CVDR749366_1Nota Reserves en voorzieningen Veiligheidsregio KennemerlandnlregelingbeleidsregelVeiligheidsregio Kennemerland2025-12-11bgr-2025-3057Nota Reserves en voorzieningen Veiligheidsregio KennemerlandOnbekendalgemeen bestuurfinanciën en economie2025-02-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2025-12-11nieuwe regelingOnbekend.Nota Reserves en voorzieningen Veiligheidsregio Kennemerland1.InleidingDeze nota behandelt het beleid en de toepassing van reserves en voorzieningen binnen de VRK.Het doel is om een transparant en verantwoord financieel beheer te waarborgen, waarbij zowel de opbouw als de uitvoering van deze financiële instrumenten duidelijk worden uiteengezet. Het Algemeen Bestuur moet goed zicht hebben op de financiële positie van de organisatie, inclusief reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen, niet alleen op de exploitatiebegroting. De regels over reserves en voorzieningen zijn wettelijk vastgesteld, dus het is niet nodig om ze in deze nota op te nemen. Het mandaat voor het vaststellen en wijzigen van dit beleid ligt bij het Algemeen Bestuur.Terughoudendheid bij het instellen van reserves en voorzieningen is belangrijk om de financiële positie helder te houden. Reserves kunnen echter voorkomen dat extra geld bij de gemeenten moet worden gevraagd voor incidentele projecten en beperken schommelingen in de exploitatie.2.Kaders Voor de reserves en voorzieningen van het VRK zijn de volgende kaders van belang:
  • De Financiële verordening 212 van de VRK
  • De regelgeving op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
    • 3.Richtlijnen, Beleid en Procedure Reserves en Voorzieningen3.1Reserves Dit zijn vermogensbestanddelen die zijn opgebouwd uit exploitatiesaldo's of andere baten en kunnen worden ingezet voor toekomstige bestedingsdoelen. Ze zijn vrij besteedbaar binnen de kaders die het Algemeen Bestuur daarvoor heeft vastgesteld.Vorming van Reserves:
  • Reserves worden gevormd door specifieke besluitvorming van het Algemeen Bestuur.
  • Er wordt onderscheid gemaakt tussen de algemene reserve, bestemmingsreserves en egalisatiereserves.
  • Bestemmingsreserves worden gevormd voor specifieke doeleinden
  • Egalisatiereserves: De reserve wordt gevormd om tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen. De egalisatiereserve wordt gevormd uit exploitatieoverschotten om eventuele toekomstige tekorten op te vangen.
  • De algemene reserve is flexibel inzetbaar en wordt gevoed door het doteren van overschotten op de jaarstukken. De hoogte van de algemene reserve wordt bepaald door ons weerstandsvermogen. Een eventueel surplus vloeit terug naar onze gemeenten.
  • Onderstaande uitgangspunten moeten worden opgenomen in het besluit
  • Tot welk programma de reserve behoort
  • Tot welk product de reserve behoort
  • Het doel van de reserve
  • Looptijd van de reserve
  • Toelichting op de geplande stortingen en onttrekkingen
  • Maximum bedrag
    • Opheffen van reserves:
  • Het Algemeen bestuur bepaalt of een reserve wordt opgeheven en wat er met het resterende saldo gebeurt.
    • Toevoegingen en Onttrekkingen aan Reserves:
  • Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves vinden plaats met een besluit van het Algemeen Bestuur als onderdeel van de planning en control producten of als afzonderlijk besluit. Afwijkingen op mutaties worden in de toelichting op de jaarrekening verklaard.
  • Bestemmingsreserves worden alleen aangewend voor het specifieke doel waarvoor ze zijn gevormd, tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit.
    • Wijziging doel of bestemming reserves
  • Het AB is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een (bestemmings-)reserves te wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is een apart AB besluit nodig.
    • Beheer van Reserves:
  • Jaarlijkse evaluatie van de hoogte en noodzaak van reserves maakt onderdeel uit van de jaarrekening.
  • Toetsing aan de hand van de financiële positie van de organisatie.
  • Reserve mag geen negatief saldo hebben
  • Indien noodzakelijk bijstellingen van het beleid op basis van veranderende omstandigheden of inzichten
  • Er wordt geen rente toegerekend aan de reserves.
