Verordening artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zwijndrecht

Artikel 1 Definities

• a.

  accountant: een door de raad benoemde:

  - registeraccountant of

  - accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-administratie­consu­len­ten of

  - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaar­rekening uitgevoerd door de accountant van:

  - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

   

  waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het 6e lid van artikel 213 GW, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• d.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid of beleidsveld binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  a.     de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  b.     de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties;

  c.     de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  d.     de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  e.     de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4.

  De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle speci­fiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  Indien de raad na afloop van de aanbestedingsperiode niet wenst te wisselen van accountant kan het contract zonder aanbesteding worden verlengd.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. De verklaring wordt Letter Of Representation genoemd.

• 4.

  Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, tijdig voor aan de raad. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedepu­teerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening dus door de raad zijn behandeld, moet een eventuele erop volgende indemniteits­proce­dure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en moet de jaarrekening al dan niet zijn vastgesteld.

• 5.

  De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaar­rekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder vooraf­gaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiger uit de raad, een vertegenwoordiger van de rekenkamer(functie), de griffier, de portefeuillehouder belast met financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling belast met het taakveld financiën.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerk­zaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaat­sen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlich­tingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambte­naren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balans­mutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Indien het college de accountant in voorkomende gevallen opdracht geeft tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, kan dit alleen voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college is bevoegd om voor andere werkzaamheden dan de controle zoals bedoeld in deze verordening en die een oordeel of advies van een accountant vereisen, een andere dan de door de raad aangewezen accountant in te schakelen.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling belast met het taakveld financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht in met ingang van 1 januari 2007, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2007 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Zwijndrecht”.