Organisatie | Limburg |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Regeling op het budgethouderschap |
Citeertitel | Regeling op het budgethouderschap |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie, financieel beheer |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-12-2019 | Aanhef, Artt. 1, 4, 10 | 03-12-2019 | PB 66-2019 | ||
05-09-2014 | 14-12-2019 | art. 1, art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 8, art. 10, art. 14, toelichting | 02-09-2014 Provinciaal Blad, 2014, 77 | Onbekend | |
01-07-2013 | 05-09-2014 | nieuwe regeling | 25-06-2013 Provinciaal Blad, 2013, 53 | Onbekend | |
01-07-2006 | 14-12-2019 | nieuwe regeling | 26-10-2010 Provinciaal Blad van Limburg, 2010, 67 | Onbekend |
Hoofdstuk 2 Financiële middelen
Artikel 2 Relatie Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten, Mandaatbesluit directie en Regeling op het budgethouderschap
Diegene die op grond van het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten en het Mandaatbesluit directie bevoegd is beslissingen te nemen zoals bedoeld in het eerste lid, is als hoofdregel ook de budgethouder. Wanneer dit laatste niet het geval is, bijvoorbeeld wanneer het budgethouderschap voor alle clusters centraal binnen één cluster is geregeld, dan dient de betreffende budgethouder middels parafering akkoord te gaan met de financiële beslissing die ten laste komt van zijn budget.
Artikel 3 Aanwijzen budgethouders
Voor het realiseren van de producten zoals bedoeld in de Productenraming kan de directie aan clustermanagers, programmamanagers en in bijzondere gevallen aan andere medewerkers budgetten beschikbaar stllen. Dit laatste geschiedt slechts voor zover het verantwoordelijke directielid hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.
Als budgethouder kunnen enkel optreden degenen die op grond van Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten, het Mandaatbesluit directie, een ondermandaatbesluitdan wel ingeval van de Statengriffie op grond van het Bevoegdhedenbesluit, bevoegd zijn beslissingen te nemen. Een uitzondering geldt voor het budgethouderschap van de voorzitter van de Ondernemingsraad en Link.
Het cluster Financiën stelt jaarlijks vóór de aanvang van het begrotingsjaar een lijst op van de budgetten als bedoeld in het eerste lid, met daaraan gekoppeld de bijbehorende budgethouders. Het cluster Financiën legt deze lijst ter vaststelling voor aan de directie. De lijst met benoemde budgethouders wordt vervolgens opgenomen in het mandaatregister en is raadpleegbaar via intranet.
De budgethouder mag alleen ten laste van een budget, in verband met een opdrachtverlening, verplichtingen aangaan indien hij daartoe bevoegd is op grond van het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten/het Mandaatbesluit directie/een ondermandaatbesluit nadat hij een verplichting (VPL) heeft vastgelegd in de financiële administratie en een VPL-nummer heeft ontvangen.
De artikelen 8 tot en met 11 zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de ramingvan een nieuw subsidiebudget, inclusief het vaststellen en wijzigen van subsidieplafonds, plaatsvindt door het betrokken beleidscluster, de programmamanager of projectmanager. Het beleidscluster, de programmamanager of projectmanager formuleert ook het beleid en het toetsingskader voor de beoordeling van subsidieaanvragen.
De clustermanager subsidies is verantwoordelijk voor de afhandeling van nagenoeg alle subsidies. Op budgetten , waar het budgethouderschap gelegen is binnen het cluster Subsidies, kunnen enkel en alleen verstrekte subsidies worden vastgelegd.
Voor subsidieverleningen en/of subsidievaststellingen die specifiek zijn voorbehouden aan bepaalde clusters, en dus niet vallen onder verantwoordelijkheid van de clustermanager subsidies, geldt het bepaalde in de artikelen 8 en met 11 met ingang van 1 juli 2013 onverkort. Hoofdstuk 4 Raming en uitvoering van budgetten
Artikel 9 De uitvoering van het budget (inclusief ontvangsten uit vorderingen)
Indien sprake is van (toekomstige) vorderingen van de Provincie Limburg of van het college op derden dan is de budgethouder verantwoordelijk voor het schriftelijk verstrekken van informatie aan het cluster Financiën ten behoeve van de te verrichten facturatie. De schriftelijke informatie omvat tenminste het onderwerp, bedrag, motivatie van (terug)vorderen en de tekst: ”Dit is geen factuur, een separate nota wordt u z.s.m. toegezonden”.
Het bepaalde in het vijfde lid is niet van toepassing op (terug)vorderingen in kader van Rijkssubsidies en Doeluitkeringen, waarbij de beschikking tevens factuur is. In dergelijk geval is de budgethouder verantwoordelijk voor het sturen van een afschrift van de betreffende beschikking aan het cluster Financiën.
Artikel 10 Het aangaan van verplichtingen
Indien een interne dienstverlener niet in staat is een opdracht van een budgethouder zelf uit te voeren, kan de budgethouder, indien een en ander qua karakter past, een eigen budget aanwijzen ten laste waarvan de opdracht extern kan worden geplaatst. Tussen de budgethouder en de interne dienstverlener wordt afgesproken dat de interne dienstverlener de taken van de budgethouder bij de verdere afhandeling van de opdrachtverlening overneemt. Budgethouder en interne dienstverlener leggen deze afspraak schriftelijk vast en stellen het cluster Financiën hiervan in kennis. Het cluster Financiën zal in de verdere afhandeling van de opdracht de interne dienstverlener benaderen als ware hij de budgethouder.
