Organisatie | Limburg |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Beleidsregels archiefbewaarplaatsen en archiefruimten provincie Limburg |
Citeertitel | Beleidsregels archiefbewaarplaatsen en archiefruimten provincie Limburg |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archieven |
Een datum bij benadering is gevuld bij datum ondertekening regeling
Archiefwet 1995
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-01-1999 | Onbekend | 01-10-1999 Provinciaal Blad van Limburg, 1999, 40 | Onbekend |
De scheidingsconstructie, vloeren, wanden en plafonds tussen de archiefruimte en de omringende ruimten is van steenachtig materiaal en bezit een brandwerendheid van 60 minuten volgens NEN 6069; dit geldt ook voor deuren, kozijnen, brandkleppen, doorvoeringen van kabels, leidingen en andere perforaties; met betrekking tot brandkleppen is NEN 6077 van toepassing. Rooster- en andere tussenvloeren zijn niet toegestaan. Indien de vuurbelasting van een aangrenzende ruimte groter is dan die van een gemiddelde kantoorruimte wordt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag dienovereenkomstig verhoogd.
Alleen kabels, leidingen en kanalen ten behoeve van voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals een verwarmingsbuis, zijn in de archiefruimte aanwezig. Archiefstellingen staan niet onder watervoerende leidingen. Kabels en leidingen worden zoveel mogelijk als opbouw uitgevoerd; voeding naar apparatuur vindt plaats van bovenaf door de wand.
De toegangsdeuren zijn voorzien van deugdelijk hang- en sluitwerk. Zij zijn zelfsluitend uitgevoerd. Bij gesloten deur is door verklikkerlampjes aan de buitenzijde zichtbaar of de elektriciteit is ingeschakeld. Deurcontacten ten behoeve van de stroomvoorziening (c.q. verlichting) zijn niet toegestaan.
HOOFDSTUK III Archiefbewaarplaatsen
De vloeren, wanden en plafonds worden uitgevoerd in gewapend beton in kwaliteiten als omschreven in NEN 6720 of gelijkwaardig materiaal als volgt.
Het beton van de wanden van de archiefbewaarplaats die tevens buitenmuren zijn is tenminste 300 mm dik in betonkwaliteit B45 of hoger, indien zij aan een open terrein liggen; de wanden van de archiefbewaarplaats worden tevens als buitenmuur beschouwd, als er slechts een glas- of andere lichte constructie voor staat.
De in 2 en 4 bedoelde wanden, vloeren en plafonds worden berekend op een bijzondere belasting van tenminste 10 kN/m2 of indien deze hoger is, de statisch equivalente belasting ten gevolge van een explosie op een afstand van 1,5 m met explosieven overeenkomend met de kracht van een 155 mm granaat. De in rekening te brengen statisch equivalente belasting is: qu = (72:l) kN/m2 waarbij l de overspanning is, en uitgaande van een overspanning groter dan 5 en kleiner dan 10 m. Bij vierzijdig opgelegde vloeren, al of niet ingeklemd, is l de kleinste overspanning. De belasting wordt aanwezig geacht over een oppervlakte van lxl.
Het vijfde lid is niet van toepassing op: het plafond indien het tevens een vrijliggend dak is zonder obstakels met een hoogte van 1,5 meter of meer; de buitenmuur, voor zover deze tenminste 3 meter boven het straatniveau is gelegen en tevens deel uitmaakt van een gesloten gevelwand in een aan weerszijden bebouwde straat; daaraan parallel lopende binnenwanden en overige binnenwanden die niet gekeerd zijn in de richting van een open terrein.
In wanden op welke de in lid 5 bedoelde sterkte-eis van toepassing is zijn de deuren tenminste 90 mm dik en van dubbel plaatstaal met een dikte van tenminste 1,5 mm en met een verstevigingsconstructie of vulling tussen de twee lagen; de kozijnen zijn vervaardigd van plaatstaal met een dikte van tenminste 2 mm; in wanden waarop deze sterkte-eis niet van toepassing is zijn zij van staal, met een weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag als omschreven in artikel 9.
