Organisatie | Utrecht |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 22 april 2008, nr. 2008INT200984, houdende beleidsregels voor het vervangen van archiefbescheiden |
Citeertitel | Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 2008 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archieven, bestuurlijke organisatie |
Geen.
Algemene wet bestuursrecht, art. 4.81
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-05-2008 | 01-04-2013 | nieuwe regeling | 22-04-2008 Provinciaal blad, 2008, 24 | 2008INT200984 |
Gedeputeerde staten van Utrecht; Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht; Overwegende dat: artikel 7 van de Archiefwet 1995 zorgdragers de mogelijkheid geeft om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen; ingevolge artikel 1, onderdeel c, onder 4, van de Archiefwet 1995 reproducties daarna de status krijgen van origineel en daarmee archiefbescheiden zijn in de zin van deze wet; bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid dient te worden betracht, omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden; voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden een machtiging van gedeputeerde staten vereist is; gedeputeerde staten de procedure wensen te beschrijven die gehanteerd wordt bij het al dan niet verlenen van die machtiging;
Dit besluit is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarvoor een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.
Een machtiging tot vervanging is vereist voor te vervangen archiefbescheiden die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen archiefbescheiden op een andere wijze niet als te vernietigen zijn aangemerkt.
Artikel 6. College van gedeputeerde staten
Gedeputeerde staten winnen op grond van artikel 21, onderdeel a, van de Archiefverordening provincie Utrecht 1997 voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.
Geen machtiging wordt verleend indien:
het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8. De machtigingsaanvraag
De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek digitale vervanging of een Handboek vervanging door middel van microverfilming dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij dit besluit. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, omvat het Handboek ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 behorende bij dit besluit.
In het geval van vervanging door digitale reproducties, zal het concept Handboek digitale vervanging worden beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitale vervanging uit bijlage 4 behorende bij dit besluit. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek vervanging door middel van verfilming beoordeeld worden aan de hand van de Checklist Handboek verfilming uit bijlage 6 behorende bij dit besluit.
Wanneer het Handboek digitale vervanging of het Handboek vervanging door middel van microverfilming en het conceptbesluit tot vervanging, na verbetering, nog steeds niet voldoen aan de gestelde eisen, delen gedeputeerde staten de zorgdrager schriftelijk mee dat gedeputeerde staten voornemens zijn de machtiging niet te verlenen als niet binnen vier weken na de in dit lid bedoelde mededeling alle door gedeputeerde staten gevraagde verbeteringen zijn aangebracht.
Utrecht, 22 april 2008
Gedeputeerde Staten voornoemd
R.C. ROBBERTSEN, voorzitter.
H.H. SIETSMA, secretaris.
Uitgegeven 19 mei 2008
gedeputeerde staten van Utrecht,
namens hen
H.H. SIETSMA, secretaris.
Bijlage 1 Model verzoek om machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders van de gemeente … / het dagelijks bestuur van het waterschap … / het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling … / de korpsbeheerder van de regio … verzoeken / verzoekt gedeputeerde staten om een machtiging tot vervanging als bedoeld in art. 7 van de Archiefwet 1995 en art. 6, lid 2 van het Archiefbesluit ten einde over te kunnen gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge … (titel selectielijst invullen) voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:
Hierbij treft u aan het concept Handboek Digitalisering, waarin bovenstaande punten nader zijn uitgewerkt, het advies van onze archivaris en het concept-besluit zoals wij dat voornemens zijn vast te stellen. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met …
Bijlage 2 Model besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders van de gemeente … / het dagelijks bestuur van het waterschap … / het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam ex Wgr … / de korpsbeheerder van de regio … hebben/heeft besloten na verkregen machtiging van gedeputeerde staten over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden, welke ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:
Bijlage 3 Model Handboek digitale vervanging
De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen:
Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen (de noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf):
Toelichting op Model Handboek Digitalisering
In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties. Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen. Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere:
Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging;
Een opsomming van de criteria voor de keuze tussen scanning in zwartwit en scanning in kleur, waarbij wordt aangegeven welke functionaris de afweging maakt;
Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het scannen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct gescand kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).
Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties). Uitgangspunt hierbij zouden de “Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren” van Het Geheugen van Nederland kunnen zijn.
