CVDR746542_1Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025nlregelingander besluit van algemene strekkingBeesel2025-11-08gmb-2025-484408Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025Financiële verordening gemeente Beesel 2024college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2025-07-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2025-11-08nieuwe regelingOnbekend.Deze regeling vervangt de de Budgethoudersregeling 2016, vastgesteld op 4 april 2016.Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beesel;gelet op het bepaalde in de Financiële verordening gemeente Beesel 2024;Gezien het voorstel van 1 juli 2025;b e s l u i t:
  • vast te stellen de Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025;
  • in te trekken: de Budgethoudersregeling 2016, vastgesteld op 4 april 2016.
    • Budget: Besteedbaar bedrag om door de raad vastgestelde doelen te realiserenBudgethouder: Is verantwoordelijk voor het bewaken van het toegewezen budget en zorgt voor afhandeling van facturen en nota’s. Houdt beleidsmatige ontwikkelingen in de gaten. Geeft de gevraagde gegevens voor de P&C documenten. Het GMT wijst de budgethouder aanBudgetverantwoording: Toelichten van aanvraag, besteding en afwijkingen van het budget Concessieopdracht: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meerdere dienstverleners en de overheid, bedoeld als in artikel 1.1 van de AanbestedingswetContractbeheerder: Budgethouder of regionale partij die de (raam)overeenkomsten afsluit namens de gemeente Beesel en is contactpersoon van de gemeente Beesel bij de aanbiederContractenbank: Overzicht lopende contracten waarbij contractbeheerder, datum van ingaan, de waardebepaling en datum van opzegging zijn opgenomen Diensten: Leveren van niet-fysieke producten die niet vallen onder werken, als bedoeld als in artikel 1.1 van de AanbestedingswetDocumentatie prestatielevering: De documentatie van de prestatielevering (het bewijs) dient van dusdanige kwaliteit te zijn dat de gemeente kan aantonen dat de vastgelegde of toegelichte transacties en gebeurtenissen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Daarnaast dient de documentatie te onderbouwen dat de transacties en gebeurtenissen bedrijfsmatig van aard zijn en betrekking hebben op de gemeenteFactuurafhandeling: Het controleren op de juistheid en verwerking van een factuurInkoopdossier: Digitaal dossier dat in het zaaksysteem DjumaInkoop (procedure): (Rechts)handelingen van de gemeente Beesel gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebbenKostprijsverhogende Btw: De btw die we niet via de btw-compensatiefonds of regulier via de Belastingdienst kunnen verrekenenLevering: Aankoop, lease of huur van fysieke producten, als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Ontoereikend budget: Overschrijding of ontbreken van budget waarvoor mogelijk toestemming moet worden gevraagd, of een verklaring moet worden gegevenPrestatielevering: Bewijs van leveren van levering, dienst en werkenRaamovereenkomst: Schriftelijke overeenkomst met één of meerdere aanbieders om gelijksoortige opdrachten te kunnen plaatsen. Er worden voorwaarden afgesproken zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd Sociaal en andere specifieke diensten (SAS): Diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch dienstenWaardebepaling opdracht: Het op objectieve wijze ramen naar waarde van uitnodiging tot inschrijving of aankondigen van een opdrachtWerken: Leveren van bouwkundige en civieltechnische werkzaamheden, als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 1.Bij het sluiten van overeenkomsten nemen we wettelijke- en gemeentelijke bepalingen in acht.Met name passen we de meest recente versie toe van: de Aanbestedingswet, de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken en het inkoopbeleid van de gemeente Beesel.2.Bij inkoop besteden we aandacht aan de doelstellingen zoals opgenomen in het inkoopbeleid van de gemeente Beesel3.De budgethouders vragen het college, en de raad waar het nodig is, altijd goedkeuring als we voorzien dat het sluiten van een overeenkomst kan leiden tot beleidsmatige consequenties en/of politiek gevoelig is.4.ln gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, houden we rekening met de lokale- en regionale economie en lokale- en regionale ondernemers.1.De budgethouder kan een (raam)overeenkomst afsluiten.2.De (raam)overeenkomst heeft bij voorkeur een looptijd van 4 jaar. Hierbij kan gemotiveerd worden afgeweken.De aanbestedende dienst raamt de waarde van de voorgenomen overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van artikel 2.13 uit de Aanbestedingswet. Bij het bepalen van de inkoopprocedure gaan we uit van onderstaande schema’s.ProportioneelAantal offertesWaarde leveringen en dienstenWaarde werkenOpmerkingEnkelvoudig 1 offerte tot € 40.000 tot €100.000 Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagdMeervoudig onderhands minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders€ 40.000 - € 150.000 Toestemming college nodig € 100.000 tot € 1.500.000 Toestemming college nodig Geldt niet voor woningaanpassing in het kader van de Wmo De teammanager kan gemotiveerd toestemming verlenen om minder aanbieders te raadplegen voor een offerte. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomenNationaal openbaar aanbestedenAanbesteden€ 150.000 tot Europees drempelbedrag Toestemming college nodig € 1.500.000 tot Europees drempelbedrag Toestemming college nodigEen meervoudig onderhandse procedure kan proportioneel zijn mits goed gemotiveerd en geaccordeerd door teammanager. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomenEuropees aanbestedenAanbestedenVanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel
    Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke dienstenProportioneelAantal offertesWaarde overheidsopdrachtOpmerkingEnkelvoudig 1 offerte tot € 100.000 Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagdMeervoudigminimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders€ 100.000 tot € 340.000 Toestemming college nodig Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan moet de opdracht aangekondigd wordenNationaal openbaar aanbestedenAanbesteden€ 340.000 tot aan Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Een meervoudig onderhandse procedure kan proportioneel zijn mits goed gemotiveerd en geaccordeerd door teammanager. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomenEuropees aanbestedenAanbestedenVanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel
    ConcessieovereenkomstProportioneelAantal offertesWaarde Diensten/WerkenOpmerkingEnkelvoudig 1 offerte tot € 100.000 Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd Meervoudigminimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders€ 100.000 tot Europees drempelbedrag Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan moet de opdracht aangekondigd wordenEuropees aanbesteden AanbestedenVanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel
    1.We vormen bij elke inkoop vanaf € 10.000 een inkoopdossier in Djuma.2.De budgethouder volgt de stappen/checklist in Djuma om het inkoopdossier te vormen3.Aanbestedingen of overeenkomsten die via de regio zijn afgesloten dienen eveneens in Djuma opgeslagen te worden.1.De budgethouder dient voordat er een overeenkomst/contract wordt afgesloten dit verplicht ter consultatie aan team AJZ voor te leggen. AJZ zal toetsen op de consequenties van het aangaan van de overeenkomst/contract en advies uitbrengen.2.Nadat de overeenkomst daadwerkelijk is aangegaan, dient met dit aan AJZ door te geven.3.Team AJZ neemt de overeenkomst op in de contractenkalender1.De budgethouder gaat alleen overeenkomsten aan als hij heeft geconstateerd dat het daarvoor bestemde budget toereikend is. 2.Voor afwijkingen (onder- en overschrijdingen) van budgetten hanteren we de volgende regels:De budgethouder heeft toestemming* van het college nodig:
  • als er nieuwe ontwikkelingen (beleid) zijn;
  • voor onder- en overschrijdingen van 10% van het budget met een minimum van € 10.000 op functioneel classificatie (FCL) niveau per kalenderjaar;
    • 3.Het college informeert de raad vooraf als het verwacht dat:
  • er een overschrijding plaats vindt van meer dan 10% van het geautoriseerde krediet, met een minimum van € 25.000 op FCL-niveau;
  • de baten 10% lager zijn dan begroot met een minimum van € 25.000 op FCL-niveau
    • *Deze toestemming geldt niet voor lasten die gedaan worden in het kader van de open einde regelingen sociaal domein (WMO, Jeugdzorg, leerlingenvervoer, uitkeringen e.d.). Het betreft lasten waar een wettelijke regeling aan ten grondslag ligt. Over deze lasten rapporteren we via de bestuursrapportages en de jaarrekening.    4.De budgethouder heeft toestemming van de gemeenteraad nodig voor de herziening van de exploitatieopzetten van het grondbedrijf. Deze exploitatieopzetten worden minimaal 1 keer per jaar herzien. Dit gebeurt gelijktijdig met het vaststellen van de jaarrekening. 5.De budgethouder houdt er rekening mee dat het college vooraf toestemming van de raad nodig heeft voor:
  • investeringen die naar het oordeel van het college politiekgevoelig zijn;
  • het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000;
  • investeringskredieten > € 50.000 (conform artikel 7, lid 5 onder b van de financiële verordening gemeente Beesel (2024)
    • 6.Alle overige budgetafwijkingen rapporteert de budgethouder via de bestuursrapportages    De budgethouder controleert via de module "factuurafhandeling" in K2F de factuur.
