Organisatie | Fryslân |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Archiefreglement provincie Fryslân 2005 |
Citeertitel | Archiefreglement provincie Fryslân 2005 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archivering, archief |
Het Archiefreglement provincie Fryslân 2005 is op 21 juni 2005 door gedeputeerde staten en commissaris van de koningin vastgesteld. De intrekking is vastgesteld op 4 februari 2014, inwerking getreden op 5 maart 2015, Provinciaal Blad 2015 nr. 1129.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-03-2015 | 05-03-2015 | Intrekking | 04-02-2014 Provinciaal Blad, 2015, 1129 | GS-voorstel 1108899 (B7) | |
27-04-2013 | 05-03-2015 | Aanhef, art. 1, 2 en 4 | 24-04-2013 Provinciaal Blad, 2013, 28 | Statenvoorstel 14B | |
28-03-2009 | 17-04-2013 | Nieuwe regeling | 28-09-2005 Provinciaal Blad, 2009, 30 | Statenvoorstel 595175 en GS- en CdK-voorstel 594863 |
Archiefreglement provincie Fryslân 2005
De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân,
provinciale staten van Fryslân
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Friesland 1996, d.d. 26 juni 1996, nr. MO/96-60774,
gedeputeerde staten van Fryslân,
besluiten vast te stellen het volgende:
reglement voor het beheer van de documenten van de provinciale organen van Fryslân (als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de wet), en van de commissaris van de Koning in Fryslân (als dit documenten betreft waarvoor de CvdK volgens artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt),
voor zover deze archiefbescheiden nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief.
Hoofdstuk II Opdracht van beheer
De griffier is belast met het beheer van de informatievoorziening voor provinciale staten, voor de door hen ingestelde organen, commissies en daarmee gelijk te stellen overleg-, project-, en adviesstructuren, en met het beheer van de documenten voor zover deze documenten nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief.
De uitvoering van het beheer van de documenten van door provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning, de directie of anders ingestelde organen, commissies en daarmee gelijk te stellen overleg-, project-, en adviesstructuren, is opgedragen aan de secretaris van het betreffende orgaan of de betreffende commissie.
De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat de vervaardiging, verzending en verpakking van documenten op zodanige wijze en met gebruikmaking van zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet en artikel 5 van de verordening gestelde eisen.
Hoofdstuk III Archiefvorming en - ordening
De e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien de e-mail voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek belast met de uitvoering van het beheer.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat de documenten die onder zijn beheer staan, in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
De griffier en de secretaris zien erop toe, dat door de afdeling Archief en Bibliotheek van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
De organisatieonderdelen die de te inventariseren documenten en informatiebestanden in beheer hebben of hebben gehad en de provinciale organen en onderdelen waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, zijn de afdeling Archief en Bibliotheek behulpzaam bij de in het eerste lid bedoelde inventarisatie. De afdeling Informatie en Automatisering is de afdeling Archief en Bibliotheek behulpzaam voor zover het de inventarisatie van digitale documenten en informatiebestanden betreft, indien er geen verantwoordelijk onderdeel meer is.
Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b,en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van de regeling in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 5, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.
De provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen van de provinciale dienst als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Ten minste eenmaal per jaar wordt door de afdeling Archief en Bibliotheek een inventarisatie verricht binnen de provinciale dienst betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
Beveiliging en raadpleging van documenten
De griffier en de secretaris dragen zorg voor de noodzakelijke informatiebeveiliging. Deze beveiliging omvat ten minste het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten en informatiebestanden die daarvoor gezien aard of status niet in aanmerking komen. Degenen die documenten daadwerkelijk onder zich hebben zijn daarvoor verantwoordelijk.
Onverminderd het bepaalde in het tweede lid, is het raadplegen en uitlenen van documenten slechts toegestaan aan functionarissen van de griffie dan wel de provinciale dienst, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid of als dat in het kader van aan hen opgedragen werkzaamheden is vereist.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij dit gebeurt op grond van wettelijke regels.
Selecteren en vernietigen van documenten
De griffier en de secretaris dragen er zorg voor dat de documenten die krachtens de in artikel 5 lid 1 van de wet bedoelde lijst daarvoor in aanmerking komen zo spoedig mogelijk worden vernietigd. De vernietiging vindt plaats uiterlijk één jaar nadat de termijn die voor deze documenten geldt, is verstreken.