CVDR75404_1Reglement van orde raadscommissiesnlregelingRoerdalen2017-11-28RoerdalenDe Trompetter, 14-05-2010Reglement van orde raadscommissiesGemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2010-04-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-05-152014-05-10Nieuwe regelingGeenOverheid en democratieGeenReglement van orde raadscommissies Roerdalen1.Begripsbepalingen1.BegripsomschrijvingenIn dit reglement wordt verstaan onder:
lid: lid of plaatsvervangend lid van een raadscommissie;
voorzitter: voorzitter van een raadscommissie;
plaatsvervangend voorzitter: plaatsvervangend voorzitter van een
raadscommissie;
commissiegriffier: secretaris van de raadscommissie of diens
plaatsvervanger;
griffier: griffier van de raad of diens vervanger;
vergadering: vergadering van een raadscommissie.Hoofdstuk 2. Instelling, taken en samenstelling
2.Instelling raadscommissies1. De raad stelt de volgende raadscommissies in:
raadscommissie Middelen
raadscommissie Bewonerszaken
raadscommissie Grondzaken
2. betrekking hebben op het taakveld Middelen en Bestuurlijke
aangelegenheden.3. De raadscommissie Bewonerszaken adviseert en overlegt over
onderwerpen die betrekking hebben op het taakveld Bewoners inclusief de
financiële kaders.4. De raadscommissie Grondzaken adviseert en overlegt over de
onderwerpen die betrekking hebben op het taakveld Grond inclusief de financiële kaders.5. Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het
onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij het
raadspresidium beslist dat een gezamenlijke vergadering van de
raadscommissies wordt belegd of de raadscommissie die het onderwerp het
meest aangaat, het onderwerp behandelt.6. Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd,
vervult de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest
aangaat, de taken van de voorzitter.3.TakenEen raadscommissie heeft de volgende taken:
het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of
onderwerp dat betrekking heeft op de in artikel 2, tweede, derde
of vierde lid, genoemde onderwerpen;
het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;
het voeren van overleg met het college of de burgemeester over
in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte
inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in
artikel 2, tweede lid, derde of vierde lid, genoemde
onderwerpen.
4.Samenstelling1.Elke fractie levert maximaal drie commissieleden.2.De in het eerste lid genoemde leden worden door het presidium op
voordracht van de fracties benoemd.3.De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van
overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie, niet
zijnde een raadslid.4.Het presidium benoemt op voordracht van een fractie voor iedere
raadscommissie maximaal 3 plaatsvervangende leden per fractie, die
zitting in een raadscommissie hebben bij verhindering of
ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid. Het
plaatsvervangend lid voldoet aan de in het derde lid genoemde
vereisten.5.Voorzitter1.De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden door de raad
uit zijn midden benoemd.2.De voorzitter is geen lid van de raadscommissie en onthoudt zich van
inhoudelijke inbreng ter vergadering.3.De voorzitter is belast met:
het leiden van de vergadering;
het handhaven van de orde;
het doen naleven van dit reglement;
hetgeen dit reglement hem verder opdraagt.
6.Zittingsduur en vacatures1.De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun
plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de
zittingsperiode van de raad.2.Een lid en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van een
raadscommissie indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4,
derde lid, gestelde eisen.3.Het presidium kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op
wiens voordracht het lid is benoemd.4.De raad kan de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter
ontslaan.5.Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde
ontslag nemen. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke
mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.6.Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, wordt zo
spoedig mogelijk beslist over de vervulling daarvan met inachtneming
van artikel 4 en 5.7.Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de
voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad,
vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die
fractie is benoemd, van rechtswege.7.GriffieTer ondersteuning van iedere raadscommissie is bij iedere vergadering
een medewerker van de griffie als commissiegriffier aanwezig. 3.Aanwezigheid college, burgemeester, wethouders en secretaris8.College, burgemeester, wethouders en secretaris1. De burgemeester en wethouders hebben toegang tot de vergadering en
kunnen aan de beraadslagingen deelnemen. 2. De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de
secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en ten aanzien
van een of meerdere agendapunten aan de beraadslagingen deel te
nemen.4.Vergaderingen1.Tijdstipvan vergaderen en voorbereidingen9.Tijdstip van vergaderen1. De vergaderingen van de raadscommissie vangen aan om 19.30 uur en
vinden plaats in de raadszaal van het gemeentehuis.2. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het
nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met
opgaaf van redenen daarom verzoeken.3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of
aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij
voert hierover overleg met de griffie.10.Oproep1.De voorzitter zendt tenminste tien dagen voor een vergadering de
leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het
tijdstip en de plaats van de vergadering.2.De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met
uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de
Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de
schriftelijke oproep aan de leden verzonden.3.Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in
artikel 11, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde
voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk
48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden
gezonden.11.De agenda1.Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de
voorzitter inoverleg met de commissiegriffier de voorlopige
agenda van de vergadering vast.2.In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van
de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van
een vergadering een aanvullende agenda opstellen.3.Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda
vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de
raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan
de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.4.Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende
voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college
of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De
raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of
voorstel opnieuw geagendeerd wordt.5.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie
de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.12.Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of
voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het
verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het
gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van
de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd,
wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk
in een openbare kennisgeving.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken
ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking
worden gesteld.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en
tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd,
blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder
berusting van de griffie en verleent de griffie een lid
inzage.
