CVDR744469_1Besluit van de regeringscommissaris van 3 oktober 2022 no. 599/22 in plaats van het bestuurscollege tot vaststelling het Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatiusnlregelingalgemeen verbindend voorschrift (verordening)Sint Eustatius2022-10-04A.B. 2022, no. 19Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint EustatiusOnbekendBestuurscollegebestuur en recht2022-10-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2022-10-04nieuwe regelingOnbekend.Deze regeling vervangt het op 20 september 2016 vastgestelde Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het be-stuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius en alle vorige orderegels van het bestuurscollege.Besluit van de regeringscommissaris van 3 oktober 2022 no. 599/22 in plaats van het bestuurscollege tot vaststelling het Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint EustatiusDe regeringscommissaris voor Sint Eustatius, krachtens de Wet herstelvoorziening Sint Eustatius handelende in plaats van het bestuurscollege Overwegende dat het van belang is om in het kader van het updaten van de geldende eilandelijke regelingen, ook het Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius te updaten;gehoord het advies van Juridische Zaken;gelet op de artikel 62 van de Wet herstel voorzieningen BES;Besluit:vast te stellen Reglement van orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius1Algemene bepalingen1Begripsomschrijvingenbestuurscollege: bestuurscollege als bedoeld in hoofdstuk III, afdeling III van de WolBES;bestuurskantoor: het gebouw waar de werkzaamheden van de ambtenaren, de gezaghebber en de eilandgedeputeerden van het openbaar lichaam in hoofdzaak plaatsvinden;eilandsecretaris: de eilandsecretaris, bedoeld in hoofdstuk III, afdeling IX, paragraaf 2 van de WolBES;eilandsraad: de eilandsraad als bedoeld in hoofdstuk III, afdeling II van de WolBES;extra vergadering: vergadering van het bestuurscollege en eilandsecretaris, anders dan de wekelijks vergadering van het bestuurscollege;gedeputeerde: eilandgedeputeerde als bedoeld in artikel 37 van de WolBES;gezaghebber: gezaghebber als bedoeld in hoofdstuk III, afdeling IV van de WolBES;hamerstukken: een opsomming van bestuurscollegevoorstellen, waarover het bestuurscollege oordeelt dat zij niet afzonderlijk in de vergadering behoeven te worden behandeld; leden van het bestuurscollege: de voorzitter van het bestuurscollege en de eilandgedeputeerden;openbaar lichaam: openbaar lichaam Sint Eustatius als bedoeld in artikelen 3 van de WolBES;Reces: het tijdelijk uiteengaan in de vakantieperiode;reglement: reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius;Spoedcirculatiebesluit: een besluit dat buiten de vergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van 2 werkdagen door geen van de leden van het bestuurscollege is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn tenminste twee leden van het bestuurscollege hebben aangegeven akkoord te gaan.voorzitter: de voorzitter van het bestuurscollege als bedoeld in artikel 36, tweede lid, van de WolBES of diens vervanger;wekelijkse vergadering: vergadering van het bestuurscollege en eilandsecretaris die iedere week op een vaste dag en vast tijdstip gehouden wordtWolBES: Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba2Verdeling werkzaamheden en vervanging2Verdeling werkzaamhedenHet bestuurscollege regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Deze verdeling wordt zo spoedig mogelijk kenbaar gemaakt aan de eilandsraad.3Onderlinge vervanging1.Het bestuurscollege regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een gedeputeerde. 2.Een lid van het bestuurscollege dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de eilandsecretaris.3Vergadering4Dag en plaats van de vergaderingen1.Het bestuurscollege vergadert in beginsel op dinsdag om 09:00uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een gedeputeerde het nodig acht.2.Indien een gedeputeerde een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter van het bestuurscollege deze vergadering bijeen te roepen. De eilandsecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep van de extra collegevergadering. 3.De leden van het bestuurscollege ontvangen - onder vermelding van de onderwerpen — voor zover dat mogelijk is, uiterlijk 24 uur van tevoren een uitnodiging op de gebruikelijke wijze.4.De vergaderingen worden in beginsel in het bestuurskantoor gehouden. Indien de vergadering niet in het bestuurskantoor kan plaats vinden, kan het bestuurscollege digitaal vergaderen. De leden worden hiervan uiterlijk 24 uur van te voren per e-mail op de hoogte gesteld. 5Soorten vergaderingen1.De vergaderingen van het bestuurscollege zijn in de regel besloten.2.Het bestuurscollege kan besluiten een openbare bestuurscollege vergadering te houden. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering. 3.Tegelijk met het bekend maken van de openbare vergadering, als bedoeld in artikel 63, tweede lid van de WolBES, wordt tevens bekend gemaakt waar de voor deze vergadering relevante stukken ter inzage liggen.4.Aansluitend aan de besloten vergadering, kan een geheime vergadering worden gehouden. Over de stukken die daarin worden behandeld, alsmede over het verhandelde in die vergadering wordt op grond van een duidelijk aan te geven belang, genoemd in artikel 11 van de Wet openbaarheid van bestuur BES, geheimhouding opgelegd. Op de stukken wordt aangegeven tot welk tijdstip de geheimhouding geldt. 6Verhindering1.Wanneer een lid van het bestuurscollege verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de eilandsecretaris.2.Wanneer de eilandsecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter van het bestuurscollege, alsmede aan degene die de eilandsecretaris vervangt. 7Agenda1.Voor elke vergadering wordt in beginsel, op de donderdag voorafgaande aan de wekelijkse vergadering, door de eilandsecretaris aan de leden van het bestuurscollege een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken worden aan de leden van het bestuurscollege ter inzage verstuurd. Uiterlijk de maandag voorafgaand aan de wekelijkse vergadering dienen alle stukken weer bij de eilandsecretaris liggen.2.Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering, door één van de leden van het college, worden aangemeld bij de eilandsecretaris.3.Geen stuk of voorstel wordt in de vergadering in behandeling genomen, wanneer het lid van het bestuurscollege, die het stuk of voorstel in het bijzonder aangaat, niet ter vergadering aanwezig is, tenzij dit lid of het bestuurscollege van oordeel is dat de behandeling geen uitstel gedoogt.4.Onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld, worden niet in behandeling genomen, tenzij de voorzitter, en de gedeputeerde onder wiens werkzaamheid, conform de verdeling gedaan op basis van artikel 2, dit onderwerp valt van mening zijn dat er aanleiding is dit wel te doen. 5.De agenda kan digitaal worden verzonden. 6.Vergaderstukken voor de wekelijkse vergadering worden twee weken en op zijn laatst een week voorafgaande aan de vergadering door de leden, de voorzitter en de eilandsecretaris voor plaatsing op de agenda aan het eilandsecretariaat gegeven.7.De eilandsecretaris controleert de vergaderstukken op volledigheid en voor zover dat mogelijk is op inhoud. Als er onderdelen ontbreken en/of er correcties uitgevoerd moeten worden, wordt de inzender door of namens de eilandsecretaris hierover geïnformeerd. Incomplete en ongecorrigeerde vergaderstukken worden pas op de agenda geplaatst na aanvulling met de ontbrekende stukken en/of de correcties zijn uitgevoerd. 8.Een voorstel wordt behoudens het bepaalde in het volgende lid en in artikel 12, als bespreekpunt op de agenda van een vergadering geplaatst indien één of meer leden van het bestuurscollege en/of de eilandsecretaris bij de parafering van het stuk hebben aangegeven het stuk in het bestuurscollege te willen bespreken. 9.Een voorstel wordt geplaatst bij de hamerstukken, indien alle leden van het bestuurscollege en de eilandsecretaris van oordeel zijn dat dit geen afzonderlijke bespreking in het bestuurscollege behoeft. 10.De agenda vermeldt naast de te behandelen stukken, de vaststelling van het verslag en de besluitenlijsten van de voorgaande vergadering(en), als vaste agendapunten:
opening;
mededeling en ingekomen stukken ter kennisgeving;
controle inhoud besluitenlijst;
mededelingen die geen betrekking hebben op de vergaderstukken;
sluiting;
8Deelneming derden aan vergaderingHet bestuurscollege kan besluiten andere personen dan haar leden voor een vergadering uit te nodigen om van deze personen hun mening te horen over een onderwerp dan wel een toelichting te krijgen op een agendapunt.9Ondersteuning eilandsecretaris1.De eilandsecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een goed verloop van de vergadering van het bestuurscollege.2.De eilandsecretaris kan vanuit zijn verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie voorstellen ter besluitvorming aan het bestuurscollege voorleggen.3.De eilandsecretaris is eind verantwoordelijk voor de besluitenlijst en het verslag van de vergaderingen van het bestuurscollege. Bij de vergaderingen van het bestuurscollege is een door hem aangewezen ambtenaar van het Bureau eilandsecretaris aanwezig, die met het opstellen van de besluitenlijst, het verslag en de afwikkeling daarvan belast is.10Stemmingen1.Een voorstel wordt geacht te zijn aangenomen, wanneer geen van de leden van het bestuurscollege bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.2.Er wordt mondeling gestemd indien een lid van het bestuurscollege bij het nemen van een besluit hier om vraagt, tenzij het derde lid van toepassing is.3.Bij een stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, wordt, indien een lid van het bestuurscollege dat verlangt, gestemd door middel van gesloten en ongetekende stembriefjes.4.Wanneer een stemming als bedoeld in het derde lid staakt, wordt de volgende procedure gevolgd:
Het lot beslist, wanneer de stemmen staken bij een stemming die beperkt is tot één persoon;
Een tweede stemming volgt, wanneer er meerdere personen zijn die het hoogste aantal stemmen hebben gehaald. Slechts over de personen die het hoogste aantal stemmen hebben gehaald, wordt opnieuw gestemd.
Het lot beslist, wanneer de stemmen opnieuw staken bij een tweede stemming. Het lot beslist slechts over de personen die in de eerste stemming het hoogste aantal stemmen hebben gehaald.
5.Beslissing door het lot geschiedt op de volgende wijze:
De namen van de persoon of de personen over wie de beslissing dient te worden genomen, worden door de voorzitter van het bestuurscollege op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven;
Deze briefjes worden op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud;
De voorzitter van het bestuurscollege neemt één van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje staat, is gekozen.
11Schorsing De vergadering kan door de voorzitter van het bestuurscollege als maatregel van orde worden geschorst, doc-niet voor langer dan ten hoogste 24 uren. 12Verslag en besluitenlijst1.De eilandsecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een verslag en de besluitenlijst van de vergadering van het bestuurscollege.2.Het verslag bevat ten minste:
de namen van de aan– en afwezige leden;
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
een formulering van de door het bestuurscollege genomen besluiten, zijnde een besluitenlijst als bedoeld in artikel 72, derde lid, van de WolBES.
3.Een lid van het bestuurscollege dat zich met een genomen beslissing niet kan verenigen, kan vorderen dat van zijn afwijkende mening en de motivering daarvan, een aantekening wordt gemaakt.4.Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het bestuurscollege daarom vraagt.5.Van het geheime deel van de vergadering wordt een apart verslag vastgesteld, waarover het bestuurscollege geheimhouding oplegt.6.Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het bestuurscollege vastgesteld.7.Er wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de eilandsraad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de eilandsraad.13Spoedcirculatiebesluit1.Direct na het ontvangen van het laatste akkoord dateert de eilandsecretaris een spoedcirculatiebesluit. 2.Het spoedcirculatiebesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de eilandsecretaris.3.Voor zover de aard en de inhoud van het besluit zich daartegen niet verzetten, draagt de eilandsecretaris zorg voor spoedige toezending van de spoedcirculatiebesluiten aan de leden van de eilandsraad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de spoedcirculatiebesluiten.4.De in die periode genomen spoedcirculatiebesluiten worden in de eerstvolgende collegevergadering geagendeerd ter kennisgeving. De spoedcirculatiebesluiten worden opgenomen in het verslag en de besluitenlijst van de betreffende collegevergadering.4Slotbepalingen14Inwerkingtreding1.Dit reglement treedt in werking op de dag na haar afkondiging. 2.Bij de inwerkingtreding van dit besluit, vervalt de op 20 september 2016 vastgestelde reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius en alle vorige orderegels van het bestuurscollege.15Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het bestuurscollege van het openbaar lichaam Sint Eustatius.Aldus besloten door de regeringscommissaris op 3 oktober 2022De regeringscommissaris, Mw. M.A.U. Francis De eilandsecretaris,Mw. M.A. Dijkshoorn