CVDR74782_3Regeling op het budgethouderschapnlregelingLimburg2014-10-02LimburgProvinciaal Blad, 2014, 77Regeling op het budgethouderschapAlgemene wet bestuursrecht; Mandaatbesluit Gedeputeerdet Staten van Limburg 2013gedeputeerde statenbestuur en recht2014-09-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-09-052019-12-14art. 1, art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 8, art. 10, art. 14, toelichtingOnbekendbestuurlijke organisatie, financieel beheerGeenGeenRegeling op het budgethouderschapHoofdstuk 1 Algemene bepalingenArtikel 1 BegripsbepalingenIn het kader van dit besluit wordt verstaan onder:

Het college: het college van Gedeputeerde Staten van Limburg;

De directie: de secretaris/algemeen directeur en de directeuren als bedoeld in de artikelen 1, 3 en 6 van het Directiestatuut Provincie Limburg;

De clustermanager:

de clustermanager Ontwikkeling,

de clustermanager Strategie,

de clustermanager Economie en Innovatie,

de clustermanager Cultuur,

de clustermanager Ruimte,

de clustermanager Wonen en leefomgeving,

de clustermanager Mobiliteit

de clustermanager Natuur,

de clustermanager Wegaanleg,

de clustermanager Wegbeheer,

de clustermanager Subsidies,

de clustermanager Milieuonderzoek en advies

de clustermanager Vergunningen,

de clustermanager Handhaving,

de clustermanager Personeel en Organisatie,

de clustermanager Financiën,

de clustermanager Organisatie en Informatie,

de clustermanager Communicatie en Public Affairs,

de clustermanager Facilitaire dienstverlening,

de clustermanager Juridische zaken en Inkoop,

de clustermanager Secretariële en Administratieve ondersteuning,

de Griffier,

het Kabinetschef,

deStrategisch Stafadviseur van de Concernstaf,

de manager van het Mobiliteitscentrum/deskundigenpool,

de manager Deskundigenpool.

Programmamanagers; programmamanagers als bedoeld in de mandaatbesluiten genoemd onder sub f en g van dit artikel;

Projectmanagers: projectmanagers als bedoeld in de mandaatbesluiten genoemd onder sub f en g van dit artikel;

Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten; Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg 2013 vastgesteld d.d. 25 juni 2013, en nadien vastgestelde wijzigingen hiervan;

Mandaatbesluit directie: Mandaatbesluit directie Provincie Limburg 2014 vastgesteld d.d. 17 februari 2014, en nadien vastgestelde wijzigingen hiervan;

Bevoegdhedenbesluit: Bevoegdhedenregeling Provinciale Staten 2010;

Productenraming: de productenraming als bedoeld in de Financiële Verordening Provincie Limburg;

Financiële middelen: reguliere middelen (clusterbudgetten en programmabudgetten);

Programmabudgetten: budgetten die bestemd zijn voor de uitvoering van de programma’s coalitieakkoord zoals limitatief aangegeven in de begroting;

Programma-budgethouder: een persoon die is belast met het budgethouderschap van de programmabudgetten;

Verplichting: een financiële verplichting die voortvloeit uit een genomen beslissing en die wordt vastgelegd in een uitgaande brief (opdracht of subsidiebeschikking) of in een ander document;

Beslissing: beslissing gericht op publiekrechtelijk rechtsgevolg, op privaatrechtelijk rechtsgevolg, dan wel gericht op feitelijk gevolg;

Budget: hoeveelheid financiële middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van de levering van een prestatie; de budgetten worden beschikbaar gesteld in de vorm van clusterbudgetten en programmabudgetten coalitieakkoord;

Subsidiebudget: budget van het cluster Subsidies waaruit alleen subsidies worden verstrekt;

Mandaatregister: openbaar mandaatregister als bedoeld in artikel 12 van het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg 2013;

Rechtmatigheid: doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Financiële Verordening Provincie Limburg;

Duurovereenkomst: een overeenkomst die verplichtingen in het leven roept tot opeenvolgende of voortdurende prestaties voor een periode langer dan vier jaar.

Hoofdstuk 2 Financiële middelenArtikel 2 Relatie Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten, Mandaatbesluit directie en Regeling op het budgethouderschap

Het in mandaat nemen van beslissingen over aangelegenheden met (mogelijk) financiële gevolgen geschiedt binnen de grenzen van de daarvoor beschikbaar gestelde budgetten en met inachtneming van het bepaalde in deze regeling.

Diegene die op grond van het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten en het Mandaatbesluit directie bevoegd is beslissingen te nemen zoals bedoeld in het eerste lid, is als hoofdregel ook de budgethouder. Wanneer dit laatste niet het geval is, bijvoorbeeld wanneer het budgethouderschap voor alle clusters centraal binnen één cluster is geregeld, dan dient de betreffende budgethouder middels parafering akkoord te gaan met de financiële beslissing die ten laste komt van zijn budget.

Tussen de budgethouder en de beslissingsbevoegde worden zo nodig aanvullende afspraken gemaakt ter nakoming van het bepaalde in deze regeling.

Artikel 3 Aanwijzen budgethouders1 Voor het realiseren van de producten zoals bedoeld in de Productenraming kan de directie aan clustermanagers, programmamanagers en in bijzondere gevallen aan andere medewerkers budgetten beschikbaar stllen. Dit laatste geschiedt slechts voor zover het verantwoordelijke directielid hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.2 De directie benoemt tenminste jaarlijks per budget een budgethouder op voordracht van de clustermanager.3 Als budgethouder kunnen enkel optreden degenen die op grond van Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten, het Mandaatbesluit directie, een ondermandaatbesluitdan wel ingeval van de Statengriffie op grond van het Bevoegdhedenbesluit, bevoegd zijn beslissingen te nemen. Een uitzondering geldt voor het budgethouderschap van de voorzitter van de Ondernemingsraad en Link.4 Het cluster Financiën stelt jaarlijks vóór de aanvang van het begrotingsjaar een lijst op van de budgetten als bedoeld in het eerste lid, met daaraan gekoppeld de bijbehorende budgethouders. Het cluster Financiën legt deze lijst ter vaststelling voor aan de directie. De lijst met benoemde budgethouders wordt vervolgens opgenomen in het mandaatregister en is raadpleegbaar via intranet.5 De directie en de clustermanager zijn verplicht de lijst met budgethouders actueel te houden en bij voorkomende mutaties hierin in contact te treden met het cluster Financiën.Artikel 4 De budgethouder1 De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van de budgetten die aan hem zijn toegewezen. In dat kader is hij verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de besteding van deze budgetten.2 De budgethouder mag alleen ten laste van een budget verplichtingen aangaan mits hij daartoe bevoegd is op grond van het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten/het Mandaatbesluit directie/een ondermandaatbesluit.3 Indien het directielid het budgethouderschap aan een medewerker heeft opgedragen, bepaalt hij hoe, waarover en wanneer de budgethouder hem informeert met betrekking tot de uitvoering van de onder deze regeling aan de budgethouder opgedragen taken.Hoofdstuk 3 SubsidiebudgettenArtikel 5 Subsidiebudgetten1 Het bepaalde in dit artikel ziet uitsluitend op subsidiebudgetten.2Voor subsidiebudgetten, inclusief de budgetten voor instellingen die met naam op de begroting zijn opgenomen, geldt dat het budgethouderschap binnen het cluster Subsidies ligt.3 De artikelen 8 tot en met 11 zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de ramingvan een nieuw subsidiebudget, inclusief het vaststellen en wijzigen van subsidieplafonds, plaatsvindt door het betrokken beleidscluster, de programmamanager of projectmanager. Het beleidscluster, de programmamanager of projectmanager formuleert ook het beleid en het toetsingskader voor de beoordeling van subsidieaanvragen.Artikel 6 SubsidiesDe clustermanager subsidies is verantwoordelijk voor de afhandeling van nagenoeg alle subsidies. Op budgetten , waar het budgethouderschap gelegen is binnen het cluster Subsidies, kunnen enkel en alleen verstrekte subsidies worden vastgelegd.Artikel 7 Andere SubsidiesVoor subsidieverleningen en/of subsidievaststellingen die specifiek zijn voorbehouden aan bepaalde clusters, en dus niet vallen onder verantwoordelijkheid van de clustermanager subsidies, geldt het bepaalde in de artikelen 8 en met 11 met ingang van 1 juli 2013 onverkort. Hoofdstuk 4 Raming en uitvoering van budgettenArtikel 8 De raming van het budget1 De budgethouder stelt de raming van een nieuw budget op.2 De budgethouder overlegt met het cluster Financiën, over de raming en dekking van een nieuw budget.3De budgethouder biedt het voorstel, waarvoor de raming van het nieuwe budget is bedoeld, inclusief het advies van het cluster Financiën via de geldende procedures aan het college aan.4 Het cluster Financiën, stelt bij de voorbereiding van een nieuwe begroting de raming van een bestaand budget op, rekening houdend met de van toepassing zijnde indexeringen en overige, specifieke aanpassingen.5 Nadat Provinciale Staten hebben ingestemd met het nieuwe budget kan de budgethouder verplichtingen aangaan.Artikel 9 De uitvoering van het budget (inclusief ontvangsten uit vorderingen)1 De budgethouder neemt alle noodzakelijke initiatieven ter tijdige uitvoering van zijn budget.2 Bij de uitvoering houdt de budgethouder rekening met alle geldende randvoorwaarden en besluiten en met relevante ontwikkelingen.3 Waar nodig stuurt de budgethouder bij of neemt initiatieven om tot een bijstelling van de geldende randvoorwaarden of besluiten te komen.4 De budgethouder dient zorg te dragen voor de administratieve boeking van uitgaven en inkomsten met aanduiding van het desbetreffend budget.5 Indien sprake is van (toekomstige) vorderingen van de Provincie Limburg of van het college op derden dan is de budgethouder verantwoordelijk voor het schriftelijk verstrekken van informatie aan het cluster Financiën ten behoeve van de te verrichten facturatie. De schriftelijke informatie omvat tenminste het onderwerp, bedrag, motivatie van (terug)vorderen en de tekst: ”Dit is geen factuur, een separate nota wordt u z.s.m. toegezonden”.6 Het bepaalde in het vijfde lid is niet van toepassing op (terug)vorderingen in kader van Rijkssubsidies en Doeluitkeringen, waarbij de beschikking tevens factuur is. In dergelijk geval is de budgethouder verantwoordelijk voor het sturen van een afschrift van de betreffende beschikking aan het cluster Financiën.7 Het cluster Financiën legt de vorderingen en de ontvangen gelden juist en tijdig vast in de administratie. Volledigheid van ingevorderde bedragen is afhankelijk van een juiste aanlevering door de budgethouder.8 Het cluster Financiën voert periodiek een adequaat debiteurenbeheer uit en verzorgt de afstemming van de stand van “vorderingen” met de budgethouder.Artikel 10 Het aangaan van verplichtingen1Bij het aangaan van verplichtingen dient de budgethouder ter uitvoering van zijn budget de volgende randvoorwaarden in acht te nemen:

de verplichting moeten redelijk zijn en passen binnen de goedgekeurde begroting;

het aangaan van duurcontracten is - behoudens uitzonderingen genoemd in het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten - voorbehouden aan Gedeputeerde Staten;

bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot interne advisering en het bepaalde in het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg 2013 gevolgd.

2 De budgethouder zorgt ervoor dat een afschrift van de aangegane verplichting aan het cluster Financiën wordt gestuurd.3 Indien een interne dienstverlener niet in staat is een opdracht van een budgethouder zelf uit te voeren, kan de budgethouder, indien een en ander qua karakter past, een eigen budget aanwijzen ten laste waarvan de opdracht extern kan worden geplaatst. Tussen de budgethouder en de interne dienstverlener wordt afgesproken dat de interne dienstverlener de taken van de budgethouder bij de verdere afhandeling van de opdrachtverlening overneemt. Budgethouder en interne dienstverlener leggen deze afspraak schriftelijk vast en stellen het cluster Financiën hiervan in kennis. Het cluster Financiën zal in de verdere afhandeling van de opdracht de interne dienstverlener benaderen als ware hij de budgethouder.4Indien één verplichting ten laste van meer budgetten van verschillende budgethouders wordt aangegaan wordt, tenzij anders aangegeven, voor de verdere afhandeling de budgethouder van de grootste bijdrage budgethouder voor het totaalbedrag.Artikel 11 Facturen en andere verzoeken om betalingen1 Het cluster Financiën ontvangt en registreert alle facturen en andere verzoeken om betaling.2 Het cluster Financiën codeert de factuur, inclusief mogelijk verplichtingennummer, voert een rekenkundige controle uit en stuurt de factuur digitaal door naar het betreffende cluster.3 Het cluster Financiën stuurt de digitale factuur naar de inhoudelijk verantwoordelijk medewerker. De inhoudelijke verantwoordelijk medewerker beoordeelt of de prestatie geleverd is en controleert het budgetnummer. Na accordering stuurt de inhoudelijk medewerker de digitale factuur door naar de budgethouder van het cluster.4 De budgethouder beoordeelt de factuur binnen vijf werkdagen. Na accordering wordt de factuur doorgestuurd naar het cluster Financiën.5Het cluster Financiën zorgt voor eindcontrole, eindcodering en betaling binnen maximaal zeven werkdagen na ontvangst van de geaccordeerde factuur, de beschikking of andere geaccordeerde verzoeken tot betaling.Hoofdstuk 5 Verantwoording en InformatieArtikel 12 Verantwoording1De clustermanager en directie leggen periodiek (voortgangsrapportage & jaarstukken) aan het college verantwoording af over de uitvoering van de budgetten die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.2 Het cluster Financiën is verantwoordelijk voor het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van alle door de budgethouder aangereikte financiële gegevens die van belang zijn voor de begrotingsvoorbereiding, -uitvoering en verantwoording van alle budgetten.Artikel 13 Informatie1 Het cluster Financiën is verantwoordelijk voor een adequate informatievoorziening.2 Het cluster Financiën biedt in het kader van de opstelling van een voortgangsrapportage en de jaarstukken de budgethouder voor alle budgetten, waarvoor hij verantwoordelijk is, de noodzakelijke informatie.3 De budgethouder is bevoegd alle in de financiële administratie over zijn budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen. Hiertoe wordt de module kredietbewaking van het financieel systeem ter beschikking gesteld.4 De budgethouder kan het cluster Financiën verzoeken voor één of meer van zijn budgetten een aparte subadministratie te voeren. Het cluster Financiën toetst in overleg met de budgethouder in hoeverre dit het meest toereikende hulpmiddel is.Artikel 14 InstructiesDe clustermanager Financiën is bevoegd instructies vast te stellen welke de budgethouder in acht dient te nemen bij de uitoefening van het budgethouderschap.Hoofdstuk 5 SlotbepalingenArtikel 15 Inwerkingtreding en overgangsrecht1 In onvoorziene, spoedeisende gevallen, waarin onverwijld handelen geboden is, handelt de budgethouder in de geest van dit besluit.2 Dit besluit treedt in werking per 1 juli 2013.3 Het besluit van Gedeputeerde Staten tot vaststelling van de Regeling op het budgethouderschap d.d. 15 augustus 2006 laatstelijk gewijzigd d.d. 26 oktober 2010 wordt ingetrokken.4 Een afschrift van dit besluit wordt gezonden aan de leden van de directie, de clustermanagers, programmamanagers, projectmanagers en hun plaatsvervangers.Artikel 16 CiteertitelDit besluit wordt aangehaald als: Regeling op het budgethouderschap.Gedeputeerde Staten voornoemd, drs. Th.J.F.M. Bovens, voorzitter mr. A.C.J.M. de Kroon, secretaris Uitgegeven, 4 september 2014,De secretaris, mr. A.C.J.M. de Kroon Algemeen Deze Regeling op het budgethouderschap bepaalt wie binnen de ambtelijke organisatie en onder welke voorwaarden namens Gedeputeerde Staten belast zijn met de uitvoering van de begroting. Uitgangspunt bij de regeling is dat de verantwoordelijkheid voor de inzet van financiële middelen In principe ligt bij de manager (directie, clustermanagers, programmamanagers en projectmanagers). Vanuit deze verantwoordelijkheid regelt de manager binnen zekere kaders het budgethouderschap binnen zijn cluster. Deze Regeling op het budgethouderschap sluit nauw aan op het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten en het Mandaatbesluit directie. Het in mandaat nemen van beslissingen over aangelegenheden met (mogelijk) financiële gevolgen geschiedt binnen de grenzen van de daarvoor beschikbaar gestelde budgetten en met inachtneming van het bepaalde in deze regeling.Artikelsgewijs Artikel 1, sub c, onder 15 De griffie wordt ten aanzien van de budgettering gelijk gesteld met clustermanagers met dien verstande, dat het mandaat voor het nemen van beslissingen is vastgelegd in Bevoegdhedenregeling Provinciale Staten 2010.Artikel 1, sub o De budgetten worden beschikbaar gesteld in de vorm van subsidiebudgetten, gemengde budgetten (opdrachten derden/subsidies) en overige budgetten.Artikel 1, sub r Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, statenbesluiten en collegebesluiten. Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.Artikel 2, lid 2 De directie en clustermanagers, programmamanagers en projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de totstandkoming van bepaalde klantproducten, alsmede voor de besteding van de budgetten die daarvoor beschikbaar zijn gesteld in de begroting. De budgethouder is in de regel ook diegene die via (onder)mandaat de bevoegdheid krijgt om – binnen het vastgestelde budget – voor rekening van de provincie “verplichtingen” aan te gaan. Een voorbeeld: In beginsel is de clustermanager Subsidies als budgethouder verantwoordelijk voor de besteding van de subsidiebudgetten.De clustermanager Subsidies is op grond van het Mandaatbesluit directie Provincie Limburg 2013 ook bevoegd tot het verlenen van subsidies (financiële verplichting) ten laste van zijn/haar budget. In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat de budgethouder en de beslissingsbevoegde niet één en dezelfde persoon zijn. Dit kan het geval zijn wanneer het budgethouderschap voor alle clusters centraal binnen één cluster is geregeld zoals voor personele kosten. In dat geval zal de betreffende “centrale” budgethouder door middel van parafering akkoord dienen te gaan met de financiële beslissingen van andere clustermanagers die ten laste komen van zijn budget. Artikel 5 Het cluster Subsidies is verantwoordelijk voor de afhandeling van nagenoeg alle subsidies.Voor alle overige budgetten geldt dat hieruit zowel subsidies kunnen worden verleend als opdrachten kunnen worden verstrekt. Voor het geval dat subsidies vanuit deze overige budgetten worden verstrekt door het cluster Subsidies, is een medeparaaf van de budgethouder noodzakelijk.Artikel 9, lid 5 De budgethouder dient het cluster Financiën schriftelijk informatie te verstrekken inzake vorderingen van de provincie op derden. Het kan hierbij gaan om vorderingen uit onder meer: a. het vervreemden of bezwaren van (on-)roerende zaken (verkoop gronden, opstallen, auto’s e.d.); b. invorderingen u.h.v. de legesbeschikking (precario, grondwaterbelasting, vergunningen etc.); c. declaraties, bijdragen, afkoopsommen e.d.; d. leveringen van overige producten (verhuur ruimtes incl. consumptieve uitgaven, bestekken, verordeningen, besluiten e.d.; e. subsidie afrekeningen waarbij sprake is van terugbetaling; f. schadeclaims (schade aan wegmeubilair, groen, wegen, auto’s, gebouwen e.d.); g. (Rijks-)overheidsbeschikkingen (subsidies, doeluitkeringen e.d.).De budgethouder is verantwoordelijk voor de gegevens in de brief inzake de te ontvangen gelden. Hierin dient te worden opgenomen: het onderwerp, bedrag, motivatie van (terug)vorderen en de tekst: ”Dit is geen factuur, een separate nota wordt u z.s.m. toegezonden”. Hierin wordt niet opgenomen: bank- en betaalgegevens van de provincie Limburg. De budgethouder stuurt een afschrift van de brief aan het cluster Financiën. Het cluster Financiën genereert vervolgens een factuur op basis van de gegevens in de brief, verzendt deze aan de geadresseerde.