13.Openbare kennisgeving
De vergadering wordt door aankondiging in een
huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke
website ter openbare kennis gebracht.
De openbare kennisgeving vermeldt:
de datum, aanvangstijd en plaats van de
vergadering;
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de
agenda en de daarbij behorende stukken kan
inzien;
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het
spreekrecht als bedoeld in artikel 16.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden,
indien elektronisch beschikbaar, op de website van de
gemeente geplaatst.
2.Orde der vergadering14.PresentielijstBij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de
presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst
door de voorzitter en een medewerker van de griffie door
ondertekening vastgesteld.15.Opening vergadering; quorum1.De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur,
indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden
aanwezig is.2.Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het
vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder
verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der
afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een
tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de
schriftelijke oproep is gelegen.3.Op de volgende, verschoven vergadering, zoals bedoeld in het
tweede lid, geldt het vereiste van de aanwezigheid van meer dan
de helft van het aantal zitting hebbende leden niet. De
raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen
beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst
meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig
is.16.Spreekrecht burgers
Aanwezige burgers, vertegenwoordigers van instellingen of
bedrijven kunnen telkens per agendapunt het woord
voeren.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en
beroep openstaat of heeft opengestaan;
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van
personen;
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de
Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit
ten minste 24 uur vóór de aanvang van de vergadering aan de
griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en het
agendapunt cq. de agendapunten waarover hij het woord wil
voeren.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De
voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het
belang is van de orde van de vergadering.
Elke spreker mag per agendapunt in 2 termijnen het woord
voeren waarbij de maximale spreektijd per spreker 10 minuten
per termijn bedraagt.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit
heeft verleend.De voorzitter of een lid kan een voorstel
doen voor de behandeling van de inbreng van de burger.
De voorzitter van de raadscommissie kan besluiten af te
wijken van hetgeen in de leden 5 en 6 is bepaald.
17.Verslaglegging
Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt, zo
mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de
schriftelijke oproep. Het conceptverslag wordt gelijktijdig
aan de overige personen die het woord gevoerd hebben,
toegezonden.
Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, het
verslag van de vorige vergadering
vastgesteld.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders
hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het concept
verslag aan de raadscommissie te doen, indien deze
onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen
gezegd of besloten is.
Het verslag houdt in:
de namen van de voorzitter, medewerker van de griffie en de
ter vergadering aanwezige leden alsmede voor zover aanwezig
de namen van burgemeester en wethouders en de secretaris
alsmede van de overige personen die het woord gevoerd
hebben. Afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig
waren.
een vermelding van de agendapunten met de besluiten die ten
aanzien van deze punten zijn genomen alsmede een vermelding
van de door de burgemeester en de wethouders gedane
toezeggingen.
een samengevatte zakelijke weergave van het gesprokene ter
vergadering.
indien ten aanzien van een voorstel niet unaniem wordt
geadviseerd, een korte vermelding van de standpunten per
fractie.
een geluidsopname van de commissievergadering. De geluidsopname maakt onderdeel uit van de verslaglegging
en wordt in het archief van de gemeente bewaard. De bedoelde
geluidsopname wordt op verzoek voor een lid van de commissie
in het gemeentehuis afgespeeld.