    • 3.2VoorzieningenDit zijn passiva die worden gevormd voor verplichtingen en risico's waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar wel in te schatten zijn. Voorzieningen worden gebruikt om toekomstige uitgaven te dekken die voortvloeien uit verplichtingen of risico's die in het verleden zijn ontstaan.Vorming van Voorzieningen:
  • Voorzieningen worden gevormd als er sprake is van een verplichting of risico dat in het verleden is ontstaan, waarvan de omvang of het tijdstip van afwikkeling onzeker is.
  • De hoogte van de voorziening wordt bepaald op basis van de beste schatting van de toekomstige uitgaven. De voorziening mag niet groter zijn dan verplichting, risico of verlies waarvoor de voorziening gevormd wordt
  • Onderhoudsegalisatievoorzieningen Dit betreft voorzieningen, waarmee de lasten verbonden aan (groot) onderhoudsuitgaven, die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gedaan, gelijkmatig over een aantal begrotingsjaren worden verdeeld
  • Onderbouwing met een meerjarenonderhoudsplan
  • Onderstaande uitgangspunten moeten worden opgenomen bij vorming van een voorziening en worden voorgelegd aan het DB middels een DB-besluit
  • Tot welke programma de voorziening behoort
  • Tot welk product de voorziening behoort
  • Het doel van de voorziening
  • Toelichting op de geplande stortingen en dotaties.
    • Uitzondering op het bovenstaande is als er op de balansdatum verplichtingen of verliezen bekend zijn of als middelen van derden niet volledig besteed zijn. Indien hier op grond van het BBV een voorziening voor gevormd moet worden, dan is er geen specifiek DB-besluit voor nodig.Mutatie van Voorzieningen:
  • Werkelijk uitgaven met betrekking tot de verplichting waarvoor de voorziening is gevormd komen rechtstreeks ten laste van de voorziening .
  • Storting in een voorziening vindt plaats conform raming in de begroting, tenzij anders is beschreven bij de vorming van de voorziening.
    • Beheer van Voorzieningen:
  • Regelmatige herziening van de risico's en verplichtingen waarvoor voorzieningen zijn gevormd. Indien blijkt dat de omvang van de voorziening onjuist is leidt dit tot directe bijstelling.
  • Te lage omvang: extra dotatie
  • Te hoge omvang: vrijvallen van bedrag ten gunste van het resultaat
  • Actuele en realistische inschatting van de toekomstige uitgaven.
  • Transparante verslaglegging en verantwoording over de vorming en aanwending van voorzieningen.
  • Voorziening heeft een positief saldo.
    • 3.Verantwoording en RapportageJaarlijks wordt in de jaarrekening verslag gedaan van de mutaties in de reserves en voorzieningen. Hierbij wordt inzicht gegeven in:
  • Saldo aan het begin en het einde van het boekjaar.
  • Toevoegingen en onttrekkingen gedurende het jaar.
  • De redenen voor mutaties en het verband met de financiële positie van de organisatie.
    • 4.Algemeen BestuurHet Algemeen Bestuur heeft de bevoegdheid om een reserve in te stellen, de bestemming te wijzigen of een reserve op te heffen. Een voorziening wordt gevormd op basis van een verplichting. In deze nota Reserves en Voorzieningen legt de VRK het beleid t.o.v. Reserves en voorzieningen vast. 5.SamenvattingHet beheer van reserves en voorzieningen volgens de BBV-richtlijnen is essentieel voor een duurzaam en transparant financieel beleid. Door duidelijke procedures en regelmatige evaluatie wordt gewaarborgd dat de financiële middelen effectief worden ingezet ter dekking van toekomstige verplichtingen en risico's. Het Algemeen Bestuur speelt hierbij een belangrijke rol door het vaststellen en bijstellen van het beleid, passend bij de actuele financiële situatie en ontwikkelingen binnen de organisatie. Deze nota zal eens in de vier jaar worden herzien om te waarborgen dat het beleid aansluit bij de actuele financiële situatie en ontwikkelingen binnen de organisatie.    