  • De factuur moet gericht zijn aan de gemeente Beesel met het volledige postadres of postbusnummer van de gemeente Beesel
  • Op de factuur moet de juiste naam, adresgegevens, rekeningnummer, Btw-nummer en het Kamer van Koophandel nummer van de leverancier staat
  • De hoeveelheden die op de factuur en de bestelopdracht staan moeten overeenkomen met de werkelijke ontvangen hoeveelheden
  • De prijzen, inclusief de in rekening gebrachte btw, die op de factuur staan moeten overeenkomen met de bestelopdracht
  • De prestatielevering moet worden toegevoegd
  • Als de factuur akkoord is, accordeert de budgethouder de factuur digitaal in K2F
  • De budgethouder onderbouwt of de prestatie is geleverd (zie punt 12 ‘Prestatieverklaring’).
  • In de module factuurafhandeling de begrotingspost (FCL, ECL en eventueel taaknummer) aan waarop de factuur verantwoord moet worden
  • De factuur moet binnen 5 werkdagen door de budgethouder afgehandeld zijn
  • Als de factuur nog niet betaald mag worden, dan geeft de budgethouder de factuur de status "Parkeren" en vermeld in het notitieveld de reden hiervan
    • 1.De budgethouder mag zonder toestemming van het college geen opdrachten verstrekken of overeenkomsten aangaan die inhoudelijk niet overeenstemmen met de omschrijving van de betreffende begrotingspost of het plan of bestek bij een werk / investeringskrediet2.De budgethouder mag schuiven met budgetten, mits de budgetten passende zijn bij de beoogde uitgavenBij de tussentijdse bestuursrapportages en de jaarrekening rapporteert de budgethouder bij afwijkingen groter dan € 50.000 op FCL-niveau per kalenderjaar.ln de financiële verordening hebben we nadere voorschriften over de tussentijdse rapportages, informatie en frequentie opgenomen.In onderstaande tabel wordt aangeven bij welke factuurwaarde de prestatielevering op welke manier onderbouwt moet worden.Indien een onderbouwing met documentatie nodig is dan kan dat door bijvoorbeeld: Vastlegging foto, aanwezigheid van een contract of getekende rapportenWaarde factuur (exclusief btw)OnderbouwingLocatie< € 2.500vinkje bij afhandeling factuurKey2F€ 2.500 - € 10.000Bij kladblok in de factuurafhandeling aangeven op welke manier de prestatielevering is gecontroleerdKey2F> € 10.000documenteren in DjumaDjuma
    Voor een aantal zaken geldt een uitzonderingen op de prestatielevering omdat ze zichtbaar zijn.De uitzonderingen zijn opgenomen in bijlage 1.    De budgethouder moet zich tevens houden aan de wettelijke voorschriften en alle overige verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen.1.Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.2.De Budgethoudersregeling 2016, vastgesteld op 4 april 2016, vervalt op de datum genoemd in lid 1.    Vastgesteld in het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 1 juli 2025F.J.M. Nillesen,secretarisM.F.W. Derks,burgemeester1Soort inkoopReden voor uitzonderingRegionale samenwerkingBetreft geen inkoopSubsidies, onderwijsvergoedingBetreft geen inkoopInkopen van zorg en ondersteuningsmiddelen in kader van jeugdwet en WmoPrestatielevering is al op een andere manier in de primaire processen geborgdBijdragen jubileumfonds, personeelsvereniging e.d.Betreft geen inkoopInterne doorbelastingBetreft geen inkoopBetalingen aan belastingdienst, ABP, UWV e.d.Betreft geen inkoopGas, water, elektriciteit, schoonmaak, vaste telefonie, antwoordservice KCC, parkeergarage, PMD zakken, printers, interieurbeplanting, post, software licentiesPrestatielevering direct merkbaarVerzekeringenPrestatie blijkt bij schadeOverheidsmonopolies (o.a. RDW, CBR)Betreft geen inkoopFinanciële transacties banken (leningen, rente e.d.), overdrachten notarissenBetreft geen inkoopLeges andere overhedenBetreft geen inkoopVergoedingen (steun)fractieledenBetreft geen inkoop