Organisatie | Fryslân |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Financiële verordening provincie Fryslân 2010 |
Citeertitel | Financiële verordening provincie Fryslân 2010 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | financieel beheer |
Historie van de regeling: Nieuwe regeling vastgesteld op 16 december 2009, inwerking getreden op 1 januari 2010, Provinciaal Blad 2009, nr. 4; 1e wijziging vastgesteld op 30 november 2011, inwerking getreden op 24 december 2011, Provinciaal Blad 2011, nr. 72; 2e wijziging vastgesteld op 21 januari 2015, inwerking getreden op 10 februari 2015, Provinciaal Blad 2015, nr. 689; 3e wijziging vastgesteld op 18 september 2013, inwerking getreden op 22 mei 2015, Provinciaal Blad 2015, nr. 2600; 4e wijziging vastgesteld op 25 november 2015, inwerking getreden op 8 december 2015, Provinciaal Blad 2015, nr. 7965.
Provinciewet, art. 216
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-12-2015 | Artt. 1 en 11 | 25-11-2015 | Statenvoorstel 1246914 | ||
22-05-2015 | 08-12-2015 | Artt. 5 en 7 | 18-09-2013 | Statenvoorstel 1060891 (06H) | |
10-02-2015 | 22-05-2015 | Art. 6 | 21-01-2015 | Statenvoorstel 1164866 (H09) | |
24-12-2011 | 10-02-2015 | Artt. 2, 3, 6 en 9. | 30-11-2011 Provinciaal blad, 2011, 72 | Statenvoorstel 974472 |
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat voldaan wordt aan de regels en vereisten van de Provinciewet, de Wet Fido, de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden, de Financiële Verhoudingswet, het Besluit Begroting en Verantwoording, het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten en de Kadernota Rechtmatigheid.
In deze verordening wordt (in alfabetische volgorde) verstaan onder:
Verplichting: (verplichte gelden) zijn juridisch afdwingbare verplichtingen jegens derden die in het financieel systeem zijn vastgelegd in een bepaald begrotingsjaar en waarvoor als onderlegger beschikbaar is een door of namens Gedeputeerde staten afgegeven beschikking, een door of namens GS ondertekend(e) (aanbestedings)document, opdracht, overeenkomst of andere schriftelijke verklaring waaruit blijkt dat de provincie verplichtingen is aangegaan met betrekking tot de levering van goederen, diensten of andere tegenprestaties;
De begrippen in deze verordening en de daaraan gerelateerde uitvoeringsnota’s en die zijn ontleend aan de Provinciewet en het BBV, hebben dezelfde betekenis als de begrippen in die wet of dat besluit, tenzij in deze verordening en de bijbehorende uitvoeringsnota’s een nadere of een andere uitwerking van deze begrippen is opgenomen.
3. Financiële organisatie, administratie en financieringsfunctie
Artikel 11 Financieringsfunctie
Gedeputeerde Staten nemen bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
tijdelijk overtollige geldmiddelen kunnen, onverminderd het bepaalde onder a. van dit lid, worden uitgezet bij andere openbare lichamen, tenzij sprake is van een financiële toezichtrelatie als bedoeld in artikel 2 derde lid, van de Wet Fido. Het uitzetten van tijdelijk overtollige geldmiddelen bij Gemeenschappelijke Regelingen is niet toegestaan. Bij besluit van Provinciale Staten kunnen nadere richtlijnen worden vastgesteld;
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingen Gedeputeerde Staten zoveel mogelijk zekerheden. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
De Financiële Verordening is een belangrijk instrument van Provinciale Staten. Met de verordening regelt Provinciale Staten op hoofdlijnen de kaders en spelregels voor het financiële proces. Met de Financiële Verordening creëren Provinciale Staten waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de provincie. Ook geeft de Verordening een nadere invulling aan de verantwoording van het college van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten. Onderstaand volgt artikelsgewijs een toelichting.
Artikel 1 Uitgangspunten Door de Financiële Verordening voldoet de Provincie aan de verantwoordingsverplichtingen die volgen uit de Provinciewet, de Wet Fido, de Financiële Verhoudingswet, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en de jaarlijks te verschijnen Kadernota Rechtmatigheid en de daaraan gerelateerde publicaties.
Om de Financiële Verordening zo beknopt mogelijk te houden, is er voor gekozen om alleen die bepalingen op te nemen die niet in de bovenstaande regelgeving is opgenomen of waarvan op grond van de regelgeving mag worden afgeweken.
Artikel 2 Definities Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Provinciewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. De overige begrippen uit de verordening worden in artikel 2 van de verordening gedefinieerd. Om duidelijkheid te scheppen over in de verordening voorkomende begrippen wordt hiervan een omschrijving gegeven in dit artikel.
2. Begroting en verantwoording
Artikel 3 Planning en controlcyclus Provinciale Staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de indeling van de begroting vast. Daarnaast wordt in dit artikel bepaald dat Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten een overzicht aanbieden met daarin de data waarop belangrijke financiële stukken uit de planning- en controlcyclus in Provinciale Staten worden geagendeerd. Indien nodig wordt dit overzicht wordt per kwartaal geactualiseerd.
De bestuurlijke stukken van de planning- en controlcyclus bestaan uit: Kadernota, Begroting, Bestuursrapportage en Jaarstukken.
Met Provinciale Staten is onder anderen de volgende actueel te houden nota afgesproken:
In deze nota wordt toegelicht wat het zogenaamde weerstandsvermogen is en wat het beleid van de provincie is met betrekking tot het weerstandsvermogen. Vervolgens is in deze nota aangegeven wat het beleid van de provincie is ten aanzien van de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit inclusief een methode van risicokwantificering. Deze nota heeft een relatie met de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening.
Artikel 4 Kadernota Artikel 4 legt vast dat Gedeputeerde Staten uiterlijk 6 weken voor de behandeling een Kadernota voor het volgende begrotingsjaar aan Provinciale Staten ter vaststelling aanbieden.
In de Kadernota worden de meerjarige consequenties aangegeven en wordt een afweging gemaakt tussen het te realiseren inhoudelijke beleid en de prognose van de financiële consequenties inclusief de afweging oud voor nieuw beleid. De Kadernota geeft inzicht in de beleidsplanning voor de komende jaren, zowel voor ontwikkelingen in bestaand en in uitvoering zijnde beleid als nieuw, nog op te starten beleid. Daarmee vormt de Kadernota de grondslag voor de Begroting. Met het aanbieden van de Kadernota wordt voorgesteld om deze vast te stellen. Het besluit om de Kadernota vast te stellen, betekent niet het beschikbaar stellen van budgetten. Dit gebeurt bij het vaststellen van de Begroting. Beleidsontwikkelingen na vaststelling van de Kadernota worden bij de Begroting meegenomen. Deze besluitvorming vloeit voort uit de door Provinciale Staten op 18 maart 2009 vastgestelde Notitie “Ontwikkeling van de bestuurlijke planning en control.
Artikel 5 Begroting In de Begroting is de besluitvorming over de beleids- en financiële kaders verwerkt, waarbij ook wordt aangegeven met welke uitgangspunten in de begroting is rekening gehouden (bv. prijsindexcijfer). Lid 3 en 4 stelt eisen aan de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de Begroting. De opzet van de Begroting wordt vanaf 2010 ingevuld aan de hand van de 3 W-vragen. Deze vragen zijn:
Per programma worden één of meerdere doelen (thema’s/ beleidsvelden) geformuleerd. Deze doelen zijn gebaseerd op de doelen in het Coalitieakkoord. Omdat de doelen in de onderliggende beleidsnota’s toegelicht worden, worden zij hier kort en bondig geformuleerd. De eerste W-vraag is breed en meerjarig. Bij dit onderdeel worden de nulmetingen en prestatie-indicatoren aangegeven.
In deze tweede W-vraag wordt aangegeven wat er in het huidige begrotingsjaar gedaan wordt. Hierbij wordt ingegaan op de uitvoering van het bestaande beleid en voorbereiding van het nieuwe beleid. Het bestaande beleid wordt kort aangestipt, waarbij de politieke belangrijke actualiteiten/relevante ontwikkelingen toegelicht worden. Daarnaast wordt het nieuwe beleid beschreven en geplaatst in de historische en toekomstige beleidsmatige en financiële context inclusief de afweging oud voor nieuw beleid. Onder nieuw beleid verstaan wij ook nieuwe budgetten ter continuering van het bestaande beleid.
Hier wordt het bedrag opgenomen dat nodig is om de voorgenomen beleidsuitvoering/-voorbereiding uit te voeren. Daarbij wordt inzicht gegeven in de structurele en tijdelijke budgetten. ‘Nieuwe’ beleidsvoorstellen worden als zodanig getoond. Bij de derde W-vraag worden de verschillen in de bedragen uit de vorige en voorliggende Begroting toegelicht, zoals dat ook in de Jaarstukken gebeurt.
In lid 5 wordt bepaald dat naast de verplicht voorgeschreven paragrafen uit het BBV bij de vaststelling van Begroting vier paragrafen worden toegevoegd: paragraaf inhuur derden, paragraaf handhaving en paragraaf reserve Falcon.
Onderstaand in het kort het doel van de vier extra toegevoegde paragrafen:
De paragraaf inhuur van derden bevat het beleidskader met betrekking tot de inhuur van externen, de budgetten die daarvoor zijn opgenomen in de Begroting, de reden van inhuur en de termijn waarvoor de inhuur geldt. Om verschillende redenen wordt personeel ingehuurd: • Inhuur van extra capaciteit: inhuur ten behoeve van extra- of piekwerkzaamheden; • Inhuur van kennis: inhuur van kennis als de benodigde kennis niet in de organisatie aanwezig is; • Inhuur van vervangingscapaciteit: inhuur bij ziekte, zwangerschap, vacatures of andere afwezigheid.
Via de Bestuursrapportages en het Jaarverslag worden de bestedingen voor dit onderdeel aan Provinciale Staten gerapporteerd.
Bedrijven (inrichtingen), initiatiefnemers van niet-inrichting gebonden activiteiten en burgers voeren hun werkzaamheden en activiteiten zodanig uit, dat de milieudruk, hinder en veilig-heid aan de daarvoor gestelde normen voldoen. In het kader van het handhavingproces worden jaarlijks in de Programmabegroting de beleidsmatige kaders voor het komende begrotingsjaar (de speerpunten en prioriteiten) opgenomen in een aparte paragraaf. Hierover wordt in het provinciale Jaarverslag gerapporteerd. Het uitvoerend deel, het ‘Handhavinguitvoeringprogramma’, wordt door het college van Gedeputeerde Staten vastgesteld en aan Provinciale Staten ter kennisneming gezonden. Het handhavingproces geldt voor alle beleidsterreinen met betrekking tot de fysieke leefomgeving, waarop de provincie (direct of indirect) handhaaft.
Deze reserve Falcon is ingesteld om Provinciale Staten meer inzicht te geven in het verloop van deze reserve. Provinciale Staten besluiten over de inzet van het NUON-vermogen en de vruchten daarvan.
Artikel 6 Uitvoering begrotingMet het vaststellen van de begroting door Provinciale Staten worden Gedeputeerde Staten geautoriseerd tot het doen van uitgaven en tot het aangaan van verplichtingen. De regelgeving, afspraken en bevoegdheden van Gedeputeerde Staten bij het uitvoeren van de begroting is opgenomen in de door Provinciale Staten vastgestelde Nota Uitvoering Begroting.
Artikel 7 Bestuursrapportage (Berap)De Bestuursrapportages geven de stand van zaken van de uitvoering van de Begroting.
De eerste bestuursrapportage richt zich op een meer inhoudelijke rapportage. Zowel in beleidsmatig als in financieel opzicht wordt ingegaan op de ontwikkelingen die zich sinds het op- en vaststellen van de Begroting hebben voor gedaan. Provinciale Staten krijgen hiermee een actueel en meer gedetailleerd inzicht in de realisatie van de Begroting. Het zwaartepunt ligt op de verwachte beleidsrealisatie aan het einde van het jaar. Er wordt alleen op afwijkingen ten opzichte van de begroting gerapporteerd. Tevens worden relevante ontwikkelingen vermeld. Actualiseren van de Begroting gebeurt integraal aan het begin van het begrotingsjaar, tijdens de eerste bestuursrapportage.
De tweede bestuursrapportage anticipeert op de Jaarstukken. Aan de hand van deze Bestuursrapportage is het mogelijk om te reageren op ontwikkelingen die zich in de tweede helft van het jaar voordoen en een prognose van het resultaat einde jaar.
Artikel 8 Jaarstukken In de jaarlijkse planning& controlcyclus vormen de Jaarstukken het sluitstuk. Door middel van de Jaarstukken wordt door Gedeputeerde Staten verantwoording afgelegd op basis van de drie W-vragen die in de Begroting vastgesteld zijn. Op zowel beleidsmatig als op financieel gebied worden eventuele afwijkingen toegelicht. De Jaarstukken worden gebruikt voor een integrale verantwoording van het beleid, zodat afzonderlijke jaarlijkse rapportages overbodig worden.
3. Financiële organisatie en administratie
Artikel 9 Financiële organisatie In lid 1 worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan Gedeputeerde Staten bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moeten geven. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor en leggen (in een besluit) vast: a. een indeling van de provinciale organisatie en een toewijzing van de provinciale taken aan de organisatieonderdelen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de onderdelen van de provinciale organisatie; e. de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen. De uitgangspunten vormen kaders voor Gedeputeerde Staten waaraan men zich moet houden. In de onderdelen a. en b. worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de provincie en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c. t/m f. worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.
De regels voor waardering en afschrijving van activa zijn onder anderen opgenomen in de nota Afschrijvingsbeleid, notitie Investeringskrediet grondaankoop pMJP.
De grondslagen voor de berekening van door het provinciebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten (leges) als bedoeld in artikel 225 Provinciewet zijn neergelegd in de nota Actualisatie legesverordening en tarieventabel.
Artikel 10 Administratie In artikel 9 worden de kaders gegeven voor de inrichting van de administraties van de provincie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van provincies en gemeenten. In het BBV zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten, maar ook aan het ministerie van BZK in hun rol als toezichthouder, het Rijk, en de Europese Unie.
Artikel 11 Financieringsfunctie In artikel 10 en in het Beleggingsstatuut Fonds Nazorg Stortplaatsen Fryslân zijn de regels vastgelegd waar Gedeputeerde Staten zich aan moet houden bij het uitoefenen van de financieringsfunctie. De regels voor de ambtelijke organisatie ter uitvoering van de financieringsfunctie zijn vastgelegd in een besluit uitvoeringsregeling treasury welke door Gedeputeerde staten wordt vastgesteld.
Er is een Treasury-commissie geformeerd om de aansturing en naleving van het mandaat voor het vermogensbeheer te borgen. Op dit moment wordt de Treasury-commissie gevormd door het voltallige College. Op korte termijn wordt de samenstelling van de Treasury-commissie aangepast.
De vermogensbeheerders consulteren de Treasury-commissie over het te voeren beleid en de uitvoering hiervan. De Treasury-commissie zal gevraagd en ongevraagd adviezen geven. De verslagen van de Treasury-commissie zullen ter kennisneming verstuurd worden aan het College en ter kennisneming aan het Breed Audit Overleg.
Artikel 12 Inwerkingtreding Deze verordening treedt vanaf 1 januari 2010 als Financiële verordening Provincie Fryslân 2010 in werking en komt daarmee in de plaats van de Financiële verordening Provincie Fryslân 2007. De oude verordening blijft nog van kracht op de Jaarstukken 2009. De nieuwe verordening is van kracht op alle stukken van het begrotingsjaar 2010 en volgende jaren.
Artikel 13 Citeertitel Artikel 13 geeft de naam aan (Financiële verordening Provincie Fryslân 2010), waarmee in provinciale stukken naar deze verordening moet worden verwezen.