Een machtiging van gedeputeerde staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn.
Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht.
De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index). De bepaling van de QI voor gedrukte teksten wijkt af van de bepaling van de QI voor afbeeldingen. Daarnaast moet bij de berekening ook de bitdiepte waarin gescand wordt, verdisconteerd worden. Wanneer de reproducties in zwart-wit (bitonaal) gemaakt worden, moet er meer rekening gehouden worden met het wegvallen van details (door thresholding) dan bij scanning in grayscale of kleur.
QI voor gedrukte teksten Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (dpi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) De formule om de kwaliteit van bitonale scans van gedrukte teksten te berekenen luidt:
Q1= (dpi x 0.039h) gedeeld door 3
De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt:
Q1= (dpi x 0.039h) gedeeld door 2
QI voor afbeeldingen Bij afbeeldingen (kaarten, tekeningen etc) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Ook hierbij is sprake van een driedeling: QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI De formule om de kwaliteit van bitonale scans van afbeeldingen te berekenen luidt:
Q1= (dpi x 0.039w) gedeeld door 1.5
De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt:
Voor meer informatie over het gebruik van de Quality Index zie onder andere Moving theory into practice. Digital Imaging Tutorial van Cornell University Library en Benchmarking Image Quality: From Conversion to Presentation van Anne R. Kenney.
Bijlage 4 Checklist Handboek digitale vervanging
Gedeputeerde staten zal het Handboek Digitalisering aan de hand van onderstaande checklist toetsen
Bijlage 5 Model Handboek vervanging door middel van verfilming
De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen:
Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen (de noten verwijzen naar de toelichting in de volgende paragraaf):
Toelichting op Model Handboek vervanging door middel van verfilming
In deze paragraaf dienen de vorm, structuur en inhoud van originele archiefbescheiden beschreven te worden en in hoeverre deze van belang zijn voor een juiste interpretatie van de reproducties. Wanneer de originele bestanden onderverdeeld kunnen worden in verschillende documenttypen, kan hier volstaan worden met een opsomming en beschrijving van de verschillende typen.
Aspecten waar aandacht aan besteed dienen te worden zijn onder andere:
Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging;
Een opsomming van de criteria voor de keuze tussen verfilming in zwartwit en scanning in kleur, waarbij wordt aangegeven welke functionaris de afweging maakt;
Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het verfilmen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met archiefbescheiden die niet direct verfilmd kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).
Uitgangspunt bij de vervanging is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurt als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties).
Een machtiging van gedeputeerde staten voor de vervanging van archiefbescheiden, is tevens een machtiging tot vernietiging van de documenten die vervangen zijn.
Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn verfilmd en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht.
De scherpte wordt bepaald met behulp van de scherpte-testkaart ISO Resolution Test chart No. 2 en een microscoop. De vergrotingscapaciteit van de microscoop moet minimaal 60 zijn.
Met de scherpte-testkaart en de microscoop wordt de Quality Index berekend. De Quality Index is een waarde die aangeeft hoe scherp de film minimaal moet zijn, wil deze nog goed leesbaar en reproduceerbaar zijn. De Quality Index geeft de relatie aan tussen het scheidend vermogen van de film en de grootte van de letter in het originele document. De Quality Index is te berekenen door het kleinste nog met een microscoop te onderscheiden target op de scherpte-testkaart te vermenigvuldigen met de grootte in mm van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document. De uitkomst, dus gerelateerd aan de lettergrootte van het originele document, is bepalend voor de kwaliteit van het moedernegatief en de volgende generaties.
De Quality index is ingedeeld in drie groepen:
• QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder duidelijk leesbaar)
• QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)
• QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)
Bij de beoordeling van de Quality Index speelt de reductiefactor ook een rol. Hoe groter de reductiefactor, hoe moeilijker het is om de gewenste Quality Index te halen.
Bijlage 6 Checklist Handboek verfilming
Gedeputeerde staten zal het Handboek Vervanging door middel van verfilming aan de hand van onderstaande checklist toetsen:
1) Respectievelijk gepubliceerd in de Staatscourant 1 maart 2002, nr. 43 en 18 september 2001, nr. 180.