De vloer wordt berekend op een nuttige belasting groot 10 kN/m2 bij een gebruik van vaste of verrolbare stellingen met 7 legborden op onderlinge afstanden van 35 cm. Het plafond wordt berekend voor de daarop rustende nuttige belasting, vermeerderd met de bijzondere belasting als omschreven in het vijfde lid, indien dat lid van toepassing is.
De vloeren, wanden en plafonds en alle daarin aangebrachte voorzieningen worden waterdicht uitgevoerd en zijn bestand tegen de druk bij de maximaal optredende waterstand, ook bij calamiteiten.
Tussen de archiefbewaarplaats en de aangrenzende ruimten bedraagt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag bepaald volgens NEN 6069 tenminste 120 minuten; dit geldt ook voor de vloer, wanden, plafonds, en alle daarin aangebrachte voorzieningen als: deuren, kozijnen, doorvoeringen van kabels, leidingen, kanalen voor ventilatie en luchtbehandeling en andere perforaties; met betrekking tot brandkleppen is NEN 6077 van toepassing. Indien de vuurbelasting van de aangrenzende ruimte groter is dan 120 minuten wordt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag dienovereenkomstig aangepast.
Indien de oppervlakte van een op één verdieping gelegen deel van een archiefbewaarplaats groter is dan 300 m2 bij een hoogte van 3 m, dan wordt deze in compartimenten verdeeld. Het aantal compartimenten is gelijk aan het quotiënt van de totale oppervlakte van de archiefbewaarplaats in vierkante meters gedeeld door 200 m2, waarbij de rest moet worden verdeeld over de compartimenten zodanig dat geen enkel compartiment groter is dan 300 m2. Indien de ruimte hoger is dan 3 meter, dan dienen deze oppervlakten zodanig te worden aangepast, dat de inhoud per compartiment niet meer is dan 600 m3.
Er worden geen bouw- en afwerkmaterialen toegepast uit welke schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat dat zij in de toekomst schade kunnen gaan veroorzaken.
Door de archiefbewaarplaats worden geen kabels, leidingen en kanalen gevoerd die dienst doen als voedings- of afvoerleiding voor andere ruimten dan de archiefbewaarplaats, of voor een op een andere verdieping gelegen compartiment van de archiefbewaarplaats, ongeacht de aard van die kabels, leidingen en kanalen.
Alle kabels en leidingen worden uitgevoerd als opbouw; voeding naar apparatuur vindt plaats van bovenaf door de wand.
Binnen de archiefbewaarplaats mag op geen onderdeel van het gebouw en de meubilering condensvorming kunnen optreden. Hierbij moet rekening worden gehouden met de normaal te verwachten externe klimaatomstandigheden en met de klimaateisen genoemd in artikel 32.
De deuren in de wand van de archiefbewaarplaats zijn van plaatstaal, naar buiten draaiend en zelfsluitend uitgevoerd; deuren bedoeld in artikel 7, zevende lid, mogen worden voorzien van een extra, zelfsluitende loopdeur. Bij toepassing van een loopdeur behoeven de plaatstalen deuren niet zelfsluitend te zijn. Deuren van compartimenten behoeven niet zelfsluitend te zijn. De deur of deuren zijn van binnenuit te openen.
De archiefbewaarplaats welke gelegen is in een gebied met een overstromingsrisico als gevolg van het risico van doorbraak van de dijk van de polder waarin deze is gelegen dan wel te hoge waterstand in waterlopen grenzend aan het gebied waarin de archiefbewaarplaats is gelegen, wordt waterdicht uitgevoerd met inbegrip van deuren, doorvoeringen van kabels, leidingen en ventilatie- en luchtbehandelingskanalen; dit geldt ook voor de archiefbewaarplaats welke meer dan drie meter beneden het maaiveld is gelegen.
De boven het maaiveld en niet meer dan drie meter beneden het maaiveld gelegen archiefbewaarplaats, is 10 cm gelegen boven het niveau waarop zich wateroverlast kan voordoen bij een calamiteit als omschreven in artikel 19 dan wel is voorzien van een waterkering tot 10 cm boven dat niveau; een berekening van de maximale waterhoogte wordt overgelegd bij de plannen als bedoeld in de artikelen 33 en 38, tweede lid, van de wet.