vastgesteld AB VRK 12 februari 20251Onderscheid Reserves en Voorzieningen ReserveVoorzieningOnderdeel vanEigen VermogenVreemd VermogenBeschikkingsbevoegdheid Algemeen bestuurDagelijks bestuur BestedingVrijStaat vastWijziging bestemmingMogelijkNiet mogelijkStortingResultaat bestemmend: komt niet direct ten laste van de exploitatie ( tenzij het AB hier vooraf toe besloten heeft)Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de exploitatieOnttrekking Resultaat bestemmend: komt niet direct ten gunste van de exploitatie ( tenzij het AB hier vooraf toe besloten heeft)Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten gunste van de exploitatieFinanciële onderbouwing Niet verplicht, wenselijkVerplichtIndeling
  • Algemene Reserves
  • Bestemmingsreserves
  • Egalisatiereserves
  • Verplichtingen en verliezen
  • Bestaande risico's
  • Egalisatie van kosten
  • Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen
  • Bijdrage van derden die specifiek besteed moet worden
    • 2Reserves en Voorzieningen Veiligheidsregio KennemerlandVeiligheidsregio Kennemerland heeft een algemene reserve en acht bestemmingsreserves. Twee van deze bestemmingsreserves hebben een saldo van € 0 per 31-12-2023.De zes belangrijkste bestemmingsreserves zijn:
  • Veiligheidshuis
  • Generatiepact
  • Eenmalige uitkering uitwerkingskader LMO
  • Verlofuren Veilig Thuis
  • Ontvlechting Meldkamer
  • Versterking Crisisbeheersing BDUR
    • In onderstaande tabel het overzicht van alle reserves en voorzieningen van het VRK.Reserves en Voorzieningen VRK  Bedragen x €1.000  Saldo 31-12-2023*Algemene Reserve 3.141   Bestemmingsreserves  Veiligheidshuis 767 Generatiepact 400 Duurzaamheid - Eenmalige uitkering uitwerkingskader LMO 223 Frictiekosten Veilig Thuis - Verlofuren Veilig Thuis 65 Ontvlechting Meldkamer 271 Versterking Crisisbeheersing BDUR 1.149 Totaal Bestemmingsreserves 2.875   Voorzieningen  Egalisatievoorziening Kleding BRW 666 Personeelsverplichtingen 143 Opvolging aanwijzing Archiefinspectie 18 Persoonlijk levensfase budget (PLB) AZ 394 Persoonlijk levensfase budget (PLB) MKA 150 Groot onderhoud Floris v. Adrichemlaan 344 Groot onderhoud Nijverheidsweg, Heemstede 198 Groot onderhoud Luzernestraat, Nieuw-Vennep 37 Groot onderhoud Beatrixstraat, Halfweg 79 Groot onderhoud Linnaeusstraat, Zandvoort 259 Groot onderhoud Molenwerf, Uitgeest 24 Groot onderhoud 's-Gravenlust,Velsen 194 Groot onderhoud Zeemanlaan, Badhoevedorp 46 Groot onderhoud Spoorsingel, Beverwijk 163 Groot onderhoud Wijk aan Duinerweg, Beverwijk 24 Groot onderhoud Adrianahoeve, Hoofddorp 394 Groot onderhoud Eenhoornstraat, IJmuiden 46 Groot onderhoud Veenwortelstraat, Lisserbroek 57 Groot onderhoud Schouwstraat, Rijsenhout 44 Groot onderhoud Ringweg, Spaarndam 19 Groot onderhoud C. Groenlandstraat, Heemskerk 53 Groot onderhoud Zijlweg 279 Groot onderhoud Meldkamer NH 329 Spaarverlof VRK 411 Spaarverlof AZ 26 Verpl. Meerkostenregeling Corona 855 Totaal Voorzieningen 5.252 *Saldo conform gewaarmerkte Jaarrekening 2023
    3Toelichting Reserves en VoorzieningenReservesAlgemene ReserveDe algemene reserve dient om onvoorziene risico’s op te vangen. Het weerstandsvermogen is bepalend voor de hoogte van de algemene reserves. De financiële verordening bevat een nadere toelichting over het weerstandsvermogen. BestemmingsreservesVeiligheidshuisIn december 2013 is besloten om op verzoek van de gemeenten het Zorg & Veiligheidshuis op te nemen als onderdeel van de VRK/ GGD. Daarbij is ook besloten om voor het wisselende resultaat van het Veiligheidshuis (zowel opgebouwd tot en met 2013, als resultaat in de jaren daarna) een balanspost op te nemen.GeneratiepactGelden die vrijkomen door medewerkers die deelnemen aan het generatiepact wordt overgeheveld naar de kostenplaats Generatiepact. Gelden die na afloop van het jaar nog op de kostenplaats Generatiepact staan, worden toegevoegd aan de bestemmingreserve. Deze financiële ruimte is inzetbaar voor een toekomstbestendig, vitaal en divers personeelsbestandDe regeling Generatiepact wordt jaarlijks beoordeeld. In oktober 2024 heeft het dagelijks bestuur ingestemd met het voorstel vanuit de VRK om de Regeling Generatiepact/Vitaliteit ook in 2025 ongewijzigd voort te zetten. Eenmalige uitkering uitwerkingskader LMO De bestemmingsreserve gevormd uit de eenmalige bijdrage van het Ministerie van J&V is bedoeld ter dekking van de achterblijvende kosten van de VRK in verband met de realisatie van de gezamenlijke Het doel van de reserve zal in 2025 behaald worden en daarmee worden opgeheven per 31-12-2025. Het restant zal volledig vrijvallen tegen de algemene reserve van het VRK.Verlofuren Veilig ThuisConform BBV-regels is de vanuit de stichting overgekomen voorziening verlofuren Veilig Thuis omgezet naar een bestemmingsreserve verlofuren Veilig Thuis. Het saldo wordt in 5 jaar afgebouwd tot 31-12-2027.Ontvlechting Meldkamer: Bij de jaarrekening 2022 is besloten tot de vorming van een bestemmingsreserve Ontvlechting meldkamer. De VRK krijgt na drie jaar enkele beheertaken van de meldkamer Noord-Holland terug, zonder dat capaciteit en geld meekomt. Deze taken zijn in de loop van de jaren ook uitgebreider geworden, door de ontwikkelingen van C2000, P2000 en MOI en navigatiesystemen. De kosten worden voor 2023 ingeschat op € 200.000, aflopend naar € 50.000 per 2026 en worden gedekt uit deze bestemmingsreserve.Versterking Crisisbeheersing BDURHet Rijk heeft in de Brede Doeluitkering Rampenbestrijding (verder BDUR) extra middelen ad € 1.2 miljoen beschikbaar gesteld. Deze middelen zijn voor het eerst in 2023 beschikbaar gekomen en de exacte voorwaarden werden pas in de loop van 2023 duidelijk. Inmiddels zijn de plannen voor de aanwending van deze middelen gereed. Een deel van de daadwerkelijke uitrol start echter pas in het najaar van 2023 op, waardoor dit jaar niet alle middelen meer besteed worden. Om de middelen voor de doelstellingen waarvoor deze beschikbaar zijn gesteld beschikbaar te houden is bij de 2e bestuursrapportage 2023 besloten een bestemmingsreserve te vormen. Door de val van het Kabinet ontstaat het risico dat deze extra bijdrage aangepast wordt; eventuele frictiekosten kunnen uit deze bestemmingsreserve gedekt worden.VoorzieningenEgalisatievoorziening Kleding BRWAan het eind van 2023 heeft het NIPV de initiële bestelling van kledingpakketten uitgeleverd aan de VRK. Het gaat om ongeveer 850 persoonlijke pakketten. Tevens is een aanvullende bestelling gedaan voor de aanleg van een kleine basis voorraad. In de loop van 2024 zal de VRK een grotere bestelling gaan doen bij het NIPV voor de aanleg van een grotere eigen voorraad. Een eigen voorraad is noodzakelijk omdat de VRK een ruilsysteem van kleding hanteert. Medewerkers krijgen pas nieuwe kleding als het oude kledingstuk wordt ingeleverd, oftewel nieuw voor oud. Deze bestelling kan benut worden uit de ‘voorziening egalisatie kleding brandweer’. De grotere bestelling kan pas gedaan worden als het NIPV zelf genoeg voorraad heeft en aan alle Veiligheidsregio’s de initiële uitlevering heeft gedaan.Personeel gebonden voorzieningen:PersoneelsverplichtingenDe