CVDR754091_1Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenboschnlregelingbeleidsregel's-Hertogenbosch2025-12-30gmb-2025-570790Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente 's-HertogenboschN.v.t.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2025-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2025-12-30Nieuwe regelingOnbekend.Bijlage 1 AccountantsprotocolRegeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenbosch Het college van de gemeente ’s-Hertogenbosch,In zijn vergadering van 16 december 2025,Gezien het voorstel met reg.nr. 18619628,Gelet op artikel 18, tweede lid van de Algemene subsidieverordening gemeente ’s-HertogenboschBesluit vast te stellenRegeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenbosch.Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente 's-HertogenboschBehorende bij de Algemene Subsidieverordening gemeente ’s-Hertogenbosch 2021 Artikel1.Begripsbepalingen

accountant: accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid van het BW;

activiteitenverslag: een overzicht van de activiteiten waaruit blijkt dat de activiteiten zijn verricht waarvoor de beschikking is verleend met een financiële onderbouwing van de besteding (begroting vooraf en realisatie achteraf).

In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen zoals vermeld in het besluit tot verlening. In het geval er in het besluit tot verlening geen aantallen zijn opgenomen vervalt deze verplichting.

Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole. De accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen materiële afwijkingen bevat. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de financiële verantwoording, maar vormt daar als zodanig geen onderdeel van.

ASV: Algemene subsidieverordening ‘s-Hertogenbosch;

Awb: Algemene wet bestuursrecht;

beoordelingsverklaring: beoordeling van de accountant verricht in overeenstemming met het Nederlandse recht, waaronder de Nederlandse Standaard 2400 ‘Opdrachten tot het beoordelen van financiële overzichten’. Deze beoordeling is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid;

bestemmingsfondsen: het deel van het vermogen dat een beperkte bestedingsmogelijkheid heeft welke door derden is bepaald;

bestemmingsreserves: het deel van het vrij besteedbaar vermogen dat door het bestuur van de instelling voor een bepaald doel is bestemd;

BW: Burgerlijk Wetboek;

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente ’s-Hertogenbosch;

controleprotocol: protocol, met daarin de normen waaraan de te overleggen beoordelings- of controleverklaring dient te voldoen;

controleverklaring: accountantsverklaring, Standaard 700 bedoeld in artikel 2:393, vijfde lid, van het Burgerlijk Wetboek of verklaring inzake vrijwillige controle als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder o, van de Wet toezicht accountantsorganisaties. Deze beoordeling is gericht op het verkrijgen van hoge mate van zekerheid;

egalisatiereserve: vrij besteedbaar vermogen;

financieel verslag: verslag betreffende de financiële verantwoording van de aan een subsidie verbonden baten en lasten;

inhoudelijk verslag: een verslag waaruit blijkt in hoeverre de resultaten zijn gerealiseerd, de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en deze hebben bijgedragen aan de resultaten, en in hoeverre aan de verplichtingen is voldaan. Het bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen;

jaarverslag: een verslag dan wel een jaarverslag dat inzicht geeft in de aard, duur en omvang van de activiteiten en resultaten en een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen;

jaarrekening: een financiële verantwoording van de verrichte activiteiten. Deze financiële verantwoording bestaat uit een balans met toelichting en een exploitatierekening met toelichting. De financiële verantwoording moet voldoen aan het gestelde in het Burgerlijk Wetboek boek 2 Titel 9.

NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

omvangbasis: totaal aan lasten in de verantwoording;

rechtmatigheid: naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

Artikel2.Uitgangspunten verantwoording tussen € 7.500, - tot € 75.000, -Ingevolge artikel 17, tweede en derde lid van de ASV, overlegt de subsidieontvanger bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie:

Inhoudelijk verslag

Activiteiten verslag (geen jaarrekening, geen beoordelingsverklaring)

Artikel 3. Uitgangspunten verantwoording tussen € 75.000,- en € 150.000,-De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 18 tweede en derde lid van de ASV:

Inhoudelijk verslag

Activiteiten verslag

Bij aanvragen tot subsidievaststelling van een subsidie waarbij het subsidiebedrag, dan wel de som van meerdere door de gemeente verstrekte subsidies € 75.000, - tot € 150.000, - bedraagt, wordt een jaarrekening met een beoordelingsverklaring overlegd. Deze wordt opgesteld door een externe onafhankelijke accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het college kan bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel4.Uitgangspunten verantwoording vanaf € 150.000, - De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 18 tweede en derde lid van de ASV:

Inhoudelijk verslag

Activiteiten verslag

Bij aanvragen tot subsidievaststelling van een subsidie waarbij het subsidiebedrag, dan wel de som van meerdere door de gemeente verstrekte subsidies meer dan € 150.000, - bedraagt, wordt een financiële verantwoording met een controleverklaring overlegd bij de verantwoording. Wanneer de subsidiepost afdoende in de jaarrekening is uitgewerkt is een controleverklaring bij de jaarrekening afdoende. Deze wordt opgesteld door een externe onafhankelijke accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het college kan bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel5.Object van de controle

Ter verkrijging van een beoordelings- of controleverklaring als bedoeld in artikel 3 en artikel 4 verstrekt de subsidieontvanger aan een accountant de opdracht om een financiële controle uit te voeren.

Het object van de controle, bedoeld in het eerste lid, is:

Een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;

Een financieel overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten;

In de jaarrekening moet de totale organisatiebegroting van te verantwoorden jaar (T) terugkomen. Tevens moet de realisatie van het te verantwoorden jaar gepresenteerd worden.

Artikel6.NormenkaderHet normenkader voor de beoordelings- en controleverklaring, bedoeld in artikel 3 en artikel 4, bestaat uit de volgende wet- en regelgeving:

titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht;

de Algemene subsidieverordening Gemeente ’s-Hertogenbosch;

de beleidsregels Algemene Subsidieverordening Gemeente ’s-Hertogenbosch;

de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend;

eventueel van toepassing zijnde Europese regelgeving;

overige door de gemeente ’s-Hertogenbosch gestelde vereisten en verplichtingen als opgenomen in de verleningsbeschikking.

Artikel7.Nadere eisen aan de financiële verantwoordingDe financiële verantwoording sluit aan bij de begroting die bij de aanvraag is ingediend. In het geval er meerdere subsidies zijn ontvangen in een kalenderjaar kunnen de subsidies gezamenlijk worden verantwoord, mits de kosten en inkomsten per verleende subsidie zichtbaar zijn opgenomen.

Bij een subsidie op basis van het exploitatiesaldo dienen de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen met daarbij de door de gemeente ‘s-Hertogenbosch goedgekeurde begroting.

Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeels-, organisatie-, huisvestings- en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.

Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.

Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is geen (sluitende) urenregistratie nodig, de inzet van de uren dan wel fte’s dient voor controle door de accountant onderbouwd te worden, zodanig dat aangetoond kan worden dat de activiteit is uitgevoerd.

In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo, en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de jaarrekening te zijn opgenomen en dient het bestemmingsfonds op de balans te staan.

In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.

In de verantwoording wordt een vergelijking opgenomen van de realisatie met de aanvraag. Dat kan een vergelijking zijn van de lasten en de baten dan wel een vergelijking van de aantallen afhankelijk van de verlening.

Afhankelijk van de subsidiehoogte dient bij de verantwoording een accountantsverklaring te worden aangeleverd aansluitend bij de gekozen vorm van de financiële verantwoording.

In het geval van een toerekening van indirecte kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat te zijn opgenomen van alle indirecte kosten, dus ook de kosten die zijn toegerekend aan andere activiteiten dan waarvoor subsidie is verleend.

Een inhoudelijk en activiteitenverslag aansluitend op de verlening

Wanneer de verantwoording wordt afgelegd als onderdeel van de jaarrekening met een financiële verantwoording, dient deze te voldoen aan de hieronder nader gestelde eisen;

De financiële verantwoording kan integraal in de jaarrekening zijn opgenomen, dan wel als bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening.

Een controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente ‘s-Hertogenbosch (zie bijlage 1). De controleverklaring dient in elk geval ook de financiële verantwoording te omvatten.

Artikel8.Toegestane tolerantiesDe subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de accountant voor de oordeelsvorming en de strekking van de beoordelings- of controleverklaring:

de toleranties voor de financiële verantwoording toepast overeenkomstig de percentages, opgenomen in bijlage 1 paragraaf 1.4.1, behorende bij deze regeling;

de percentages, bedoeld onder a, afgezet tegen de omvangbasis.

Artikel9.Gewenste mate van zekerheidDe subsidieontvanger overlegt zoals in de verleningsbeschikking is opgenomen:

een beoordelingsverklaring die een beperkte mate van zekerheid verschaft of

een controleverklaring, die een redelijke mate van zekerheid verschaft over het object van de controle.

Artikel10.Inhoud beoordelings- of controleverklaringDe subsidieontvanger geeft de accountant de opdracht om te toetsen of:

de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen getrouw zijn weergegeven;

de baten en lasten in overeenstemming zijn met de financiële aspecten van de wet- en regelgeving, als bedoeld in artikel 5 voor zover dit in redelijkheid te toetsen is door de accountant.

Artikel11.Beroepsvoorschriften NBADe subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de door hem ingeschakelde accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de op dat moment geldende beroepsvoorschriften, vastgesteld door de NBA.Artikel12.Model beoordelings- of controleverklaringDe subsidieontvanger draagt er zorg voor dat:

de uitkomst van de controle door de accountant wordt vastgelegd in een beoordelings- en controleverklaring over de getrouwheid van de verantwoording;

in de beoordelings- of controleverklaring een aparte passage opgenomen wordt voor het rechtmatigheidsoordeel, conform de aanwijzingen van de NBA;

de beoordelings- of controleverklaring voldoet aan het van toepassing zijnde model beoordelings- of controleverklaring van het NBA.

Artikel13.Specifieke bevindingenDe subsidieontvanger overlegt een beoordelings- en controleverklaring met een toelichtende paragraaf, indien:

door de accountant specifieke bevinden zijn gedaan;

de bevindingen, bedoeld onder a, naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor het college.

Artikel14.InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking op www.overheid.nl .Artikel15CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als “Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenbosch”.’s-Hertogenbosch, 16 december 2025Het College van burgemeester en wethouders voornoemd,De secretaris,Drs. B. van der PloegDe burgemeester,Drs. J.M.L.N. Mikkers Bijlage 1Accountantsprotocol Subsidies Gemeente 's-Hertogenbosch1.1 NormenkaderHet normenkader voor de controle (controleopdracht) dan wel de beoordeling (beoordelingsopdracht) van de jaarrekening en de financiële verantwoording door de accountant bestaat uit de artikelen die hierop betrekking hebben in de ASV gemeente 's-Hertogenbosch, de Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente 's-Hertogenbosch en hetgeen is vastgelegd in het besluit tot verlening / subsidiebeschikking.1.2 AlgemeenVan de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in het hierboven genoemde normenkader. Het staat de accountant vrij hierbij zijn eigen controleaanpak dan wel beoordelingsaanpak te kiezen. Dit protocol schrijft geen werkprogramma voor.Uit de controleverklaring dan wel de beoordelingsverklaring van de accountant dient te blijken dat dit protocol is gevolgd. Desgewenst mag de accountant ook op een andere wijze verklaren dat aan dit protocol wordt voldaan.In het geval er voor andere geldverstrekkers een landelijk geldend protocol voor de accountantscontrole wordt toegepast, kunnen er nadere afspraken worden gemaakt over de toepassing van het protocol van de gemeente 's-Hertogenbosch. In dat geval hoeft de accountant in zijn verklaring niet op te nemen dat dit protocol is gevolgd.1.3 Aandachtspunten verantwoording in de jaarrekening1.3.1 Integrale verantwoording in de jaarrekeningDe accountant dient het volgende vast te stellen:

de financiële verantwoording in de jaarrekening is opgesteld conform het kader "Nadere eisen aan de financiële verantwoording' in Artikel 7 van de Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente 's-Hertogenbosch;

de jaarrekening bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar;

de jaarrekening bevat een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting. Bij een exploitatiesubsidie is dit de goedgekeurde begroting;

voor zover van toepassing is het bestemmingsfonds subsidies conform het normenkader opgenomen;

de jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva;

de baten en lasten in de jaarrekening zijn volledig en juist verantwoord;

de baten en lasten per verleende subsidie zijn volledig en juist verantwoord;

de subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat is genoemd in artikel 1.1 van dit protocol;

het activiteitenverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen.

1.3.2 Separate financiële verantwoording of in een bijlage bij de jaarrekeningDe accountant dient het volgende vast te stellen:

de financiële verantwoording in de jaarrekening is opgesteld conform het kader "Nadere eisen aan de financiële verantwoording" in Artikel 7 van de Regeling controleprotocol subsidies Gemeente 's-Hertogenbosch;

de financiële verantwoording bevat een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de goedgekeurde begroting;

voor zover van toepassing is de toevoeging dan wel onttrekking aan het bestemmingsfonds subsidies in de financiéle verantwoording conform het normenkader opgenomen;

de baten en lasten per verleende subsidie zijn volledig en juist verantwoord;

afwijkingen groter dan 10 % tussen de begroting en de realisatie zijn toegelicht in de financiële verantwoording, met vermelding van de omvang van de afwijking;

de subsidieontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat is genoemd in artikel 1.1 van dit protoco;

het activiteitenverslag is verenigbaar met de financiële verantwoording en bevat geen materiële afwijkingen.

1.4 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheidDe controle van een separate financiële verantwoording moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat bij een controleverklaring een redelijke mate van zekerheid en bij een beoordelngserklaring een beperkte mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Bij een controleverklaring betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 % gehanteerd moet worden, indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden. Bij een beoordelingsverklaring bepaalt de accountant zelf het betrouwbaarheidsniveau op basis van professioneel judgement.Een controleverklaring dan wel de beoordelingsverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in de separate financiële verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de in paragraaf 1.4.1 opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaalbedrag van de subsidiabele kosten.Bij een verantwoording via de jaarrekening zijn twee situaties mogelijk:

Bij een bijlage bij de jaarrekening gelden voor deze bijlage dezelfde materialiteitspercentages als bij een separate financiële verantwoording, namelijk die van paragraaf 1.4.1.

Bij een integrale verantwoording in de jaarrekening gelden dezelfde materialiteitspercentages als bij een separaat financieel verslag, echter uitsluitend voor die posten die betrekking hebben op de subsidie van de gemeente 's-Hertogenbosch. Voor de overige posten hanteert de accountant de voor de jaarrekening controle gebruikelijke materialiteitspercentages. De bij de controle van de genoemde subsidieposten geconstateerde afwijkingen en onzekerheden neemt de accountant mee in zijn oordeelsvorming over de jaarrekening als geheel.

1.4.1 GoedkeuringstolerantieVoor de oordeelsvorming van de accountant en de strekking van zijn verklaring zijn de volgende goedkeuringstoleranties van toepassing bij de separate financiële verantwoording en bij een verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening:Soort verklaringGoedkeurendMet beperkingAfkeurendFouten en onzekerheden in de controle op de financiële verantwoording (% van de verleende subsidie) «2 %> 2 % < 4 %» 4 %Indien de accountant zowel fouten in de financiële verantwoording als onzekerheden in de controle aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.