Het conceptverslag wordt opgesteld onder de zorg van een
medewerker van de griffie.
Het verslag wordt door de voorzitter en een medewerker van
de griffie ondertekend.
18.Ingekomen stukkenDe ingekomen stukken, geadresseerd aan raadscommissie(s), worden
behandeld conform de door de raad vastgestelde “Procedure ingekomen
stukken”.19.Aantal spreektermijnen1.De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten
hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders
beslist.2.Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.3.Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord
voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.4.Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp
of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het
spreken over een voorstel van orde.20.SpreektijdEen lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de
overige aanwezigen.21.Voorstellen van orde1.De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering
mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden
toegelicht.2.Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering
betreffen.3.Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie
terstond.22.Handhaving orde; schorsing1.Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord,
tenzij:
de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen
van dit reglement te herinneren;
een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat
de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal
afronden.
2.Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke
uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde
onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, zijn
plicht tot geheimhouding schendt, dan wel anderszins de orde
verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen.
Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter
hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over
het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor
een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de
heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering
sluiten.4.De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat
door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het
verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.5.Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan
verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de
voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan
het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot
de vergadering worden ontzegd.23.Beraadslaging1.De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid
beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of
voorstel afzonderlijk te beraadslagen.2.Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie
beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te
schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te
geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden
hervat nadat de schorsings- periode verstreken is.24.Deelname aan de beraadslaging door anderen1.De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de
beraadslaging.2.Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of
een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van
het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt
genomen.25.Advies1.Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel
voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de
raadscommissie anders beslist.2.Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of
er een advies aan de raad wordt uitgebracht.3.Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt,
beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud
van het advies.4.In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen
tenzij er sprake is van een unaniem advies.26.AlgemeenOp een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van
overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn
met het besloten karakter van de vergadering.27.Verslaglegging1.Het conceptverslag van een besloten vergadering wordt niet
rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de
griffie.2.Het conceptverslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten
vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering
neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar
maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de
voorzitter en een medewerker van de griffie ondertekend.28.GeheimhoudingVoor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie
overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de
inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De
raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel 22
van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op dit reglement.
29.Opheffing geheimhoudingIndien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de
Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover,
indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom
verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg
gevoerd.6.Toehoorders en pers30.Toehoorders en pers1.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend
op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen
bijwonen.2.Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze
verstoren van de orde is verboden.3.De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde
van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die
bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten
hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.31.Geluid- en beeldregistratiesDegenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel
beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter
en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.32.Verbod gebruik mobiele telefoonsIn de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de
vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele
telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de
orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet
toegestaan.7.SlotbepalingenIn de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent
de toepassing van het reglement, beslist de raadscommissie op voorstel
van de voorzitter.34.CiteertitelDit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde raadscommissies”.
35.InwerkingtredingDit reglement treedt in werking op de dag volgende p die van de
bekendmaking van dit besluit. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeenteraad van
Roerdalen op 15 april 2010De griffier De voorzitterR.J.J. Notermans drs. C.A.M. Hanselaar-van LoevezijnToelichting1.Begripsbepalingen1.BegripsomschrijvingenOm te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in dit
reglement moet worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen
eenmalig gedefinieerd.2.Instelling, taken en samenstelling2.Instelling raadscommissiesIn dit artikel zijn de drie raadscommissies en hun taakgebied
omschreven.Het vijfde en zesde lid bestaan uit coördinatiebepalingen. Als een onderwerp
meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke
raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. Indien dat het geval
is vervuld de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest
aangaat de rol van voorzitter. 3.TakenDe taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid,
van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de
raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de
besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak
advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan
ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan
aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de
raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van
kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent
dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of
een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad
wordt besproken. Hierover kan uiteraard overleg plaatsvinden in het
presidium (o.a. bestaande uit fractievoorzitters). Veelal zal het echter wel
zo blijven dat een onderwerp eerst in de raadscommissie wordt besproken.
