| Organisatie | Utrecht |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Verordening van provinciale staten van Utrecht van 5 februari 1997 betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen en het wettelijk toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van andere bestuursorganen |
| Citeertitel | Archiefverordening provincie Utrecht 1997 |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | archieven, organisatie intern |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-1997 | 01-01-2013 | nieuwe regeling | 05-02-1997 Provinciaal blad, 1997, 22 | BSD/BKA nummer 170037 |
Verordening van provinciale staten van Utrecht van 5 februari 1997 betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen en het wettelijk toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van andere bestuursorganen (Archiefverordening provincie Utrecht 1997).
Provinciale staten van Utrecht,
Op het voorstel van gedeputeerde staten van 17 december 1996, BSD/BKA, nummer 170037;
Gelet op de artikelen 27, 28, 33, 38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993;
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Gedeputeerde staten nemen jaarlijks in het ontwerp voor de provinciale begroting voldoende middelen op voor de bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid, en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De inspecteur ziet erop toe dat het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie.
De zorgdragers verstrekken aan gedeputeerde staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.
Wanneer gedeputeerde staten van oordeel zijn dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan gedeputeerde staten ter zake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, kunnen gedeputeerde staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.
Gedeputeerde staten doen aan provinciale staten eenmaal per drie jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers. Zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over.
De zorgdragers geven aan gedeputeerde staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden die berusten in een archiefbewaarplaats waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt indien hij daartoe aanleiding ziet advies uit aan gedeputeerde staten.