Artikel 11 Facturen en andere verzoeken om betalingen
Het cluster Financiën stuurt de digitale factuur naar de inhoudelijk verantwoordelijk medewerker. De inhoudelijke verantwoordelijk medewerker beoordeelt of de prestatie geleverd is en controleert het budgetnummer. Na accordering stuurt de inhoudelijk medewerker de digitale factuur door naar de budgethouder van het cluster.
Gedeputeerde Staten voornoemd, drs. Th.J.F.M. Bovens, voorzitter mr. A.C.J.M. de Kroon, secretaris Uitgegeven, 4 september 2014,
De secretaris, mr. A.C.J.M. de Kroon
Algemeen Deze Regeling op het budgethouderschap bepaalt wie binnen de ambtelijke organisatie en onder welke voorwaarden namens Gedeputeerde Staten belast zijn met de uitvoering van de begroting. Uitgangspunt bij de regeling is dat de verantwoordelijkheid voor de inzet van financiële middelen In principe ligt bij de manager (directie, clustermanagers, programmamanagers en projectmanagers). Vanuit deze verantwoordelijkheid regelt de manager binnen zekere kaders het budgethouderschap binnen zijn cluster. Deze Regeling op het budgethouderschap sluit nauw aan op het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten en het Mandaatbesluit directie. Het in mandaat nemen van beslissingen over aangelegenheden met (mogelijk) financiële gevolgen geschiedt binnen de grenzen van de daarvoor beschikbaar gestelde budgetten en met inachtneming van het bepaalde in deze regeling.
Artikelsgewijs Artikel 1, sub c, onder 15 De griffie wordt ten aanzien van de budgettering gelijk gesteld met clustermanagers met dien verstande, dat het mandaat voor het nemen van beslissingen is vastgelegd in Bevoegdhedenregeling Provinciale Staten 2010.
Artikel 1, sub o De budgetten worden beschikbaar gesteld in de vorm van subsidiebudgetten, gemengde budgetten (opdrachten derden/subsidies) en overige budgetten.
Artikel 1, sub r Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, statenbesluiten en collegebesluiten. Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.
Artikel 2, lid 2 De directie en clustermanagers, programmamanagers en projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de totstandkoming van bepaalde klantproducten, alsmede voor de besteding van de budgetten die daarvoor beschikbaar zijn gesteld in de begroting. De budgethouder is in de regel ook diegene die via (onder)mandaat de bevoegdheid krijgt om – binnen het vastgestelde budget – voor rekening van de provincie “verplichtingen” aan te gaan. Een voorbeeld: In beginsel is de clustermanager Subsidies als budgethouder verantwoordelijk voor de besteding van de subsidiebudgetten.
De clustermanager Subsidies is op grond van het Mandaatbesluit directie Provincie Limburg 2013 ook bevoegd tot het verlenen van subsidies (financiële verplichting) ten laste van zijn/haar budget. In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat de budgethouder en de beslissingsbevoegde niet één en dezelfde persoon zijn. Dit kan het geval zijn wanneer het budgethouderschap voor alle clusters centraal binnen één cluster is geregeld zoals voor personele kosten. In dat geval zal de betreffende “centrale” budgethouder door middel van parafering akkoord dienen te gaan met de financiële beslissingen van andere clustermanagers die ten laste komen van zijn budget.
Artikel 5 Het cluster Subsidies is verantwoordelijk voor de afhandeling van nagenoeg alle subsidies.
Voor alle overige budgetten geldt dat hieruit zowel subsidies kunnen worden verleend als opdrachten kunnen worden verstrekt. Voor het geval dat subsidies vanuit deze overige budgetten worden verstrekt door het cluster Subsidies, is een medeparaaf van de budgethouder noodzakelijk.
Artikel 9, lid 5 De budgethouder dient het cluster Financiën schriftelijk informatie te verstrekken inzake vorderingen van de provincie op derden. Het kan hierbij gaan om vorderingen uit onder meer: a. het vervreemden of bezwaren van (on-)roerende zaken (verkoop gronden, opstallen, auto’s e.d.); b. invorderingen u.h.v. de legesbeschikking (precario, grondwaterbelasting, vergunningen etc.); c. declaraties, bijdragen, afkoopsommen e.d.; d. leveringen van overige producten (verhuur ruimtes incl. consumptieve uitgaven, bestekken, verordeningen, besluiten e.d.; e. subsidie afrekeningen waarbij sprake is van terugbetaling; f. schadeclaims (schade aan wegmeubilair, groen, wegen, auto’s, gebouwen e.d.); g. (Rijks-)overheidsbeschikkingen (subsidies, doeluitkeringen e.d.).
De budgethouder is verantwoordelijk voor de gegevens in de brief inzake de te ontvangen gelden. Hierin dient te worden opgenomen: het onderwerp, bedrag, motivatie van (terug)vorderen en de tekst: ”Dit is geen factuur, een separate nota wordt u z.s.m. toegezonden”. Hierin wordt niet opgenomen: bank- en betaalgegevens van de provincie Limburg. De budgethouder stuurt een afschrift van de brief aan het cluster Financiën. Het cluster Financiën genereert vervolgens een factuur op basis van de gegevens in de brief, verzendt deze aan de geadresseerde.