CVDR74724_1Instructie Mandaatbesluit 2006nlregelingLimburg2016-11-29LimburgOnbekendInstructie Mandaatbesluit 2006Mandaatbesluit 2006gedelegeerde functionarisbestuur en recht2008-06-30 De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht 2008-06-302006-07-012013-07-01OnbekendOnbekendbestuurlijke organisate, personeelsbeleidOnbekendGeenInstructie Mandaatbesluit 2006Instructie Mandaatbesluit 20061. Het primaat van het bestuur staat vooropBij het gebruik van bevoegdheden in (onder)mandaat dient u zich altijd de vraag te stellen of er aanleiding bestaat de bevoegdheid toch aan het college van Gedeputeerde Staten te laten, bijvoorbeeld om politieke of bestuurlijke redenen. Als dat niet het geval is dient u zich de vraag te stellen of u de betrokken portefeuillehouder vooraf of achteraf actief dient te informeren of dat u het college van Gedeputeerde Staten achteraf dient te informeren. Dat is een inschatting die u zélf voortdurend moet maken en waar u zélf de verantwoording voor draagt. Het verdient aanbeveling over het actief informeren met portefeuillehouders in het kader van de RO’s concrete afspraken te maken.2. Let op de uitzonderingenU hebt de bevoegdheid om beslissingen te nemen voor aangelegenheden binnen uw werkterrein. Houdt er echter rekening mee dat diverse bevoegdheden uitdrukkelijk zijn voorbehouden aan het college van Gedeputeerde Staten. Sla het Mandaatbesluit er altijd vooraf op na en controleer of één van de genoemde uitzonderingen van toepassing is. Bedenk dat het onbevoegd gebruik maken van mandaat grote gevolgen kan hebben.3A. Beperkt gebruik van ondermandaatEr dient beperkt en verantwoord gebruik te worden gemaakt van ondermandaat. Bedacht moet worden dat het college van Gedeputeerde Staten ook bij ondermandaat rechtstreeks worden gebonden. Het is dan ook noodzakelijk dat afdelingshoofden heldere aanwijzingen geven over de wijze waarop van het verleende ondermandaat gebruik kan worden gemaakt.3B. Aangewezen gebruik van ondermandaatHet voeren van gesprekken in het kader van de jaargesprekkencyclus, de persoonlijke ontwikkelplannen en het nemen van beloningsbeslissingen daarentegen dient in de hele organisatie in ondermandaat op het laagst leidinggevend niveau plaats te vinden.4. Extra aandacht bij beslissingen op bezwaarHet afdelingshoofd is voor aangelegenheden binnen zijn afdeling bevoegd te beslissen op bezwaarschriften, tenzij het primaire besluit door het college van Gedeputeerde Staten is genomen. Het afdelingshoofd is niet bevoegd wanneer in de beslissing op bezwaar wordt afgeweken van het advies van de bezwaarschriftencommissie. In dat geval is de beslissing voorbehouden aan het college van Gedeputeerde Staten. Voorts is van belang dat het afdelingshoofd niet zowel het primaire besluit als de beslissing op het daartegen ingestelde bezwaar mag nemen. Het afdelingshoofd dient dus vooraf duidelijk te bepalen voor welke categorieën besluiten het primaire besluit in ondermandaat (bijvoorbeeld door een clusterhoofd) wordt genomen en de beslissing op bezwaar in mandaat door het afdelingshoofd. Heeft het afdelingshoofd het primaire besluit waartegen het bezwaar zich richt genomen, dan wordt de beslissing op bezwaar genomen door het college van Gedeputeerde Staten.5. Adequate vervanging bij afwezigheidWijs schriftelijk een 1e en een 2e plaatsvervangend afdelingshoofd aan (zie Vervangingsregeling afdelingshoofden en programmamanagers coalitieakkoord), die indien nodig bevoegdheden in mandaat kan uitoefenen. De mogelijkheid bestaat om ook plaatsvervangende bureau- of clusterhoofden aan te wijzen, die in voorkomend geval in ondermandaat bevoegdheden kunnen uitoefenen. Daarvoor is echter toestemming nodig van de directie. Geadviseerd wordt zo min mogelijk van die mogelijkheid gebruik te maken. Teveel medewerkers die bevoegd zijn om in (onder)mandaat bevoegdheden uit te oefenen werkt onoverzichtelijkheid en onduidelijkheid in de hand. Zie bij wijziging de “Procedurele afspraken inzake wijziging ondermandaat/budgethouderschap 2006”.6. Actueel openbaar Mandaatregister Het openbare mandaatregister is de formele basis voor de verstrekte (onder)mandaten. Het mandaatregister moet dan ook actueel zijn. Daarin ligt immers vast wie bevoegd is namens het college van Gedeputeerde Staten bevoegdheden uit te oefenen. De afdeling Bedrijfsvoering beheert centraal het mandaatregister. Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het tijdig schriftelijk doorgeven aan de afdeling Bedrijfsvoering van wijzigingen in (onder)mandaten. Ook wijzigingen in de vervangingsregeling dienen schriftelijk te worden gemeld bij de afdeling Bedrijfsvoering. Zie bij wijziging de “Procedurele afspraken inzake wijziging ondermandaat/budgethouderschap 2006”.7. Begrenzing bij subsidiesIn de regel worden subsidiebeslissingen genomen door het afdelingshoofd VGS. Sommige subsidieregelingen zijn echter uitdrukkelijk voorbehouden aan de betreffende beleidsafdeling. Binnen de vigerende wettelijke en provinciale subsidieregels kunnen in mandaat tot een bedrag van € 25.000,-- subsidies worden verleend. Ook afwijzingen kunnen tot dat bedrag in mandaat worden afgedaan onder een van de volgende voorwaarden:  de weigeringsgrond is genoemd in een algemeen verbindend voorschrift (bijvoorbeeld wet of provinciale verordening) of beleidsregel;  de weigering is het gevolg van het bereiken van een subsidieplafond;  de subsidie wordt om formele redenen geweigerd. In alle andere gevallen worden weigeringsbesluiten genomen door het college van Gedeputeerde Staten. Let er voorts op dat het verlenen van incidentele subsidies nadrukkelijk is voorbehouden aan het college van Gedeputeerde Staten.8. Correcte ondertekeningDraag zorg voor correcte ondertekening: Gedeputeerde Staten van Limburg, namens deze: (handtekening) (naam functionaris) (functie)Maastricht, 30 juni 2008  Drs. W.L.J. Weijnen Algemeen Directeur