Instructie voor de griffier van de raad en regeling ambtelijke bijstand gemeente Kerkrade 2002

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze instructie wondt verstaan onder:

a. college: het college van burgemeester en wethouders;

b. griffier: de griffier zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

c. secretaris: de secretaris zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

d. raadscommissie: raadscommissie door de raad ingesteld met als taak de voorbereiding van de besluitvorming van de raad, als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

e. bestuurscommissie: een door de raad ingestelde commissie waaraan door de raad bevoegdheden zijn overgedragen zoals bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet;

f. (advies)commissie: een door de raad ingestelde commissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

g. onderzoekscommissie: een door de raad ingestelde commissie met als taak het instellen van een onderzoek naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur, als bedoeld in artkel 155a van de Gemeentewet;

h. presidium: de voorzitter van de raad en de voorzitters van de onderscheiden raadscommissies bijeen, zoals bedoeld en omschreven in artikel 4 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade 2002;

i. seniorenconvent: de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters bijeen zoals bedoeld en omschreven in artikel5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade 2002;

j. ambtelijke bijstand: ambtelijke ondersteuning in de vorm van het verstrekken van informatie en ambtelijk advies en het verlenen van ambtelijke bijstand zoals nader aangegeven in hoofdstuk 3 van dit reglement;

k. informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

l. advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel;

m. bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van ondersteuning;

n. R.v.O. voor de raad: Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade 2002, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 27 maart 2002

o. R.V.O. voor de raadscommissies: Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raadscommissies ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade 2002, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 27 maart 2002

Artikel 2 De griffier en de gemeenteraad

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

• 2.

  Hij draagt er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis hebben genomen en voor zover de raadsleden en/of de in de raad vertegenwoordigde groeperingen daarover de beschikking behoeven.

• 3.

  De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.

• 4.

  Het bepaalde in het R.v.O. voor de raad en hoofdstuk 3 van dit reglement zijn op de leden 1 en 2 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3 De griffier en de raadsvergadering

• 1.

  Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, staat de griffier de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een tijdige en adequate voorbereiding van een ontwerp-raadsagenda ten behoeve van het presidium en stelt in dat kader levens voor of de aanwezigheid van een wethouder, de secretaris en/of ambtelijk ondersteuners van het gemeentebestuur wenselijk wordt geacht tijdens betreffende raadsvergadering.

• 3.

  Nadat het presidium de raadsagenda voorlopig heeft vastgesteld en tevens heeft aangegeven of de aanwezigheid van een of meerdere personen zoals hiervoor onder 2 genoemd, wenselijk wordt geacht, draagt de griffier zorg voor de tijdige verzending van de raadsagenda met bijbehorende bescheiden zoals nader aangegeven in het R.v.O. voor de raad.

Artikel 4 De griffier en de voorzitter van de raad

• 1.

  De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde in al hetgeen het R.v.O. voor de raad beoogt, tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld.

• 2.

  De griffier en de secretaris bevorderen samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts zijn de griffier en de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming terzake het functioneren van de bestuursorganen.

Artikel 5 De griffier en raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet

Onverminderd het bepaalde in het R.v.O. voor de raadscommissies is het bepaalde in deze instructie, voor zover het betreft de door de griffier te verlenen ambtelijke bijstand, zoals nader omschreven in hoofdstuk 3 van dit reglement, van toepassing, met dien verstande dat het ambtelijke bijstand betreft aan de leden van de raad, tenzij anders bepaald.

Artikel 6 De griffier en ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde fracties, overige commissies, het presidium en het seniorenconvent

Onverminderd het bepaalde in het R.v.O. voor de raadscommissies draagt de griffier zorg voor een adequate verlening van ambtelijke bijstand aan raadsleden, aan in de raad vertegenwoordigde fracties, overige commissies zoals bedoeld in artikel 1, onder e tot en met g, het presidium en aan het seniorenconvent, uitsluitend in relatie tot hun functioneren in en binnen de bestuursorganen.

Artikel 7 Inlichtingen en Informatie

Onverminderd het bepaalde in artikel 13, heeft de griffier het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

Artikel 8 Afwezigheid en vervanging griffier

• 1.

  Voor een afwezigheid van langer dan 30 dagen doet de griffier kennisgeving aan de voorzitter van de raad.

• 2.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 3 van het R.v.O. voor de raad, draagt de griffier er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 9 Reikwijdte

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de verstrekking van informatie, verlening van ambtelijk advies en ambtelijke bijstand aan de raad, aan leden van de raad, aan leden van raadscommissies dan wel aan de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

• 2.

  De in het eerste lid bedoelde ondersteuning wordt verleend voorzover de informatie, het advies en de bijstand worden gevraagd binnen het kader van het functioneren in en binnen een bestuursorgaan van hen die het verzoek om ondersteuning doen.

• 3.