4.SamenstellingHet presidium bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Onafhankelijk
van de grootte van de raadsfractie is de vertegenwoordiging per
raadscommissie bepaald op maximaal 3 leden en 3 plaatsvervangend leden. Dit
kunnen, uiteraard met inachtneming van de wettelijke criteria, zowel
raadsleden als niet raadsleden zijn. Het is aan de fracties om hierin een
afweging te maken.Op grond van het derde lid moeten leden, evenals raadsleden, tevens voldoen
aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de
Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn,
over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties
openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen
vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid
benoemde leden. 5.Voorzitter5.VoorzitterArtikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter
van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5,
eerste lid, dat de raad de voorzitter “uit zijn midden” benoemt. Dit geldt
eveneens voor de plaatsvervangend voorzitter.Op basis van het tweede lid is de voorzitter geen lid van de raadscommissie.
Hiervoor is bewust gekozen omdat de voorzitter zich op deze wijze kan
concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie
kan aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij
hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de
raadscommissie.De plaatsvervangend voorzitter kan tevens lid zijn van de desbetreffende
raadscommissie, doch dat is geen voorwaarde. Voor zover de plaatsvervangend
voorzitter tevens lid is van de raadscom-missie wordt hem de ruimte gelaten
om een inhoudelijke bijdrage te leveren. Een plaatsvervangend voorzitter die geen lid is van de desbetreffende
raadscommissie dient zich, evenals de reguliere voorzitter, te onthouden van
een inhoudelijke bijdrage. Voor alle duidelijkheid wordt opgemerkt dat de door de raad benoemde
voorzitter buiten beschouwing blijft bij de bepaling van de personele
samenstelling van een commissie ex artikel 4 van het reglement. Dit geldt
niet voor de plaatsvervangend voorzitter die tevens lid is van de
raadscommissie.6.Zittingsduur en vacaturesDe zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is
even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier
jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege. Op grond van het tweede
lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege
indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde
eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die
blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet
meer vertegenwoordigd is in de raad (lid 7). Het presidium kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie
die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in
geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft
dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen leden. De
raad kan de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een raadscommissie
ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze niet
meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en
zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door
ontslag hetzij door overlijden. 7.GriffieIedere raadscommissie wordt ondersteund door een medewerker van de griffie.
Een medewerker van de griffie is altijd bij de vergaderingen van de
raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de
beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 24 van
dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen
deel te laten nemen.3.Aanwezigheid college, burgemeester, wethouders en secretaris8.College, burgemeester, wethouders en secretarisDe burgemeester en de wethouders hebben, hoewel zij geen lid zijn van de
raadscommissie (artikel 82, tweede lid), toegang tot de vergadering van de
raadscommissies en kunnen deelnemen aan de beraadslagingen. Daar hun aanwezigheid niet vanzelfsprekend, kan de voorzitter de
burgemeester, wethouders alsmede de gemeentesecretaris uitnodigen om bij de
vergadering van de raadscommissie aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen
deel te nemen. 4:Vergaderingen1.Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen9.Tijdstip van vergaderenIn dit artikel is in lid 1 het tijdstip en de plaats van vergadering
opgenomen. Een raadscommissie vergadert verder als de voorzitter het nodig
oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een
raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik
maken van het derde lid. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert
met de griffie. Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling,
aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt
artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op
raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in
de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de
voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te
vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag
opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders
beslist.10.OproepDe leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda
voor een vergadering en de stukken tenminste 10 dagen voor de vergadering.
Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld
bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De stukken ten
aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar
kunnen bij de griffie worden ingezien (artikel 12, lid 3). Uiteraard is het
mogelijk de vergaderstukken digitaal ter beschikking te stellen.11.De agendaVoordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter
inoverleg met een medewerker van de griffie de voorlopige agenda van de
vergadering vast. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter haar eigen
agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in
het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een
raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende
voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden.
Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of
voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal
hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.
12.Ter inzage leggen van stukkenNaast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken
die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op
een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare
kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten
uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan
geheimhouding wordt opgelegd kunnen worden ingezien bij de griffie.13.Openbare kennisgevingOp grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter
van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag,
het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De
voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met
de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven
plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de
raad is tevens de verplichting opgenomen de agenda en stukken ook op
internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit
een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking
hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet
verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het
derde lid niet over te nemen.2.Orde der vergadering14.PresentielijstDe presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en een medewerker
van de griffie zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het
vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de
vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen
vaststellen.15.Opening vergadering: quorumArtikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de
raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel
15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende
leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien
het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een
raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard
staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip,
nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er
enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan
dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te
versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de
raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering. 16.Spreekrecht burgersSpreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid
van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de
vernieuwing van het lokaal bestuur. Deze bepaling biedt de grondslag voor
dit spreekrechtHet spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat
burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen
van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op
geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen
die een raadscommissie aangaan. In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet
voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor
bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift
indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. In deze
gevallen is gebruik van het spreekrecht uitgesloten. Benoemingen, keuzen,
voordrachten en aanbevelingen van personen zijn uitgesloten van het
spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen,
voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al
dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen
burgers hierover geen uitlatingen doen. Verder kunnen burgers zich ook niet
uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet
bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het
spreekrecht van burgers.Burgers die gebruik willen maken van het spreekrecht dienen zich ten minste
24 uur vóór de vergadering te melden bij de griffie. Dit zal worden vermeld
bij de publicatie van de commissie-agenda in Ambtsberichten en op de
Website. Verder is gekozen voor een ruime vorm van spreekrecht. Burgers
krijgen de gelegenheid in twee termijnen het woord te voeren zodat er
daadwerkelijk gelegenheid is tot gedachtewisseling met de
commissieleden.17.VerslagleggingDe commissievergaderingen worden in de vorm van een verslag vastgelegd. Deze wordt zo mogelijk tegelijk met de schriftelijk oproep verstuurd aan de
leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. De voorzitter, de
leden, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot
wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan bij de griffie worden
ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen komt ook toe aan de
voorzitter, een lid of wethouder dat c.q. die bij de desbetreffende
vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen
of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de
raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk
voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de
Raad van State). Na vaststelling van het verslag wordt deze ondertekend door
de voorzitter en een medewerker van de griffie (commissiegriffier). De
combinatie van het verslag met geluidsopname maakt deel uit van de
verslaglegging van de vergaderingen. 18.Ingekomen stukkenTen behoeve van de behandeling van de (aan de commissie gerichte) ingekomen
stukken is de door de raad vastgestelde “Procedure ingekomen stukken”
opgesteld. Voor een nadere toelichting hierop wordt verwezen naar de
betreffende procedure. 19.Aantal spreektermijnenHet stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens
niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na
de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek
van een commissielid om na afloop van de tweede termijn om nog een korte
reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie
van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan
zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.20.SpreektijdDit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen
initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde
geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader
van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen
de spreektijd te beperken. 21.Voorstellen van ordeIeder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De
beslissing of inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de
betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder
beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij het staken van de
stemmen is het voorstel niet aangenomen (art. 32, vierde lid Gemeentewet is
hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het
schorsen van de vergadering voor een (overleg)pauze. 22.Handhaving orde; schorsingHet eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen
spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een
overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de
beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere
interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om
hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet
bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van
raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te
vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen
zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor
zowel raadsleden als niet-raadsleden.Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door
de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het
aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de
vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij
de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere
verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een
lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering
voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij
artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, dat een dergelijke regeling geeft
ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van
goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de
ordeVerder wordt verwezen naar de casus waarbij een raadslid in een
commissievergadering openlijk citeerde uit documenten, waarop geheimhouding
rustte. Het raadslid was zich bewust van de schending van de
geheimhoudingsplicht, maar constateerde dat hij vrijelijk kon citeren uit de
bewuste documenten omdat hij bescherming genoot conform het bepaalde in
artikel 22 Gemeentewet.De VNG vindt dit een ongewenste situatie en inmiddels heeft de
Staatssecretaris van Binnen-landse Zaken hierop gereageerd door bij brief
van 12 januari 2010 de aanbeveling te doen deze ongewenste situatie te
voorkomen door e.e.a. te regelen in onderhavig artikel van het reglement van
orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt
verwezen naar artikel 30 van dit reglement.23.BeraadslagingOm de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in
onderdelen of artikelen is verdeeld in principe in zijn geheel beraadslaagd.
