Organisatie | Houten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening rekenkamercommissie gemeente Houten |
Citeertitel | Verordening rekenkamercommissie |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Bij de behandeling in de raadsvergadering van 14 december 2010 is aan de orde geweest:
- dat artikel 5 lid 1, onder e, van de verordening dusdanig moet worden geïnterpreteerd dat de raad de beoordelingsvrijheid heeft om een lid van de rekenkamercommissie op basis van gebrek aan vertrouwen in dat lid te kunnen ontslaan en
- dat het functioneren van de rekenkamercommissie na anderhalf tot twee jaar na het operationeel worden van de commissie wordt geëvalueerd.
(Zie voor beide punten de notulen.)
artikel 81 oa Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2011 | 01-01-2018 | Onbekend | 14-12-2010 Houtens Nieuws | 2010-054 |
De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van de burgemeester en de griffier d.d. 17 november 2010 nr. 2010-054 gelezen;
overwegende dat het gewenst is om de rekenkamercommissie voortaan alleen uit externe leden te laten bestaan in plaats van uit externe leden en raadsleden en dat in verband hiermee de Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie moet worden aangepast;
VERORDENING REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE HOUTEN
De leden van de commissie leggen, alvorens hun werkzaamheden aan te vangen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 81g lid 1 van de Gemeentewet een eed of belofte af.
De commissie vergadert zo vaak als zij nodig acht. Zij neemt in elk geval deel aan de afstemmingsvergadering met de audit- en rekeningcommissie, bedoeld in artikel 6, eerste volzin, van de Verordening audit- en rekeningcommissie. Daarnaast vergadert zij in elk geval over het jaarverslag en de financiële verantwoording als bedoeld in artikel 2, vierde lid.
De commissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun reactie aan de commissie te geven op de juistheid en volledigheid van de voorlopige rapportage. Betrokkenen zijn in ieder geval degenen die geïnterviewd zijn en degenen wier taakuitoefening (mede) onderwerp van onderzoek is geweest. De commissie bepaalt wie voorts als betrokkenen worden aangemerkt.
De commissie verwerkt, als daar naar haar mening aanleiding toe is, de uitgebrachte reacties in haar eindrapportage en zendt deze vergezeld van de uitgebrachte reacties via de griffier, die de rapportage voorziet van een raadsvoorstel en een ontwerpbesluit, naar de raad. Een afschrift van de rapportage wordt tevens verzonden naar het college en de betrokkenen.
In afwijking van het bepaalde in artikel 3, derde lid, van deze verordening benoemt de raad eenmalig na inwerkingtreding van deze verordening de voorzitter voor een periode van vijf jaar en één lid van de commissie voor een periode van drie jaar. Indien de voorzitter of dit ene lid worden herbenoemd, is de periode van herbenoeming vier jaar.
Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen
De gemeente Houten is op grond van de Gemeentewet verplicht een rekenkamer of een rekenkamercommissie in te stellen. De gemeenteraad heeft gekozen voor een commissie. Deze commissie is ingesteld op basis van artikel 81oa Gemeentewet. In dat artikel worden een aantal artikelen die betrekking hebben op de Rekenkamer van overeenkomstige toepassing verklaard. Deze verordening moet dus in samenhang met de in artikel 81oa genoemde artikelen worden gelezen.
In dit artikel wordt beschreven wat de taken zijn van de commissie. De gemeenteraad stelt de commissie in. De commissie is dan ook verantwoording schuldig aan de gemeenteraad over de besteding van het budget. De rekenkamercommissie voert de taken uit binnen de kaders die de raad in deze verordening heeft opgenomen. Tevens is het gemeentelijke aanbestedingsbeleid van toepassing. De commissie is onafhankelijk voor wat betreft de keuze van onderzoeksonderwerpen en de wijze van uitvoering van de onderzoeken, waarbij wordt vastgesteld door de raad dat de rekenkamercommissie zelf geen onderzoek uitvoert, maar hiertoe steeds opdracht geeft aan een of meer externe bureaus. De commissie legt na afloop van het kalenderjaar voor 1 februari van het nieuwe jaar verantwoording af over de werkzaamheden en de besteding van het budget. De termijn voor de verantwoording is kort, zodat controle door de accountant via de jaarrekening mogelijk is.
Artikel 3 Samenstelling, benoeming en zittingsduur
In dit artikel wordt geregeld welke personele samenstelling de commissie heeft. De gemeente kiest voor een commissie bestaande uit externe leden. De benoeming geschiedt telkens voor een periode van 4 jaar. In de overgangsbepaling (artikel 15) wordt geregeld dat de eerste periode van de voorzitter 5 jaar duurt. De gedachte hierachter is dat enige continuïteit gewenst is. Bij tussentijds vacatures telt de lopende periode voor het nieuwe lid alleen mee als hele periode als de nog resterende zittingstermijn van het oude lid 2 jaar of langer was. Bij een resterende termijn korter dan twee jaar, telt deze periode niet mee als een hele termijn. In theorie kan een tussentijds benoemd lid dus maximaal 10 jaar lid zijn de Rekenkamercommissie.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
In dit artikel worden een aantal omstandigheden genoemd die per definitie leiden tot het einde van het lidmaatschap van de commissie. In lid 2 worden een aantal gevallen benoemd waarin de raad ruimte heeft om wel of geen ontslag te verlenen. Het voorstel voor benoeming en ontslag zal in de regel worden gedaan door de voorzitter van de raad en de griffier. In alle gevallen gaat het ontslag pas in op het moment dat de raad daartoe besluit, zodat aan betrokkene ook een officieel ontslagbesluit kan worden gezonden.
In dit artikel worden de taken van de voorzitter beschreven. Van de voorzitter wordt naast de invulling van het formele takenpakket ook verwacht dat hij optreedt als vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie in de contacten met de gemeenteraad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie. In die zin is de voorzitter een echte procesbegeleider. De gemeenteraad van Houten hecht er waarde aan dat, ondanks dat de commissie bestaat uit externe leden, er frequent contact is tussen de commissie en de raad. In situaties waarin bestuurlijk overleg gewenst is, zal de voorzitter van de commissie daartoe worden uitgenodigd.
De secretaris is een ambtenaar die voor een aantal uren per week aan de commissie ter beschikking wordt gesteld. De secretaris valt hiërarchisch onder de verantwoordelijkheid van de griffier, maar ontvangt in de dagelijkse praktijk de opdrachten van de voorzitter van de rekenkamercommissie. Rechtspositionele beslissingen worden genomen door de griffier, waarbij advies wordt ingewonnen bij de voorzitter van de commissie.
Binnen de griffie is een administratief medewerker belast met de ondersteuning van de rekenkamercommissie. Deze medewerker is niet aanwezig bij de vergaderingen maar zorgt voor het verzenden van de agenda’s, het in roulatie brengen van de concept rapporten voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor, registratie van in- en uitgaande post van de commissie e.d.
Artikel 8 Vergaderingen en openbaarheid
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Het ligt in de rede dat de griffier, in zijn hoedanigheid van contactpersoon, met enige regelmaat de vergaderingen bijwoont. De commissie moet op grond van artikel 2 jaarlijks een verslag uitbrengen en financiële verantwoording afleggen. Het ligt voor de hand dat de commissie het verslag in een vergadering bespreekt. De commissie neemt ook deel aan het afstemmingsoverleg zoals dat staat beschreven in de verordening Audit en Rekeningcommissie (artikel 2 lid 1 onder e, Gemeenteblad 2010, 12). De leden van de commissie worden betaald per vergadering en de betalingen komen ten laste van het budget.
Artikel 9 Selectie onderwerpen, onderzoeksplan en onderzoeksopzet
De commissie bepaalt zelf de onderwerpen waarnaar onderzoek wordt ingesteld. Bij de bepaling van de te onderzoeken onderwerpen wordt eerst een groslijst gemaakt waarop de suggesties van de gemeenteraad, de burgers en de suggesties van de commissie zelf op worden vermeld. De commissie is bevoegd om via het jaarverslag, de internetpagina’s van de rekenkamercommissie (via www.houten.nl) en gemeenterubriek inwoners te vragen om onderwerpen aan te dragen. De commissie motiveert naar degenen die suggesties hebben aangedragen waarom bepaalde onderzoeken wel of niet worden uitgevoerd.
In beginsel voert de commissie per jaar één groot onderzoek en één klein onderzoek uit. De verordening bevat geen definitie van een groot of klein onderzoek. Het onderscheid kan worden gemaakt op basis van de financiële middelen die aan een onderzoek worden besteed. Bij de bepaling van de omvang van onderzoeken is de commissie gebonden aan het budget dat jaarlijks bij de begroting door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Bij een wijziging van het budget zal ook moeten worden gekeken naar de taakstelling zoals in dit artikel wordt omschreven. Het staat de commissie overigens vrij om –binnen het budget- een andere indeling te maken. Zo kan het voorkomen dat de raad vraagt om een quick scan van een bepaald onderwerp. De rekenkamercommissie kan een dergelijk verzoek honoreren, hetgeen dan natuurlijk wel effect heeft op de jaarplanning.
Omdat er meerdere partijen zijn die onderzoek (kunnen) doen binnen een gemeente, is het van belang dat er jaarlijks een afstemmingsoverleg plaatsvindt. Het initiatief daartoe wordt genomen door de Audit- en Rekeningcommissie. Het onderzoeksplan van de commissie kan dan ook pas definitief worden vastgesteld nadat dit afstemmingsoverleg heeft plaatsgevonden. Het kan immers zijn dat op basis van het overleg het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie nog wordt aangepast door de rekenkamercommissie. Het definitieve onderzoeksplan wordt ter kennis gebracht aan de raad.
Nu er gewerkt wordt met een commissie met alleen externen is het van belang in het oog te houden dat de contacten tussen de raad en de commissie worden onderhouden. Van beide zijden mag hier de nodige inspanning worden verwacht. Het onderzoeksplan kan een aanleiding zijn om contact te leggen met elkaar. De griffier zal op een actieve wijze het onderzoeksplan onder de aandacht brengen van de raad (met een begeleidende brief of anderszins) en de raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken het onderzoeksplan te agenderen voor een rondetafelgesprek.
In artikel 10 worden de bevoegdheden van de commissie beschreven. In dit artikel wordt geheimhouding opgelegd ten aanzien van de verkregen informatie. Het is niet de bedoeling dat het onderzoek wordt beïnvloed doordat commissieleden of betrokken ambtenaren voordat de concept- rapportage is verstuurd informatie verstrekken over het lopende onderzoek.
Een rapport van de rekenkamercommissie wordt niet zomaar naar de raad gezonden. Eerst is er sprake van ambtelijk wederhoor (checken van de in het rapport opgenomen feiten) en daarna van bestuurlijk wederhoor (een reactie van het college op de inhoud van het rapport). Voor beide onderdelen van de procedure zijn termijnen gesteld in de verordening en het is belangrijk dat deze worden aangehouden omdat anders de doorlooptijd van de onderzoeken te lang wordt.
De griffier schrijft naar aanleiding van het definitieve rapport een raadsvoorstel, waarin aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van de conclusies en de aanbevelingen over te nemen. Bij dit voorstel wordt een ontwerp-raadsbesluit gevoegd. De agendacommissie bepaalt op welke wijze het rapport wordt behandeld. Het ligt voor de hand dat het rapport wordt geagendeerd in twee verschillende rondetafelgesprekken. In het eerste gesprek is het aan de rekenkamercommissie om het rapport te presenteren en eventuele vragen te beantwoorden. Het rapport wordt op dat moment als het ware overgedragen aan de raad ter behandeling. In het tweede gesprek kunnen vragen worden gesteld aan het college. Op grond van artikel 185 Gemeentewet worden geen vertrouwelijke gegevens opgenomen in de rapportages.
Artikel 12 Vergoeding en werkzaamheden
De commissieleden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Deze vergoeding is gekoppeld aan het aantal vergaderingen. De voorzitter ontvangt een hogere vergoeding omdat van hem wordt verwacht dat hij ook buiten de reguliere vergaderingen om contacten onderhoudt met de gemeente. De voorzitter treedt op als procesbegeleider. De vergoeding van de leden wordt verhoogd als het basissalaris (zoals vermeld in de reguliere gemeentelijke salarisschalen) van de ambtenaren die werkzaam zijn bij de gemeente wordt verhoogd. Eventuele verhogingen van de eindejaarsuitkering voor ambtenaren alsmede incidentele uitkeringen worden niet verdisconteerd in de vergoeding. Onder een vergadering wordt verstaan een bijeenkomst waarin de leden van de rekenkamercommissie zich bezig houden met hun werkzaamheden. Daarnaast wordt het presenteren van een rapport in een rondetafelgesprek door één van de leden van de commissie ook beschouwd als een vergadering.
De commissieleden ontvangen een reiskostenvergoeding van € 0,28 per kilometer (waarvan € 0,09 belast) of de daadwerkelijk gemaakte kosten voor het openbaar vervoer tweede klasse.
De Houtense rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en rekenkamercommissie (www.nvrr.nl). De leden worden in staat gesteld congressen e.d. bij te wonen en kunnen daarvoor hun reiskosten en de kosten voor deelname in rekening brengen bij de gemeente. Overigens geldt voor al deze kosten dat zij ten laste komen van het budget van de rekenkamercommissie.
De gemeenteraad stelt jaarlijks het budget voor de rekenkamercommissie vast. De griffier treedt namens de raad op als budgethouder. Op grond van de Regeling budgetbeheer Gemeente Houten betekent dit dat hij binnen het toegekende budget verantwoordelijk is voor het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
De rekenkamercommissie bepaalt zelf welke onderzoeken zij laat uitvoeren en door welke bureaus. De griffier zal op verzoek van de rekenkamercommissie dus facturen betalen die overeenkomen met de aan de rekenkamercommissie uitgebrachte offerte (rechtmatigheidstoets). Tevens zal de griffier de vergoedingen voor de commissieleden uitbetalen binnen de kaders die de raad daarvoor in deze verordening heeft gesteld.
De verordening treedt in werking op 1 januari 2011. Omdat de verordening algemeen verbindende voorschriften bevat zal voorafgaand aan de inwerkingtreding de verordening worden gepubliceerd. De oude verordening wordt ingetrokken.
Artikel 15 Overgangsbepalingen
Door de voorzitter voor vijf jaar te benoemen, één lid voor vier jaar en één lid voor drie jaar borgt de gemeente de continuïteit en daarmee ook de kennis van de rekenkamercommissie maximaal. Zie verder de toelichting bij artikel 3.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 14 december 2010.