Het laagste toelooppunt van water bij calamiteiten als bedoeld in het eerste lid en als gevolg van overvloedige neerslag, lekkage van leidingen in het gebouw en brandblussing, is gelegen minimaal 10 cm boven het niveau ter plaatse van waaraf een vrije afloop naar het maaiveld dan wel de riolering is verzekerd.
Een archiefbewaarplaats waarin regelmatig archiefbescheiden van buiten het gebouw worden opgenomen, beschikt over een ontvangst- en quarantaineruimte die voldoet aan de volgende eisen.
In de directe nabijheid van de uitgang(en) van de archiefbewaarplaats en op de plaats het verst verwijderd van de uitgang worden op een goed zichtbare plaats in de ruimte een of meer koolzuursneeuwblussers geplaatst die voldoen aan het Besluit draagbare blustoestellen, elk met een nuttige inhoud van tenminste 6 kg.
Indien een archiefbewaarplaats of een compartiment daarvan groter is dan omschreven in artikel 9, tweede of derde lid, wordt deze in overleg met de brandweer voorzien van een sprinklerinstallatie, uitgevoerd als gecommandeerd systeem; het brandmeldsysteem mag daarbij worden uitgevoerd volgens het systeem van twee-groepsafhankelijkheid, twee-melderafhankelijkheid of dubbeltoetsmethode; de uitvoering met water in de leidingen verdient de voorkeur.
In afwijking van het bepaalde in het derde lid is toegestaan: hetzij een gasblusinstallatie gericht op zuurstofverdrijving, mits het gasmengsel veilig voor personen en chemisch indifferent is ten opzichte van archiefbescheiden, er geen gassen bij de vuurhaard worden gevormd die kunnen reageren met archiefbescheiden en de installatie zodanig is uitgevoerd, dat deze geen fysische schade toebrengt aan de archiefbescheiden; hetzij een watermistsysteem, mits dit zodanig is uitgevoerd dat het geen andere fysische schade dan die tengevolge van een tijdelijke zeer hoge luchtvochtigheidsgraad toebrengt aan de archiefbescheiden.
De archiefbewaarplaats in een archiefgebouw wordt voorzien van een automatische brandmeldinstallatie, welke voldoet aan NEN 2535; het systeem wordt tenminste voorzien van rookdetectoren. De archiefbewaarplaats in een ander gebouw wordt van een dergelijke installatie voorzien, indien deze op grond van NEN-EN 1364 en 1365 noodzakelijk is; het systeem wordt tenminste voorzien van rookdetectoren.
Aanduidingen met een rookverbod en een verbod om brandbare zaken binnen 50 cm van de uitmondingen van de klimaatbehandelingsinstallatie en van de deursponningen te plaatsen, zowel aan de binnen- als aan de buitenzijde van de deur, worden op relevante en duidelijk zichtbare plaatsen aangebracht.
De toegang tot de archiefbewaarplaats is zodanig gesitueerd, dat bezoekers en niet met de verzorging van archieven belaste personeelsleden er niet ongecontroleerd kunnen binnen gaan.
De bijdrage tot brandvoortplanting van kasten en stellingen in de archiefbewaarplaats voldoet aan het gestelde voor klasse 4 volgens NEN 6065; de maatgevende rookdichtheid, bepaald volgens NEN 6066, bedraagt ten hoogste 10 m-1. Geldige TNO-rapporten worden overgelegd.
Er wordt geen meubilering toegepast, waaruit schadelijke gassen vrij kunnen komen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kan veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat, dat zij in de toekomst schade aan de archiefbescheiden zal veroorzaken.
De stellingen in de archiefbewaarplaats worden zo geplaatst, dat looppaden van ten minste 70 cm breed overblijven. Op plaatsen waar geen looppaden noodzakelijk zijn, mag de afstand tot de wanden tot 20 cm worden teruggebracht. De afstand tussen verrolbare archiefstellingen in gesloten toestand is tenminste 5 cm. De afstand tussen de inhoud van de bovenste plank en het plafond is ten minste 30 cm.
Er zijn voldoende kasten aanwezig om charters, kaarten, tekeningen en andere materialen van groot formaat of kwetsbare samenstelling vlak op te bergen. De kasten voor hangende berging van grote formaten worden zo ingericht, dat de archiefbescheiden niet door hun eigen gewicht kunnen scheuren of anderszins schade ondervinden. Er zijn kasten en stellingen aanwezig om grote banden liggend te bewaren.
In een archiefbewaarplaats worden geen materialen of apparaten geplaatst, die het klimaat nadelig kunnen beïnvloeden, verontreiniging verspreiden onderscheidenlijk brandgevaar veroorzaken, dan wel insecten of micro-organismen kunnen aantrekken.
De installatie wordt zodanig ingericht dat deze voor de archiefbewaarplaats afzonderlijk en per compartiment afzonderlijk kan worden in- en nageregeld.
Wanneer een archiefbewaarplaats of een compartiment een temperatuur heeft lager dan 15ºC, wordt voor het gebruik van de archiefbescheiden voorzien in een mogelijkheid tot acclimatisering, waarbij de temperatuur niet meer dan 1ºC per uur oploopt bij een gelijkblijvende relatieve luchtvochtigheid.
In afwijking van de waarden in artikel 32, sub a, is een constante, seizoensonafhankelijke relatieve luchtvochtigheid toegestaan van iedere vast in te stellen waarde tussen 43% en 52% ±3% voor papier en boekbanden, waarin geen leer, perkament of hout is toegepast.
In afwijking van artikel 32, sub a, b en h, is een temperatuur van 18ºC ±2ºC en een variatie in de relatieve luchtvochtigheid van ±5% ten opzichte van de aangegeven waarde toegestaan, indien de chemische kwaliteit van de lucht een maximale corrosieve waarde heeft van 40 Ångström per 30 dagen.
Toetredende lucht wordt gezuiverd van SO2, NOx, NH3 en O3 op plaatsen met een hoge intensiteit van het wegverkeer en in die gebieden waar gedurende een van de laatste drie jaren een gemiddelde concentratie is gemeten van meer dan 15 µg/m3 SO2 onderscheidenlijk 25 ppb (gerekend als 1:10-9) aan Nox. Het is toegestaan de toetreding van verse lucht tijdens de spitsuren af te sluiten, mits een ventilatievoud van 2 per etmaal wordt bereikt. De toevoeropeningen worden op de meest gunstige wijze geplaatst, maar tenminste 5 m boven het maaiveld.
In afwijking van artikel 32, onder g, is iedere afwijking toegestaan, indien de elektromagnetische gegevens worden gekopieerd op een nieuwe drager in een frequentie, gerelateerd aan de afwijking van de onder g voorgeschreven temperatuur en relatieve luchtvochtigheid en een kopie van de gegevens elders wordt bewaard onder overeenkomstige voorwaarden.
Het ventilatievoud bedraagt 0,1 tot 0,2 maal per uur. Een hoger ventilatievoud is toegestaan indien de chemische kwaliteit van de lucht voldoet aan de eis gesteld in artikel 36. Het inwendige circulatievoud bedraagt minimaal 2 maal de lege ruimte per uur bij een luchtsnelheid tussen 0,01 m en 2,5 m/seconde in de gehele ruimte. Indien verrolbare archiefstellingen worden gebruikt, bedraagt het circulatievoud ten minste 2,5 maal de lege ruimte per uur.
De tot de archiefbewaarplaats toetredende verse en gerecirculeerde lucht wordt gefilterd tot verwijdering van 60-80% van stofdeeltjes met een diameter van 0,5 µ of meer, gemeten ten opzichte van de buitenlucht. De maximale hoeveelheid stof is 75 µg/m3. De installatie is zodanig ingericht dat de eventuele compartimenten van de archiefbewaarplaats elkaar niet kunnen besmetten met schimmels en andere micro-organismen.
In de archiefbewaarplaats zijn een thermometer en een elektronische hygrometer dan wel een thermohygrograaf aanwezig.