voorzieningen boventallig en wachtgeldverplichtingen zijn samengevoegd tot één voorziening Personeelsverplichtingen. Ultimo 2023 is nog sprake van vier dossiersPersoonlijk levensfase budget (PLB) AZ Met ingang van de cao-AZ 2011 hebben ambulancemedewerkers jaarlijks recht op het zogenaamde Persoonlijk Levensfase Budget (PLB). Jaarlijks wordt dit opgebouwd in urenPersoonlijk levensfase budget (PLB) MKA Met ingang van de cao-AZ 2011 hebben ambulancemedewerkers jaarlijks recht op het zogenaamde Persoonlijk Levensfase Budget (PLB). Jaarlijks wordt dit opgebouwd in urenSpaarverlof VRK Op grond van artikel 6.3a van de Arbeidsvoorwaardenregeling VRK (conform de CAR-UWO Veiligheidsregio’s) hebben medewerkers vanaf 1 januari 2022 recht op verlofsparen. De spaarsaldi zijn in een voorziening opgenomen. Spaarverlof AZ Op grond van artikel 6.3a van de Arbeidsvoorwaardenregeling VRK (conform de CAR-UWO Veiligheidsregio’s) hebben medewerkers vanaf 1 januari 2022 recht op verlofsparen. De spaarsaldi zijn in een voorziening opgenomenRVU Voorziening Vanuit het kader van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is het verplicht gesteld om een voorziening voor de Regeling vervroegde uittreding (RVU) in te stellen . Het doel van de RVU-voorziening is om financiële gevolgen van deze regeling te spreiden en te anticiperen op de kosten die ontstaan wanneer medewerkers eerder dan gebruikelijk met pensioen gaan. In 2024 heeft het VRK de RVU voorziening voor het eerst gevormd. Groot onderhoud:De voorziening voor groot onderhoud is gevormd om toekomstige kosten voor onderhoud en reparaties te plannen en te dekken. Hiermee worden de verplichtingen beter beheert en de kwaliteit van onze activa op lange termijn waarborgen. Het groot onderhoud is onderverdeeld per locatie vanwege achterliggende overdacht desbetreffende gemeentes voor onderhoud, maar beoordeeld op totaal in de jaarrekening VRK met als basis het Meerjarig Onderhoudsplan ( MJOP).Groot onderhoud Floris v. AdrichemlaanGroot onderhoud Nijverheidsweg, HeemstedeGroot onderhoud Luzernestraat, Nieuw-VennepGroot onderhoud Beatrixstraat, HalfwegGroot onderhoud Linnaeusstraat, ZandvoortGroot onderhoud Molenwerf, UitgeestGroot onderhoud 's-Gravenlust,VelsenGroot onderhoud Zeemanlaan, BadhoevedorpGroot onderhoud Spoorsingel, BeverwijkGroot onderhoud Wijk aan Duinerweg, BeverwijkGroot onderhoud Adrianahoeve, HoofddorpGroot onderhoud Eenhoornstraat, IJmuidenGroot onderhoud Veenwortelstraat, LisserbroekGroot onderhoud Schouwstraat, RijsenhoutGroot onderhoud Ringweg, SpaarndamGroot onderhoud C. Groenlandstraat, HeemskerkGroot onderhoud ZijlwegGroot onderhoud Meldkamer NHOpvolging aanwijzing ArchiefinspectieGedeputeerde Staten van Noord-Holland heeft in het kader van haar toezichthoudende rol op de uitvoering van de Archiefwet gewezen op de noodzaak van verbetering van de archivering bij de VRK. Een restant blijft nog beschikbaar voor de laatste verbeteringen.Verpl. Meerkostenregeling CoronaTijdens de Corona pandemie zijn medewerkers vast in dienst gekomen bij de VRK. Hun Corona werkzaamheden zijn komen te vervallen, wat leidt tot boventalligheid. Deze medewerkers nemen nu deel aan een VanWerkNaarWerk traject. Mocht dit niet succesvol zijn, dan kunnen deze medewerkers mogelijk een beroep doen op een WW-uitkering, waarvan de kosten ten laste komen van de VRK als eigenrisicodrager. Voor de kosten die hieruit voort kunnen komen is een voorziening opgenomen in de jaarrekening, conform regeling van en voor rekening van het ministerie van SZW Onderstaand het samenvattend overzicht van de Reserves en Voorzieningen met hun looptijd, dotatie, min – max omvang en onderliggend plan.