  Voor zover er bij een raadslid en/of een in de raad vertegenwoordigde groepering, behoefte bestaat aan andere hulp dan die welke valt onder de definitie van de begrippen 'informatie', advies en 'bijstand' en verder reikt dan de ondersteuning zoals in dit hoofdstuk nader aangegeven, moet deze via het presidium worden gevraagd.

• 4.

  Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt met een raadslid gelijkgesteld een commissielid niet-raadslid, zoals bedoeld in artikel 2, vierde en vijfde lid van het R.v.O. voor de raadscommissies, evenwel met uitzondering van een verzoek om bijstand zoals nader aangegeven in artikel 11 van dit reglement.

Artikel 10 Informatie

Een raadslid en/of een in de raad vertegenwoordigde groepering dat informatie wenst kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de griffier, de commissiesecretaris of andere door de griffier aan te wijzen griffieambtenaren.

Artikel 11 Ambtelijk advies en bijstand

• 1.

  De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad en/of de in de raad vertegenwoordigde groeperingen bijstand verkrijgen bij het formuleren van: a. moties, amendementen en initiatiefvoorstellen - anders dan de onder b en c vermelde -, het voorbereiden van interpellaties, het indienen van schriftelijke vragen en een mogelijke toelichting daarop en overige in het reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene, initiatieven van de leden van de raad; b. voorstellen voor een verordening of een ander voorstel ter behandeling in de raad, bedoeld in artikel 14a van de Gemeentewet; c. een voorstel tot wijziging van een voor de vergadering van de raad geagendeerde ontwerp- erordening of ontwerp-beslissing, zoals bedoeld in artikel 147b van de Gemeentewet.

• 2.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 12, worden ambtelijk advies en bijstand verstrekt tenzij naar oordeel van de griffier, het presidium gehoord:

  a. het raadslid dan wel de in de raad vertegenwoordigde groepering niet aannemelijk heeft gemaakt dat het advies of de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad en/of commissie, of

  b. de taakuitoefening van de betreffende functionarissen door de aan het advies of de bijstand verbonden werkzaamheden aanmerkelijk zou worden belemmerd en het advies en de bijstand niet op aanvaardbare wijze kan worden beperkt, of

  c. voldoening aan het verzoek om andere, zeer dringende redenen in strijd moet worden geacht met een goede bestuursvoering.

• 3.

  Bij het vragen van ambtelijke bijstand mag degene die deze hulp daadwerkelijk verleent, niet tot geheimhouding werd en verplicht.

Artikel 12 Verleende ondersteuning

• 1.

  Wanneer een raadslid en/of een in de raad vertegenwoordigde groepering verzoekt om ambtelijke ondersteuning in welke vorm dan ook, en deze niet of niet geheel tevreden is over de verstrekte informatie en/of het ambtelijk advies of de verleende bijstand, kan hij, indien het betreft de door de griffier verleende ondersteuning, de zaak voorleggen aan het presidium.

• 2.

  Indien het betreft informatie, advies of bijstand, verleend door een ander dan de griffier, kan het raadslid en/of de in de raad vertegenwoordigde groepering zich wenden tot de griffier, die de zaak vervolgens met die ander bespreekt. Mocht dit overleg voor verzoeker geen bevredigend resultaat hebben dan legt de griffier de zaak voor aan het presidium.

• 3.

  De griffier informeert gelijktijdig de secretaris alsook het college en/of de burgemeester indien deze als bestuursorgaan betrokken zijn bij het onderwerp van het in het eerste en tweede lid bedoeld verzoek.

Artikel 13 Ondersteuning secretaris

• 1.

  Indien en voor zover de in het licht van de in de artikelen 10 en11 door de griffier te verlenen ondersteuning, niet door de griffier kan worden verleend;

  - binnen de door de indiener gestelde tijdslimiet en/of

  - vanwege het te specialistisch karakter van het in te dienen voorstel c.q. ontwerp en/of

  - indien het niet onder de griffie berustende documenten betreft en/of - om andere dringende redenen,

  verzoekt de griffier de secretaris de benodigde ambtelijke ondersteuning te verlenen.

• 2.

  Voorzover het ondersteuning betreft ten aanzien van een op basis van het vorige lid te formuleren voorstel c.q. ontwerp, komt dit tot stand onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Artikel 14 Weigering

Indien de griffier van mening is, dat zich een geval voordoet waarin geen ambtelijk advies of bijstand behoort te worden verleend, legt hij het verzoek voor aan het presidium. Hij Informeert gelijktijdig de secretaris alsook het college en/of de burgemeester indien deze als bestuursorgaan betrokken zijn bij het onderwerp van het verzoek. Het presidium beslist zo spoedig mogelijk en stelt de aanvrager van een afwijzing van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte.

Artikel 15 Slotbepalingen

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zoveel nodig overleg met de voorzitter van de raad.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking onmiddellijk na vaststelling door de raad.