In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijk-heid opgenomen. Zowel de
voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel
gesplitst te behandelen. Indien de schorsing als bedoeld in het derde lid aan het einde van de tweede
termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct
tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn
toegevoegd (zie artikel 19, lid 1).24.Deelneming aan de beraadslaging door anderenDeze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet
geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de
Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van
raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het
gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de
burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van
artikel 8 van dit reglement reeds het recht om aan de beraadslagingen deel
te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de
leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te
doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over
de orde van de vergadering.Het gaat in dit artikel om de ambtenaar of de burger in zijn hoedanigheid
van materiedeskundige, dan wel om een vertegenwoordiger van een
maatschappelijke organisatie of instelling. In deze bepaling wordt niet de
burger bedoeld die opkomt voor zijn individueel belang. 25.AdviesDe voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een
onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist.
Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming
in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een
raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De
leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om
recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief
minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen
tenzij er sprake is van een unaniem advies.Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het
fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies
aan de raad.5.Besloten vergadering26.AlgemeenBij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer
gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken,
het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement
zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen
strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er
bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik
gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op
een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten
besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet
wordt opgelegd dan wel opgeheven.27.VerslagleggingOp grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van
overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet
schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag
wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu
dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt dit
artikel dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de
griffie(r). De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit
verslag. 28.GeheimhoudingHetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van
rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de
procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een
raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een
raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een
raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding
opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de
raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede
lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een
besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan
geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de
geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.29.Opheffing geheimhoudingZoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding
die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een
overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe
van hoor en wederhoor.6.Toehoorders en pers30.Toehoorders en persArtikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de
voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen
vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor
raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet.
Derhalve wordt dit geregeld in het derde lid van artikel 30.31.Geluid- en beeldregistratiesAangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn,
kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is
uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.32.Verbod gebruik mobiele telefoonsArtikel 32 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van
mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter
onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de
voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel standby
te laten staan.7.Slotbepalingen33.Uitleg reglementDit artikel behoeft geen toelichting.34.CiteertitelDit artikel behoeft geen toelichting.35.SlotbepalingDit artikel behoeft geen toelichting. Procedure ingekomen stukken(behorende bij artikel 18: ingekomen stukken Reglement van orde
raadscommissie)Onderhavige procedure beschrijft het behandelingsproces van aan de
raadscommissies geadresseerde poststukken. Het betreft post afkomstig van
verschillende afzenders (burgers, maatschappelijke instellingen,
belangenorganisaties, verenigingen, bedrijven, overheden, etc.), waarvan de
inhoud in termen van aard, omvang en importantie divers is. De procedure
ingekomen stukken raadscommissies draagt zorg voor een efficiënte en
effectieve behandeling.Alle ingekomen poststukken geadresseerd aan de raadscommissies worden
digitaal ontvangen en vervolgens door de griffie digitaal doorgeleid naar de
commissieleden. Daarna beoordeelt de griffie in welke categorie de ingekomen
poststukken vallen:A: alle drie de commissies;B1: commissie Middelen;B2: commissie Grondzaken;B3: commissie Bewonerszaken.De categorie-aanduiding wordt op een lijst vermeld, welke (indien post voor
deze commissie(s) ook daadwerkelijk is ontvangen) wekelijks digitaal door de
griffie aan de commissie-, raads- en collegeleden ter beschikking wordt
gesteld.De verwerking van de post per categorie-aanduiding wordt onderstaand
toegelicht.Voor de categorieën geldt dat:
de ingekomen poststukken digitaal worden verwerkt op de postkamer.
Deze worden vervolgens digitaal naar de griffie verstuurd. De
griffie neemt de stukken in behandeling en leidt deze ter kennisname
digitaal door naar de commissie- en raadsleden. Ter kennisname wordt
een digitaal afschift naar de secretaris gestuurd.
Het poststuk wordt gearchiveerd.
Voor zover sprake is van bij het poststuk gevoegde bijlagen die niet
of nauwelijks te scannen zijn, zal hiervan melding worden gemaakt en
kunt u deze bijlage indien wenselijk opvragen via de griffie bij het
archief.
Tot slot zijn er nog poststukken gericht aan de raadscommissies die niet
onder bovenstaande categorieën vallen. Dit zijn vakbladen, brochures,
folders, etc. Deze stukken worden ter inzage gelegd in de leeskamer van het
gemeentehuis. Hiervan vindt geen registratie plaats.In gevallen waarin onderhavige regeling niet voorziet treedt de griffie(r)
in overleg met de burgemeester.