Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement gebruik elektronische middelen Westland |
Citeertitel | Privacyreglement gebruik elektronische middelen Westland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden Wbp van toepassing zijn.
Wet Bescherming Persoonsgegevens
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-07-2007 | nieuwe regeling | 01-05-2007 Interwest 2007-07 11-07-2007 | B&W dd. 01-05-2007 6:4.2 |
HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
elektronische middelen: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde middelen. Te denken valt aan gebruik van telefoons (al dan niet draagbaar), printers, pda's (elektronische agenda's), computers, laptops en het gebruik van de ter beschikking gestelde software (onder andere e-mail, Word, Internet, enzovoorts);
verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
HOOFDSTUK 3 GEBRUIK ELEKTRONISCHE MIDDELEN
Artikel 5 Gebruik elektronische middelen
Beperkt privégebruik van de elektronische middelen door betrokkenen is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.Bij telefonie is er sprake van een richtlijn van de Belastingdienst betreffende privégebruik van mobiele telefoons. Deze regeling houdt in dat er sprake moet zijn van een 'tweede toestel', dat wil zeggen dat betrokkene zelf ook nog een telefoontoestel moet hebben. Tevens mag er maximaal 10% privé gebeld worden. Er wordt door ID/ICT een registratie van de mobiel gebelde nummers bijgehouden om een en ander voor de Belastingdienst aannemelijk te kunnen maken.
Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische middelen de nodige zorgvuldigheid (het zogenaamde 'goed huisvaderschap') betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen. Het is betrokkenen niet toegestaan om kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het betrokkenen toegestaan illegale software te verzenden of op te vragen.
Artikel 6 Voorkomen onrechtmatig gebruik dan wel misbruik
De gemeente neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische en organisatorische zin ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische middelen.
Welke maatregelen dat zijn zal jaarlijks worden bepaald in een op te stellen informatie beveiligingsplan.
Systeembeheer kan ongevraagd bepaalde bestanden ongeopend verwijderen in geval van besmetting met virussen.
HOOFDSTUK 4 VASTLEGGING, BEWARING, VERWIJDERING EN VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS
De vastlegging, na toestemming burgemeester of gemeentesecretaris, beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, eerste lid, te weten:
voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische middelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;
De logging van het mobiele belgedrag wordt uitsluitend gebruikt om de financiële afhandeling mogelijk te maken. Dit sluit niet uit dat het belgedrag van medewerkers voor speciale projecten (begrensd in tijd) kan worden gemonitoord om klanttevredenheidsonderzoek of
bereikbaarheidsonderzoek mogelijk te maken. Dit dient dan vooraf aan betrokken medewerkers kenbaar gemaakt te worden.
voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische middelen wordt het gebruik van de elektronische middelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd.
Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische middelen. Indien er vermoeden is van misbruik zal de gemeentesecretaris dan wel de burgemeester vooraf toestemming moeten geven om de inhoudelijke controle te laten plaatsvinden.
Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische middelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.
Artikel 9 Bewaring en verwijdering
De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal drie maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan drie maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens uit die betreffende maand bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen ten opzichte van een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen tegen een betrokkene worden de gegevens verwijderd.
Artikel 10 Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt
De vastgelegde persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan:
Indien er een dringende noodzaak is (bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van een medewerker en het verstrijken van een belangrijke deadline) om leesrechten op een mailbox en/of homedirectory te verkrijgen, kan dat uitsluitend op verzoek van het afdelingshoofd aan hoofd ID. Van dit feit wordt betrokken medewerker zo spoedig mogelijk schriftelijk en met vermelding van reden op de hoogte gesteld. Van aldus verkregen informatie mag geen gebruik gemaakt worden om misbruik aan te tonen.
HOOFDSTUK 5 RECHTEN VAN BETROKKENE: VERBETEREN, AANVULLEN, VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 11 Rechten van de betrokkene
Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, dat aan dat belang is aangepast.
Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
HOOFDSTUK 6 SANCTIES, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING EN SLOTBEPALING
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische middelen.
Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit privacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland.