| Organisatie | Wijchen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer 2003 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer 2003 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Archiefverordening, artikel 8
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-07-2003 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 13-05-2003 Wegwijs, 16-07-2003 | 03/4585 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
de wet de Archiefwet 1995;
het besluit het Archiefbesluit 1995;
Archiefverordening de in de artikelen 30 eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. XXXXXX;
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt de afdelingen, zoals bedoeld in de Organisatieverordening.
Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de bijbehorende gegevens, blijkt wanneer het document is ontvangen of geproduceerd, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Hoofdstuk IV Beheer van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Beveiliging en raadpleging van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor een passende informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van informatie, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Overdracht van informatie aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.
Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d. 13 mei 2003,
de secretaris, de voorzitter,
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening 2003. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op analoog vastgelegde informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden, zoals in de Archiefverordening 2003 is gedefinieerd.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van informatie.
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere voorschriften zijn gedefinieerd, genoemd. In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
Met het begrip informatie wordt aangegeven dat het begrip archiefbescheiden zich niet beperkt tot de "klassieke" papieren archiefbescheiden, maar zich tevens uitstrekt over digitale documenten en digitale bestanden.
De hier genoemde definitie is overgenomen uit de internationale norm NEN-ISO 15489-1 Informatie en documentatie - Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001, IDT) en is ook van toepassing op electronische documenten en bestanden.
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen onder de werking van dit besluit vallen.
Bij documentaire verzamelingen moet worden gedacht aan fotocollecties, documentatiecollecties etc.
De definities voor de begrippen informatiebestand en informatievoorziening zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen goed worden beheerd en behouden.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling inzake de duurzaamheid van archiefbescheiden. Deze regeling is 20 september 2001 in werking getreden
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsin¬ten¬sieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystema¬tiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltref¬fend dient te geschieden door de gemeentearchivaris.
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierin¬ven¬taris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling. Deze ministeriële regeling stelt vast, aan welke bouwkundi¬ge en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De "Regeling houdende nadere regels omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats d.d. 6 september 2001/WJZ/2001/34059(8081)" is op 20 september 2001 in werking getreden.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Op deze verwijdering dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
De gemeente beschikt over informatie die, gezien de inhoud en de consequenties die daaruit voortvloeien, goed beveiligd moet worden.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze selectielijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen op het correct toepassen van de selectiecriteria.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Overdracht van apparatuur wordt overigens niet voorzien. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministerië¬le regels. In deze voorschriften is ook voorzien in het geschikt maken van informatie voor nieuwe toepassingsprogrammatuur (conversie).