CVDR75567_1Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010nlregelingGeldrop-Mierlo2017-10-24Geldrop-MierloDe Trompetter, 29-12-2010Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Geldrop-Mierlo 2010Gemeentewet, art. 33 lid 3gemeenteraadbestuur en recht2010-04-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-01-062010-05-012016-01-01nieuwe regelingGM 2009.0926AgeenGeenVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010Verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuningDe raad van de gemeente Geldrop-Mierlo;gelezen het voorstel van de Agendacommisie d.d. 25 november 2009;gehoord de raad in de raadsronde op 14 december 2009, 25 januari, 22
februari en 19 april 2010;Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;B E S L U I T :vast te stellen de navolgende Verordening op de ambtelijke bijstand en
de fractieondersteuning 20101:Algemene bepalingen1BegripsomschrijvingenVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Feitelijke informatie: gegevens neergelegd in openbare
schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat en
geen beleidsgevoelige aspecten bevatten.
Bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het
verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van
voorstellen, amendementen en moties, waartoe ook behoort het
geven van advies.
2:Feitelijke informatie en ambtelijke bijstand2Feitelijke informatie1.Een raadslid, dat feitelijke informatie, inzage in of een afschrift
van documenten die openbaar zijn wenst, kan zich daarvoor
rechtstreeks wenden tot de secretaris of door hem aangewezen
ambtenaren.2.Van de aanwijzing van de ambtenaren wordt aan de leden van de raad
mededeling gedaan.3.Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris
daarvan in kennis. De secretaris beslist.3Ambtelijke bijstand1.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om
bijstand.2.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan
worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer
ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig
mogelijk verlenen.4Uitzonderingsgronden ambtelijke bijstand
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris
ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
het bijstand, bedoeld in artikel 3, tweede lid tweede
volzin, betreft.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van
het eerste lid geweigerd wordt.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt
geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee
aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft
ingediend.
5Weigering ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het
verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo
spoedig mogelijk over het verzoek.6Beklag
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de
griffier.
De griffier overlegt met de secretaris over een voor beide
partijen bevredigende oplossing.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor
beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak
voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over de zaak.
7Melding verzoek feitelijke
informatieDe secretaris of de aangewezen ambtenaar stellen de betreffende
portefeuillehouder in kennis van de aan een raadslid verstrekte
feitelijke informatie, van de inzage in of het verstrekken van een
afschrift van documenten die openbaar zijn.3Fractieondersteuning8Financiële bijdrage1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid van het
Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van
de raad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als
tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2.Deze bijdrage bestaat uit:a.een vast deel van € 2000,00 voor elke fractie;b.daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 200,00 per
raadszetel.9Besteding bijdrage1.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te vervullen.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige
regelingen;b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden
instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van
prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de
fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;c.giften;d.uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de
leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden
toekomen.10Uitkering bijdrage
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van
een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar
verstrekt.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot
verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de
verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin
de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt
wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat
jaar.
Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten
in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld
in artikel 13, derde lid.
11Wijziging bijdrage
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het
zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de
eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij
vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand
waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt.
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel
8, lid 2b,
vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld
over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij
de splitsing betrokken leden en de datum van splitsing.
Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend
overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.
12Reservering bijdrage
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van
de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die
fractie in volgende jaren.
De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie
in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel
10.
Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot
uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat
jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie
die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die
naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan
worden beschouwd.
Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou
worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op
dat meerdere.
Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de
betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer
bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie
in het voorgaande kalenderjaar ontving.
13Verantwoording1.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de
bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een
verslag.2.Controle van het verslag vindt plaats door de griffier en de
controller. Deze brengen advies uit aan de raad.3.De raad stelt na ontvangst van het advies de bedragen vast van: a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de
bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de
resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a.
genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig,
de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.4Slotbepaling14Citeertitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de
ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Geldrop-Mierlo
2010.
Deze verordening treedt op 1 mei 2010 in werking.
Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand
en de fractieondersteuning Geldrop-Mierlo 2004 vastgesteld bij
raadsbesluit GM04.013 van 2 januari 2004.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raadder gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 19 april 2010De raad voornoemd,G.A.A. van Luijn M.J.D. Donders - de Leestgriffier voorzitterToelichtingAlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel
is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt
expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke
bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op
fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden
geregeld. De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe
dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het
meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat
bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het
eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult
ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke
organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de
burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en
als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme
en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de
burgemeester.Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op
het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken
tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking
in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand
en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar
mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad
verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek
om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet
tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk
voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit
scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde
dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke
organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen
staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de
griffier.Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen
behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke
organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie
beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken
van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan
ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de
reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend
en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd.
Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad,
recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle
raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het
verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe
niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel
probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden
gebracht.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Het begrip informatie is afgeleid van de Wet openbaarheid van bestuur.Het begrip bijstand is zodanig afgebakend dat daarmee wordt voorkomen dat met
gebruikmaking van ambtelijke bijstand wordt beoogd een bepaald beleid te
ontwerpen. Door de voorgestelde omschrijving wordt voorkomen dat het ambtelijke
apparaat (lees de ambtenaren werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het
college; niet de griffie-ambtenaren) wordt geconfronteerd met tegenstrijdige
opdrachten.Artikel 2Voor verzoeken om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift
van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met de
secretaris of een door hem aangewezen ambtenaar. Het begrip document wordt hier
overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft.
Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van
bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel
25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement
van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening
op de raadscommissies.Artikel 3Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan
van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het
college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de
ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Bijstand wordt in principe
door de griffier of een medewerker van de griffie verleent. Ambtelijke bijstand
door de reguliere ambtelijke organisatie is alleen aan de orde wanneer deze niet
vanuit de griffie kan worden verleend. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft
over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de
bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit
geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling
omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de
griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Artikelen 4 en 5 Beoordeling of één van de in artikel 4, eerste lid genoemde weigeringsgronden
zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 5 is aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken
raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 6Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient de
griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.Artikel 7In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken
portefeuillehouder op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat verstrekte
feitelijke informatie. Hij kan dan in principe niet voor verrassingen komen te
staan.Artikel 8Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning
bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat
grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat
zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Dit komt tot
uitdrukking in het variabele deel. De fracties worden geacht de kosten van
cursussen en congressen te betalen uit de fractieondersteuning.Artikel 9De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke
besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage
besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd
waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere
voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat
raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de
artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Artikel 10In een verkiezingsjaar wordt de bijdrage in twee keren uitbetaald. Het is
logisch dat de bijdrage wordt aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Artikel 11Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner
worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad
voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden
(of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat
de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger
uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal de al eerder verstrekte bijdrage per raadslid
direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de
oorspronkelijke fractie over een te grote bijdrage beschikken en zou het andere
deel juist helemaal geen bijdrage krijgen. Bij splitsing van een fractie blijft de vaste bijdrage beschikbaar voor de
oorspronkelijke fractie. De nieuwe fractie ontvangt naar rato (gedeelte van het
jaar) de vaste vergoeding. Artikel 12De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet
eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met
betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de
splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve
naar evenredigheid verdeelt wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een
splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan
over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over
dat ook in dat geval de reserve verdeelt moet worden.Artikel 13De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de
controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan
naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het
verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een
fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot
kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage
voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag
van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en
zal het derde lid aangepast moeten worden.Artikel 14Dit artikel behoeft geen toelichting.