagelijkse praktijk bij het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die de juridische toets van de Raad van State zullen kunnen doorstaan.

De Wet dualisering gemeentebestuur heeft het begrip ‘besluitenlijst’ geïntroduceerd. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het derde, vierde en vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9 Notulen van de vergadering en besluitenlijstDit artikel regelt de taak van de secretaris en de wijze waarop de notulen, tevens zijnde de besluitenlijst, worden vastgesteld. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Deze zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Door het college worden de concept notulen bekendgemaakt aan de raad. De besluitenlijst wordt een week na de collegevergadering naar de pers gestuurd en gepubliceerd. Indien er wijzigingen op de concept notulen zijn wordt dit vermeld in het verslag volgende op de vergadering waarvan de notulen gewijzigd dienen te worden onder vaststelling notulen.

Artikel 10 Openbare vergaderingIngevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 11 InwerkingtredingDit artikel behoeft geen nadere uitleg.