CVDR74239_1Besluit Informatiebeheer 2003nlregelingWijchen2018-03-02WijchenWegwijs, 16-07-2003Besluit Informatiebeheer 2003Archiefverordening, artikel 8college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2003-05-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2003-07-172018-01-01nieuwe regeling03/4585GeenGeenBesluit Informatiebeheer 2003Burgemeester en wethouders van de gemeente Wijchen;gelezenartikel 8 van de Archiefverordening 2003;besluitvast te stellen de navolgende:Regels betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk I Algemene bepalingenArtikel 1Dit besluit verstaat onder:

de wet de Archiefwet 1995;

het besluit het Archiefbesluit 1995;

Archiefverordening de in de artikelen 30 eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. XXXXXX;

informatie de in de Archiefverordening in artikel 1, sub d, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

documenten vastgelegde informatie die, of vastgelegd object dat, als een eenheid kan worden behandeld;

documentaire verzamelingen bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die door de beheerseenheden zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht;

beheer van informatie het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

informatiebestand informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, de inrichting en het beheer van informatiesystemen en informatie;

organisatieonderdelen de afdelingen, zoals bedoeld in de Organisatieverordening.

Hoofdstuk II VerantwoordelijkheidArtikel 2Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt de afdelingen, zoals bedoeld in de Organisatieverordening.Artikel 3Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel 4Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het beheer van documentaire verzamelingen op een zodanige wijze dat deze in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard en dat het behoud hiervan is gewaarborgd.Artikel 5Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordeningProductie van informatieArtikel 6Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel 7Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.Artikel 8

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenver¬keer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Daarvan maakt in ieder geval deel uit, dat van elk document, dat wordt verzonden, een authentiek afschrift of een geauthentiseerde kopie wordt bewaard.

Identificering van informatieArtikel 9

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de bijbehorende gegevens, blijkt wanneer het document is ontvangen of geproduceerd, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houdt met de communicatie met de burger.

Artikel 10Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.Ordening en toegankelijkheid van informatieArtikel 11Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.Artikel 12Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.Artikel 13Uit het in het vorige artikel beschreven overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.Hoofdstuk IV Beheer van informatieBewaring van informatieArtikel 14Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel 15Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel 16Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van informatieArtikel 17Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor een passende informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.Artikel 18Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.Artikel 19Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.Artikel 20

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.

Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.

Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van informatieArtikel 21Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.Vervreemding en overdracht van informatieArtikel 22Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.Artikel 23Overdracht van informatie aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Selectie en vernietiging van informatieArtikel 24De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.Artikel 25

Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 12 bedoelde overzicht.

Artikel 26

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst.

De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van informatieArtikel 27

Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm, waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt het hoofd van de beheerseenheid van te voren overleg met de gemeentearchivaris.

Hoofdstuk V SlotbepalingenArtikel 28Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na afkondiging.Artikel 29Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2003.Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d. 13 mei 2003,de secretaris, de voorzitter,Memorie van toelichtingDit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening 2003. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op analoog vastgelegde informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden, zoals in de Archiefverordening 2003 is gedefinieerd.Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van informatie.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere voorschriften zijn gedefinieerd, genoemd. In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.- Sub dMet het begrip informatie wordt aangegeven dat het begrip archiefbescheiden zich niet beperkt tot de "klassieke" papieren archiefbescheiden, maar zich tevens uitstrekt over digitale documenten en digitale bestanden.- Sub eDe hier genoemde definitie is overgenomen uit de internationale norm NEN-ISO 15489-1 Informatie en documentatie - Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001, IDT) en is ook van toepassing op electronische documenten en bestanden.- Sub gDocumentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen onder de werking van dit besluit vallen.Bij documentaire verzamelingen moet worden gedacht aan fotocollecties, documentatiecollecties etc.- Sub i, jDe definities voor de begrippen informatiebestand en informatievoorziening zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.Artikel 4Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen goed worden beheerd en behouden.Artikel 6Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling inzake de duurzaamheid van archiefbescheiden. Deze regeling is 20 september 2001 in werking getredenArtikel 7De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.Artikel 8, 10 en 17De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 9In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsin¬ten¬sieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.Artikel 11In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystema¬tiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltref¬fend dient te geschieden door de gemeentearchivaris.Artikelen 12 en 13De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierin¬ven¬taris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.Artikel 15Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling. Deze ministeriële regeling stelt vast, aan welke bouwkundi¬ge en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De "Regeling houdende nadere regels omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats d.d. 6 september 2001/WJZ/2001/34059(8081)" is op 20 september 2001 in werking getreden.Artikel 19Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Op deze verwijdering dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.Artikel 20De gemeente beschikt over informatie die, gezien de inhoud en de consequenties die daaruit voortvloeien, goed beveiligd moet worden.Artikel 21 en 22Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.Artikel 24Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.Artikel 25De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.Artikel 26Deze selectielijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen op het correct toepassen van de selectiecriteria.Artikel 27Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Overdracht van apparatuur wordt overigens niet voorzien. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministerië¬le regels. In deze voorschriften is ook voorzien in het geschikt maken van informatie voor nieuwe toepassingsprogrammatuur (conversie).